Čo je dôverný režim Gmailu a kedy by ste ho mali zapnúť?

¿Čo je „dôverný režim“ v Gmaile a kedy by ste ho mali aktivovať? Tento špeciálny režim odosielania vám umožňuje obmedziť, čo môže príjemca robiť s vaším e-mailom.Zabraňuje používateľom v preposielaní, kopírovaní textu, sťahovaní príloh alebo tlači obsahu. Môžete tiež nastaviť dátum expirácie alebo dokonca vyžadovať SMS kód na jeho otvorenie. Nie je to úplne bezpečné, ale pri správnom používaní výrazne znižuje riziká pri práci s citlivými informáciami.

Dôverný režim v Gmaile je špeciálny spôsob odosielania e-mailov V tomto režime Google uplatňuje obmedzenia na správu a jej prílohy, čím obmedzuje možnosť príjemcu zdieľať informácie. Po aktivácii tohto režimu zmiznú bežné možnosti zdieľania príjemcu. preposielať, kopírovať, sťahovať a tlačiť obsah.

Okrem blokovania týchto akcií vám Gmail umožňuje nastaviť dátum vypršania platnosti. Pre správu: po uplynutí tejto doby si ju príjemca už nebude môcť zobraziť. Prístup môžete kedykoľvek manuálne zrušiť, ak ľutujete, čo ste odoslali, alebo ak zistíte chybu na strane príjemcu. Toto je obzvlášť užitočné pri práci s dôvernými dokumentmi, osobnými údajmi alebo citlivou internou komunikáciou.

Funkcia tiež obsahuje dodatočný systém overovania heslaMôžete od príjemcu vyžadovať kód na otvorenie e-mailu: buď jednoduchý overovací kód (ktorý sa v niektorých prípadoch odošle e-mailom), alebo kód odoslaný prostredníctvom SMS na mobilný telefón príjemcu. V tomto druhom scenári bude môcť obsah vidieť iba osoba s prístupom k danému telefónnemu číslu.

Je dôležité pochopiť, že dôverný režim magicky nešifruje e-maily od začiatku do konca.Namiesto toho mení spôsob doručovania obsahu. Gmail neodosiela text a prílohy priamo ako bežnú správu; namiesto toho generuje zabezpečený odkaz, ku ktorému je možné získať prístup iba za podmienok, ktoré ste nastavili (doba platnosti, overenie atď.).

Táto funkcia je k dispozícii pre osobné účty Gmail aj pre Google Workspace.A v podnikových prostrediach sa správcovia môžu rozhodnúť, či povolia jeho používanie, či už v celej doméne alebo iba v určitých organizačných jednotkách (napríklad ho povolia pre právne oddelenie a zakážu pre ostatné).

Ako funguje dôverný režim interne

Keď odošlete správu v dôvernom režime, Gmail nedoručí telo e-mailu „tak, ako je“. na server príjemcu. Obsah sa uloží do systémov spoločnosti Google a nahradí sa kontrolovaným odkazom. Pre používateľa Gmailu výsledok vyzerá ako bežný e-mail, ale v skutočnosti k tomuto hosťovanému obsahu pristupuje spravovaným spôsobom.

Ak príjemca nepoužíva Gmail, dostane správu s odkazom. typu „Zobraziť e-mail“ alebo podobného. Kliknutím naň sa otvorí zabezpečená stránka Google, kde sa budete musieť prihlásiť alebo zadať overovací kód v závislosti od toho, ako ste nakonfigurovali doručovanie. Týmto spôsobom si zachováte kontrolu bez ohľadu na poskytovateľa e-mailových služieb príjemcu.

Typické obmedzenia v tomto režime ovplyvňujú celý balík obsahu.Text, vložené obrázky a prílohy. Príjemca si ich bude môcť prečítať a zobraziť ukážku príloh, ak je formát kompatibilný, ale nebude mať prístup k funkciám na ich uloženie do počítača, preposlanie inej osobe ani tlač e-mailu z Gmailu.

Existuje jedno dôležité obmedzenie, ktoré musíte mať na pamäti.Aj keď sú možnosti kopírovania, sťahovania alebo tlače zablokované, Gmail nemôže niekomu v tom úplne zabrániť. screenshotUrobte snímku obrazovky telefónom alebo skopírujte obsah pomocou škodlivého softvéru. Google sa v niektorých prostrediach snaží obmedziť snímky obrazovky, ale v praxi vždy existuje spôsob, ako túto ochranu obísť.

