DMS Software: Apps e fa'ataga ai oe e teu malu fa'amaumauga

La pulega o faamaumauga faaletulafono E le toe malamalama pe a leai se DMS polokalame e fa'atotonugalemu, puipuia, ma fa'ataga faila mai so'o se masini. E ui lava o le tele o ofisa loia o loʻo tauivi pea ma faiga faʻavae pepa, o le mea moni o mataupu faaletulafono e lavelave ma manaʻomia polokalame faʻaonaponei e faʻafaigofie ai galuega, faʻaitiitia tulaga lamatia, ma faʻaleleia sootaga o tagata. O a polokalame e mafai ai ona e teuina fa'amaumauga faaletulafono? Na matou talanoa i ai i lenei tusiga.

I totonu, matou te faʻamatalaina pe faʻafefea ona faʻaoga saogalemu, o latou foliga sili ona lauiloa, ma fofo sili e mafai ona matou faʻaogaina.

O le a le polokalame mo le puleaina ma le teuina o pepa faaletulafono?

O se polokalame fa'atonutonuina o pepa fa'aletulafono (DMS). O se meafaigaluega fa'apitoa mo le teuina, fa'atulagaina, fa'aliliuga, ma le siakiina o faila numera i totonu o kamupani, faufautua, ma matagaluega faaletulafono.. O lona faamoemoega o le pepa taua e malupuipuia ae faigofie ona maua, faʻatasi ai ma suʻesuʻega alualu i luma, faʻatagaga faʻavae, ma le suʻeina.

O nei fa'avae e masani ona aofia ai su'esu'ega mamana, felagolagoma'i taimi moni, fa'atonutonuina o fa'asologa, ma foliga fa'atatau. I le vaega faaletulafonoE le gata i lea, e taua tele le lagolagoina e le faiga o galuega faʻaautomatika, fefaʻatauaʻiga saogalemu ma tagata faʻatau, saini faʻaeletoroni, ma le suʻeina o gaioiga.

I tua atu o le tulaga faaletulafono, O DMS o se vaega o le atina'e o mea tau pulega (ECM)., tu'ufa'atasia fa'afuainumera (scans ma OCR), fa'amaumauga fa'aeletoroni, fa'asao, ma fa'atūlaga saogalemu tulaga tau atina'e e tausisia tulaga fa'ata'atia GDPR ma ISO.

O mea taua e tatau ona e mana'omia mai se DMS fa'aletulafono

• Pulega ma le teuina i le ao ma / poʻo oe lava 'auʻaunaga: 24/7 avanoa mai le upega tafaʻilagi ma le telefoni feaveaʻi, faʻatasi ai ma le faʻamaopoopoina ma le faʻaogaina o fuafuaga faʻavae e faʻavae i luga o le tele o faʻamaumauga, ma le avanoa e faʻapipiʻi ai ao-i-nofoaga pe a manaʻomia e lau faiga faʻavae IT.
• Fa'aoga faigofie ma fa'atinogaO se atina'e fa'apitoa e fa'atelevaveina le vaetamaina ma fa'aitiitia ai le a'oa'oga; o le vave ona e tu'uina atu le tau, o le lelei foi lea o le toe maua mai, ma fa'aitiitia le tete'e i totonu.
• Fa'ata'ita'iga fa'apitoa, dashboards, ma metadataFa'ata'atia konekarate, tagi, po'o pepa fa'atasi ma fa'ata'ita'iga ma fa'ailoga e mafai ona fa'aaoga e va'ai ai le aga'i i luma, mata'ina, ma fa'alagolago; metadata ma pine o le ki i le faʻavasegaina.
• Otometi tafe: Suia laasaga tusi lesona i tulafono ma faʻaoso (faʻamaonia, mataala, tofiga), faʻatasi ai ma faʻamaumauga ma faʻamaumauga o gaioiga mo le suʻega.

Ituaiga DMS ma galuega masani

• E ala i le faʻapipiʻiina: I totonu o le ao (avanoa avanoa, faʻaitiitia feteʻenaʻiga, ma faʻalagolago i isi vaega) poʻo luga ole fale (pulea atoatoa, faʻafaigaluegaina i totonu ma tausiga). E iai foʻi hybrids e tuʻufaʻatasia lelei.
• E ala ile laisene: Pulea (lagolago aloa'ia, a'oa'oga, SLA, tau maualuga) vs puna tatala (fetuuna'i ma fa'alapotopotoga, mana'omia le tagata fa'atau po'o le 'au i totonu mo le tausiga).
• Gafatia autu: Fa'ata'ita'i ma le OCR, fa'asinomaga metadata, su'esu'ega o mea po'o upu autu, fa'aliliuga, fa'atagaga ma su'etusi, tu'ufa'atasia (ERP, CRM, imeli), ma fa'asologa o galuega (fa'atagaina).

