V današnjem svetu dela vse več podjetij sprejema digitalna orodja za olajšanje oddaljene komunikacije in sodelovanja med vašimi zaposlenimi. Ena najbolj priljubljenih platform za ta namen je Microsoftove ekipe. S širokim naborom funkcij in enostavnostjo uporabe je Teams postal priljubljena izbira za številne organizacije. V tej beli knjigi bomo raziskali eno najpomembnejših funkcij Microsoft Teams: prenos klica. Odkrili bomo, kako to funkcijo učinkovito uporabiti za optimizacijo interne komunikacije in zagotavljanje boljših storitev strankam. Če se želite naučiti preusmerjanja klicev v Microsoft Teams in izboljšati učinkovitost v vašem podjetju, nadaljujte z branjem.
1. Uvod v prenos klica v Microsoft Teams
Preusmeritev klicev je bistvena funkcija v Microsoft Teams, ki uporabnikom omogoča nemoteno preusmeritev klica k drugemu prejemniku. S to funkcionalnostjo lahko delovne skupine zagotovijo, da na klice vedno odgovori prava oseba.
V tem članku bomo raziskali, kako preusmeriti klice v Microsoft Teams. Naučili se boste, kako uporabljati različne razpoložljive možnosti, kot sta prenos na slepo in prenos s pomočjo. Odkrili boste tudi namigi in triki da optimizirate postopek in se izognete pogostim težavam.
Za začetek se morate prepričati, da imate potrebna dovoljenja za prenos klicev v Microsoft Teams. Ko to potrdite, boste med klicem lahko dostopali do možnosti prenosa. Lahko se odločite za slepo preusmeritev, ki vam omogoča prenos klica brez pogovora s prejemnikom, ali podprt prenos, kjer lahko komunicirate s prejemnikom pred prenosom klica.
2. Koraki za prenos klicev v Microsoft Teams
Za prenos klicev v Microsoft Teams sledite tem preprostim korakom:
- Prijavite se v svoj Microsoftov račun Ekipe.
- Odprite pogovor ali sestanek, kjer se nahaja klic, ki ga želite prenesti.
- Kliknite ikono »Prenos klica«, ki se nahaja na v orodni vrstici klicev. Ta ikona je v obliki telefona s puščico navzdol.
- Prikazal se bo seznam razpoložljivih možnosti prenosa. Klic lahko prenesete na druga oseba, na skupino ali na zunanjo številko.
- Izberite želeno možnost in nadaljujte z dodatnimi koraki glede na izbrano možnost.
- Za prenos klica na drugo osebo: Poiščite ime ali e-poštni naslov uporabnika, na katerega želite prenesti klic, in kliknite njegovo ime.
- Če želite klic preusmeriti na skupino: Poiščite ime skupine, v katero želite prenesti klic, in kliknite njeno ime.
- Za prenos klica na zunanjo številko: Vnesite telefonsko številko, na katero želite preusmeriti klic, in kliknite »Pokliči«.
- Prenos potrdite s klikom na »Prenos« ali »V redu«.
- Ko je prenos končan, se prikaže obvestilo in klic bo preusmerjen na izbranega prejemnika.
3. Prejšnja konfiguracija za izvajanje prenosov v Microsoft Teams
Preden lahko izvajate prenose v Microsoft Teams, je treba konfigurirati nekatere prejšnje možnosti, da zagotovite pravilno delovanje. Spodaj so koraki, potrebni za izvedbo te konfiguracije:
1. Preverite, ali imate vlogo skrbnika v Microsoft Teams. To je potrebno, ker imajo samo skrbniki potrebna dovoljenja za izvajanje zahtevanih konfiguracij.
- Dostopajte do platforme Microsoft Teams s svojim skrbniškim računom.
- Pojdite na razdelek »Nastavitve« v levem stranskem meniju.
- Izberite »Vloge in dovoljenja«, da pregledate in se prepričate, da vam je dodeljena skrbniška vloga.
2. Konfigurirajte politike prenosa klicev. Če želite omogočiti prenose v Microsoft Teams, morate zagotoviti, da so vaši pravilniki o prenosu klicev pravilno konfigurirani:
- V razdelku »Nastavitve« izberite »Pravilniki klicev«.
