Kompletný sprievodca zoznamami Microsoft: čo to je a ako to funguje

V rámci ekosystému Microsoft 365 Zoznamy spoločnosti Microsoft Je to jeden zo základných nástrojov organizovať, sledovať a zdieľať informácie štruktúrovaným spôsobom. Od sledovania incidentov a projektov až po nástup zamestnancov alebo správu zdrojov, táto aplikácia vyniká svojou flexibilitou a jednoduchým používaním.

Ak pracujete ako tím alebo jednoducho chcete majte svoje informácie organizované a dostupné odkiaľkoľvek, tu je riešenie, ktoré by ste nemali prehliadnuť. V tomto článku vám podrobne povieme, s čím môžete robiť Zoznamy spoločnosti Microsoft a ako používať ich šablóny. Preskúmame tiež jeho interakciu s inými aplikáciami, ako sú SharePoint alebo Teams.

Čo je zoznam Microsoft a ako funguje?

Microsoft Lists je aplikácia Microsoft 365 určená pre inteligentné sledovanie informácií. Môžete s ním pracovať z webu, mobilu alebo aj priamo z Microsoft Teams vďaka jeho kompletnej integrácii.

vlastne funguje ako jednoduchá a vizuálna databáza, ktorý sa skladá z riadkov a stĺpcov, do ktorých môžete zahrnúť text, obrázky, súbory, dátumy, príjemcov, hypertextové odkazy a mnoho ďalšieho. Vďaka systému zobrazenia môžete zobrazovať informácie rôznymi spôsobmi v závislosti od cieľa: mriežka (predvolená možnosť), zoznam, kalendár alebo galéria. Zoznam je podobný, ale bez možnosti online úpravy. Galéria sa dobre prispôsobuje vizuálnemu obsahu a kalendár je ideálny, ak chcete vidieť položky rozdelené podľa dátumu.

Keď vytvoríte nový zoznam, môžete začať od začiatku, použiť existujúci zoznam ako šablónu alebo importovať excelovú tabuľku. Spoľahnúť sa môžete aj na množstvo vopred určené šablóny ktoré Microsoft ponúka pre konkrétne prípady použitia.

Všetky zoznamy je možné vizuálne prispôsobiť- Zmeňte farby pozadia, priraďte špecifické ikony a aplikujte pravidlá, ktoré upravia ich vzhľad na základe ich stavu. Napríklad položka so stavom „Schválené“ sa môže zobraziť so zeleným pozadím, zatiaľ čo iná položka „Prebieha kontrola“ sa zobrazí oranžovo.

 

Vopred navrhnuté šablóny pre každú potrebu

Ak máte málo času na vytvorenie zoznamu od začiatku, Microsoft Lists obsahuje užitočné šablóny prispôsobené rôznym scenárom. Tieto šablóny sú navrhnuté tak, aby sa dali použiť len niekoľkými kliknutiami, pričom si zachovávajú špecifickú štruktúru, vlastné polia, zobrazenia a vizuálne štýly.

Toto sú niektoré z najpopulárnejších:

• Šablóna správy problémov: ideálne na monitorovanie incidentov s ich stavom, prioritou a zodpovednými stranami.
• Šablóna itinerára udalosti: organizuje všetky detaily udalosti do prehľadnej, upraviteľnej štruktúry.
• Model pacienta: V zdravotníckom prostredí umožňuje zaznamenávať stav, pozorovania a potreby každého pacienta.
• Vzor žiadosti o pôžičku: sledovanie a kontrola procesu schvaľovania úveru.

Možnosti organizácie, formátovania a pravidiel

Okrem už spomínaných názorov, každý zoznam môžete prispôsobiť svojmu pracovnému postupu vytváranie filtrov, zoskupení, triedenia a automatických pravidiel. Niektoré z možností sú:

• Nastavte e-mailové upozornenia keď sa zmení stav alebo sa pridá nový prvok.
• Podmienečne zmeňte formát v závislosti od obsahu: farby, ikony, štýly.
• Skupinové prvky podľa priority, dátumu, stavu atď.
• Vytvorte nové zoznamy od ostatných, kopírovanie dizajnu a štruktúry.
• Importujte údaje z Excelu s automatickým rozpoznávaním stĺpcov.

Všetky tieto funkcie šetria čas a Zabezpečte vizuálnu a dátovú konzistentnosť v rámci tímu, najmä v projektoch spolupráce, na ktorých je zapojených viacero ľudí.

Uložiť a získať prístup k zoznamom

Jednou z výhod Microsoft Lists je jeho natívna integrácia s ekosystémom Microsoft 365. Svoje zoznamy si môžete uložiť na stránky SharePoint v onedrive len osobné použitie. Ak pracujete ako tím, najčastejšie ich hosťujete na lokalite SharePoint zdieľanej so všetkými členmi.

Zoznamy sa otvárajú v režime celej obrazovky pre jednoduchú úpravu a z adresy URL alebo panela s nástrojmi môžete presne vidieť, kde sú uložené. Zo štandardného rozhrania môžete jednoducho vytvárať, upravovať, zdieľať a exportovať položky.

