Zobrazenie zmien v súbore programu Excel: sprievodca, ktorý potrebujete

Keď zdieľame tabuľky, je normálne, že sa pýtame, čoho sa každý človek dotkol a kedy. Zobrazenie úprav v súbore programu ExcelDnes máme niekoľko možností: panel Zobraziť zmeny, História verzií a v klasickejších scenároch aj veterána „Sledovať zmeny“.

V tomto článku vysvetľujeme ako to urobiť, aké obmedzenia má každá možnosť a aké existujú alternatívy Ak pracujete mimo cloudu, plus ďalšie praktické tipy.

Čo je funkcia „Zobraziť zmeny“ v Exceli a aké informácie zobrazuje?

Funkcia Zobraziť zmeny centralizuje záznamy o nedávnych úpravách v knihe. Jej panel zobrazuje najnovšie zmeny v hornej časti, čo vám umožňuje ich podrobne identifikovať. kto vykonal úpravu, dotknutá bunka, presný čas a predchádzajúca hodnotaJe to obzvlášť užitočné, keď zdieľaný súbor upravuje viacero ľudí a potrebujete jasnú časovú os.

Tento panel vám tiež umožňuje skontrolovať úpravy, ktoré boli vykonané „hromadne“. V týchto prípadoch vynikať Vygeneruje kartu s hromadnou akciou a poskytne prístup k možnosti „Zobraziť zmeny“ v rámci tejto karty, aby ste sa mohli hlbšie ponoriť do podrobnosti o každej zoskupenej úprave bez straty kontextu.

Majte na pamäti, že Excel uchováva nedávnu aktivitu v tomto paneli, čo ponúka viditeľnosť maximálne asi 60 dníAk chcete rozšíriť časový rozsah a skontrolovať, čo sa dialo predtým, bude na rade História verzií, o ktorej si povieme neskôr. cesta k predchádzajúcim verziám a skontrolujte ich bez akýchkoľvek prekvapení.

Zobraziť zmeny v celej knihe: rýchle kroky

Pre komplexný prehľad zošita a zobrazenie úprav v súbore programu Excel je postup veľmi jednoduchý a presmeruje vás na panel so všetkými nedávno vykonanými úpravami. Po vykonaní týchto krokov ich budete môcť okamžite vidieť. všetko, čo sa stalo v súbore:

1. Na karte Revízia vyberte položku Zobraziť zmeny a otvoríte panel s poslednými úpravami.
2. Upozorňujeme, že zmeny sa zobrazujú zoradené tak, že najnovšie sú navrchu, čo odráža skutočné chronologické poradie exekúcie.
3. Budete môcť identifikovať, kto čo zmenil a v ktorej bunke, spolu s presným dátumom a časom, čo uľahčí prácu. spolupráca v oblasti auditu.
4. Ak existujú hromadné úpravy, nájdete kartu, ktorá zoskupuje danú operáciu, a tlačidlo pre Pozrite si zmeny a prechádzajte jednotlivými zahrnutými úpravami.

Filtrovanie zmien podľa hárka, rozsahu alebo konkrétnej bunky

Ak chcete zúžiť zameranie, môžete si zobraziť zmeny v súbore programu Excel iba pre konkrétny hárok, rozsah alebo dokonca jednu bunku. Toto filtrovanie vám pomôže podrobnejšie preskúmať. čo sa stalo v konkrétnej oblasti z knihy bez ďalšieho šumu.

Ak chcete rýchlo filtrovať z hárka: vyberte hárok, rozsah alebo jednu bunku, potom kliknite pravým tlačidlom myši, čím otvoríte kontextovú ponuku a vyberiete Zobraziť zmenyTouto akciou Excel obmedzí panel na ten výber.

Filtrovať môžete aj priamo z panela Zmeny. V hornej časti sa zobrazí ikona filtra: jej výberom môžete určiť, či chcete filtrovať podľa... Rango alebo krídloAk vyberiete možnosť Rozsah, zadajte rozsah alebo bunku do textového poľa a potvrďte ju ikonou šípky vedľa daného poľa, aby ste použili ihneď prefiltrovať.

