Softvér DMS: Aplikácie, ktoré vám umožňujú bezpečne ukladať dokumentáciu

La správa právnej dokumentácie Už sa to nedá pochopiť bez softvér DMS ktoré centralizujú, chránia a sprístupňujú súbory z akéhokoľvek zariadenia. Hoci mnoho právnických firiem stále zápasí s papierovými procesmi, realita je taká, že právne záležitosti sú zložité a vyžadujú si moderný softvér na zefektívnenie pracovných postupov, minimalizáciu rizík a zlepšenie vzťahov s klientmi. Ktoré aplikácie umožňujú ukladať právnu dokumentáciu? Hovorili sme o tom v tomto článku.

V ňom vysvetľujeme, ako ich bezpečne používať, ich najvýznamnejšie vlastnosti a najlepšie riešenia, ktoré môžeme použiť.

Čo je softvér na správu a uchovávanie právnej dokumentácie?

Softvér na správu právnych dokumentov (DMS) je Špecializovaný nástroj na ukladanie, organizovanie, verzovanie a sledovanie digitálnych súborov v rámci firiem, konzultačných spoločností a právnych oddelení.Jeho cieľom je, aby kritické dokumenty sú bezpečné, no zároveň ľahko dostupné vďaka pokročilému vyhľadávaniu, oprávneniam založeným na rolách a sledovateľnosti.

Tieto platformy zvyčajne zahŕňajú výkonné vyhľadávanie, spoluprácu v reálnom čase, správu verzií a funkcie dodržiavania predpisov. právny sektorOkrem toho je kľúčové, aby systém podporoval automatizáciu pracovných postupov, bezpečnú výmenu s klientmi, elektronické podpisy a audit akcií.

Mimo právnej sféry, DMS sú súčasťou ekosystému správy podnikového obsahu (ECM)., vrátane digitalizácie (skenovanie a OCR), elektronickej archivácie, zálohovania a bezpečnostných vrstiev na podnikovej úrovni s cieľom splniť normy GDPR a ISO.

Kľúčové vlastnosti, ktoré by ste mali požadovať od legálneho DMS

• Správa a úložisko v cloude a/alebo na vlastných serverochNepretržitý prístup z webu a mobilu s bezpečnou synchronizáciou a škálovateľnými plánmi založenými na objeme dát a možnosťou hybridného cloudu na mieste, ak si to vyžaduje vaša IT politika.
• Jednoduchá použiteľnosť a implementáciaIntuitívne rozhranie urýchľuje prijatie a skracuje krivku učenia; čím skôr dosiahnete hodnotu, tým lepšiu návratnosť získate a tým menší bude vnútorný odpor.
• Prispôsobiteľné šablóny, dashboardy a metadátaŠtandardizujte zmluvy, reklamácie alebo dokumenty pomocou opakovane použiteľných šablón a dashboardov na zobrazenie priebehu, míľnikov a závislostí; metadáta a značky sú kľúčové pre kategorizáciu.
• Automatizácia tokuNahraďte manuálne kroky pravidlami a spúšťačmi (schválenia, upozornenia, priradenia) s verziami a protokolmi aktivít na účely auditu.

Typy DMS a bežné funkcie

• NasadenímV cloude (všadeprítomný prístup, znížené trenie a závislosť od tretích strán) alebo lokálne (plná kontrola, interné investície a údržba). Existujú aj hybridy na kombináciu výhod.
• Podľa licencieProprietárne (oficiálna podpora, školenia, SLA, vyššie náklady) vs. open source (flexibilita a komunita, vyžaduje si skúseného dodávateľa alebo interný tím pre údržbu).
• Kľúčové schopnostiSkenovanie a OCR, indexovanie metadát, vyhľadávanie obsahu alebo kľúčových slov, verzovanie, povolenia a audit, integrácie (ERP, CRM, e-mail) a pracovné postupy (schvaľovanie).