- Preverite, ali je pravilnik o prenosu klica omogočen in dodeljen uporabnikom, ki potrebujejo prenos. Če ni aktivnega pravilnika, lahko ustvarite nov pravilnik in ga dodelite ustreznim uporabnikom.
- Ne pozabite shraniti opravljenih sprememb.
3. Preizkusite prenose. Ko opravite prejšnje konfiguracije, je priporočljivo izvesti preizkuse prenosa, da zagotovite, da vse deluje pravilno:
- Opravite klic iz odjemalca Microsoft Teams.
- Med klicem izberite možnost »Preusmeri klic« in izberite kontakt ali telefonsko številko, na katero želite preusmeriti klic.
- Preverite, ali je klic pravilno prenesen in da med postopkom ni težav ali napak.
Če sledite tem korakom, boste lahko brez težav izvajali prenose v Microsoft Teams. Ne pozabite, da je pomembno, da imate skrbniška dovoljenja in pravilno konfigurirane politike prenosa, da zagotovite optimalno delovanje.
4. Prenos klicev v realnem času v Microsoft Teams
prenos klica v realnem času je kritična funkcija v Microsoft Teams, ki vam omogoča preusmeritev dohodnega telefonskega klica drugemu uporabniku ali skupini uporabnikov v v realnem času. To je še posebej uporabno v delovnih okoljih, kjer bo morda treba klic prenesti na določenega strokovnjaka ali skupino za rešitev poizvedbe ali težave.
Če želite prenesti klic v realnem času v Microsoft Teams, preprosto sledite tem korakom:
- V trenutnem klicu kliknite gumb za prenos klica.
- Vnesite ime, e-poštni naslov ali telefonsko številko uporabnika ali skupine, na katero želite prenesti klic.
- V rezultatih iskanja kliknite pravilno ime in nato kliknite gumb za prenos.
Poleg tega je možno prenesti klice z ukazi za klepet v Microsoft Teams. To je lahko koristno, če raje uporabljate tipkovnico namesto miške. Če želite klic prenesti z ukazi za klepet, preprosto vnesite »/transfer«, ki mu sledi ime, e-poštni naslov ali telefonska številka uporabnika ali skupine, na katero želite prenesti klic.
5. Prenos internih klicev v Microsoft Teams
Če želite prenesti interne klice v Microsoft Teams, sledite tem korakom:
1. V levi navigacijski vrstici aplikacije Teams kliknite zavihek »Klici«.
2. Poiščite ime stika ali naprave, na katero želite prenesti klic. Za hitro iskanje želenega stika lahko uporabite iskalno vrstico na vrhu zaslona.
3. Ko najdete kontakt ali ekipo, kliknite gumb »Prenesi klic«.
4. Nato se odpre pojavno okno, kjer lahko izberete cilj prenosa klica. Izberete lahko določen stik s seznama ali poiščete drug stik v iskalni vrstici. Izberete lahko tudi telefonsko številko, če je na voljo.
5. Na koncu kliknite »Prenos«, da dokončate interni prenos klica v Microsoft Teams. Klic bo preusmerjen na izbrani kontakt ali napravo in obveščeni boste, ko bo prenos končan.
6. Preusmerite klice na zunanje številke v Microsoft Teams
Prenos klicev na zunanje številke v Microsoft Teams je zelo uporabna funkcija, ki vam omogoča preusmeritev klicev vaše ekipe na telefonske številke zunaj vaše organizacije. To je še posebej uporabno, ko morate sodelovati z zunanjimi poslovnimi partnerji ali strankami. Spodaj predstavljamo korake za izvedbo tega prenosa klica:
- Odprite aplikacijo Microsoft Teams v svoji napravi in izberite srečanje ali klic, kamor želite prenesti klic.
- V orodni vrstici za klic kliknite gumb »Več dejanj« (ikona s tremi pikami) in izberite »Prenos klica«.
- Vnesite zunanjo telefonsko številko, na katero želite preusmeriti klic, in kliknite »Pokliči«.
- Ko je vzpostavljen klic na zunanjo številko, lahko prejemniku sporočite, da je na preusmerjenem klicu.
Pomembno je vedeti, da lahko za to funkcijo veljajo omejitve ali omejitve, odvisno od nastavitev vaše organizacije. Če v Microsoft Teams ne najdete možnosti za prenos klicev, se boste morda morali obrniti na skrbnika svoje organizacije za več informacij ali zahtevati potrebna dovoljenja.