Tento prístup k filtrovaniu vám ušetrí veľa času pri vyšetrovaní incidentov alebo keď sa potrebujete zamerať na kritická oblasť hárku (napríklad rozsah, v ktorom sa vypočítavajú súčty alebo kde niekto zmenil odkazy).

Kde funguje funkcia „Zobraziť zmeny“ a aké sú požiadavky na jej zaregistrovanie?

Možnosť Zobraziť zmeny je k dispozícii v Exceli pre počítače aj v Exceli pre web a na svojom paneli zobrazuje úpravy vykonané v excelových aplikáciách, ktoré ju podporujú. spoluautorTo znamená, že ak chcú všetci používatelia zobraziť najúplnejšiu históriu na ovládacom paneli, musia používať kompatibilnú aplikáciu Excel a pracovať so súborom na miestach, ktoré zachovať spoluvydávanie aktívne (napríklad OneDrive alebo SharePoint).

Čo ak sa tabuľa zobrazuje prázdna, aj keď viete, že došlo k aktivite? Niektoré akcie môžu spôsobiť, že Excel tento denník vymaže. Prázdna tabuľa sa zobrazí, ak niekto napríklad upravoval pomocou jednorazového nákupu alebo staršej verzie Excelu, ktorá nie je kompatibilná so spoluautorstvom, alebo ak boli použité funkcie, ktoré... Nie sú kompatibilné so spoločným publikovaním alebo ak je súbor nahradené alebo bola uložená kópia, čím sa prerušila kontinuita monitorovania.

Dobrou správou je, že od tohto okamihu sa všetky nové zmeny, ktoré vy alebo niekto iný vykoná z kompatibilných aplikácií, opäť zaznamenajú v paneli Zmeny. Tým sa obnoví prehľad o následných udalostiach a umožní vám sledovať stopu bez nutnosti prepracovať dokument.

Ktoré zmeny sa zaznamenajú a ktoré sa nezobrazia na paneli

Panel Zmeny sa zameriava na vzorce a hodnoty buniek, ako aj na operácie, ako je presúvanie, triedenie, vkladanie alebo odstraňovanie buniek a rozsahov. Preto na ňom jasne nájdete jednorazové úpravy aj štrukturálne zmeny, ktoré ovplyvňujú dátové bloky.

Niektoré akcie sa však momentálne nezobrazujú: úpravy grafiky, tvarov alebo iných objektov, pohyby alebo nastavenia v dynamické tabuľkyPatria sem zmeny formátovania (farby, písma, štýly), skrytie buniek/rozsahov a použitie filtrov. Majte to na pamäti, pretože táto „vizuálna vrstva“ sa neodráža v paneli, ktorý sa zameriava na hlavné funkcie. numerické a funkčné.

Okrem toho, aby poskytol čo najúplnejšiu históriu, môže Excel nechať na časovej osi medzery, ak určité zmeny nie sú k dispozícii. V dôsledku toho si môžete všimnúť „preskočenia“, keď úpravy z dôvodu ich povahy alebo použitého nástroja nebolo možné vykonať. záznam na paneli.

Prečo v niektorých položkách niekedy chýbajú predchádzajúce hodnoty? Môže sa to stať, keď sa údaje upravia pomocou kódu (napríklad VBA alebo doplnkov) alebo ak niekto upravil zošit pomocou programu Excel bez jeho aktualizácie. najnovšia verziaV takýchto prípadoch sa môže stratiť sledovateľnosť „hodnoty pred/hodnoty po“ pre danú konkrétnu akciu.

Ako zobraziť staršie zmeny: História verzií

Panel Zmeny zobrazuje najnovšie zmeny; ak potrebujete predĺžiť obdobie, použite História verziíV ponuke Súbor > Informácie > História verzií môžete otvoriť predchádzajúcu verziu, zobraziť si jej ukážku a v prípade potreby ju obnoviť. Toto je veľmi užitočné pri skúmaní. predchádzajúce udalosti do rozsahu, ktorý pokrýva funkcia Zobraziť zmeny.