Ďalším kľúčovým technickým detailom je, že e-maily v dôvernom režime nie je možné naplánovať. odoslané neskôr. Ak vždy používate funkciu „Naplánovať odoslanie“ na odoslanie správ v konkrétnom čase, majte na pamäti, že táto funkcia nie je kompatibilná s dôverným režimom: budete ich musieť odoslať okamžite.

Výhody, obmedzenia a kedy ho aktivovať

Hlavnou výhodou dôverného režimu je, že znižuje neúmyselné zverejnenie citlivých informácií.Ak príjemca omylom klikne na tlačidlo „Preposlať“ alebo sa pokúsi stiahnuť prílohu na zdieľanie, jednoducho to nebude môcť urobiť. Tým sa zabráni mnohým bežným chybám v pracovnom aj osobnom prostredí.

Ďalším veľmi zaujímavým bodom je expirácia správ.Môžete si vybrať, či chcete, aby bol e-mail prístupný iba na jeden deň, týždeň, mesiac alebo dokonca niekoľko rokov (typické rozmedzie je od 1 dňa do 5 rokov). Po uplynutí tejto doby sa telo správy aj všetky prílohy stanú pre príjemcu nedostupné, aj keď ich stále môže vidieť vo svojej doručenej pošte.

Možnosť kedykoľvek zrušiť prístup pridáva ďalšiu bezpečnostnú sieť.Ak ste poslali e-mail nesprávnej osobe, zahrnuli ste informácie, ktoré neskôr ľutujete, alebo ste si to jednoducho rozmysleli, prejdite do priečinka Odoslaná pošta, otvorte dôverný e-mail a kliknite na možnosť odobrať prístup. Od tej chvíle ho príjemca už nebude môcť otvoriť.

Tento režim však nie je absolútnym štítom a má jasné obmedzenia.Ako už bolo spomenuté, nedokáže úplne zaručiť blokovanie snímok obrazovky alebo fotografií a ak má príjemca v úmysle zneužiť vašu dôveru, vždy nájde spôsoby, ako informácie zachrániť. Okrem toho, v prísnom firemnom prostredí to môže byť v rozpore s pravidlami archivácie, auditu alebo elektronického vyhľadávania, pretože niektoré prístupy presahujú štandardné pracovné postupy.

V situáciách, keď potrebujete extra kontrolu, je vhodné aktivovať dôverný režim.Neodporúča sa posielať zmluvy, certifikáty, doklady totožnosti, finančné informácie, zdravotné údaje, citlivú internú komunikáciu alebo odkazy, ktoré musia prestať fungovať k určitému dátumu. Nemalo by sa to používať bez rozdielu, pretože to príjemcovi pridáva ďalšie kroky a môže to veci skomplikovať, ak to nepotrebuje.

Ako odoslať dôverný e-mail z Gmailu na počítači

Postup používania dôverného režimu z webovej verzie Gmailu je celkom intuitívny.Ale stojí za to prejsť si to krok za krokom, aby ste sa uistili, že vám nič neunikne. Myšlienka je taká, že napíšete e-mail ako obvykle a tesne pred jeho odoslaním aktivujete režim a upravíte nastavenia expirácie a overenia.

Toto sú základné kroky na počítači:

• Otvorte Gmail a kliknite na tlačidlo „Napísať“ na vytvorenie novej správy.
• Napíšte príjemcu, predmet a obsah z e-mailu a priložte súbory, ktoré potrebujete odoslať.
• V dolnej časti poľa na písanie správy kliknite na ikonu zámku s hodinami. (Toto je tlačidlo dôverného režimu.) Ak ste ho už použili a chcete zmeniť nastavenia, zobrazí sa vám možnosť „Upraviť“.
• Otvorí sa vyskakovacie okno, v ktorom si môžete vybrať dátum expirácie. správy a či chcete, aby sa vyžadovalo heslo.
• V sekcii hesla si môžete vybrať medzi dvoma režimami:
  • „Žiadne heslo cez SMS“Používatelia, ktorí otvoria e-mail z aplikácie alebo webovej stránky Gmail, ho budú môcť vidieť priamo; tí, ktorí Gmail nepoužívajú, môžu dostať kód v inom e-maile na overenie svojej totožnosti.
  • „Heslo cez SMS“Príjemca bude musieť zadať kód, ktorý mu bude zaslaný prostredníctvom textovej správy. Je povinné zadať telefónne číslo príjemcu, nie vaše.
• Keď máte všetko nastavené, kliknite na tlačidlo „Uložiť“ a potom odošlite e-mail ako obvykle.

