اي ميل ڪيئن لکجي
ڊجيٽل عمر ۾، اي ميلون اهي ذاتي ۽ پيشه ورانه ٻنهي شعبن ۾ هڪ بنيادي رابطي جو اوزار بڻجي چڪا آهن. جيتوڻيڪ اهو سادو لڳي سگهي ٿو، مؤثر طريقي سان هڪ اي ميل لکو ڪجھ خاص ھدايتن ۽ معيارن جي ضرورت آھي جيڪي يقيني بڻائين ته پيغام صاف، جامع ۽ مطلوب اثر آھي. هن آرٽيڪل ۾، اسين چڱي طرح لکيل اي ميل جا اهم عنصر ڳولينداسين ۽ مددگار ٽوٽڪا فراهم ڪنداسين ته جيئن توهان پنهنجي اي ميل لکڻ جي صلاحيتن کي بهتر بڻائي سگهو.
توھان کان پھريان توھان پنھنجي اي ميل لکڻ شروع ڪريو، اهو ضروري آهي ته توهان پيغام جي مقصد بابت واضح آهيو. واضح طور تي بيان ڪريو ته توهان ان سان ڇا حاصل ڪرڻ چاهيو ٿا، ڇا اهو هڪ سوال آهي، هڪ درخواست، هڪ دعوت يا ٻيو ڪو مقصد. هي توهان جي مواد کي مناسب ترتيب ڏيڻ ۾ مدد ڪندي. ۽ هر وقت بنيادي ڌيان کي برقرار رکڻ لاء. ان کان علاوه، اھو ضروري آھي ته ھدف رکندڙ سامعين کي ڌيان ۾ رکيو وڃي جن ڏانھن اي ميل ھدايت ڪئي وئي آھي، جيئن اھو اثر انداز ڪندو ڍنگ ۽ لکڻ جي انداز کي جيڪو توھان استعمال ڪرڻ گھرجي.
جڏهن اي ميل شروع ڪندي، اهو مشورو ڏنو ويندو آهي ته هڪ واضح ۽ جامع تعارف ٺاهيو، جنهن ۾ پيغام جو سبب سڌو سنئون بيان ڪيو ويو آهي. مناسب سلام استعمال ڪريو توهان جي وصول ڪندڙ سان رسميت يا ويجهڙائي جي درجي تي منحصر آهي. ياد رکو ته شروعات کان صحيح سر ترتيب ڏيڻ وصول ڪندڙ جي تاثر ۽ توهان جي پيغام جي تاثير ۾ فرق پيدا ڪري سگهي ٿي. هڪ سٺو تعارف پڙهندڙ جي ڌيان ڇڪائڻ ۾ مدد ڪندو ۽ انهن کي پڙهڻ جاري رکڻ لاءِ حوصلا افزائي ڪندو.
صاف ۽ جامع لکڻ جو انداز برقرار رکو هڪ مؤثر اي ميل لکڻ ۾ بنيادي آهي. مونجهاري ۽ معلومات جي سنترپت کان بچڻ لاءِ مختصر جملا ۽ الڳ پيراگراف استعمال ڪريو. ان کان علاوه، ٽيڪنيڪي جملن جي استعمال کان پاسو ڪريو يا گهڻو ڪري رسمي ٻولي، جيستائين توهان کي پڪ ناهي ته وصول ڪندڙ انهن شرطن کان واقف هوندو. اي ميل جي حوالي سان ۽ وصول ڪندڙ جي مطابق رسم جي سر ۽ سطح کي ترتيب ڏيو.
مختصر ۾ هڪ اي ميل نقد لکو ان ۾ پيغام جي مقصد جي باري ۾ واضح هجڻ، ان جي مواد کي صحيح ترتيب ڏيڻ، شروع ۾ مناسب سلام استعمال ڪرڻ، ۽ لکڻ جي صاف ۽ جامع انداز کي برقرار رکڻ شامل آهي. انهن هدايتن تي عمل ڪندي، توهان هن وڏي پيماني تي استعمال ٿيل مواصلاتي اوزار ذريعي وڌيڪ موثر طريقي سان گفتگو ڪرڻ جي قابل هوندا. هاڻي. ھيٺين حصن ۾، اسان انھن مان ھر ھڪ عنصر ۾ وڌيڪ اونهائي ۾ ويھنداسين ۽ اضافي تجويزون مهيا ڪنداسين ته جيئن توھان پنھنجي اي ميل لکڻ جي صلاحيتن کي بھتر ڪري سگھو.
