Udhëzues i plotë për etiketat e Gmail: Si ta organizoni email-in tuaj si një profesionist

Menaxhimi efikas i email-it është thelbësor sot, veçanërisht nëse përdorni Gmail si për qëllime personale ashtu edhe për ato profesionale. Nëse ndonjëherë jeni ndjerë të mbingarkuar nga numri i mesazheve që merrni ose të paaftë të gjeni një email kur keni më shumë nevojë, ndoshta ende nuk po i shfrytëzoni plotësisht etiketat e Gmail. Zotërimi i përdorimit të etiketave do t'ju lejojë të kategorizoni, gjeni dhe menaxhoni kutinë tuaj postare në një mënyrë shumë më të zgjuar., duke kursyer kohë dhe duke sjellë rregull në jetën tuaj të përditshme.

Në këtë artikull do t'ju tregoj Gjithçka që duhet të dini rreth etiketave të Gmail. Nga ajo që janë saktësisht dhe si ndryshojnë nga dosjet, deri te mënyra e krijimit, personalizimit, konfigurimit dhe përdorimit të filtrave për ta bërë organizimin e emaileve tuaja praktikisht automatik. Plus, do t'ju tregoj truket për shfaqjen ose fshehjen e etiketave dhe si të përfitoni nga veçoritë e përparuara si ndërthurja dhe përputhja e ngjyrave.

Çfarë është një etiketë në Gmail dhe për çfarë përdoret?

Etiketat në Gmail janë një mjet unik klasifikimi i cili zëvendëson dosjet tradicionale të përdorura në menaxherët e tjerë të email-it. Ndryshe nga ato dosje, ku mund të ruani vetëm një email në një të vetme, Në Gmail, një mesazh i vetëm mund të ketë disa etiketa njëkohësisht., e cila ju lejon të organizoni email-et tuaja sipas kritereve të ndryshme. Për shembull, mund të caktoni një etiketë për secilin klient dhe projekt në të njëjtën email dhe ta qasni atë përmes secilës kategori sa herë që të jetë e nevojshme.

Është sikur ke post-it dixhitalë me ngjyra dhe emra të ndryshëm ngjiten mbi mesazhet tuaja, duke e bërë më të lehtë gjetjen dhe klasifikimin e tyre pa kufizime. Kjo është veçanërisht e dobishme për ata që menaxhojnë një vëllim të madh email-esh ose duan të filtrojnë dhe kërkojnë mesazhe bazuar në tema ose kontekste të ndryshme.

Dallimet kryesore midis etiketave dhe dosjeve

Është e rëndësishme të jetë e qartë se Etiketat dhe dosjet nuk janë e njëjta gjë. Ndërsa të dyja përdoren për të organizuar mesazhet, etiketat ofrojnë fleksibilitet më të madh. Kur fshini një email në Gmail, ai zhduket nga të gjitha etiketat që i janë caktuar dhe nga kutia juaj postare. Përveç kësaj, Mund të aplikoni një ose më shumë etiketa në një mesazh të vetëm, diçka e pamundur me sistemin tradicional të dosjeve.

Etiketat gjithashtu nuk ndikojnë fizikisht në ruajtjen e mesazheve.; Ato janë thjesht shënjues vizualë që lehtësojnë klasifikimin dhe kërkimin pasues. Në këtë mënyrë, do të fitoni efikasitet dhe do të organizoni kutinë tuaj postare ashtu siç dëshironi.

Avantazhet e përdorimit të etiketave në Gmail

• Clasificación múltipleE njëjta bisedë ose email mund të ketë etiketa të shumta, kështu që mund ta gjeni në kontekste të ndryshme.
• PersonalizimiZgjidhni emrat, ngjyrat dhe etiketat e folezimit poshtë njëri-tjetrit për të krijuar nënkategori.
• Renditja vizualeFalë ngjyrave dhe vendosjes në shiritin anësor, etiketat tuaja janë të lehta për t'u identifikuar me një shikim.
• AutomatizimiMe filtrat e Gmail, mund t'u caktoni automatikisht etiketa email-eve që plotësojnë kritere të caktuara.