Ne pozabite, da lahko preusmeritev klicev na zunanje številke povzroči dodatne stroške, odvisno od telefonskih načrtov vaše organizacije. Pred uporabo te funkcije Microsoft Teams preverite cene in omejitve pri svojem ponudniku storitev. Zdaj lahko v celoti izkoristite to možnost posredovanja klicev za učinkovitejšo komunikacijo z zunanjimi stiki!
7. Kako izvesti slepo preusmeritev klica v Microsoft Teams
Slepi prenos klica v Microsoft Teams je uporabna funkcija, ki uporabnikom omogoča prenos telefonskega klica na drugega uporabnika, ne da bi slednji vedel. To je še posebej uporabno v primerih, ko je potrebna hitra in diskretna preusmeritev, na primer v primeru zaupnega klica ali klica, ki ga mora brez prekinitev obravnavati določen strokovnjak.
Spodaj so navedeni koraki za izvedbo slepega prenosa klica v Microsoft Teams:
- 1. Med aktivnim klicem kliknite gumb možnosti ali tri pike, ki se nahajajo na dnu zaslona klica.
- 2. V spustnem meniju izberite »Preusmeri klic« in nato izberite »Preusmeritev na slepo«.
- 3. V iskalno polje vnesite ime uporabnika, na katerega želite na slepo prenesti klic in ga izberite s seznama rezultatov.
- 4. Kliknite gumb za prenos, da dokončate slepi prenos.
Ko so ti koraki končani, bo klic preusmerjen na izbranega uporabnika, ne da bi vedel, da ste ga preusmerili vi. Ne pozabite, da morate za izvedbo slepega prenosa klica imeti ustrezna dovoljenja v Microsoft Teams. Če v spustnem meniju ne vidite možnosti slepega prenosa, se za več informacij obrnite na skrbnika organizacije.
8. Prisoten prenos klica v Microsoft Teams
To je ključna funkcionalnost, ki uporabnikom omogoča preusmeritev dohodnih klicev k drugemu uporabniku ali oddelku. S to funkcijo lahko uporabniki zagotovijo, da na klice odgovori prava oseba in zagotovijo učinkovito komunikacijo.
Če ga želite narediti, sledite tem korakom:
- 1. V klicni vrstici med aktivnim klicem izberite možnost »Preusmeri klic«.
- 2. Vnesite ime ali telefonsko številko prejemnika, na katerega želite preusmeriti klic.
- 3. Na spustnem seznamu predlogov izberite pravilno ime ali telefonsko številko stika.
- 4. Kliknite »Prenos«, da dokončate prenos klica.
Ne pozabite, da lahko med obiskanim prenosnim klicem vzdržujete trismerno komunikacijo s funkcijo klepeta ali video klica v Microsoft Teams. To vam omogoča, da posredujete dodatne informacije ali navodila prejemniku, medtem ko klic ostane aktiven.
Je bistveno orodje za izboljšanje komunikacijske učinkovitosti znotraj platforme. Ne pozabite uporabiti te funkcije, da zagotovite ustrezno obravnavo klicev in da lahko uporabniki sodelujejo učinkovito in hitro. Preizkusite to funkcijo pri naslednjem klicu v Microsoft Teams in izkusite prednosti prenosa klicev brez težav!
9. Odpravite pogoste težave pri prenosu klicev v Microsoft Teams
Če imate težave s prenosom klicev v Microsoft Teams, ne skrbite, na voljo so rešitve za njihovo rešitev. Tukaj je nekaj nasvetov in korakov za rešitev najpogostejših težav:
1. Preverite nastavitve računa: preverite, ali so nastavitve računa Microsoft Teams posodobljene in pravilne. Pojdite v nastavitve računa in preverite, ali so možnosti preusmeritve klicev omogočene.
2. Preverite svojo internetno povezavo: Težave s prenosom klica lahko pogosto povzroči šibka ali nestabilna internetna povezava. Preverite hitrost povezave in izvedite potrebne ukrepe za rešitev morebitnih težav z omrežjem. Ponastavitev usmerjevalnika ali povezava z drugim omrežjem sta lahko koristni rešitvi.