1. اي ميل جو بنيادي ڍانچو
هڪ اي ميل رابطي جو هڪ لازمي ذريعو آهي ڊجيٽل دور ۾، ڇا ڪم ڪرڻ، مطالعو ڪرڻ يا دوستن ۽ ڪٽنب سان رابطي ۾ رهڻ. انهي ڪري اهو ضروري آهي ته ڄاڻڻ ضروري آهي ته انهن کي درست لکڻ جي قابل ٿي. ۔
1. موڪليندڙ: موڪليندڙ اهو شخص آهي جيڪو اي ميل موڪلي ٿو. اهو ضروري آهي ته هڪ صحيح اي ميل پتو مهيا ڪيو وڃي ۽ چيڪ ڪريو ته اهو پيغام موڪلڻ کان اڳ صحيح اسپيل آهي. اهو يقيني بڻائيندو ته وصول ڪندڙ جيڪڏهن ضروري هجي ته اي ميل جو جواب ڏئي سگهي.
2. وصول ڪندڙ: وصول ڪندڙ اهو شخص يا ماڻهو آهي جنهن کي اي ميل ايڊريس ڪيو ويو آهي. اهو پڪ ڪرڻ ضروري آهي ته توهان وصول ڪندڙ جي اي ميل ايڊريس کي صحيح طرح سان ٽائيپ ڪيو ته جيئن پيغام صحيح طور تي پهچايو وڃي. جيڪڏهن ڪيترن ئي وصول ڪندڙن ڏانهن اي ميل موڪلي رهيا آهيو، اي ميل پتي کي ڪاما سان الڳ ڪري سگهجي ٿو.
3. مضمون: اي ميل جو موضوع پيغام جي مواد جي مختصر وضاحت آهي. اهو ضروري آهي ته هڪ صاف ۽ جامع موضوع واري لائن استعمال ڪجي ته جيئن وصول ڪندڙ جلدي سڃاڻي سگهي ته اي ميل ڪهڙي آهي ۽ ان کي مناسب ترجيح ڏئي. مبہم يا عام مضمون جون لائينون استعمال ڪرڻ کان پاسو ڪريو جيڪي وصول ڪندڙ کي اهو ڄاڻڻ جي اجازت نه ڏين ته پيغام ڇا آهي.
2. مضمون: وصول ڪندڙ جي ڌيان کي پڪڙڻ لاء اهم
اي ميل ۾ وصول ڪندڙ جي ڌيان کي پڪڙڻ لاء، مسئلو هڪ اهم ڪردار ادا ڪري ٿو. اها پهرين شيء آهي جيڪا وصول ڪندڙ ڏسي ٿو ۽ اهو طئي ڪندو ته ڇا اهي پيغام کوليندا يا نه. تنهن ڪري، اهو ضروري آهي ته موضوع لائن واضح، جامع ۽ لاڳاپيل هجي، اهو پيغام جي مواد کي صحيح طور تي خلاصو ڪرڻ گهرجي، بغير ڪنهن ڊگهي يا ابهام جي. لفظ استعمال ڪرڻ جيڪي پيغام جي مقصد کي اجاگر ڪن ٿا، جلدي ڌيان ڇڪائڻ ۾ مدد ڪري سگھن ٿا. مثال طور، هڪ عام موضوع جي بدران "ميٽنگ"، توهان ڪجهه وڌيڪ مخصوص چونڊي سگهو ٿا جهڙوڪ "ميٽنگ جي درخواست تي بحث ڪرڻ لاءِ پروجيڪٽ XYZ."
مسئلي کان علاوه، وصول ڪندڙ جي دلچسپي کي برقرار رکڻ لاءِ اي ميل جي ڍنگ ۽ لفظن جو خيال رکڻ ضروري آهي. جرگن يا پيچيده اصطلاحن کي استعمال ڪرڻ کان پاسو ڪريو جيڪي شايد پڙهندڙ کي پريشان ڪن. پنھنجي پيغام ۾ سڌو ۽ صاف ھجو، مکيه نقطن کي اجاگر ڪندي ٿلهي قسم يا آسان پڙهڻ لاءِ بلٽ ٿيل لسٽون استعمال ڪندي. اهو پڻ ضروري آهي ته مناسب فارميٽ کي برقرار رکڻ، مختصر پيراگراف استعمال ڪندي ۽ الڳ ڪرڻ مکيه خيال خالي هنڌن سان.
