අපි හැමෝටම අවශ්යතාවය තියෙනවා archivar documentos අපගේ ජීවිතයේ යම් අවස්ථාවක, පුද්ගලික හෝ වෘත්තීය මට්ටමින් වේවා. කෙසේ වෙතත්, සමහර විට ආරම්භ කළ යුත්තේ කොතැනින්ද යන්න හෝ භාවිතා කළ යුත්තේ කුමන ගොනු කිරීමේ පද්ධතියද යන්න දැන ගැනීම අතිමහත් විය හැකිය. මෙම ලිපියෙන් අපි ඔබට මෙම ක්රියාවලිය පහසු කිරීම සඳහා සරල සහ ඵලදායී උපදෙස් සහ ශිල්පීය ක්රම ඉදිරිපත් කරන්නෙමු. සංවිධානාත්මක ගොනු කිරීමේ පද්ධතියක් තිබීමේ වැදගත්කම, ඒවායේ වැදගත්කම අනුව ලේඛන වර්ගීකරණය කරන්නේ කෙසේද සහ අඛණ්ඩ පදනමක් මත සියල්ල පිළිවෙලට තබා ගන්නේ කෙසේද යන්න ඔබ ඉගෙන ගනු ඇත. ඉන්වොයිසි සහ කොන්ත්රාත්තුවල සිට, ඡායාරූප සහ පුද්ගලික ලිපි දක්වා, අපි ඔබට මඟ පෙන්වනු ඇත, එවිට ඔබට ඔබේ ලේඛන ආරක්ෂිතව සහ පහසුවෙන් සොයා ගත හැක. අපි පටන් ගනිමු!
– පියවරෙන් පියවර ➡️ ලේඛන සංරක්ෂණය කරන්නේ කෙසේද
- ඔබේ ලේඛන සංවිධානය කරන්න: ගොනු කිරීමට පෙර, ඔබේ ලේඛන ඒවායේ තේමාව හෝ වර්ගය අනුව වර්ග හෝ ෆෝල්ඩරවලට වර්ගීකරණය කිරීම වැදගත් වේ.
- ගොනු කිරීමේ පද්ධතියක් තෝරන්න: ඔබට භෞතිකව ෆෝල්ඩර සහ කොටු තුළ හෝ ඩිජිටල් ලෙස ඔබේ පරිගණකයේ හෝ වලාකුළෙහි සංරක්ෂිත කිරීමට තෝරාගත හැක. ඔබේ අවශ්යතාවයට වඩාත් ගැලපෙන එකක් තෝරන්න.
- ඔබගේ ගොනු ලේබල් කරන්න: ඔබ භෞතිකව හෝ ඩිජිටල් ලෙස ගොනු කළත්, එක් එක් ලේඛනය පැහැදිලිව ලේබල් කිරීම ඉතා වැදගත් වන අතර එමඟින් ඔබට අවශ්ය විට එය පහසුවෙන් සොයා ගත හැක.
- තාර්කික අනුපිළිවෙලක් පවත්වා ගන්න: අකාරාදී පිළිවෙලට, දිනය අනුව හෝ ප්රවර්ගය අනුව වේවා, ඔබේ ලේඛන වර්ගීකරණය කිරීමේදී සහ ගොනු කිරීමේදී තාර්කික අනුපිළිවෙලක් "පවත්වා ගැනීමට" වග බලා ගන්න.
- Revisa y actualiza regularmente: ඔබගේ ගොනු සමාලෝචනය කිරීමට, ඔබට තවදුරටත් අවශ්ය නොවන දේ මකා දැමීමට සහ අවශ්ය නම් තොරතුරු යාවත්කාලීන කිරීමට සෑම විටම කාලය ගන්න.
ප්රශ්නෝත්තර
ලේඛන සංරක්ෂණය කිරීම වැදගත් වන්නේ ඇයි?
- නිවසේ හෝ කාර්යාලයේ සංවිධානය පවත්වා ගැනීමට.
- අනාගතයේදී තොරතුරු සෙවීමට පහසුකම් සැලසීමට.
- නෛතික හා මූල්ය අවශ්යතාවලට අනුකූල වීම.
- අලාභ හෝ හානි වලින් වැදගත් තොරතුරු ආරක්ෂා කිරීමට.
- තොරතුරු කළමනාකරණයේ කාර්යක්ෂමතාව වැඩි දියුණු කිරීම සඳහා.
ලේඛන සංරක්ෂණය කිරීම සඳහා හොඳම භාවිතයන් මොනවාද?
- කාණ්ඩ හෝ වර්ග අනුව ලේඛන වෙන් කරන්න.
- පැහැදිලිව ලේබල් කර ඇති ෆෝල්ඩර භාවිතා කරන්න.
- ස්ථාවර ගොනු පද්ධතියක් පවත්වාගෙන යාම.
- අනවශ්ය අයිතම ඉවත් කිරීමෙන් ගොනුව නිතිපතා යාවත්කාලීන කරන්න.
- අවශ්ය නම් ලේඛන කළමනාකරණ මෘදුකාංග භාවිතා කරන්න.
භෞතික ලේඛන සංවිධානය කිරීමට හොඳම ක්රමය කුමක්ද?
- ගොනු කිරීමේ කැබිනට් හෝ සංවිධාන පෙට්ටි භාවිතා කරන්න.