3. Posodobite Microsoft Teams: poskrbite, da imate v napravi nameščeno najnovejšo različico Microsoft Teams. Redne posodobitve pogosto vključujejo popravke in izboljšave, ki lahko rešijo težave s posredovanjem klicev. Preverite, ali so na vaši napravi na voljo posodobitve, ter po potrebi prenesite in namestite najnovejše.
10. Prednosti preusmeritve klicev v Microsoft Teams
Prenos klicev v Microsoft Teams ponuja številne prednosti, ki lahko izboljšajo učinkovitost in produktivnost vaše delovne skupine. S preusmeritvijo klica na določenega sodelavca ali oddelek se lahko izognete dolgim čakalnim dobam in zagotovite, da je za stranke poskrbljeno učinkovito. Spodaj je nekaj ključnih prednosti uporabe preusmeritve klicev v Microsoft Teams.
1. Prihranek časa: Prenos klicev v Microsoft Teams uporabnikom omogoča neposredne in takojšnje prenose na druge člane ekipe, ne da bi morali klicati druge številke ali izvajati več dejanj. To prihrani čas in pospeši storitev za stranke ali proces notranjega sodelovanja.
2. Optimizacija storitev za stranke: S hitrim in učinkovitim prenosom klicev lahko vaša ekipa zagotovi boljše storitve za stranke. Če mora stranka govoriti z določenim strokovnjakom, lahko klic prenesete neposredno na to osebo, namesto da stranko pustite na čakanju ali obiščete več oddelkov. To izboljša uporabniško izkušnjo in poveča zadovoljstvo.
3. Učinkovito sodelovanje: Prenos klicev v Microsoft Teams olajša sodelovanje med različnimi ekipami. Če potrebujete pomoč določenega sodelavca ali oddelka, lahko klic prenesete neposredno nanj, da lahko zagotovi svoje strokovno znanje ali podporo. To omogoča tekočo komunikacijo med člani skupine in zagotavlja, da se vprašanja ali težave obravnavajo hitro in učinkovito.
11. Omejitve in premisleki pri prenosu klicev v Microsoft Teams
Pri prenosu klicev v Microsoft Teams je pomembno upoštevati nekatere omejitve in pomisleke, ki se lahko pojavijo med postopkom. Spodaj omenjamo ključne vidike, ki jih morate upoštevati:
Združljivost naprave: Pri preusmeritvi klica se prepričajte, da so naprave, uporabljene za prenos, združljive z Microsoft Teams. Preverite tehnične specifikacije svojih slušalk, telefonov ali zvočnikov, da se prepričate, ali so združljivi in pravilno konfigurirani.
Prenosna zmogljivost: Upoštevajte, da vseh klicev ni mogoče prenesti v Microsoft Teams. Nekateri klici imajo lahko omejitve prenosa zaradi različnih dejavnikov, kot je linija, na kateri izvira klic, ali nastavitve organizacije. Prepričajte se, da ste seznanjeni z veljavnimi pravilniki o prenosu klica v vašem okolju, preden poskusite preusmeriti klic.
Postopek prenosa: Če želite prenesti klic v Microsoft Teams, sledite tem korakom:
- 1. Med aktivnim klicem kliknite gumb »Prenos« v orodni vrstici klica.
- 2. V iskalno polje vnesite ime ali telefonsko številko osebe, na katero želite preusmeriti klic.
- 3. Na seznamu rezultatov izberite ustrezen kontakt.
- 4. Kliknite gumb »Prenos«, da dokončate prenos klica.
Ne pozabite, da se lahko ti koraki nekoliko razlikujejo glede na različico Microsoft Teams, ki jo uporabljate. Če med postopkom prenosa klica naletite na težave, glejte uradno dokumentacijo Microsoft Teams ali se za dodatno pomoč obrnite na podporo.
12. Najboljše prakse za učinkovito posredovanje klicev v Microsoft Teams
Preusmeri klice iz učinkovit način v Microsoft Teams je ključnega pomena za zagotavljanje tekoče in učinkovite komunikacije v poslovnem okolju. Spodaj je nekaj najboljših praks, ki vam bodo pomagale poenostaviti ta postopek in povečati produktivnost vaše ekipe.