آخرڪار، ڪڏهن به سٺي تعارف جي طاقت کي گهٽ نه ڏيو. اي ميل شروع ڪريو دوستانه ۽ شائستہ انداز ۾، جيڪڏهن ممڪن هجي ته وصول ڪندڙ جو نالو استعمال ڪندي. اهو هڪ ذاتي ڪنيڪشن قائم ڪرڻ ۽ انهن جي توجه کي پڪڙڻ ۾ مدد ڪري سگهي ٿو. شروع کان. جڏهن به مناسب هجي، تعارف ۾ ڪنهن قسم جو دلچسپ ٿلهو يا تفصيل شامل ڪريو ته جيئن وصول ڪندڙ جي دلچسپي کي وڌايو وڃي ۽ انهن کي پڙهڻ جاري رکڻ جي ترغيب ڏي. ياد رکو ته مقصد اهو آهي ته پهرين لمحي کان وصول ڪندڙ جي توجه حاصل ڪرڻ ۽ سڄي اي ميل ۾ ان کي برقرار رکڻ.
3. سلام: اي ميل پروفيشنل طور ڪيئن شروع ڪجي
سلام اهو طريقو آهي جيڪو توهان اي ميل شروع ڪيو ۽ اهو ضروري آهي ته اهو پيشه ورانه ۽ احترام سان ڪيو وڃي. اهو پهريون تاثر آهي جيڪو توهان وصول ڪندڙ کي ڏيو ٿا، تنهنڪري اهو ضروري آهي ته پهرين لمحي کان هڪ مناسب تصوير ڏيو، اڳتي هلي، اسان توهان کي هڪ مؤثر سلام لکڻ لاءِ ڪجهه تجويزون ڏينداسين:
1. رسمي سلام استعمال ڪريو: اهو ضروري آهي ته وصول ڪندڙ کي رسمي طور تي پتو ڏيو، جيستائين توهان وٽ انهن سان ويجهي تعلق نه آهي. عنوان استعمال ڪريو جهڙوڪ "پيارا" يا "مسٽر / محترمه." وصول ڪندڙ جي آخري نالي پٺيان. سلام استعمال ڪرڻ کان پاسو ڪريو جيڪو تمام گهڻو غير رسمي يا ڳالهائڻ وارو هجي، ڇاڪاڻ ته اهو هڪ غير مسلکي تاثر ڏئي سگهي ٿو.
2. سلام کي ذاتي بڻايو: جيڪڏهن توهان وصول ڪندڙ جو نالو ڄاڻو ٿا، اهو مشورو آهي ته ان کي سلام ۾ استعمال ڪريو. اهو ڏيکاري ٿو ته توهان تحقيق ڪرڻ جو وقت ورتو آهي ۽ انهي شخص کي ڄاڻو جنهن کي توهان خطاب ڪري رهيا آهيو. جيڪڏهن توهان وصول ڪندڙ جو نالو نه ٿا ڄاڻو، ته توهان وڌيڪ عام سلام استعمال ڪري سگهو ٿا جهڙوڪ "پيارا ٽيم" يا "پيارا سر/ميڊم" بعد ۾ پوزيشن يا ڊپارٽمينٽ جنهن کي توهان خطاب ڪري رهيا آهيو.
3. مختصر ۽ سڌو ڳالهايو: سلام کي اي ميل ۾ هڪ يا ٻن لائينن کان وڌيڪ نه رکڻ گهرجي. ڊگھا ۽ پيچيده جملا استعمال ڪرڻ کان پاسو ڪريو. توهان جي سلام ۾ واضح ۽ جامع ٿيو، ۽ سڌو سنئون پوائنٽ ڏانهن وڃو. ياد رهي ته اي ميل جو بنيادي مقصد پيغام پهچائڻ آهي اثرائتي طور تي، تنهنڪري توهان کي تمام گهڻي ڊگهي سلامي فارمولين تي وقت ضايع ڪرڻ کان پاسو ڪرڻ گهرجي.
4. اي ميل جو جسم: واضح ۽ جامع پيغام لکڻ لاءِ صلاحون
اڄڪلهه، اي ميل هڪ بنيادي اوزار بڻجي چڪو آهي ذاتي ۽ پيشه ورانه رابطي لاء. بهرحال، هڪ صاف ۽ جامع اي ميل لکڻ ڪيترن ئي ماڻهن لاء هڪ چئلينج ٿي سگهي ٿو. هڪ مؤثر پيغام لکڻ ۽ مونجهاري کان بچڻ لاءِ هيٺيان ڪجهه طريقا آهن.
پنهنجا خيال ترتيب ڏيو: ان کان اڳ جو توھان پنھنجي اي ميل لکڻ شروع ڪريو، اھو ضروري آھي پنھنجي خيالن کي ترتيب ڏيو ۽ واضح طور پنھنجي پيغام جو مقصد قائم ڪريو. انهي ساخت جي باري ۾ سوچيو جيڪو توهان استعمال ڪندا، جنهن ۾ شروعاتي سلام، اي ميل جو باڊي، ۽ هڪ شائستہ الوداع شامل آهي. توهان جي پيغام کي پيراگرافن ۾ ورهائڻ سان وصول ڪندڙ کي پڙهڻ ۽ سمجھڻ ۾ مدد ملندي.