Najlepší softvér DMS (správa právnych dokumentov)

Zhromaždili sme riešenia, ktoré právne tímy používajú na správu prípadov, dokumentáciu, pracovné zaťaženie a vzťahy s klientmi. Pre bližšie porovnanie sme zahrnuli silné stránky, obmedzenia, ceny a hodnotenia.

Kliknite na tlačidlo Hore

ClickUp Docs poskytuje agilný spôsob vytvárania, vyhľadávania a spolupráce na právnych dokumentoch v rámci toho istého projektového prostredia. Jeho výkonný vyhľadávací nástroj zrýchľuje vyhľadávanie súborov a Bezpečnosť a dostupnosť sú vynikajúce. Zbaviť sa právne šablóny (správa klientov, sledovanie prípadov a fakturácia) a ClickUp AI písať súhrny a aktualizácie.

Ceny: Navždy zadarmo; Neobmedzene 7 USD/používateľ/mesiac; Firemné 12 USD/používateľ/mesiac; Podnikové (kontaktné). ClickUp AI +5 USD/mesiac na člena pri platených programoch.

Projekt ProProfs

Jednoduchý balík úloh, kalendárov a zdrojov, nie je to právne špecifické, ale užitočné, ak hľadáte jednoduchosť a dobrá cena. Projekt ProProfs Generuje faktúry a reporty, sleduje čas a ponúka Ganttove a Kanbanové tabule. Chýba mu pokročilý CRM a tímový chat.

cena: 39,97 USD/mesiac pre neobmedzený počet používateľov (ročne).

Asan

Asan je Komplexná platforma pre pracovné postupy s automatizáciou, závislosťami a reportingom.Umožňuje vám zobraziť problémy na časovej osi, v zozname alebo na nástenke, nastaviť si inteligentné ciele a vytvoriť pravidlá bez kódu. Jeho počiatočná krivka učenia a zložité hierarchie môžu byť pre niektorých používateľov prekážkou.

CenyZákladné (zadarmo), Prémiové 10,99 USD/používateľ/mesiac (ročne), Biznis 24,99 USD/používateľ/mesiac (ročne).

červená búdka

Zamerané na tímy, ktoré kombinujú Úlohy, HD videohovory a vlastné postupy na jednej platforme. červená búdka zahŕňa šablóny, Ganttov diagram a núdzový príznak pre kritické úlohy.

CenyPro 9 USD; Business 15 USD/používateľ/mesiac (ročne); Enterprise (kontakt).

Trello

Trello je známy svojím jednoduchým Kanbanom, teraz s Automatizácie Butlera a viacero zobrazení (časová os, kalendár, tabuľka, mapa)Softvér DMS so skvelým ekosystémom vylepšení a integrácií.

CenyZdarma; Štandard 5 USD; Prémiový 10 USD/používateľ/mesiac (ročne); Podnikový (kontakt).

Evernote

Hoci bol pôvodne vytvorený pre poznámky, mnoho právnických firiem ho používa Evernote ako ľahké a kolaboratívne úložiskoSkenujte, ukladajte a vyhľadávajte pomocou rozšíreného vyhľadávania. Integrujte kalendáre a úlohy.

CenyZadarmo; Osobný 10,83 USD; Profesionálny 14,17 USD/používateľ/mesiac (ročne).

DMS, ECM a CMS: rozdiely, ktoré by mali byť jasné

Pri výbere DMS softvéru je užitočné objasniť si určité pojmy, ktoré sa často zamieňajú:

• DMS sa zameriava na životný cyklus dokumentov (skenovanie, triedenie, ukladanie, verzovanie, publikovanie a zdieľanie).
• ECM pokrýva celý obsah spoločnosti (dokumenty, e-maily, multimédiá, dáta) s informačnými tokmi a riadením.
• CMS je zvyčajne orientovaný na správa webového obsahu (stránky, blogy, intranety).

