Základné automatizácie a skratky v Outlooku na zvýšenie produktivity

Microsoft Outlook Je to jeden z najpoužívanejších nástrojov v profesionálnom aj osobnom prostredí na správu e-mailov, kalendára a ďalších aspektov každodennej produktivity. Mnoho ľudí nevie, že... Zvládnutím automatizácií a skratiek v Outlooku sa možnosti výkonu tohto nástroja znásobia.

Stručne povedané, a svižnejšia navigácia Pre tých, ktorí denne pracujú s množstvom e-mailov, schôdzok alebo úloh. V tomto článku vám ukážeme všetky najdôležitejšie skratky, ktoré môžete použiť na správu e-mailov a kalendára, organizovanie kontaktov a úloh a ďalšie kľúčové funkcie.

Základné skratky na písanie a správu e-mailov v programe Outlook

Pre tých, ktorí používajú Outlook predovšetkým ako e-mailového klienta, existuje niekoľko klávesových skratiek, ktoré je dobré si od začiatku zapamätať.

• Ctrl + NVytvoriť novú správu
• Ctrl+Shift+MSlúži tiež na napísanie nového e-mailu z ľubovoľného miesta v programe
• Ctrl + ROdpovedať odosielateľovi
• Ctrl+Shift+ROdpovedať všetkým príjemcom
• Ctrl + FPreposielať poštu
• Ctrl + D: Odstrániť vybranú správu
• Alt + S o Ctrl+EnterOdoslať aktuálnu správu
• Alt+IPriložiť súbory
• F7Skontrolovať pravopis

Tieto skratky vám umožňujú vykonávať kľúčové akcie bez toho, aby ste museli zdvihnúť ruky z klávesnice., čo je kľúčové, ak odpovedáte na veľa e-mailov za sebou alebo píšete dlhé správy.

Skratky v Outlooku rýchlo sa prechádzať 

Nielenže môžete rýchlo vytvárať a spravovať e-maily, ale pomocou týchto skratiek Outlooku sa môžete aj veľmi agilne pohybovať medzi rôznymi časťami programu:

• Ctrl + 1Prejsť na e-mail
• Ctrl + 2Otvoriť kalendár
• Ctrl + 3Pozrite si sekciu kontaktov
• Ctrl + 4Prístup k úlohám
• Ctrl + YVyberte priečinok, ktorý chcete otvoriť

Pomocou týchto klávesov môžete sledovať celú svoju organizáciu bez toho, aby ste museli preklikávať rôzne karty alebo ponuky.

Kalendár Outlooku má veľa skratiek na maximalizáciu jeho využitia

Kalendár v Outlooku je jedným z jeho pilierov a má tiež mnoho skratiek, ako z neho vyťažiť maximum:

• Ctrl + Shift + AVytvoriť novú schôdzku
• Ctrl + Shift + QVytvoriť žiadosť o stretnutie
• Alt+H, M, RĎalší spôsob, ako vytvoriť stretnutie
• Ctrl + GPrejsť na konkrétny dátum
• Alt + Page DownPrejsť na ďalší mesiac
• Alt + Page Up: Prejsť na predchádzajúci mesiac
• Ctrl + šípka dopravaNasledujúci deň
• Ctrl + šípka doľavaPredchádzajúci deň

Môžete tiež zobraziť rôzne časové obdobia zmenou čísla použitého pomocou klávesu Alt:

• Alt+1: Jeden deň
• Alt+7: Celý týždeň
• Alt+0: Desať dní

Vďaka týmto zdrojom si môžete naplánovať a zobraziť svoje stretnutia na prvý pohľad bez vizuálnych rušivých prvkov.

Rýchle akcie pre schôdzky a pripomienky

Ďalšie skratky v Outlooku: Pri správe viacerých stretnutí alebo schôdzok sa vám tieto skratky budú hodiť:

• Alt + AOtvorte schôdzku, keď sa zobrazí oznámenie
• Alt + S: Odloženie pripomienky
• Alt + DZatvoriť pripomienku
• Alt+V, MOtvoriť okno s upozorneniami

Rýchla správa kontaktov, poznámok a úloh

Outlook vám tiež umožňuje vykonávať rýchle akcie s kontaktmi, poznámkami a úlohami:

• Ctrl + Shift + TVytvoriť novú úlohu
• Ctrl + Shift + VPresunúť položku (e-mail, úlohu alebo schôdzku) do iného priečinka
• Alt+H, A, BOtvoriť adresár
• Alt+H, C, GVytvoriť skupinu kalendárov

Tieto nástroje sú ideálne pre tých, ktorí pracujú so zložitými skupinami alebo distribučnými zoznamami.

Interné funkcie a prispôsobenie v programe Outlook

Existujú určité skratky programu Outlook, ktoré nám pomáhajú orientovať sa v jeho interných funkciách:

• Ctrl + E o F3Prejsť na vyhľadávacie pole
• Ctrl + M o F9Manuálna synchronizácia e-mailov
• Ctrl + Shift + GOznačiť alebo zrušiť označenie konverzácie
• úpadokArchivovať vybranú konverzáciu
• Ctrl + QOznačiť ako prečítané
• Ctrl + S: Označiť ako neprečítané

Vďaka týmto funkciám sa nebudete strácať v správach alebo priečinkoch a budete mať vždy prehľad o dianí vo vašej doručenej pošte.

Možnosti prístupnosti a vizuálneho prispôsobenia

Outlook pridáva skratky pre používateľov, ktorí pracujú s funkciami prístupnosti:

• Alt+Ctrl+Shift+MPovoliť informácie MSAA pre čítačky ako JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+PPriradiť zvuk k oznámeniu

E-maily si môžete tiež priblížiť:

• ctrl ++Priblížiť
• Ctrl + -: Oddialenie

Tieto praktické skratky pre Outlook sú ideálne pre tých, ktorí potrebujú vizuálne alebo zvukové prispôsobenie svojho prostredia.

S dobre osvojenými všetkými týmito skratkami je možné pracujte oveľa agilnejšie v programe Microsoft OutlookOd vytvárania e-mailov až po plánovanie udalostí alebo správu úloh, Tieto kombinácie klávesov môžu výrazne znížiť počet kliknutí a rolovania na obrazovke.Aj keď sa spočiatku môže zdať, že je potrebné si ich zapamätať, čoskoro zistíte, že ich budete používať automaticky a všimnete si zlepšenie svojej každodennej produktivity.