واضح ۽ جامع ٻولي استعمال ڪريو: پيچيده اصطلاحن يا لفظ استعمال ڪرڻ کان پاسو ڪريو جيڪي وصول ڪندڙ کي پريشان ڪري سگھن ٿا. سادي ۽ سڌي ٻولي استعمال ڪريو، غير ضروري يا غير ضروري لفظن کان پاسو ڪريو. مختصر ٿي ۽ نقطي تائين، توهان جي پيغام کي تمام گهڻي لاڳاپيل معلومات تي ڌيان ڏيڻ. مکيه نقطن کي اجاگر ڪرڻ لاءِ بلٽ پوائنٽس يا غير عددي فهرستون استعمال ڪريو ۽ پنھنجي پيغام کي پڙھڻ ۾ آسان بڻايو.
جائزو ۽ تدوين: ان کان اڳ جو توھان پنھنجو اي ميل موڪليو، پڪ ڪريو ته ان کي احتياط سان پڙھو ڪنھن گرامر يا اسپيل جي غلطين لاءِ. هڪ سٺو عمل اهو آهي ته ان کي بلند آواز سان پڙهڻ لاءِ ممڪن غلطين يا مونجهاري واري جملن کي سڃاڻڻ لاءِ. اهو پڻ ضروري آهي ته پڪ ڪريو ته توهان جو پيغام شائستگي ۽ مناسب آهي، هڪ منفي يا جارحتي سر کان بچڻ. پنھنجي اي ميل کي ايڊٽ ڪرڻ ۽ پالش ڪرڻ لاءِ وقت وٺو ان کان اڳ توھان ان کي موڪليو، اھو توھان کي چڱيءَ طرح پھچائڻ ۾ مدد ڪندو. اثرائتي طور تي توهان جو پيغام. انهن صلاحن سان، توهان واضح ۽ جامع اي ميلون لکڻ جي قابل هوندا جيڪي توهان جي خيالن کي مؤثر طريقي سان پهچائي سگهندا. ياد رکو ته اي ميل هڪ تحريري رابطي جو هڪ روپ آهي، تنهنڪري اهو ضروري آهي ته توهان جي لکڻين تي ڌيان ڏيو ۽ پڪ ڪريو ته توهان جو پيغام صاف، شائستہ ۽ پيشه ور آهي. پٺيان اهي صلاحون، توهان پنهنجي رابطي کي بهتر ڪري سگهو ٿا اي ميل ذريعي.
5. فارميٽ ٽيگ جو صحيح استعمال
اي ميلون رابطي جو هڪ تيز ۽ موثر طريقو آهي دنيا ۾ ڪاروبار. جڏهن ته، اي ميل لاءِ اثرائتو هجڻ لاءِ، ضروري آهي ته فارميٽنگ ٽيگ کي مناسب طريقي سان استعمال ڪيو وڃي. فارميٽنگ ٽيگ توهان کي اهم معلومات کي اجاگر ڪرڻ جي اجازت ڏين ٿا ۽ مواد کي صاف ۽ اختصار سان ترتيب ڏين ٿا.
هڪ تمام مفيد فارميٽ ٽيگ ٽيگ آهي اهو استعمال ڪيو ويندو آهي اهم لفظن يا جملن کي بولڊ ۾ اجاگر ڪرڻ لاءِ. مثال طور، جيڪڏھن توھان چاھيو ٿا ته وصول ڪندڙ جي توجھ کي آخري وقت تي، توھان استعمال ڪري سگھوٿا ٽيگ ان کي اجاگر ڪرڻ لاءِ. هن طريقي سان، وصول ڪندڙ اي ميل ۾ اهم معلومات کي جلدي سڃاڻي سگهي ٿو.
ليبل کان علاوه ، اهو پڻ ضروري آهي ته ٻيا فارميٽنگ ٽيگ استعمال ڪرڻ جهڙوڪ: اھم لفظن يا جملن کي ھيٺ ڪرڻ ۽ اطالوي لفظن يا جملن تي زور ڏيڻ لاءِ. اهي ٽيگ اي ميل مواد کي وڌيڪ پڙهڻ لائق ۽ سمجهڻ ۾ آسان بنائڻ ۾ مدد ڪن ٿا. مثال طور، جيڪڏھن توھان چاھيو ٿا ڪنھن ميٽنگ جي اھميت تي زور، توھان استعمال ڪري سگھو ٿا ٽيگ ان کي هيٺ ڪرڻ لاء. انهن فارميٽنگ ٽيگ کي ٿورو استعمال ڪرڻ ياد رکو ۽ وڌيڪ استعمال کان پاسو ڪريو، جيئن اهو توهان جي اي ميل کي گندا ۽ غير پروفيشنل نظر اچي سگهي ٿو.
