Čo je Access a na čo slúži?

Je to jeden z najmenej známych programov v kancelárskom balíku Microsoft 365, napriek tomu, že je súčasťou verzie z roku 1992, je to však veľmi užitočný nástroj. V tomto príspevku vysvetľujeme Čo je Microsoft Access a na čo slúži?.

Najnovšia verzia Microsoft Access, o ktorom tu budeme hovoriť, bol vydaný 5. októbra 2021 na použitie v systéme Windows 10 a Windows 11. Na pevnom disku zaberá 44 MB až 60 MB, v závislosti od zvolených možností inštalácie.

Čo je Microsoft Access?

Microsoft je a systém správy databáz zahrnuté v balíku aplikácií Microsoft Office (teraz Microsoft 365). Ide o nástroj, ktorý pomáha používateľom vytvárať a spravovať databázy s cieľom ukladať, organizovať a analyzovať informácie.

Dôvodom, prečo je táto aplikácia tak málo využívaná, je najmä nepoznanie jej skutočnej užitočnosti. Mnoho používateľov sa mylne domnieva, že čokoľvek, čo sa robí s Accessom, sa dá v skutočnosti robiť s Accessom. Excel.

Aj keď je pravda, že oba programy majú spoločné body, Excel je vhodnejší na prácu s číselnými údajmi a vykonávanie výpočtov s týmito údajmi. Prístup zo svojej strany, pridáva vyššiu mieru špecializácie a zahŕňa špecifické funkcie na správu rôznych typov údajov. Okrem toho vám umožňuje obmedziť údaje, ktoré používatelia zadávajú do každého poľa, ako aj prepojiť súvisiace údaje vo viacerých tabuľkách.

Databázy uložené pomocou programu Microsoft Access zobrazujú rozšírenie súboru ".accdb". Aj keď je toto najbežnejšie a zároveň najaktuálnejšie, stále je možné nájsť ďalšie rozšírenia (".mdbe" o ".mde"), ktoré zodpovedajú verziám pred rokom 2007. V niektorých prípadoch musí používateľ na otvorenie tohto typu rozšírení najprv použiť nástroj na konverziu na konverziu na «.accdb».

Veci, ktoré môžeme robiť s Accessom

Ako môžete použiť Access na správu databázy? Nižšie uvádzame niektoré z najbežnejších úloh, ktoré môžeme s týmto nástrojom vykonávať.

Vytvorte databázu

Na domovskej obrazovke programu Access kliknite na „Súbor“ a v stĺpci možností vľavo vyberte „Nový“. Spomedzi rôznych možností zobrazených na obrazovke musíme vybrať tú s názvom ako „Databáza prázdnej pracovnej plochy“.

Tejto novovytvorenej databáze je možné priradiť názov ako predbežný krok pre prístup k novej šablóne a jej používanie.

Vytvorte tabuľku

Pre pridanie tabuľky údajov do databázy, ktorú sme vytvorili, je potrebné prejsť na pásku nástrojov a kliknúť na kartu "Stôl". Do tejto novej tabuľky možno pridať toľko polí, koľko chceme. Ak to chcete urobiť, musíte kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať možnosť «Pridať kliknutím».

Sekcia so zoznamom údajov sa používa na zoznam rôznych typov údajov, ktoré možno priradiť k poľu (v programe Access je povinné priradiť typ údajov ku každému poľu).

Pridajte údaje do tabuľky

Existuje mnoho spôsobov, ako pridať údaje do Accessovej tabuľky: pomocou formulára, importovaním z externého súboru, pomocou SQL alebo priamym zadaním údajov (tj manuálne). Najbežnejšou možnosťou je importovať cez súbory ".csv". Takto to robíte:

1. Na páse s nástrojmi kliknite na „Externé údaje“.
2. Potom klikneme na "Textový súbor".
3. Ďalej vyberieme zdrojový súbor a cieľovú tabuľku.
4. Pred pokračovaním v importe môžeme skontrolovať všetky podrobnosti súboru (použitie bodiek alebo čiarok ako oddeľovačov, treba vynechať niektoré polia.
5. Nakoniec stlačíme tlačidlo "Skončiť" spustiť import.

Odtiaľto je veľa akcií, ktoré môžeme vykonať v aplikácii s rôznymi tabuľkami, ktoré sme zaviedli. Napríklad je to možné vytvárať vzťahy medzi tabuľkami na dopytovanie údajov z rôznych tabuliek. Môžete tiež vytvoriť a Vyhľadávacia tabuľka, ktorý obsahuje údaje, na ktoré odkazuje iná tabuľka, alebo dokonca vytvára zložité dotazy na viacero tabuliek s rôznymi typmi údajov.

Ďalšie možné akcie sú robiť zálohy, vytvárať spustiteľné databázy (ktoré externí používatelia nemôžu upraviť) vytvoriť makro automatizovať zložité úlohy resp exportovať dáta do excelu, okrem mnohých ďalších možností.

Na vykonanie všetkých týchto akcií obsahuje Microsoft Access šikovné asistente čo je nepochybne veľkou pomocou pre tých, ktorí túto aplikáciu používajú prvýkrát.

Záver

Microsoft Access je vysoko odporúčaná možnosť pre malé a stredné podniky, ktoré potrebujú jednoduchý a ľahko použiteľný nástroj na správu údajov. Ideálne pre úlohy ako griadenie zásob alebo monitorovanie projektu. Pre všetky tieto prípady sa oplatí naučiť sa ho používať.