Zdieľať zoznamy: povolenia, prístup a spolupráca

Zdieľanie zoznamu je také jednoduché ako vygenerujte odkaz alebo pozvite konkrétnych členov. Môžete poskytnúť úplný prístup (čítanie + úprava) alebo iba čítanie. Okrem toho môžete nastaviť skončenie platnosti odkazu, chrániť ho heslom a dokonca si vybrať, či môžu príjemcovia vykonávať zmeny.

Môžete tiež zdieľať jednu položku zoznamu namiesto celej databázy. K jednotlivým položkám je možné zanechať komentár, ktorá zlepšuje spoluprácu bez potreby posielania e-mailov.

Povolenia sa spravujú prostredníctvom SharePointu a predvolene sa dedia miesta, kde je zoznam uložený. Môžete ich však upraviť tak, aby prispôsobili prístup len určitým ľuďom alebo obmedzili určité akcie.

Microsoft Lists a jeho integrácia s inými aplikáciami

Skutočný potenciál zoznamov vyjde najavo v kombinácii s ďalšími nástrojmi v prostredí Microsoftu. Byť úplne Integrované s SharePoint, Microsoft Teams a Planner, môžete robiť nasledovné:

• Pridajte zoznamy ako karty v rámci kanála Teams, čo uľahčuje priamy prístup z tímovej konverzácie.
• Použite zoznamy ako webovú časť na stránke SharePointu na zobrazenie aktuálnych informácií na vašom intranete.
• Nastavte pravidlá alebo automatizácie, ktoré spájajú zoznamy so službou Power Automate alebo Power Apps pre vlastné toky.
• Prepojte úlohy z Plánovača alebo Úlohy centralizovať riadenie úloh.

Toto všetko je súčasťou vízie Microsoft 365 as prepojená platforma, kde všetky aplikácie spolu hovoria zvýšiť produktivitu a transparentnosť práce.

Zoznamy spoločnosti Microsoft na mobilných zariadeniach

Mobilná verzia Microsoft Lists je dostupná pre Android y iOS, dovoliť vytvárať, konzultovať a upravovať zoznamy zo svojho mobilu, či už v kancelárii, doma alebo na cestách. Toto sú niektoré z vecí, ktoré možno urobiť:

• Pozrite si posledné a obľúbené zoznamy.
• Kompletná úprava položiek zoznamu.
• Offline prístup.
• Snímanie fotografií a skenovanie QR kódu.
• Prispôsobené rozhranie s podporou tmavého režimu a horizontálnej orientácie.

Má tiež rovnaké možnosti zabezpečenia ako na stolnom počítači s podporou Intune pre MDM a MAM. Prístup vyžaduje firemné konto Microsoft s prístupom k SharePointu alebo Office 365.

Microsoft uvádza prípady použitia

Ako sa nástroj vyvíjal, Na využitie zoznamov Microsoft bolo vyvinutých viacero kreatívnych spôsobov v rôznych kontextoch. Tu sú niektoré z najpozoruhodnejších:

• Organizácia obsahu pre sociálne siete. Pomocou šablóny plánovania obsahu môžete organizovať kampane, plánovať príspevky, zahrnúť obrázky, odkazy a dátumy publikovania. Veľmi užitočné pre marketingové tímy.
• Prístup a kontrola návštevníkov. Zoznamy vám umožňujú vygenerovať súbor pre každého návštevníka s jeho menom, preukazom totožnosti, dátumom vstupu a odchodu. Dokonca si môžete naprogramovať automatické upozornenie pre vrátnika, keď niekto odíde.
• Sledujte lístky zákazníkov. Pomocou zoznamov ako mini-CRM môžete priraďovať ľudí, zaznamenávať problém, určovať priority a zanechávať spätnú väzbu o stave lístka.
• Jednoduché riadenie projektu. Ak nepotrebujete zložitý nástroj, zoznamy vám umožňujú základné sledovanie s úlohami, termínmi a zobrazeniami kalendára. Môžete dokonca dostávať upozornenia, keď sa úloha zmení.
• Zásoby a zdroje IT. Pomocou zoznamov môžete sledovať všetky podnikové zariadenia a súvisiace údaje: dátum nákupu, záruka, recenzie, umiestnenie atď. Všetko vizuálne a filtrovateľné jedným kliknutím.
• Začlenenie nových zamestnancov alebo dodávateľov. Registračný zoznam pomáha udržiavať všetky úlohy a dokumenty nového zamestnanca pod kontrolou. Označením položiek ako „dokončených“ môžu byť príslušnému oddeleniu spustené upozornenia.

Stručne povedané, Microsoft Lists ponúka všestranný, vizuálny a kolaboratívny spôsob správy dynamických informácií. Či už ako riešenie sledovania, organizačný nástroj alebo doplnok k iným platformám, ako sú Teams alebo SharePoint, dokáže sa dokonale prispôsobiť akémukoľvek typu používateľa alebo spoločnosti.