Polokalama sili ona lelei DMS (Legal Document Management).

Ua matou tu'ufa'atasia fofo o lo'o fa'aogaina e vaega fa'aletulafono mo le fa'afoeina o mataupu, fa'amaumauga, galuega mamafa, ma feso'ota'iga o tagata o tausia. Ua matou aofia ai malosiaga, tapulaʻa, tau, ma fua faʻatatau mo se faʻatusatusaga vavalalata.

Kiliki luga

ClickUp Docs e maua ai se auala mataalia e fatu ai, su'esu'e, ma galulue fa'atasi i pepa fa'aletulafono i totonu o le si'osi'omaga o le poloketi. O lona masini su'esu'e mamana fa'avavevave le nofoaga faila ma Saogalemu ma avanoa e mataina. Lafoaia fa'ata'ita'iga fa'aletulafono (puleaina o tagata fa'atau, su'esu'eina mataupu ma pili) ma ClickUp AI e tusi ai aotelega ma fa'afouga.

Tau: Saoloto e Faavavau; $7/tagata fa'aoga/masina e le gata; Pisinisi $12/tagata fa'aoga/masina; Atina'e (fa'afeso'ota'i). ClickUp AI +$5/masina i le sui usufono i fuafuaga totogi.

Poloketi ProProfs

Su'ega faigofie mo galuega, kalena, ma punaoa, e le faʻapitoa faʻaletulafono, ae aoga pe a e suʻeina faigofie ma tau lelei. Poloketi ProProfs E gaosia ai pili ma lipoti, siaki taimi, ma ofoina atu Gantt ma Kanban laupapa. E leai se CRM maualuga ma talatalanoaga a le au.

Tau: $39,97/masina mo tagata e lē fa'atapula'aina (tausaga).

asana

asana O se Ose fa'asologa o galuega fa'atino fa'atasi ma masini, fa'alagolago, ma lipoti.. E mafai ai ona e vaʻai i mataupu i se Timeline, Lisi, poʻo le Komiti Faʻatonu, seti sini atamai, ma faia tulafono e aunoa ma se faʻailoga. O lona amataga a'oa'oga ma fa'atonuga lavelave e ono avea ma fa'alavelave mo nisi tagata fa'aoga.

Tau: Fa'avae (Sa'oloto), Premium $10,99/tagata fa'aoga/masina (tausaga), Pisinisi $24,99/tagata fa'aoga/masina (tausaga).

Redbooth

Taulai i 'au e tu'ufa'atasia Galuega, HD vitiō telefoni, ma aga masani e tafe i luga o se tulaga e tasi. Redbooth e aofia ai faʻataʻitaʻiga, Gantt ma faʻalavelave faʻafuaseʻi mo galuega taua.

Tau: Pro $9; Pisinisi $15/tagata fa'aoga/masina (tausaga); Atina'e (fa'afeso'ota'i).

Trello

Trello ua lauiloa mo lana Kanban faigofie, i le taimi nei ma Butler automations ma le tele o vaaiga (Timeline, Calendar, Table, Map)O se polokalama DMS ma se fa'anatura sili ona lelei o fa'aola-ups ma tu'ufa'atasiga.

Tau: Saoloto; Tulaga $5; Premium $10/tagata fa'aoga/masina (tausaga); Atina'e (fa'afeso'ota'i).

Evernote

E ui lava na faia muamua mo faʻamatalaga, e tele ofisa loia e faʻaaogaina Evernote como mama ma galulue fa'atasiVa'ai, teu, ma su'esu'e i su'esu'ega fa'alautele. Tuu faatasi kalena ma galuega.

Tau: Saoloto; Tagata $10,83; Fa'apolofesa $14,17/tagata fa'aoga/masina (ta'itasi).

DMS, ECM ma CMS: eseesega e tatau ona manino

A filifilia se polokalama DMS, e aoga le faʻamalamalamaina o nisi o manatu e masani ona fenumiai:

• O le DMS e taulaʻi i le faʻasologa o le olaga o pepa (su'esu'e, fa'avasega, teuina, fa'aliliuga, fa'asalalau ma fa'asoa).
• O le ECM e aofia uma ai mea o loʻo i totonu o le kamupani (pepa, imeli, multimedia, faʻamaumauga), faʻatasi ai ma faʻamatalaga tafe ma pulega.
• O le CMS e masani ona fa'atatau ile pulega o mea i luga ole laiga (sites, blogs, intranets).