História verzií nie je to isté ako „vizuálny porovnávač“ dvoch bodov v čase: jej účelom je umožniť navigáciu v stavoch súborov s možnosťou otvoriť predchádzajúcu verziu a pracovať na nej. Napriek tomu môže kombinácia tejto funkcie s funkciou Zobraziť zmeny poskytnúť vyvážený prehľad. rýchle a nedávne s dlhodobejším auditom.

Ak sa váš súbor nachádza v SharePointe, nezabudnite, že správa verzií má konfigurovateľné limity. Počas inštalácie môžete nastaviť maximálny počet verzií, ktoré chcete ponechať, a keď systém dosiahne limit, odstráni poslednú verziu. najstarší aby ste uvoľnili miesto pre nové. Ak potrebujete viac priestoru, je možné toto číslo zvýšiť až na systémový limit, čo zlepšuje možnosť návratu v čase k rozsiahly výskum.

Pre tímy, ktoré sa spoliehajú na historické verzie, je vhodné pravidelne kontrolovať túto konfiguráciu v knižnici SharePointu a prispôsobovať ju pracovnému postupu: čím viac denných zmien, tým väčší zmysel má zvýšiť počet zadržané verzie aby sa nestratila užitočná stopa.

Obnovenie tably zmien: Kedy a ako

V Exceli pre web existuje možnosť vymazať históriu zmien, ktorú vidíte na tabuli. Nachádza sa v časti Súbor > Informácie a jej potvrdením... vyčistite panel pre všetkých používateľov knihy. Je to nezvratný úkon, a preto by sa mal pred jeho vykonaním starostlivo zvážiť, ak potrebujete zachovať dôkazy o nedávna spolupráca.

Aj keď danú položku z panela odstránite, stále môžete otvoriť alebo obnoviť predchádzajúce verzie prostredníctvom Histórie verzií. Inými slovami, odstránite „zoznam udalostí“ z panela, ale nestratíte možnosť vrátiť sa do predchádzajúcich stavov súboru, pokiaľ tieto verzie existujú v systéme.

Klasické „Sledovanie zmien“ v Exceli: čo ponúka a ako si ho skontrolovať

Program roky používal tradičný systém „Sledovanie zmien“, ktorý sa dnes považuje za zastaraný. Bol to dobrý spôsob zobrazenia úprav v excelovskom súbore. V zošitoch s touto funkciou ukladanie a zdieľanie každej úpravy zanechávalo značky v bunkách (modré trojuholníky) a kontextové komentáre. popis zmeny a zodpovedný používateľ. Hoci v určitých scenároch stále existuje, v moderných prostrediach spoluautorstva bola nahradená funkciou Zobraziť zmeny.

Ak vaša organizácia stále používa tento prístup, môžete zmeny uviesť na samostatnom hárku. Ak to chcete urobiť, na karte Revízia otvorte položku Sledovať zmeny a vyberte zvýrazniť zmenyVyberte možnosť „Zobraziť zmeny v novom hárku“ a potvrďte tlačidlom OK: Excel pridá hárok s názvom „História“ s Podrobnosti o zmene vyňaté z knihy.

Kontrola týchto úprav sa tiež spravovala v časti Kontrola > Sledovanie zmien > Prijať alebo odmietnuť zmeny. Tam ich môžete prijať alebo odmietnuť jednu po druhej, alebo ich môžete spracovať hromadne pomocou možností „Prijať všetko“ alebo „Odmietnuť všetko“ s možnosťou kedykoľvek ich zatvoriť. vrátiť sa na stránku.

Táto metóda má hodnotu v knihách, ktoré už boli vytvorené v danom systéme, ale neponúka integráciu a zážitok zo spoluautorstva, ktoré dnes poskytuje cloud a panel Zobraziť zmeny, kde sú informácie lepšie zosúladené s spoločné úpravy en tiempo real.