- එක් එක් කොටස වෙන්කර හඳුනා ගැනීමට Separators භාවිතා කරන්න.
- සෑම ගොනුවක්ම පැහැදිලිව ලේබල් කරන්න.
- අකාරාදී, කාලානුක්රමික හෝ තේමා පද්ධතියක් සාදන්න.
- අනවශ්ය ලියකියවිලි ගොඩගැසීමෙන් වළකින්න.
මට ඩිජිටල් ලේඛන කාර්යක්ෂමව සංරක්ෂණය කරන්නේ කෙසේද?
- තේමාත්මක ෆෝල්ඩර සහ උප ෆෝල්ඩර සාදන්න.
- විස්තරාත්මක ගොනු නාම භාවිතා කරන්න.
- ඩිජිටල් ලේඛන කළමනාකරණ මෘදුකාංග භාවිතා කරන්න.
- Hacer copias de seguridad regularmente.
- යල් පැන ගිය හෝ අනුපිටපත් ගොනු මකන්න.
ලේඛන ඩිජිටල් ලෙස සංරක්ෂණය කිරීමේ වාසි මොනවාද?
- Ahorro de espacio físico.
- තොරතුරු හුවමාරු කර ගැනීමේ සහ ප්රවේශ වීමේ වැඩි පහසුව.
- ස්වාභාවික විපත් හෝ සොරකම් වලට එරෙහිව වැඩි ආරක්ෂාවක්.
- කඩදාසි සහ ස්වභාවික සම්පත් අඩු පරිභෝජනය.
- ලේඛන කළමනාකරණයේ වැඩි කාර්යක්ෂමතාව.
පුද්ගලික ලේඛන ගොනු කිරීමේදී මා මතක තබා ගත යුත්තේ කුමක්ද?
- ඔබ නීත්යානුකූල රඳවා ගැනීමේ කාල සීමාවන්ට අනුකූල වන බවට සහතික වන්න.
- සංවේදී සහ රහස්ය තොරතුරු ආරක්ෂා කරන්න.
- මූල්ය, සෞඛ්ය, අධ්යයන යනාදී කාණ්ඩ අනුව ලේඛන වර්ග කරන්න..
- උපස්ථ පිටපත් සමඟ ආරක්ෂිත ගබඩා උපාංග භාවිතා කරන්න.
- යල් පැන ගිය හෝ අනවශ්ය ලේඛන වරින් වර මකා දමන්න.
මගේ ලේඛන ගොනුව යාවත්කාලීනව තබා ගැනීමට මට කුමක් කළ හැකිද?
- ලේඛන සංවිධානය කිරීමට සහ සමාලෝචනය කිරීමට නියමිත වේලාවක් සකසන්න.
- යල් පැන ගිය හෝ අනවශ්ය ලේඛන විටින් විට මකා දමන්න.
- වත්මන් ලේඛනවල තොරතුරු යාවත්කාලීන කරන්න.
- වහාම නව ලේඛන ඔවුන්ගේ සුදුසු ස්ථානයේ සුරකින්න.
- යාවත්කාලීන කාර්යයන් ස්වයංක්රීය කිරීමට ලේඛන කළමනාකරණ මෘදුකාංග භාවිතා කරන්න.
සංරක්ෂිත ලේඛන සොයා ගැනීම පහසු කරන්නේ කෙසේද?
- සියලුම සංරක්ෂිත ලේඛනවල දර්ශකයක් හෝ ඉන්වෙන්ටරි සාදන්න.
- පැහැදිලි සහ ස්ථාවර ලේබල් කිරීමේ සහ කේතීකරණ පද්ධතියක් භාවිතා කරන්න.
- හැකි නම් සෙවුම් සහ ලේඛන කළමනාකරණ මෘදුකාංග භාවිතා කරන්න.
- එක් එක් ලේඛනයේ පිහිටීම පිළිබඳ යාවත්කාලීන වාර්තාවක් පවත්වා ගන්න.
- එක් එක් ගොනුව ගොනු පද්ධතියේ එහි පිහිටීම සමඟ භෞතිකව ටැග් කරන්න.
මගේ සංරක්ෂිත ලේඛන ආරක්ෂා කරන්නේ කෙසේද?
- අගුල් හෝ ආරක්ෂිත පෙට්ටි වැනි භෞතික ආරක්ෂණ පියවර භාවිතා කරන්න.
- අඩවියෙන් පිටත ආරක්ෂිත ස්ථානයක උපස්ථ ගබඩා කරන්න.
- සංවේදී හෝ රහස්ය ලේඛන සංකේතනය කරන්න.
- ඩිජිටල් ලේඛනවල මුරපද සහ ප්රවේශ ආරක්ෂාව භාවිතා කරන්න.
- අලාභ හෝ හානියක් සිදු වූ විට උපස්ථ ලියකියවිලි පවත්වා ගන්න.
මම සෙබස්තියන් විදාල්, තාක්ෂණය සහ DIY ගැන දැඩි උනන්දුවක් දක්වන පරිගණක ඉංජිනේරුවෙක්. තවද, මම එහි නිර්මාතෘ වෙමි tecnobits.com, මම තාක්ෂණය වඩාත් ප්රවේශ විය හැකි සහ සැමට තේරුම් ගත හැකි කිරීමට නිබන්ධන බෙදාහදා ගනී.