Kako odpraviti napake pri oblikovanju datuma in številk pri združevanju pošte v Wordu

Prepričan sem, da se vam je to že zgodilo: v Excelovi preglednici imate vse pripravljeno, z brezhibnimi datumi in dobro oblikovanimi zneski, ko pa to prenesete v Word s spajanjem dokumentov, podatki postanejo noriNenadoma se dnevi pomešajo z meseci ali pa se številke valut prikažejo kot preprosta decimalna števila brez simbola za evro, zaradi česar se tik pred tiskanjem počutite popolnoma frustrirano.

Ta težava je pogostejša, kot se zdi, in se pojavlja, ker Word privzeto bere izvorni podatki programa Excel In ne vizualnega oblikovanja, ki ga vidimo v celicah. Brez skrbi, ni težava z vašim računalnikom ali da ste naredili kaj narobe; gre preprosto za to, kako Microsoft obravnava izmenjavo informacij med svojimi aplikacijami. Da bi to odpravili, imamo v rokavu nekaj trikov, ki delajo čudeže. Ugotovimo, zakaj Word spremeni datume in zneske pri spajanju pošte: kako ohraniti njihovo oblikovanje.

Hitra metoda: Spreminjanje kod polj

Če ne želite zapletati stvari s konfiguracijo sistema in potrebujete le določeno polje, kot je datum registracije, da se pravilno prikaže, je najboljša možnost, da kodo polja uredite neposredno v predlogi dokumenta. To storite tako, da postavite kazalec nad problematično polje in pritisnete ALT + F9 (ali kliknite z desno miškino tipko in izberite »Aktiviraj ali deaktiviraj kode polj«).

Ko na primer vidite kodo med zavitimi oklepaji { MERGEFIELD Fecha_Alta }Dodati morate maska ​​formataZa datume pišite \@ "dd/MM/yyyy" Tik preden zaprete pipo. Ključnega pomena je, da je "M" za mesece napisan z veliko začetnico, saj bo Word, če uporabite malo začetnico "m", mislil, da mislite minute. Za denarne zneske lahko uporabite izraz \#.##0,00€ tako da številka ohrani decimalna mesta in simbol valute. Po spremembi ponovno pritisnite . ALT + F9 in posodobite predogled, da preverite, ali je vse na svojem mestu.

Končna rešitev: Dinamična izmenjava podatkov (DDE)

Če imate veliko število polj in ne želite urejati kode enega za drugim, obstaja globalna nastavitev, ki Wordu prisili, da prebere obliko zapisa točno tako, kot je prikazana v Excelu. Ta metoda temelji na ... Protokol DDE (dinamična izmenjava podatkov)Če ga želite aktivirati, pojdite v meni Datoteka, vnesite Možnosti, nato Napredno in se pomaknite navzdol do razdelka Splošno ter potrdite polje. Potrdi pretvorbo formata datoteke ob odpiranju.

Ko na zavihku Pošiljanje ponovno izberete seznam prejemnikov, bo Word prikazal pogovorno okno. Ključ je v tem, da morate klikniti »Prikaži vse« in izbrati možnost Preglednice MS Excel prek DDEOd tega trenutka naprej bo Word prenehal interpretirati podatke na svoj način in bo spoštoval vizualno obliko ki ste jih definirali v svojem Excelovem delovnem zvezku, s čimer si prihranite veliko ročnega dela.

Obvladovanje naprednih pravil kombiniranja

Poleg oblikovanja Word ponuja zmogljiva orodja, s katerimi bodo vaša pisma videti več kot le hladne, neosebne predloge. Pravila kombiniranja Omogočajo vam vstavljanje dinamičnega besedila glede na vrednost polja. Na primer, pravilo »Če ... Potem ... Sicer ...« je idealno za personalizacijo pozdrava; programirate lahko tako, da če je polje Spol »M«, bo dokument zapisal "Dragi sosed"Če ne, napišite "Dragi sosed".

Obstajajo tudi druge zelo uporabne funkcije, kot je pravilo »Zapolni«, ki odpre pogovorno okno za vnos informacij, ki se bodo ponavljale v celotnem dokumentu, ali pravilo »Vprašaj«, ki shrani podatke v notranja tabela rezultatov Če ga želite uporabiti na več mestih, uporabite polje Ref. Uporabite lahko tudi »Naslednji zapis«, če želite, da se podatki različnih oseb prikažejo na isti strani, kar je pogosto pri tiskanju. samolepilne etikete ali ovitki za CD-je.

Za tiste, ki morajo filtrirati seznam, je pravilo »Preskoči zapis, če ...« rešilna rešitev. Omogoča vam, da samodejno izpustite vsakega prejemnika, ki izpolnjuje določen pogoj, s čimer preprečite tiskanje nepotrebnih pisem. Če morate oštevilčiti dokumente, lahko za ogled uporabite »Združi št. zapisa«. prvotni položaj v bazi podatkov ali »Združi zaporedno št.« za zaporedno oštevilčenje, ki temelji samo na filtriranih zapisih.

Učinkovito upravljanje spajanja dokumentov vključuje tako tehnično povezavo z Excelom z uporabo DDE ali kod polj kot tudi logično prilagajanje s pogojnimi pravili, kar zagotavlja, da velike količine dokumentov ohranijo profesionalen videz in ne vsebujejo napak pri oblikovanju. Zdaj veste, zakaj Word med spajanjem dokumentov spreminja datume in zneske: kako ohraniti njihovo oblikovanje.