- Spoznajte ključne ukaze: Microsoft Teams ponuja številne uporabne ukaze, ki vam omogočajo hiter in enostaven prenos klicev. Uporabite lahko na primer ukaz »/transfer«, ki mu sledi ime ali e-pošta prejemnika, da klic prenesete neposredno tej osebi. Uporabite lahko tudi ukaz “/consult” za pogovor z drugim članom ekipe pred prenosom klica.
- Uporabite možnost podprtega prenosa: Možnost podprtega prenosa v Microsoft Teams vam omogoča večji nadzor nad postopkom prenosa klica. S to možnostjo lahko pred tem govorite s članom skupine, na katerega želite prenesti klic, da se prepričate, ali je na voljo in lahko pravilno obravnava klic.
- Prilagodite svoje možnosti prenosa: Microsoft Teams vam omogoča, da prilagodite možnosti prenosa klicev svojim potrebam. Med drugim lahko konfigurirate preusmeritev klicev, aktivirate ali deaktivirate neposreden prenos na glasovno pošto, nastavite čakalne dobe pred prenosom. Izkoristite te možnosti, da jih prilagodite posebnostim vaše ekipe in zagotovite učinkovito komunikacijo.
13. Alternative za prenos klicev v Microsoft Teams
Obstajajo tisti, ki so lahko koristni v različnih situacijah. Tukaj je nekaj možnosti, ki jih lahko upoštevate:
1. Uporabite konferenčne klice: Namesto preusmeritve klica lahko obstoječi klic dodate drugo osebo in nato zapustite. Tako lahko vsi vpleteni nadaljujejo s sodelovanjem v pogovoru.
2. Pošlji sporočilo v klepetu: Če pogovor v realnem času ni potreben, lahko preprosto pošljete sporočilo v klepetu Microsoft Teams z informacijami ali vprašanjem, ki jih mora poznati prejemnik klica. S tem se izognete motnjam in omogočite osebi, da se odzove ob svojem času.
14. Prihodnje posodobitve in izboljšave prenosa klicev v Microsoft Teams
V Microsoft Teams je postopek prenosa klica bistvenega pomena za izboljšanje notranje in zunanje komunikacije organizacij. Zato Microsoftova razvojna ekipa dela na prihodnjih posodobitvah in izboljšavah, da bo ta funkcija še učinkovitejša in lažja za uporabo.
Ena od izboljšav, za katere se pričakuje, da bodo implementirane v prihajajočih posodobitvah, je zmožnost hitrejšega in bolj gladkega prenosa klicev. V razvoju je nov intuitiven vmesnik, ki bo uporabnikom omogočal prenos klicev z le nekaj kliki, ne da bi se morali premikati po več menijih.
Poleg tega poteka delo, da bi ponudili bolj prilagodljive možnosti za prenos klicev v Microsoft Teams. To vključuje možnost prenosa klicev na skupine uporabnikov, kar omogoča več osebam, da sprejmejo klic hkrati. Izvaja se tudi možnost izvajanja nadzorovanega prenosa, pri katerem lahko uporabnik komunicira s prejemnikom pred prenosom klica, kar zagotavlja bolj personalizirano in učinkovito izkušnjo.
Skratka, učenje prenosa klicev v Microsoft Teams je bistvena veščina za povečanje učinkovitosti in produktivnosti v poslovnih okoljih. S tem postopkom lahko uporabniki preusmerijo dohodne klice na ustrezne člane ekipe, kar zagotavlja boljše sodelovanje in brezhibno izkušnjo za stranke. Z intuitivnim vmesnikom in množico prilagodljivih možnosti ponuja Microsoft Teams uporabnikom orodja, ki jih potrebujejo za učinkovito upravljanje in nadzor klicev. Ne glede na to, ali delate oddaljeni obrazec ali v tradicionalni pisarni je znanje o preusmerjanju klicev v Microsoft Teams dragocena tehnična veščina, ki lahko izboljša komunikacijo in produktivnost v katerem koli sodobnem delovnem okolju. Skratka, obvladovanje te ključne funkcije Teams bo zagotovilo učinkovito in profesionalno upravljanje vaših klicev, prihranek časa in zagotavljanje izjemne izkušnje za vse vpletene.
Sem Sebastián Vidal, računalniški inženir, navdušen nad tehnologijo in DIY. Poleg tega sem ustvarjalec tecnobits.com, kjer delim vadnice, da naredim tehnologijo bolj dostopno in razumljivo za vse.