6. بند ڪرڻ ۽ الوداعي: اي ميل ختم ڪريو هڪ مهربان ۽ دوستانه انداز ۾
بندش ۽ الوداع: هڪ اي ميل ختم ڪرڻ هڪ معزز ۽ دوستانه انداز ۾ ضروري آهي ته وصول ڪندڙ تي سٺو تاثر ڇڏڻ لاء. اهو ياد رکڻ ضروري آهي ته الوداعي سر قائم ٿيل رشتي جي فطرت کي ظاهر ڪرڻ گهرجي، ڇا رسمي يا غير رسمي. هتي اسان توهان کي ڪجهه اختيار ڏيون ٿا جيڪي توهان استعمال ڪري سگهو ٿا:
1. گرم سلام: جيڪڏھن توھان جو تعلق وصول ڪندڙ سان ويجھو آھي، توھان وڌيڪ پياري بندش کي اختيار ڪري سگھو ٿا. جملا جهڙوڪ "هڪ وڏو ڀاڪر!" يا "توهان کي جلد ملنداسين ۽ ڪيتريون ئي چميون!" اهي هڪ دوستانه ۽ پياري سر جو مظاهرو ڪن ٿا.
2. مخلص: جيڪڏهن اي ميل وڌيڪ رسمي سر آهي يا جيڪڏهن وصول ڪندڙ ڪو ماڻهو آهي جنهن جي توهان ويجهو نه آهيو، استعمال ڪندي "مخلص" هڪ محفوظ ۽ شائستہ اختيار آهي. هي بندش وصول ڪندڙ ڏانهن احترام ۽ درٻار ڏيکاري ٿو.
3. بعد ۾ ملون ٿا: جيڪڏھن توھان چاھيو ٿا گفتگوءَ ۾ تسلسل جو احساس، توھان چونڊي سگھوٿا الوداع چوڻ لاءِ سادو ”بعد ۾ ملنداسين“. هي بندش ٻنهي رسمي ۽ غير رسمي رشتن لاءِ مناسب آهي ڇو ته اهو غير جانبدار ۽ دوستانه آهي.
اي ميل جي آخر ۾ توهان جو نالو ۽/يا عنوان جو ذڪر ڪرڻ ياد رکو ته جيئن وصول ڪندڙ کي خبر پوي ته موڪليندڙ ڪير آهي. توھان جي مھرباني جي ورجائي ڪرڻ لاءِ، جيڪڏھن قابل اطلاق آھي، ۽ رابطي ۾ رھڻ يا ڪا اضافي معلومات گھربل مهيا ڪرڻ لاءِ پنھنجي رضامنديءَ جو اظهار ڪرڻ لاءِ ھي آخري سيڪشن استعمال ڪريو. آخرڪار، توهان جي نالي ۽ عنوان جي پٺيان هڪ سادي "حسن" سان سائن ان ڪريو، انهي کي يقيني بڻائڻ لاءِ ته توهان اي ميل بند ڪيو شائستگي ۽ پيشه ورانه انداز ۾.
7. منسلڪات: سفارشون فائلون موڪلڻ لاء موثر طريقي سان
.
اڄ جي ڪم ڪندڙ دنيا ۾، اي ميلون موڪلڻ هڪ بنيادي ڪم آهي ۽ اهو ڄاڻڻ آهي ته اهو ڪيئن ڪجي مؤثر طريقي سان ڪنهن به پروفيسر جي ڪاميابي لاء اهم آهي. اي ميل لکڻ جو هڪ لازمي حصو منسلڪ موڪلڻ آهي. اهو ضروري آهي ته اڪائونٽ ۾ ڪجهه سفارشون آڻڻ لاءِ فائلون موثر طريقي سان موڪلڻ لاءِ، ممڪن مطابقت يا سائيز جي مسئلن کان بچڻ لاءِ.
