Kako ustvariti časovnico v Excelu korak za korakom

Ustvarjanje časovnice v Excelu Excel je eden najboljših načinov za vizualno organiziranje faz ali mejnikov projekta, načrtovanje nalog ali prikaz zaporedja dogodkov. Čeprav se Excel morda zdi orodje, osredotočeno na preglednice in numerične funkcije, ponuja več funkcij in možnosti za pretvorbo preprostih seznamov v privlačne časovnice.

Običajno povezujemo časovne okvire s specifičnimi programi za vodenje projektov, vendar je resničnost taka Excel ima dovolj prilagodljivosti za zadovoljevanje tako osebnih kot poslovnih potreb. Ključno je razumeti vire, ki jih ponuja, kombinirati predloge in izkoristiti prilagoditve, da bo končni rezultat jasen, vizualen in zelo uporaben. Spodaj je najpopolnejši in najnovejši vodnik, v katerem se boste korak za korakom naučili ustvariti časovnico v Excelu z uporabo ročnih metod ter predlog in dodatkov. Ogledali si bomo tudi, kako izboljšati zasnovo, in raziskali alternative. Začnimo z kako ustvariti časovnico v Excelu. 

Kaj je časovnica in zakaj jo ustvariti v Excelu?

Časovnica, ki se imenuje tudi urnik, je vizualno orodje, ki prikazuje vrsto dogodkov, dejavnosti ali mejnikov, razporejenih kronološko po lestvici. Njegova glavna funkcija je omogočajo hiter vpogled v napredek projekta ali zaporedje pomembnih dejanj, kar olajša upravljanje nalog, rokov in odgovornih.

Vizualizirajte ključne mejnike Projekt pomaga ekipam, da na hitro razumejo splošno stanje, predvidijo ozka grla in obveščajo deležnike o napredku in rokih. Čeprav so orodja, kot je Microsoft Project, ali spletni programi, kot je GanttPRO, specializirani za to, Excel je dostopna in prilagodljiva alternativa ki jih ima večina uporabnikov in podjetij na voljo.

Možnosti za ustvarjanje časovnice v Excelu

Razpored lahko razvijete iz nič z uporabo Excelovih funkcij, predvsem z uporabo razpršenih ali črtnih grafikonov; lahko pa izberete tudi vnaprej določene predloge s profesionalnim oblikovanjem kar močno olajša delo. Poleg tega obstajajo alternative poleg Excela, če iščete še večjo hitrost.

• Ročni razpršeni grafikon: Omogoča vam oblikovanje popolnoma prilagojene časovnice iz lastnih tabel in podatkov.
• Uradne predloge za Excel ali Office.com: So hitra, zelo vizualna rešitev in idealna za tiste, ki dajejo prednost dizajnu in praktičnosti.
• Vtičniki in zunanje aplikacije: Programi, kot je GanttPRO, ponujajo ustvarjanje časovnice v le nekaj klikih in veliko več grafičnih možnosti.

Vodnik po korakih za ustvarjanje ročne časovnice v Excelu

1. V tabelo vnesite svoje mejnike in datume

Prvi korak je opredelite ključne dogodke vašega projektaV Excelu ustvarite majhno tabelo z vsaj dvema ključnima stolpcema: opisom mejnika in pripadajočim datumom. Dodate lahko dodaten stolpec, da vsakemu mejniku dodelite številsko vrednost, kar vam omogoča, da jih postavite na različne višine znotraj grafikona in preprečite prekrivanje oznak:

• Stolpec A: Opis mejnika (primer: »Začetek«, »Izvedba 1. faze«, »Končni sestanek«).
• Stolpec B: Datum mejnika.
• Stolpec C (neobvezno): Zaporedje številk, kot so 1, 2, 3, 4, ki se ponavlja, če imate več orientacijskih točk. Na ta način se bodo točke prikazale na različnih višinah.

Namig: Če imate veliko dogodkov, izmenjujte številske vrednosti (npr. 1, 2, 1, 2), da bodo oznake razporejene in se ne bodo prekrivale.

2. Vstavite razpršeni grafikon

Ko je tabela pripravljena, izberite prazno celico na listu in kliknite zavihek VstaviV skupini grafike izberite Razpršenost ("Razpršeni") ali "Mehurčni grafikon". Prikazal se bo prazen grafikon, ki ga je treba konfigurirati.

Ta vrsta grafikona je odlična za časovnice, ker Določite lahko tako os X (datumi) kot os Y (vrednosti/mejniki). na zelo oseben način.

3. Dodajte podatke v grafikon

Z desno miškino tipko kliknite na belo območje grafikona in izberite Izberite podatkeOdpre se okno z viri podatkov. Kliknite na Dodaj za ustvarjanje nove serije.

