- Existujú špecializované nástroje, ktoré umožňujú sledovať kľúčové slová v rôznych dokumentoch PDF súčasne bez toho, aby ste ich museli otvárať jeden po druhom.
- Účinnosť vyhľadávania závisí od toho, či je súbor digitálny alebo bol spracovaný pomocou systému optického rozpoznávania znakov (OCR).
- Od pokročilých čítačiek ako Foxit Reader až po lokálne indexovacie riešenia existujú rôzne alternatívy v závislosti od objemu spravovaných údajov.
Niekedy zistíme, že naše počítače sú preplnené PDF dokumentmi, či už ide o účtenky z nákupov, ročné faktúry alebo digitálne knihy, a príde bod, keď už len organizovanie priečinkov nestačí. V tomto článku sa pozrieme... Ako vyhľadávať PDF dokumenty pomocou EverythingToolbar. Pretože mnohokrát potrebujeme nájsť konkrétnu informáciu, napríklad číslo faktúry alebo kľúčové slovo, a nemáme ani potuchy, v ktorom súbore presne sa nachádza.
Väčšina z nás sa snaží použiť štandardný vyhľadávací nástroj systému Windows alebo programy na vyhľadávanie v obyčajnom texte, ale narazíme na problém, pretože súbory PDF nie sú obyčajné textové súbory. Používajú... komplexný binárny formát To spôsobuje, že nástroje ako grepWin často zlyhávajú, pretože nedokážu čítať interný obsah, pokiaľ nie sú dáta čitateľné v binárnom formáte, čo je v podstate otázka šťastia.
Výzva PDF a čítania binárnych súborov
Aby ste pochopili, prečo je to také ťažké, musíte vedieť, že PDF je pre mnohé programy ako hieroglyfy. Ak sa pokúsite použiť softvér, ktorý vyhľadáva text iba v súboroch .txt alebo .csv, je pravdepodobné, že Nenašiel som absolútne nič. aj keď je tam slovo napísané. Stáva sa to preto, lebo softvér pred vykonaním vyhľadávania potrebuje nástroj na analýzu štruktúry PDF.
V prípadoch, keď máme stovky digitálnych dokladov, cloudové úložisko niekedy postačuje, pretože Neindexujú skutočný obsah. Z dôvodu obáv o súkromie alebo technických obmedzení sa dokumenty môžu stať iba úložiskom súborov, kde je nemožné čokoľvek rýchlo nájsť. Preto je dôležité vedieť, ako vyhľadávať dokumenty PDF pomocou Panel s nástrojmi EverythingToolbar.
Vyhľadávanie PDF dokumentov pomocou panela nástrojov EverythingToolbar
Panel nástrojov EverythingToolbar používa vyhľadávací nástroj Everything, takže dokáže veľmi rýchlo nájsť súbory PDF. Uvidíme to nižšie:
- Ak chcete vyhľadať všetky súbory PDF, zadajte ext:pdf o *.pdf
- Ak chcete vyhľadať PDF súbor podľa názvu (napríklad „dom“), zadajte dom ext.:pdf a zobrazí vám všetky súbory PDF, ktorých názov obsahuje slovo „dom“.
- Ak chcete vyhľadať viacero výrazov (napríklad „faktúra“ a „apríl“), zadajte faktúra apríl ext:pdf
- Ak chcete vyhľadávať v konkrétnom priečinku (napríklad „dokumenty“), môžete zadať d:\dokumenty\ ext:pdf alebo path:d:\dokumenty. Ak chcete vyhľadávať podľa dátumu (napríklad „posledných 30 dní“), zadajte ext:pdf dm:last30days
- V prípade vyhľadávania podľa veľkosti (napríklad „PDF súbory väčšie ako 10 MB“) napíšte veľkosť ext:pdf: >10 MB
Je tiež možné vyhľadávať slovo v obsahu PDF súboru? Tu narážame na významné obmedzenie pri vyhľadávaní PDF dokumentov pomocou nástroja EverythingToolbar: tento nástroj neindexuje obsah PDF, iba názov, cestu a niektoré metadáta. Preto, ak chcete vyhľadávať v texte PDF dokumentov, potrebujete indexátor obsahu, napríklad DocFetcher.
Dôležitosť OCR v skenovaných dokumentoch
Poznámka: Vyhľadávanie dokumentov PDF pomocou panela EverythingToolbar je jednoduché ak ste si predtým naskenovali faktúry ako obrázky a uložili ich do PDF súboru. V opačnom prípade vyhľadávač nič nenájde, pretože počítač to interpretuje ako obrázok, nie ako text. Na vyriešenie tohto problému je nevyhnutné spustiť súbory procesom OCR (optické rozpoznávanie znakov).
Existujú nástroje ako Abbyy FineReader alebo dokonca vstavané funkcie v Google Docs, ktoré umožňujú Prevod obrázkov na upraviteľný textKeď PDF súbor obsahuje túto neviditeľnú textovú vrstvu, akýkoľvek indexovací softvér bude schopný prehľadávať informácie bez námahy, čo vám umožní udržiavať oveľa efektívnejšiu bezpapierovú kanceláriu.
Iné alternatívy a údržba systému
Pre tých, ktorí hľadajú profesionálnejšie riešenie, okrem jednoduchého vyhľadávania dokumentov PDF pomocou nástroja EverythingToolbar, existujú lokálne indexovacie systémy, ktoré vytvárajú mapu všetkého obsahu v podpriečinkoch, čím eliminujú potrebu manuálnej navigácie v Prieskumníkovi systému Windows. Ak si všimnete, že funkcie vyhľadávanie z panela úloh Ak natívne funkcie vášho operačného systému zlyhajú, môže to byť problém s Obchod Windows alebo Vyhľadávanie vo Windowse.
V takýchto prípadoch spustenie príkazov v PowerShell na preinštalovanie natívnych aplikácií alebo vymazanie vyrovnávacej pamäte SoftwareDistribution Toto môže pomôcť systému správne preindexovať súbory. Pre dôkladné vyhľadávanie PDF je však vždy najlepšie spoľahnúť sa na špecializovaný softvér na čítanie tohto formátu než vo všeobecnom vyhľadávači systému.
Stručne povedané, vyhľadávanie PDF dokumentov pomocou EverythingToolbar je obrovskou výhodou. Kľúčom k tomu, aby ste sa vyhli plytvaniu časom hľadaním stratených údajov medzi stovkami digitálnych súborov, je mať pokročilú čítačku, ktorá umožňuje hromadné vyhľadávanie, zabezpečiť, aby všetky vaše skeny mali OCR, a udržiavať váš operačný systém optimalizovaný.
dni
Redaktor špecializovaný na problematiku technológií a internetu s viac ako desaťročnými skúsenosťami v rôznych digitálnych médiách. Pracoval som ako redaktor a tvorca obsahu pre e-commerce, komunikáciu, online marketing a reklamné spoločnosti. Písal som aj na ekonomické, finančné a iné sektorové weby. Moja práca je zároveň mojou vášňou. Teraz prostredníctvom mojich článkov v Tecnobits, snažím sa každý deň preskúmať všetky novinky a nové možnosti, ktoré nám svet technológií ponúka na zlepšenie nášho života.