O le maketi ECM e faʻamoemoe e oʻo atu ile $67.590 piliona ile 2023 ma e mafai ona sili atu ile $131.200 piliona ile lima tausaga., faʻatasi ai ma le faʻatupulaia o le tausaga e 14%. O le tele o SMEs e fa'aumatia tupe faavae ona o le le atoatoa: e o'o atu i le $20.000 i le tausaga ona o fa'afitauli o pepa ma le averesi o le 18 minute e su'e ai se faila.

Open source ma le tagata lava ia talimalo: fofo e faia ai se eseesega

Afai e te manaʻomia Fa'atonuga atoa o fa'amaumauga ma fa'aganu'u, o le fa'alapotopotoga fa'anatura fa'anatura matala e ofoina atu isi mea mamanaO filifiliga fa'apitoa nei e 10 ma o latou manatu autu.

• Faailoga pepa: Fa'amatalaga tatala, fa'afeiloa'i e le tagata lava ia, pepa ma faila e le fa'atapula'aina, fa'ailoga pa'epa'e, fa'ailoga masani, ma fa'ailoga vai. Tau: Fuafuaga fua; $29 (3 nofoa) mo le faasoaina o pepa; $59 potu fa'amaumauga malupuipuia; $149 potu e le faatapulaaina; fa'ato'a fa'afoliga fa'apitoa.
• Nextcloud: Fa'atasiga fa'atasi ma Faila, Talanoa, Groupware, ma Ofisa (fa'atonu i luga ole laiga, kalena, feso'ota'iga, ma imeli). Puipuiga o tulaga tau pisinisi ma le puleaina o avanoa, ma le tu'ufa'atasia ma atina'e o lo'o iai. Tau: €37,49–€195/tagata/tausaga e faalagolago ile fuafuaga.
• Fa'amaumauga: Tatala fa'apogai saini fa'ailoga pepa, Faʻafeiloaʻi e le tagata lava ia ma faʻataʻitaʻiga atamai ma tulafono; faʻatasi ma Zapier. Fa'aputu TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Tau: Enterprise $1188 ile nofoa/tausaga; Ta'alo ta'ito'atasi (leai se tau fa'alaua'itele).
• OpenDocMan: 'upega tafaʻilagi DMS polokalama i le PHP tausisia ISO 17025 ma le OIE, fa'atasi ai ma le pulea avanoa, iloiloga fa'aautomatika, metadata, su'esu'ega a le tusitala/matāgaluega/vaega ma Saogalemu URL. Tapulaa: UI ma fa'atumauina fa'agata ma pupuni mo OE. 
• PapermergeFuafuaina mo pepa suʻesuʻe ma le OCR ma suʻesuʻega atoa; tele fa'aoga, fa'aliliuga, REST API, ma fa'atagaga fa'apitoa. Tapulaʻa: Taulai i suʻega ma atonu e leai ni mea faʻapitoa.

Auala e filifili ai lau polokalama DMS

O vaega ia e tatau ona mafaufau i ai aʻo leʻi filifilia se polokalama DMS poʻo se isi:

• Le poto masani a le kamupani: Vaavaai mo paaga e malamalama i faiga faaletulafono ma e mafai ona fesoasoani ia te oe i le faatinoga, aoaoga, ma le faaauauina o pisinisi.
• FaʻaaogainaO se meafaigaluega fa'aaogaina e fa'aitiitia ai le tete'e i totonu; faʻatasi ai ma aʻoaʻoga puʻupuʻu, e tatau i soʻo se tasi ona mafai ona faʻatautaia mea faʻavae (mai le tausitusi i le faʻatau).
• Puipuiga faamatalagaFa'amuamua fa'amalamalamaga, fa'amaumauga, fa'atonutonu avanoa, fa'amaumauga o gaioiga, ma le tausisia o le GDPR/ISO; saogalemu e le mafai ona feutagai.
• Avanoa feavea'i ma mamao: O lea e mafai ai ona e amata tafe ma fai filifiliga mai lau telefoni feaveaʻi i fafo atu o le ofisa e aunoa ma se feeseeseaiga.
• Faigofie: Iloilo lona gafatia e tuputupu aʻe faʻatasi ma oe (tagata faʻaoga, GB / TB, matagaluega fou) ma lona fetuutuunai e tuʻufaʻatasia ma ERP / CRM / imeli.

O polokalame lelei DMS e fa'atotonugalemu, fa'avasega, ma fa'autometi, a'o fa'amautinoa le saogalemu, tausisia, ma se su'esu'ega fa'alautele e maua ai le pepa i sekone.Faatasi ai ma mea uma o loʻo talanoaina iinei, o loʻo ia te oe le faʻamaonia o le tele o meafaigaluega mo le faʻatinoina o se faʻavae faʻafuainumera mautu ma aoga e lagolagoina mea uma mai se ofisa e toʻatasi i le kamupani sili ona manaʻomia.