• Vrednosti X: V tabeli izberite celoten stolpec z datumom.
• Vrednosti Y: Izberite stolpec s številskimi vrednostmi. Če tega stolpca še niste ustvarili, lahko vse točke postavite na isto raven, vendar je priporočljivo, da vrednosti izmenjujete, da ločite dogodke znotraj osi grafikona.

pritisnite sprejemajo in vaš razpršeni diagram se bo posodobil in prikazal točke, postavljene glede na datum in številčno vrednost.

4. Graf pretvorite v časovnico

Točke že imate, vendar morate prilagoditi njegovo obliko, da bo graf deloval kot časovnica:

• Odstranite nepotrebne predmete: Kliknite gumb z možnostmi grafikona (znak +) in odstrani mrežne črte, naslov grafikona in navpično os (Y), tako da ostane le datumska os.
• Dodajte oznake in stolpce napak: Preverite možnosti Podatkovne oznake za prikaz imen mejnikov in Vrstice napak da povežete pike s časovnico.
• Prilagodite vrstice napak: Z desno tipko miške kliknite katero koli vrstico z napakami in izberite Oblika in jih nastavite kot navpične črte (možnost »Minus«) ter jih nastavite na 100 % količino, tako da se prečkajo od mejnika do časovnega pasu.

Ali vidite, da so vodoravne palice nepotrebne ali želite samo navpično? Konfigurirajte obliko tako, da odstranite vodoravno črto in pustite samo navpično črto, ter prilagodite barvo, debelino in prosojnost za izboljšanje vidljivosti.

5. Prilagodite oblikovanje in prilagoditve

Na tej točki že lahko čim bolj prilagodite svojo časovnico:

• Barve pik: Z desno miškino tipko kliknite kateri koli označevalec in izberite »Oblikuj niz podatkov«. V meniju izberite barvo označevalca, s katero želite označiti vsak mejnik.
• Prozornost konektorjev: Če se zdijo navpični povezovalniki preintenzivni, prilagodite njihovo prosojnost z uporabo navpične vrstice napak.
• Položaj mejnikov: Ne pozabite, da lahko spremenite številske vrednosti v stolpcu »Višina« v osnovni tabeli, da premaknete mejnike navzgor ali navzdol in preprečite prekrivanje oznak.
• Prilagodi omejitve datumov: Z desno miškino tipko kliknite na datumsko os in izberite »Oblikuj os«, da spremenite najmanjše in največje vrednosti, da se grafikon prilega obdobju, ki vas zanima.

Pomembno: Uporabite lahko teme in sloge Excel Če želite hitro spremeniti barve, pisave in sloge grafikona na zavihku Oblikovanje strani ali Oblikovanje grafikona, preprosto izberite temo ali barvno paleto, da posodobite celoten videz časovnice.

Kako ustvariti časovnico v Excelu?

6. Dodajte naslove in opisne oznake

Ne pozabite, da morajo biti mejniki enostavno prepoznavni. Za prikaz imen mejnikov:

• Z desno miškino tipko kliknite katero koli oznako v grafikonu in izberite Oblika podatkovne oznake.
• Izberite Vrednost celice in označuje obseg, v katerem so v tabeli opisi mejnikov.
• Možnost »Vrednost Y« lahko odstranite, tako da se prikaže samo ime mejnika.

Rezultat je časovnica, ki vključuje točke dogodkov, povezovalne črte in opisne oznake, vse poravnane s časovno lestvico, ki jo potrebujete.

7. Oblikujte in izboljšajte svojo časovnico v Excelu

Ko nastavite osnovno strukturo, lahko nekaj minut porabite za to, da bo vaša časovnica videti resnično profesionalna:

• Prilagodite barve in pisave: Za hitro spreminjanje celotnega grafičnega videza pojdite na »Oblikovanje strani« > »Teme«. Barve in pisave lahko spreminjate posamično.
• Uporabite barvno paleto grafikona: Na zavihku Oblikovanje grafikona kliknite paleto barv z oznako »Spremeni barve«, da uporabite globalne barvne sheme.
• Prilagodite porazdelitev: Če na levi ali desni strani vidite prazen prostor, prilagodite omejitve osi, da izkoristite celotno širino grafikona.
• Natisni ali izvozi: Ko je časovnica končana, jo lahko preprosto natisnete, shranite kot PDF ali jo vključite v predstavitve.

Ključni nasvet je delite predlogo časovnice s sodelavci ali nadrejenimi, da zagotovite pregled mejnikov in napredka vašega projekta. To pomaga, da so vsi obveščeni in usklajeni s cilji. Če želite še naprej učiti o Excelu, si oglejte ta drugi članek o Najpomembnejše Excelove formule za začetek iz nič kot profesionalecImamo jih nešteto Tecnobits, samo uporabite iskalnik.