1. مناسب فائل فارميٽ: فائل کي ڳنڍڻ کان اڳ، پڪ ڪريو ته اها فارميٽ ۾ آهي جيڪا وصول ڪندڙ طرفان سهڪار ڪئي وئي آهي. غير معمولي يا گهٽ استعمال ٿيل فارميٽ ۾ فائلون موڪلڻ کان پاسو ڪريو، ڇاڪاڻ ته انهن کي کولڻ ڏکيو يا ناممڪن به ٿي سگهي ٿو. ٻيو ماڻهو. سڀ کان وڌيڪ عام ۽ وڏي پيماني تي قبول ٿيل فارميٽ آهن .docx ٽيڪسٽ دستاويزن لاءِ، .xlsx اسپريڊ شيٽ لاءِ، ۽ .pdf فائنل فائلن يا فائلن لاءِ جن کي ايڊٽ ڪرڻ جي ضرورت ناهي.
2. فائل سائيز: توھان جي موڪليل فائل جي سائيز تي غور ڪريو. جيڪڏهن فائل تمام وڏي آهي، اهو تمام گهڻو جاء وٺي سگھي ٿو ۽ اي ميل اپلوڊ ۽ ڊائون لوڊ جي رفتار کي سست ڪري سگھي ٿو. اضافي طور تي، ڪجهه اي ميل سرورز تي پابنديون هونديون آهن وڌ ۾ وڌ سائيز جي اجازت ڏنل منسلڪات لاءِ. جيڪڏهن فائل تمام وڏي آهي، ان کي دٻائڻ يا اسٽوريج خدمتون استعمال ڪرڻ تي غور ڪريو ڪڪر ۾ هڪ لنڪ ذريعي حصيداري ڪرڻ لاء. اي ميل جي باڊي ۾ شامل ڪرڻ جي ياد رکو هڪ مختصر وضاحت ته منسلڪ ڇا آهي ۽ توهان ان کي ڇو موڪلي رهيا آهيو.
3. فائل جا نالا صاف ڪريو: جڏهن توهان هڪ فائل ڳنڍيندا آهيو، اهو ضروري آهي ته اهو هڪ صاف ۽ وضاحتي نالو هجي. عام يا مبهم نالن کان پاسو ڪريو، جيئن اهي وصول ڪندڙ لاءِ فائل کي سڃاڻڻ ۾ ڏکيائي پيدا ڪن. لاڳاپيل معلومات شامل ڪريو جيئن منصوبي جو نالو، تاريخ، يا دستاويز جو قسم. اهو طريقو، توهان ۽ وصول ڪندڙ ٻئي فائل کي جلدي ۽ مونجهاري جي بغير ڳولي سگهندا. پڻ، جيڪڏهن توهان موڪلي رهيا آهيو ڪيترائي فائلونانهن کي ترتيب ڏيڻ ۽ انهن کي منظم ڪرڻ آسان بنائڻ لاءِ انهن کي لسٽ ڪرڻ يا خط اڳياڙين کي استعمال ڪرڻ تي غور ڪريو.
8. جائزو ۽ ترميم: موڪلڻ کان اڳ پروف ريڊنگ جي اهميت
اي ميل موڪلڻ کان پهريان ان جو جائزو وٺڻ ۽ ان ۾ ترميم ڪرڻ تمام ضروري آهي، ڇاڪاڻ ته اهو يقيني بڻائي ٿو ته پيغام صاف، جامع ۽ غلطي کان پاڪ آهي. ۔ هڪ دفعو توهان پنهنجي اي ميل جو مسودو ٺاهيو، جائزو وٺڻ لاء وقت وٺو ۽ ان کي احتياط سان تدوين ڪريو.. گرامر ۽ اسپيلنگ تي ڌيان ڏيو، پڪ ڪريو ته سڀئي لفظ صحيح آهن. انهي سان گڏ، پڪ ڪريو ته پيغام مربوط آهي ۽ هڪ منطقي جوڙجڪ آهي.
توهان کي مڪمل جائزي جي طاقت کي گهٽ نه سمجهڻ گهرجي. صحيح گرامر ۽ اسپيلنگ هڪ پیشہ ور ۽ قابل اعتماد پيغام پهچائڻ لاء ضروري آهي.. هر پيراگراف، سزا، ۽ هر لفظ انفرادي طور تي نظرثاني ڪريو. هڪ اسپيل ۽ گرامر چيڪ ڪندڙ استعمال ڪريو، پر مڪمل طور تي ان تي ڀروسو نه ڪريو، ڇاڪاڻ ته اهو ڪجهه غلطيون وڃائي سگھي ٿو. اهو ضروري آهي ته اي ميل کي بلند آواز سان پڙهو، جيئن هي غلطيون ڳولڻ ۾ مدد ڪري ٿي ۽ اهو پڻ اندازو لڳائي ٿو ته ڇا پيغام ۾ مناسب سر آهي.
