Je eden najmanj znanih programov v pisarniškem paketu Microsoft 365, čeprav je vključen od različice iz leta 1992, vendar je zelo uporabno orodje. V tej objavi razlagamo Kaj je Microsoft Access in čemu je namenjen?.
Najnovejša različica Microsoft Access, o katerem bomo govorili tukaj, je bil izdan 5. oktobra 2021 za uporabo v sistemih Windows 10 in Windows 11. To zavzema med 44 MB in 60 MB na trdem disku, odvisno od izbranih možnosti namestitve.
Kaj je Microsoft Access?
Microsoft je a sistem za upravljanje baz podatkov vključen v zbirko aplikacij Microsoft Office (zdaj Microsoft 365). Je orodje, namenjeno pomoči uporabnikom pri ustvarjanju in upravljanju baz podatkov z namenom shranjevanja, organiziranja in analiziranja informacij.
Razlog, zakaj se ta aplikacija tako malo uporablja, je predvsem nepoznavanje njene resnične uporabnosti. Mnogi uporabniki zmotno verjamejo, da je vse, kar se naredi z Accessom, dejansko mogoče narediti z Accessom. Excel.
Čeprav je res, da imata oba programa skupne točke, je Excel primernejši za obdelavo numeričnih podatkov in izvajanje izračunov na teh podatkih. Dostop na svoji strani dodaja večjo stopnjo specializacije in vključuje posebne funkcije za upravljanje različnih vrst podatkov. Poleg tega vam omogoča, da omejite podatke, ki jih uporabniki vnesejo v posamezno polje, kot tudi povežete povezane podatke v več tabelah.
Zbirke podatkov, ki so shranjene z Microsoft Accessom, prikazujejo razširitev datoteke ".accdb". Čeprav je to najpogostejša in tudi najbolj aktualna, je še vedno mogoče najti druge razširitve (".mdbe" o ".mde"), ki ustrezajo različicam pred letom 2007. V nekaterih primerih mora uporabnik za odpiranje te vrste razširitev najprej uporabiti orodje za pretvorbo, da jo pretvori v «.accdb».
Stvari, ki jih lahko naredimo z Accessom
Kako lahko uporabite Access za upravljanje baze podatkov? Spodaj razlagamo nekaj najpogostejših nalog, ki jih lahko izvajamo s tem orodjem.
Ustvari bazo podatkov
Na začetnem zaslonu Accessa kliknite »Datoteka« in v stolpcu z možnostmi na levi izberite »Novo«. Med različnimi možnostmi, prikazanimi na zaslonu, moramo izbrati tisto z naslovom kot "Prazna namizna zbirka podatkov".
Tej na novo ustvarjeni bazi podatkov je mogoče dodeliti ime kot predhodni korak za dostop do nove predloge in njeno uporabo.
Ustvarite tabelo
Če želite dodati podatkovno tabelo v bazo podatkov, ki smo jo ustvarili, morate iti na trak orodij in klikniti zavihek «Miza». V to novo tabelo lahko dodamo poljubno število polj. Če želite to narediti, morate z desno miškino tipko klikniti in izbrati možnost «Kliknite za dodajanje».
Razdelek kombiniranega polja se uporablja za seznam različnih tipov podatkov, ki jih je mogoče dodeliti polju (v Accessu je vsakemu polju obvezno dodeliti tip podatkov).
Dodajte podatke v tabelo
Obstaja veliko načinov za dodajanje podatkov v Accessovo tabelo: z uporabo obrazca, uvozom iz zunanje datoteke, uporabo SQL ali neposrednim vnašanjem podatkov (to je ročno). Najpogostejša možnost je uvoz prek datotek ".csv". To storite tako:
- Na instrumentnem traku kliknite "Zunanji podatki".
- Nato kliknemo na "Besedilna datoteka".
- Nato izberemo izvorno datoteko in ciljno tabelo.
- Preden nadaljujemo z uvozom, lahko pregledamo vse podrobnosti datoteke (uporaba pik ali vejic kot ločil, treba je izpustiti določena polja.
- Na koncu pritisnemo gumb Končaj za izvedbo uvoza.
Od tu dalje je veliko dejanj, ki jih lahko izvedemo v aplikaciji z različnimi tabelami, ki smo jih uvedli. Na primer, možno je ustvarjanje odnosov med tabelami za poizvedovanje podatkov iz različnih tabel. Ustvarite lahko tudi a iskalna tabela, ki vsebuje podatke, na katere se sklicuje druga tabela, ali celo ustvarite zapletene poizvedbe v več tabelah z različnimi vrstami podatkov.
Druga možna dejanja so izdelava varnostnih kopij, ustvarjanje izvedljivih baz podatkov (ki ga zunanji uporabniki ne morejo spreminjati) ustvariti makro za avtomatizacijo kompleksnih opravil oz izvoz podatkov v excel, med mnogimi drugimi možnostmi.
Za izvajanje vseh teh dejanj Microsoft Access vključuje priročno asistente kar je nedvomno v veliko pomoč tistim, ki to aplikacijo uporabljajo prvič.
Zaključek
Microsoft Access je zelo priporočljiva možnost za mala in srednje velika podjetja, ki potrebujejo preprosto in za uporabo enostavno orodje za upravljanje podatkov. Idealno za naloge, kot je gvodenje zalog ali spremljanje projekta. Za vse te primere se ga je vredno naučiti uporabljati.
Urednik, specializiran za tehnološka in internetna vprašanja, z več kot desetletnimi izkušnjami v različnih digitalnih medijih. Delal sem kot urednik in ustvarjalec vsebin za podjetja za e-trgovino, komunikacije, spletni marketing in oglaševanje. Pisal sem tudi na spletnih straneh s področja ekonomije, financ in drugih sektorjev. Moje delo je tudi moja strast. Zdaj pa skozi moje članke v Tecnobits, poskušam raziskati vse novosti in nove priložnosti, ki nam jih svet tehnologije ponuja vsak dan za izboljšanje našega življenja.