Očakáva sa, že trh ECM dosiahne v roku 67.590 približne 2023 miliardy dolárov a o päť rokov by mohol prekročiť 131.200 miliardy dolárov., s ročným rastom 14 %. Mnohé malé a stredné podniky mrhajú kapitálom kvôli neefektívnosti: až 20.000 18 USD ročne kvôli problémom s dokumentmi a priemerne XNUMX minút na nájdenie súboru.

Otvorený zdrojový kód a vlastné hosťovanie: riešenia, ktoré prinášajú zmenu

Ak potrebujete Plná kontrola dát a prispôsobenie, ekosystém open source ponúka výkonné alternatívyTu je 10 vynikajúcich možností a ich kľúčové body.

• Papierová známkaOtvorený zdrojový kód, vlastné hosťovanie, neobmedzený počet dokumentov a priečinkov, biele označovanie, vlastné domény a vodoznaky. Cena: Bezplatný plán; 29 USD (3 miesta) na zdieľanie dokumentov; 59 USD zabezpečená dátová miestnosť; 149 USD neobmedzený počet miestností; plná verzia s vlastným hosťovaním.
• NextcloudBalíček nástrojov na spoluprácu so súbormi, Talk, Groupware a Office (online úpravy, kalendár, kontakty a e-mail). Zabezpečenie a riadenie prístupu na podnikovej úrovni a integrácia s existujúcou infraštruktúrou. Cena: 37,49 € – 195 €/používateľ/rok v závislosti od plánu.
• Dokumentárny film: Platforma na podpisovanie dokumentov s otvoreným zdrojovým kódom, Samostatne hostované s inteligentnými šablónami a pravidlami; integruje sa so Zapierom. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. CenyEnterprise 1188 XNUMX USD za licenciu/rok; Singleplayer (bez verejných cien).
• OpenDocMan: webový DMS softvér v PHP kompatibilný ISO 17025 a OIEs kontrolou prístupu, automatizovaná kontrola, metadáta, vyhľadávanie podľa autora/oddelenia/kategórie a Zabezpečené adresy URL. obmedzenia: Používateľské rozhranie s obmedzené prispôsobenie a krivka pre VÁS. 
• Zlúčenie papieraNavrhnuté pre skenované dokumenty s OCR a fulltextovým vyhľadávaním; viacero používateľov, verzovanie, REST API a podrobné povolenia. Obmedzenia: Zameranie na skenovanie a môžu chýbať pokročilé funkcie.

Ako si vybrať softvér DMS

Pred výberom jedného alebo druhého DMS softvéru je potrebné zvážiť tieto aspekty:

• Skúsenosti dodávateľovHľadajte partnerov, ktorí rozumejú právnym procesom a môžu vám pomôcť s implementáciou, školením a zabezpečením kontinuity podnikania.
• Jednoduché použitiePoužiteľný nástroj znižuje vnútorný odpor; s krátkym zaškolením by mal byť ktokoľvek schopný ovládať základy (od účtovníctva až po predaj).
• Zásady ochrany osobných údajovUprednostnite šifrovanie, zálohy, riadenie prístupu, protokoly aktivít a súlad s GDPR/ISO; bezpečnosť je nevyhnutná.
• Mobilný a vzdialený prístupTakže môžete spúšťať procesy a robiť rozhodnutia z mobilného telefónu mimo kancelárie bez problémov.
• ŠkálovateľnosťZhodnoťte jeho schopnosť rásť s vami (používatelia, GB/TB, nové oddelenia) a jeho flexibilitu pri integrácii s ERP/CRM/e-mailom.

Dobrý softvér DMS centralizuje, klasifikuje a automatizuje procesy a zároveň zaisťuje bezpečnosť, súlad s predpismi a pokročilé vyhľadávanie, ktoré nájde dokument v priebehu niekoľkých sekúnd.Vďaka všetkému, čo je tu uvedené, máte k dispozícii overenú škálu nástrojov na implementáciu solídneho a produktívneho digitálneho základu, ktorý podporuje všetko od kancelárie s jedným pracovníkom až po najnáročnejšiu korporáciu.