گرامر ۽ اسپيل جي اصلاح کان علاوه، پروف ريڊنگ پڻ شامل آهي انهي ڳالهه کي يقيني بڻائڻ ته توهان جو پيغام واضح، جامع ۽ مربوط آهي.. پڪ ڪريو ته اي ميل جو مقصد شروع کان واضح آهي. پيغام جي جوڙجڪ جو جائزو وٺو ۽ پڪ ڪريو ته خيالن کي منطقي طور تي منظم ڪيو ويو آهي. ڪنهن به غير ضروري لفظن يا جملن کي ختم ڪريو جيڪي شايد پڙهندڙ کي پريشان ڪن. اهو پڻ تصديق ڪري ٿو ته مهيا ڪيل معلومات درست ۽ لاڳاپيل آهي اي ميل جي مقصد سان.
تت ۾، نه موڪليو اي ميل پهرين جائزو وٺڻ ۽ ان ۾ ترميم ڪرڻ کان سواءِ. گراماتياتي ۽ اسپيل جي درستي جي اهميت، ۽ انهي سان گڏ پيغام جي وضاحت ۽ مطابقت کي نظر ۾ رکو. هن ڪم تي وقت گذاريو ۽ اي ميل موڪلڻ لاء جلدي نه ڪريو. ياد رکو ته هڪ احتياط سان جائزو ورتو ويو ۽ ايڊٽ ڪيو ويو پيغام توهان جي پروفيشنلزم جي باري ۾ جلد ڳالهائيندو آهي ۽ ان طريقي ۾ فرق آڻي سگهي ٿو جنهن طريقي سان توهان ٻين کي سمجهي رهيا آهيو.
9. فالو اپ: اهم اي ميلن تي عمل ڪرڻ لاءِ ياد ڏياريندڙ
هن حصي ۾، اسان انهن اهم اي ميلن تي عمل ڪرڻ جي اهميت تي ڌيان ڏينداسين جيڪي اسان موڪليندا آهيون. گهڻو ڪري، اسان هڪ اي ميل موڪلي سگهون ٿا ۽ جواب جو انتظار ڪري سگهون ٿا بغير يقيني بڻائڻ جي ته وصول ڪندڙ ان کي حاصل ڪيو آهي يا ان کي پڙهي. اڻ وڻندڙ حالتن يا غلط فهمي کان بچڻ لاء، اهو ضروري آهي ته مناسب پيروي ڪرڻ لاء ضروري آهي. هتي هن کي حاصل ڪرڻ لاء ڪجهه مفيد ٽوٽڪا آهن:
1. خودڪار ياد ڏياريندڙ استعمال ڪريو: اي ميل پليٽ فارم اڪثر ڪري پاڻمرادو ياد ڏياريندڙن کي شيڊول ڪرڻ جو اختيار پيش ڪن ٿا. هي مضمون خاص طور تي مفيد آهي جڏهن توهان کي هڪ خاص وقت جي فريم اندر جواب جي ضرورت آهي. انهن اوزارن مان فائدو وٺو ۽ توهان کي خبردار ڪرڻ لاءِ ياد ڏياريندڙ سيٽ ڪريو جڏهن اهو توهان جي اهم اي ميل تي عمل ڪرڻ جو وقت آهي. اهو توهان کي رابطي جي موثر وهڪري کي برقرار رکڻ ۾ مدد ڏيندو.
2. واضح ۽ جامع موضوع چونڊيو: توهان جي اي ميل جي موضوع واري لائن کي واضح طور تي ان جي مواد ۽ مقصد کي ظاهر ڪرڻ گهرجي. وضاحتي مضمون چونڊڻ سان، وصول ڪندڙ جلدي اي ميل جي اهميت کي سڃاڻي سگهندو ۽ ان کي کولڻ ۽ مناسب طريقي سان پيروي ڪرڻ جو وڌيڪ امڪان هوندو. مبهم يا مبهم مضمونن کي استعمال ڪرڻ کان پاسو ڪريو جيڪي روزاني پيغامن جي وڏي تعداد ۾ اڻڄاڻ ٿي سگهن ٿا.
