Как исправить ошибки форматирования дат и чисел при слиянии писем в Word

Уверен, с вами такое тоже случалось: у вас всё готово в электронной таблице Excel, даты указаны безупречно, а суммы отформатированы правильно, но когда вы переносите её в Word с помощью функции слияния почты, Данные сходят с умаВнезапно дни путаются с месяцами, или цифры в валюте отображаются в виде простых десятичных дробей без символа евро, вызывая чувство полного разочарования прямо перед печатью.

Эта проблема встречается чаще, чем кажется, и возникает из-за того, что Word по умолчанию читает... исходные данные Excel И дело не в визуальном форматировании, которое мы видим в ячейках. Не волнуйтесь, это не проблема вашего компьютера и не результат ваших ошибок; это просто особенность работы Microsoft по обмену информацией между своими приложениями. Чтобы это исправить, у нас есть пара приемов, которые творят чудеса. Давайте разберемся, почему Word изменяет даты и суммы при слиянии почты: как сохранить их форматирование.

Быстрый способ: изменить коды полей.

Если вы не хотите усложнять себе жизнь настройкой системы и вам нужно корректно отображать только определенное поле, например, дату регистрации, лучший вариант — отредактировать код поля непосредственно в шаблоне документа. Для этого наведите курсор на проблемное поле и нажмите ALT + F9 (или щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Активировать или деактивировать коды полей»).

Как только вы увидите код внутри фигурных скобок, например { MERGEFIELD Fecha_Alta }Необходимо добавить формат маскиДля указания дат пишите \@ "dd/MM/yyyy" Непосредственно перед тем, как перекрыть кран. Очень важно, чтобы буква «М» в названии месяцев была написана с заглавной буквы, потому что если вы используете строчную «м», Word подумает, что вы имеете в виду минуты. Для денежных сумм можно использовать выражение \#.##0,00€ чтобы число сохранило десятичные знаки и символ валюты. После внесения изменений нажмите еще раз. ALT + F9 и обновите предварительный просмотр, чтобы убедиться, что все на своих местах.

Идеальное решение: динамический обмен данными (DDE)

Если у вас большое количество полей и вы не хотите редактировать код по каждому из них, существует глобальная настройка, которая заставляет Word считывать формат точно так, как он отображается в Excel. Этот метод основан на... Протокол DDE (динамический обмен данными)Чтобы активировать эту функцию, перейдите в меню «Файл», выберите «Параметры», затем «Дополнительно» и, прокрутив вниз до раздела «Общие», установите флажок. Подтверждайте преобразование форматов файлов при открытии..

Когда вы повторно выберете список получателей на вкладке «Рассылки», Word отобразит диалоговое окно. Вот что нужно сделать: нажать «Показать все» и выбрать соответствующий параметр. Электронные таблицы MS Excel через DDEС этого момента Word перестанет интерпретировать данные по-своему, и будет соблюдать визуальный формат которые вы определили в своей рабочей книге Excel, что сэкономит вам много ручной работы.

Освоение сложных правил комбинирования

Помимо форматирования, Word предлагает мощные инструменты, позволяющие сделать ваши письма чем-то большим, чем просто холодными, безличными шаблонами. Правила комбинирования Они позволяют вставлять динамический текст в зависимости от значения поля. Например, правило «Если...Тогда...Иначе...» идеально подходит для персонализации приветствия; вы можете запрограммировать так, что если поле «Пол» имеет значение «М», документ напишет «Дорогой сосед»В противном случае напишите «Дорогой сосед».

Есть и другие очень полезные функции, такие как правило «Заполнение», которое открывает диалоговое окно для ввода информации, которая будет повторяться по всему документу, или правило «Запрос», которое сохраняет данные в файле. внутреннее табло Для использования в нескольких местах воспользуйтесь полем «Ссылка». Вы также можете использовать поле «Следующая запись», если вам нужно, чтобы данные от разных людей отображались на одной странице, что часто встречается при печати. клейкие этикетки или обложки компакт-дисков.

Для тех, кому необходимо отфильтровать список, правило «Пропустить запись, если…» — настоящая находка. Оно позволяет автоматически исключать любого получателя, соответствующего определенному условию, предотвращая печать ненужных писем. Наконец, если вам нужно пронумеровать документы, вы можете использовать «Объединить номера записей», чтобы просмотреть их. исходное положение в базе данных или "Объединить порядковый номер" для последовательной нумерации, основанной только на отфильтрованных записях.

Эффективное управление слиянием почты включает в себя как техническое взаимодействие с Excel с помощью DDE или кодов полей, так и логическую настройку с помощью условных правил, обеспечивая профессиональный вид больших объемов документов и отсутствие ошибок форматирования. Теперь вы знаете, почему Word изменяет даты и суммы во время слияния почты: как сохранить их форматирование.