Pamätajte, že nastavenie dôverného režimu ovplyvňuje text aj prílohy.Všetok obsah správ podlieha obmedzeniam platnosti, overenia a kopírovania alebo sťahovania, ktoré ste práve definovali.

Ako aktivovať dôverný režim z mobilného telefónu

Ak Gmail zvyčajne používate zo svojho mobilu (Android alebo iOS), máte k dispozícii aj dôverný režim.Umiestnenie nastavenia sa v porovnaní s desktopovou verziou mierne líši, ale logika je rovnaká: napíšete e-mail a pred odoslaním aktivujete možnosť a vyberiete si, ako ho chcete chrániť.

Používanie dôverného režimu v aplikácii GmailTento všeobecný postup je nasledovný:

• Otvorte aplikáciu Gmail na svojom smartfóne a kliknutím na tlačidlo vytvorte nový e-mail.
• Napíšte príjemcu, predmet a správua v prípade potreby priložte súbory.
• Klepnite na trojbodkové menu v pravom hornom rohu z obrazovky počas písania.
• Vyberte možnosť „Dôverný režim“ v rozbaľovacej ponuke.
• Otvorí sa obrazovka na konfiguráciu dátumu expirácie a hesla., s rozsahmi expirácie podobnými tým na webe (od 1 dňa do 5 rokov) a dvoma možnosťami overenia (štandardné alebo SMS).
• Nakonfigurujte požadované nastavenia a kliknite na tlačidlo „Uložiť“.
• Odoslať e-mail normálneOd tohto okamihu budú platiť všetky definované obmedzenia.

V každodennej prevádzke trvá tento postup len o niekoľko sekúnd dlhšie ako bežná preprava.Preto je možné ho pravidelne používať, pokiaľ to obsah odôvodňuje. Nezabudnite však informovať príjemcu, ak nie je s týmto systémom oboznámený, aby sa nezľakol, keď bude požiadaný o kód, alebo aby nezistil, že správu nemôže preposlať.

Ako otvoriť dôverný e-mail ako príjemca

Skúsenosť niekoho s prijatím dôverného e-mailu závisí od dvoch kľúčových faktorov.Je potrebné zvážiť, či používajú Gmail a či odosielateľ povolil overenie hesla (najmä ak ide o SMS). Proces je však zvyčajne pomerne zrozumiteľný a rozhranie vám v každom kroku povie, čo robiť.

Ak používate účet Gmail a odosielateľ si nevyžiadal heslo prostredníctvom SMSVo väčšine prípadov môžete e-mail otvoriť priamo z webovej stránky alebo aktualizovanej aplikácie bez akýchkoľvek ďalších krokov. Správa sa zobrazí ako obvykle, ale bez tlačidiel na preposlanie, stiahnutie alebo tlač. Ak používate iného e-mailového klienta pripojeného ku Gmailu (napríklad výhľad), môže sa zobraziť odkaz, napríklad „Zobraziť e-mail“, ktorý vás presmeruje na stránku Google, kde sa budete musieť prihlásiť.

Keď odosielateľ aktivuje možnosť „Heslo cez SMS“Tento proces pridáva ďalší bezpečnostný krok. Keď sa pokúsite otvoriť správu, systém zobrazí tlačidlo, ako napríklad „Odoslať heslo“; jeho stlačením sa na telefónne číslo, ktoré ste si nakonfigurovali, odošle kód prostredníctvom textovej správy. Pre prístup k obsahu budete musieť tento kód zadať na obrazovke.

Ak vaša adresa nie je adresa Gmailu (napríklad používate firemný e-mail alebo e-mail od iného poskytovateľa)V zabezpečenom rozhraní spoločnosti Google dostanete aj správu s odkazom na zobrazenie e-mailu. Následne môžete byť požiadaní o kliknutie na tlačidlo „Odoslať heslo“ a kontrolu SMS správ alebo, v závislosti od nastavení odosielateľa, o kontrolu ďalšieho e-mailu obsahujúceho overovací kód.

Vo všetkých prípadoch zostávajú v platnosti obmedzenia týkajúce sa kopírovania, preposielania, sťahovania alebo tlače.Budete si môcť prečítať e-mail a ak jeho platnosť neuplynula a váš prístup nebol zrušený, zobraziť ukážku všetkých kompatibilných príloh; nebudete však mať prístup k typickým funkciám na zdieľanie alebo ukladanie obsahu priamo z Gmailu.

Čo sa stane, keď platnosť e-mailu vyprší alebo je prístup odobratý?