3. اي ميل جي جسم ۾ مختصر ۽ سڌو ٿيو: جڏهن اي ميل جو مواد لکو، پڪ ڪريو ته جامع ۽ سڌو هجي. واضح طور تي توهان جي اي ميل جو سبب بيان ڪريو ۽ ڇا توهان کي مخصوص جواب يا عمل جي ضرورت آهي. اهم نقطن کي اجاگر ڪرڻ ۽ پڙهڻ کي آسان ڪرڻ لاءِ بلٽ پوائنٽس يا غير ترتيب ڏنل فهرستون استعمال ڪريو. غير ضروري ڇنڊڇاڻ يا غير لاڳاپيل معلومات کان پاسو ڪريو، ڇاڪاڻ ته اهو وصول ڪندڙ کي پريشان ڪري سگهي ٿو ۽ پيروي ڪرڻ ڏکيو ٿي سگهي ٿو. اهو پڻ ياد رکو ته هر وقت شائستہ ۽ پيشه ور سر استعمال ڪريو.
ياد رکو ته اهم اي ميلن کي صحيح طريقي سان ٽريڪ ڪرڻ ضروري آهي موثر رابطي کي برقرار رکڻ ۽ غلط فهمي کان بچڻ لاءِ. انهن تجويزن تي عمل ڪريو ۽ توهان پنهنجي اي ميل رابطي ۾ وڌيڪ اثرائتي حاصل ڪندا. آسان ڪرڻ لاءِ توهان جي اي ميل پليٽ فارم ۾ موجود اوزارن کي استعمال ڪرڻ نه وساريو. هي عمل ۽ مناسب فالو اپ برقرار رکو!
10. Netiquette: اي ميلن ۾ اخلاقي ضابطا ۽ سٺا عمل
نيٽيڪٽ جو سيٽ آهي آداب جا ضابطا ۽ سٺا عمل جنهن تي عمل ڪرڻ گهرجي جڏهن اي ميل لکڻ. اهو ضروري آهي ته انهن معيارن کي ذهن ۾ رکڻ لاءِ يقيني بڻائڻ لاءِ ته اسان جو پيغام واضح، شائستگي ۽ پيشه ور آهي. اي ميل لکڻ لاءِ اثرائتو طريقا هيٺ ڏجن ٿا.
پهريون، اهو ضروري آهي اي ميل جي موضوع جو خيال رکجو. مضمون مختصر پر وضاحتي ھئڻ گھرجي، جيڪو وصول ڪندڙ کي سمجھڻ ۾ مدد ڏيندو ته پيغام ڇا آھي. مبهم يا غير لاڳاپيل مضمون استعمال ڪرڻ کان پاسو ڪريو. ان کان سواء، اهو اهم آهي اي ميل جي شروعات ۾ وصول ڪندڙ کي سلام ڪريو y پيغام جي آخر ۾ شائستگي سان الوداع چئو. اهو اسان جي رابطي کي وڌيڪ ذاتي ۽ پيشه ورانه رابطي ڏيندو.
ٻيو، اهو ضروري آهي معلومات کي واضح ۽ مختصر طور تي ترتيب ڏيو. اي ميل جي مواد کي پيراگراف ۾ ورهايو ۽ گوليون يا نمبر استعمال ڪريو اهم نقطن کي اجاگر ڪرڻ. اهو وصول ڪندڙ لاءِ پيغام پڙهڻ ۽ سمجهڻ آسان بڻائيندو. ان سان گڏ، لفظ يا ٽيڪنيڪلات جي زيادتي استعمال کان پاسو ڪريو، جيستائين اهي ضروري ۽ وصول ڪندڙ کي سمجھڻ وارا نه هجن.
آخرڪار، اهو ضروري آهي وڏن اکر استعمال ڪرڻ کان پاسو ڪريو سڄي متن ۾، جيئن هن کي ڊجيٽل دنيا ۾ شور ڪرڻ جي طور تي تعبير ڪيو ويو آهي. اسان کي پڻ محتاط هجڻ گهرجي جڏهن منسلڪات موڪلڻ لاء، يقيني بڻائڻ ته اهي لاڳاپيل آهن ۽ وڌ ۾ وڌ سائيز جي اجازت کان وڌيڪ نه هجن. انهي سان گڏ، اي ميل موڪلڻ کان پهريان، اها سفارش ڪئي وئي آهي اسپيل ۽ گرامر چيڪ ڪريو غلطين کان بچڻ لاء. ياد رکو ته هڪ سٺو لکيل ۽ محتاط اي ميل اسان جي پروفيشنل جي طور تي هڪ مثبت تصوير ٺاهي سگھي ٿو.
مان Sebastián Vidal آهيان، هڪ ڪمپيوٽر انجنيئر ٽيڪنالاجي ۽ DIY بابت پرجوش. ان کان علاوه، مان ان جو خالق آهيان tecnobits.com، جتي آئون ٽيوٽوريل شيئر ڪريان ٿو ته جيئن ٽيڪنالاجي کي وڌيڪ پهچ ۽ هر ڪنهن لاءِ سمجھ ۾ اچي.