Porovnanie verzií a obmedzení: čo môžete a nemôžete očakávať od Excelu

Namiesto zobrazenia zmien v súbore programu Excel chcú mnohí používatelia jednoducho „na prvý pohľad“ vedieť, čo sa zmenilo medzi poslednou a aktuálnou verziou, bez toho, aby museli otvárať dva súbory vedľa seba. V praxi Excel neobsahuje natívny nástroj, ktorý by túto funkciu vykonával. podrobný rozdiel medzi ľubovoľnými dvoma lokálnymi súbormi. Ponúka Zobraziť zmeny pre knihy, na ktorých je napísaných spoluautorov (nedávna a veľmi praktická funkcia) a Históriu verzií na otvorenie predchádzajúcich verzií a prípadne aj obnovte ich.

Niektorí používatelia spomínajú nástroj s názvom Porovnanie tabuliek (súčasť niektorých inštalácií balíka Office) na porovnávanie dvoch uložených súborov. Na jeho použitie potrebujete v počítači kópiu predchádzajúcej verzie; nie je to „magické tlačidlo“ v Exceli, ale samostatný nástroj, ktorý porovnáva zošity a zobrazuje výsledky. rozdielyJe to užitočné, ak nepracujete v cloude, hoci to vyžaduje dodatočný krok uchovávania lokálnych verzií.

Na fórach sa bežne číta, že „neexistuje žiadny natívny, rýchly a univerzálny spôsob“ na porovnanie akejkoľvek verzie so súčasnou bez predchádzajúcej prípravy materiálu. A to dáva zmysel: na zaznamenanie každej malej variácie by archív musel uchovávať obrovské množstvo metadátaTo by drasticky zväčšilo jeho veľkosť a skomplikovalo by jeho správu, najmä v knihách, ktoré sa denne aktualizujú.

Ak pracujete v systéme Windows, Prieskumník súborov vám umožňuje pridať stĺpce s informáciami (dátum vytvorenia, dátum úpravy atď.), ale ide o metadáta na úrovni súboru, nie o históriu zmeny na bunkuĎalšou možnosťou systému je História súborovktorý vytvára kópie upravených súborov, aby ich bolo možné obnoviť; na oplátku spotrebúva miesto na disku a nie je prehliadačom granulárne zmeny ako taký.

Stručne povedané: ak spoluvytvárate dokumenty v Exceli (OneDrive/SharePoint), použite možnosť Zobraziť zmeny pre posledné zmeny a možnosť História verzií pre dlhšie obdobia. Ak je váš pracovný postup lokálny, uložte verzie a keď ich potrebujete porovnať, zvážte použitie nástrojov na porovnávanie, ako je napríklad Porovnanie tabuliek, na získanie mapy zmien. rozdiely medzi súbormi.

Ekosystém na zobrazenie zmien v súbore programu Excel ponúka výkonné riešenia pri práci v cloude a pri spoluautorstve: tabla Zobraziť zmeny vám poskytuje „tu a teraz“, zatiaľ čo nastavenia História verzií a SharePointu rozširujú časový horizont. V lokálnych scenároch si porovnávanie vyžaduje ukladanie kópií a spoliehanie sa na externé nástroje. Vďaka znalosti toho, čo sa zaznamenáva a čo nie, a zabezpečeniu vhodnej konfigurácie môžete mať realistickú a efektívnu kontrolu nad procesom. stopa po Edimtácie vo svojich tabuľkách.

Súvisiaci článok:

Office sa neotvorí kvôli súboru AppVIsvSubsystems64.dll: overené riešenia

Daniel Terrasa

Redaktor špecializovaný na problematiku technológií a internetu s viac ako desaťročnými skúsenosťami v rôznych digitálnych médiách. Pracoval som ako redaktor a tvorca obsahu pre e-commerce, komunikáciu, online marketing a reklamné spoločnosti. Písal som aj na ekonomické, finančné a iné sektorové weby. Moja práca je zároveň mojou vášňou. Teraz prostredníctvom mojich článkov v Tecnobits, snažím sa každý deň preskúmať všetky novinky a nové možnosti, ktoré nám svet technológií ponúka na zlepšenie nášho života.