Po uplynutí dátumu exspirácie stanoveného odosielateľom už správa nie je prístupná. Pre príjemcu, aj keď sa e-mail stále môže vizuálne zobrazovať v doručenej pošte alebo archíve, pri pokuse o jeho otvorenie zistí, že si už nemôže zobraziť obsah alebo sa mu zobrazí správa, že platnosť e-mailu vypršala.

Odosielateľ môže tiež prevziať iniciatívu a zrušiť prístup pred dátumom expirácie.Ak to chcete urobiť, otvorte Gmail v počítači, prejdite do priečinka „Odoslané“, vyhľadajte dôverný e-mail a kliknite na možnosť „Odstrániť prístup“. Od tohto okamihu sa pri každom pokuse príjemcu o otvorenie správy zobrazí chyba alebo upozornenie, že už nemá povolenie.

Ak ste ten, kto dostal e-mail s uplynutou platnosťou alebo chybu s odstráneným prístupomJe veľmi pravdepodobné, že sa odosielateľ rozhodol zablokovať prístup alebo že ste prekročili pôvodne nakonfigurovaný časový limit. V takom prípade máte jedinú možnosť kontaktovať danú osobu so žiadosťou o predĺženie dátumu platnosti alebo požiadať ju o opätovné odoslanie informácií v novej dôvernej správe.

Chyby sa môžu vyskytnúť aj v súvislosti s telefónnymi číslami použitými na overenie prostredníctvom SMS.Gmail podporuje kódy odoslané iba do určitých krajín a regiónov (napríklad do Severnej Ameriky, veľkej časti Južnej Ameriky, Európy, Austrálie a niektorých ázijských území, ako je Kórea, India a Japonsko). Ak sa pokúsite nastaviť číslo, ktoré sa nenachádza v podporovanom regióne, zobrazí sa správa, že ho nemožno použiť.

Tieto mechanizmy expirácie a zrušenia sú obzvlášť užitočné v pracovných kontextoch kde sa zdieľajú dočasné dokumenty, citlivé správy alebo osobné údaje, ktoré by nemali zostať prístupné na dobu neurčitú. Starostlivým nastavením časových limitov môžete výrazne skrátiť časové okno vystavenia informácií.

Správa dôverného režimu pre správcov služby Google Workspace

V podnikovom prostredí majú administrátori konečné slovo o tom, či je dôverný režim k dispozícii alebo nie. Pre používateľov. V konzole Google Admin je možné ju povoliť alebo zakázať na úrovni domény alebo ju použiť iba na určité organizačné jednotky v súlade s internými pravidlami spoločnosti.

Na globálnu správu tejto funkcie v rámci organizácie musí správca:

• Prihláste sa do administrátorskej konzoly s účtom s oprávneniami správcu.
• Prejdite do sekcie „Aplikácie“, potom do sekcie „Google Workspace“ a nakoniec do sekcie „Gmail“..
• Otvorte sekciu „Nastavenia používateľa“ a prejdite nadol na položku „Dôverný režim“..
• Začiarknite alebo zrušte začiarknutie políčka „Povoliť dôverný režim“a uložte zmeny.

Zmeny zvyčajne nie sú okamžité.Google uvádza, že úplné rozšírenie týchto zmien v celej doméne môže trvať až 24 hodín, hoci v praxi sa často aplikujú oveľa skôr. Je vhodné mať to na pamäti pri plánovaní nasadenia alebo zmeny pravidiel.

Ak chcete spravovať dôverný režim podľa organizačných jednotiek (OU)Postup je podobný, ale pred úpravou nastavenia musíte v ľavom paneli vybrať konkrétnu organizačnú jednotku (napríklad „Ľudské zdroje“, „Financie“, „Marketing“ atď.). Potom prejdite do sekcie „Dôverný režim“, povoľte alebo zakážte ho a uložte zmeny pre danú jednotku.

Zakázanie dôverného režimu zabráni používateľom v odosielaní e-mailov pomocou tohto režimu.Samotné to však neblokuje ich prijatie. Ak organizácia považuje prichádzajúce dôverné správy za problematické z hľadiska auditu, dodržiavania predpisov alebo archivácie, musí vytvoriť špecifické pravidlá dodržiavania predpisov pre spracovanie týchto typov e-mailov.

Blokovanie prichádzajúcich správ v dôvernom režime vo firmách

Niektoré organizácie radšej zabraňujú tomu, aby sa dôverné e-maily dostali k ich používateľomPretože tieto typy správ obmedzujú procesy kontroly obsahu, archivácie alebo právneho eDiscovery. Na riešenie tohto problému ponúka Google Workspace systém pravidiel dodržiavania predpisov, ktorý umožňuje identifikovať a odmietnuť tieto typy e-mailov po ich prijatí do domény.

