- Použitie vlastných kódov polí vám umožňuje opraviť formát dátumov a mien bez ohľadu na zdroj údajov.
- Pripojenie cez DDE je najefektívnejšou alternatívou pre import údajov z programu Excel pri zachovaní pôvodného vizuálneho vzhľadu.
- Podmienené pravidlá programu Word vám umožňujú automatizovať obsah dokumentu na základe údajov každého príjemcu.
Určite sa vám to už stalo: máte všetko pripravené v excelovskom hárku s bezchybnými dátumami a dobre naformátovanými sumami, ale keď to prenesiete do Wordu pomocou hromadnej korešpondencie, dáta sa zblázniaZrazu sa dni pomýlia s mesiacmi alebo sa čísla mien zobrazujú ako jednoduché desatinné čísla bez symbolu eura, čo vo vás tesne pred tlačou vyvoláva pocit úplnej frustrácie.
Tento problém je častejší, než sa zdá, a vyskytuje sa preto, lebo Word predvolene číta natívne dáta v Exceli A nie vizuálne formátovanie, ktoré vidíme v bunkách. Nebojte sa, nie je to problém s vaším počítačom ani to, že ste urobili niečo zle; je to jednoducho spôsob, akým spoločnosť Microsoft rieši výmenu informácií medzi svojimi aplikáciami. Na vyriešenie tohto problému máme v rukáve niekoľko trikov, ktoré robia zázraky. Poďme zistiť, prečo Word mení dátumy a sumy pri hromadnej korešpondencii: ako zachovať ich formátovanie.
Rýchla metóda: Úprava kódov polí
Ak si nechcete veci komplikovať konfiguráciou systému a potrebujete, aby sa správne zobrazovalo iba konkrétne pole, napríklad dátum registrácie, najlepšou možnosťou je upraviť kód poľa priamo v šablóne dokumentu. Umiestnite kurzor nad problematické pole a stlačte ALT + F9 (alebo kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť „Aktivovať alebo deaktivovať kódy polí“).
Keď uvidíte kód medzi zloženými zátvorkami, napríklad { MERGEFIELD Fecha_Alta }Musíte pridať formátovacia maskaPre dátumy napíšte \@ "dd/MM/yyyy" Tesne pred zatvorením kohútika. Je dôležité, aby sa „M“ v slove mesiace písalo s veľkým písmenom, pretože ak použijete malé „m“, Word si bude myslieť, že máte na mysli minúty. Pre peňažné sumy môžete použiť výraz \#.##0,00€ aby si číslo zachovalo desatinné miesta a symbol meny. Po vykonaní zmeny stlačte znova. ALT + F9 a aktualizujte ukážku, aby ste skontrolovali, či je všetko na svojom mieste.
Dokonalé riešenie: Dynamická výmena údajov (DDE)
Ak máte veľký počet polí a nechcete upravovať kód jedno po druhom, existuje globálne nastavenie, ktoré núti Word čítať formát presne tak, ako sa zobrazuje v Exceli. Táto metóda je založená na... Protokol DDE (dynamická výmena údajov)Ak ho chcete aktivovať, prejdite do ponuky Súbor, zadajte Možnosti, potom Rozšírené a posúvaním nadol do časti Všeobecné začiarknite políčko. Potvrdiť konverzie formátu súboru pri otvorení.
Keď na karte Korešpondencia znova vyberiete zoznam príjemcov, program Word zobrazí dialógové okno. Kľúč k tomu je tu: musíte kliknúť na tlačidlo „Zobraziť všetko“ a vybrať možnosť Tabuľky MS Excel cez DDEOd tohto okamihu Word prestane interpretovať údaje vlastným spôsobom a bude rešpektovať vizuálny formát ktoré ste definovali v zošite programu Excel, čím si ušetríte veľa manuálnej práce.
Zvládnutie pokročilých pravidiel kombinovania
Okrem formátovania ponúka Word aj výkonné nástroje, vďaka ktorým vaše listy vyzerajú viac než len ako chladné a neosobné šablóny. Pravidlá kombinácií Umožňujú vkladať dynamický text na základe hodnoty poľa. Napríklad pravidlo „Ak...Potom...Inak...“ je ideálne na prispôsobenie pozdravu; môžete naprogramovať, že ak je pole Pohlavie „M“, dokument zapíše "Drahý sused"Ak nie, napíšte „Milý sused“.
Existujú aj ďalšie veľmi užitočné funkcie, ako napríklad pravidlo „Vyplniť“, ktoré otvorí dialógové okno na zadanie informácií, ktoré sa budú opakovať v celom dokumente, alebo pravidlo „Opýtať sa“, ktoré ukladá údaje do interná hodnotiaca tabuľka Ak ho chcete použiť na viacerých miestach, použite pole Ref. Môžete tiež použiť pole „Ďalší záznam“, ak potrebujete, aby sa údaje od rôznych ľudí zobrazovali na tej istej stránke, čo je bežné pri tlači. samolepiace etikety alebo obaly CD.
Pre tých, ktorí potrebujú filtrovať zoznam, je pravidlo „Preskočiť záznam, ak…“ záchranou. Umožňuje automaticky vynechať každého príjemcu, ktorý spĺňa určitú podmienku, čím sa zabráni tlači nepotrebných listov. Nakoniec, ak potrebujete očíslovať dokumenty, môžete na zobrazenie použiť pravidlo „Zlúčiť číslo záznamu“. pôvodná pozícia v databáze alebo „Spojiť poradové číslo“ pre postupné číslovanie založené iba na filtrovaných záznamoch.
Efektívne riadenie hromadnej korešpondencie zahŕňa spracovanie technického prepojenia s Excelom pomocou DDE alebo kódov polí a logické prispôsobenie prostredníctvom podmienených pravidiel, čím sa zabezpečí, že veľké objemy dokumentov si zachovajú profesionálny vzhľad a nebudú obsahovať chyby formátovania. Teraz viete, prečo Word mení dátumy a sumy počas hromadnej korešpondencie: ako zachovať ich formátovanie.
Technológiou sa venuje už od malička. Milujem byť aktuálny v tomto sektore a predovšetkým o ňom komunikovať. Preto sa dlhé roky venujem komunikácii na technologických a videoherných weboch. Môžete ma nájsť písať o Androide, Windows, MacOS, iOS, Nintendo alebo o akejkoľvek inej súvisiacej téme, ktorá vás napadne.