Všeobecný postup blokovania prichádzajúcich dôverných správ je nasledovný:

• V administrátorskej konzole prejdite do nastavení Gmailu. a vstúpte do sekcie venovanej „Dodržiavaniu štandardov obsahu“.
• Kliknite na „Konfigurovať“ a vytvorte nové nastavenieAk už pravidlá existujú, môžete vybrať možnosť „Pridať ďalšie pravidlo“.
• Priraďte pravidlu popisný názov (napríklad „Blokovanie dôverného režimu prichádzajúcich správ“).
• V sekcii „Ovplyvnené správy“ vyberte možnosť „Prichádzajúce“. aby sa pravidlo vzťahovalo iba na e-maily, ktoré prichádzajú na danú doménu.
• V sekcii výrazov pridajte podmienku založenú na metadátach a ako atribút vyberte „Dôverný režim Gmailu“ s typom zhody „Správa je v dôvernom režime Gmailu“.
• V bloku akcií vyberte možnosť „Odmietnuť správu“ a v prípade potreby napísať personalizovaný text, ktorý bude automaticky odoslaný odosielateľovi s vysvetlením dôvodu odmietnutia.
• Dodržujte pravidlo a čakajte, kým sa rozšíri (opäť, maximálny odhadovaný časový rámec je približne 24 hodín).

Tento prístup umožňuje uplatňovanie veľmi presných bezpečnostných a súladných politík.Napríklad môžete blokovať prijímanie dôverných e-mailov zvonku organizácie, ale stále povoliť ich interné použitie, alebo ich obmedziť iba na určité oddelenia. Všetko závisí od právnych a prevádzkových potrieb každej organizácie.

Najlepšie postupy a bezpečnostné tipy pri používaní dôverného režimu

Hoci dôverný režim poskytuje ďalšie vrstvy ochrany, nenahrádza zdravý rozum.Pred odoslaním e-mailu s vysoko citlivými informáciami je vhodné zvážiť, či je naozaj potrebné ho odoslať e-mailom, alebo či by nebolo rozumnejšie použiť iné, robustnejšie metódy šifrovania alebo bezpečného zdieľania súborov.

Kľúčovým odporúčaním je starostlivo upraviť dátum spotreby.V prípade mimoriadne citlivých dokumentov môžete stanoviť krátke lehoty (jeden deň, jeden týždeň); v prípade inej komunikácie, ako sú napríklad zmluvy, ktoré sú predmetom kontroly a vyžadujú si čas, je lepšie poskytnúť príjemcovi primerané množstvo času. Používanie absurdne krátkych lehôt iba frustruje príjemcu a spôsobuje ďalšie opätovné odosielanie alebo zmätok.

Ak je riziko vysoké, dôrazne sa odporúča možnosť SMS hesla.Za predpokladu, že viete bezpečne spravovať telefónne číslo príjemcu a nachádza sa v regióne podporovanom spoločnosťou Google. Tento dodatočný krok sťažuje niekomu, kto získal prístup k e-mailu (napríklad prihlásením sa do účtu bez povolenia), prečítať si obsah bez toho, aby mal aj telefónne číslo príjemcu.

Pred odoslaním je nevyhnutné skontrolovať e-mailové adresy a telefónne čísla.Jedna chyba v číslici môže odoslať informácie nesprávnej osobe alebo príjemca správu nebude môcť otvoriť. Je tiež dobré príjemcu vopred upozorniť, že dostane dôverný e-mail s overením, aby si nemyslel, že ide o phishing alebo spam.

V spoločnostiach by nasadenie dôverného režimu malo byť sprevádzané minimálnym školením.Vysvetlite, čo táto funkcia robí a čo nie, kedy sa odporúča jej použitie, aké sú typické dátumy expirácie a ako riešiť problémy, ako je expirovaný prístup alebo nedoručené SMS správy. Tým sa zabráni používateľom uchyľovať sa k nebezpečným riešeniam z dôvodu nedostatku znalostí.

Dôverný režim Gmailu sa stáva veľmi praktickým nástrojom Získať kontrolu nad šírením informácií prostredníctvom e-mailu, najmä v kombinácii s jasnými politikami, zdravým rozumom a ďalšími doplnkovými bezpečnostnými opatreniami. Pri rozumnom použití umožňuje bezpečnejší obeh citlivých údajov s menším počtom zbytočných obáv, a to v osobnom aj pracovnom živote.