Cómo crear una etiqueta en Gmail

Mund të krijoni etiketa të reja në dy mënyra kryesore, varësisht nëse doni t'i caktoni ato kur krijoni një email apo thjesht t'i organizoni ato nga shiriti anësor. Më poshtë, do t'i shpjegoj të dyja opsionet hap pas hapi, në mënyrë që të mos humbisni asgjë.

Krijo dhe cakto një etiketë për një email specifik

1. Hapni emailin ose zgjidhni disa mesazhe në listë.
2. Klikoni mbi ikonën e «Etiquetas» (duket si një çmim, zakonisht në krye).
3. Në menynë zbritëse, do të shihni listën e etiketave ekzistuese dhe opsionin për të krijo një etiketë të re.
4. Fut emrin e etiketës së re. Nëse dëshironi, mund ta vendosni nën një ekzistuese për ta bërë një nën-etiketë.
5. Pulsa en «Krijo» dhe në fund klikoni mbi «Zbato» për t'ua caktuar atë etiketë mesazheve të zgjedhura.

Krijo një etiketë direkt nga shiriti anësor

1. Shko te lista e etiketave në anën e majtë të ekranit kryesor të Gmail.
2. Shkoni në fund të asaj liste dhe zgjidhni «Nueva etiqueta».
3. Introduce el nombre deseado dhe, nëse dëshironi, zgjidhni një etiketë prind për ta vendosur atë nën të.
4. Klikoni mbi «Krijo» dhe etiketa juaj e re do të jetë e disponueshme për përdorim në çdo kohë.

Cakto ngjyrat për etiketat

Personalizo etiketat me ngjyra Është një mënyrë e shkëlqyer për t'i identifikuar shpejt dhe për t'u dhënë atyre një prekje e këndshme vizuale. Gmail ju lejon të caktoni ngjyra bazë ose të personalizuara për secilën etiketë, gjë që është shumë e dobishme kur keni shumë etiketa dhe doni t'i dalloni ato me një shikim.

1. Vendosni miun mbi etiketën e dëshiruar në shiritin anësor të majtë derisa të shfaqet ikona. tre pikë vertikale.
2. Klikoni mbi atë ikonë dhe zgjidhni opsionin «Color de la etiqueta"
3. Zgjidhni nga ngjyrat e parazgjedhura ose përcaktoni një të personalizuar.

Ngjyrat ndihmojnë në nxjerr në pah etiketat më të rëndësishme ose gruponi vizualisht etiketat e lidhura, gjë që thjeshton menaxhimin e përditshëm.

Riemërto, fshi dhe organizo etiketat në Gmail

Përveç krijimit dhe personalizimit, Mund të modifikoni, fshini ose vendosni etiketat në një vend të caktuar kurdoherë që Ky fleksibilitet ju lejon të organizoni email-in tuaj në Gmail për t'iu përshtatur nevojave tuaja edhe kur ndryshojnë prioritetet tuaja.

Riemërto një etiketë

1. Vendos kursorin mbi etiketën në fjalë dhe kliko klikoni në ikonën me tre pika.
2. Zgjidh «Modificar» dhe ndryshoni emrin e etiketës sipas preferencave tuaja.

Etiketat e ndërthurura (krijimi i nën-etiketave)

1. Vendos kursorin mbi etiketë dhe qasuni përsëri në menunë me tre pika.
2. Zgjidhni opsionin «Modificar» dhe tani mund të zgjidhni një etiketë kryesore nën të cilin do të vendoset ai që po redaktoni.

Kjo ju lejon të krijoni struktura hierarkike ose tematike për emailet tuaja, duke grupuar nën-etiketat nën etiketa të përgjithshme si "Klientë", "Projekte", "Fatura", etj.

Eliminar una etiqueta

1. Ashtu si në hapat e mëparshëm, vendosni kursorin mbi etiketë dhe klikoni clic en los tres puntos.
2. Zgjidhni opsionin "Hiq etiketën".

Mbaj mend se Fshirja e një etikete nuk fshin mesazhet e shoqëruara; Ato thjesht e humbasin atë shenjë, por do të jenë ende të dukshme në tabakanë tuaj ose nën etiketa të tjera që janë aplikuar.

Këshilla për të përfituar sa më shumë nga etiketat e Gmail

• Rishikoni dhe përditësoni etiketat tuaja shpesh në mënyrë që ato të mos humbasin dobinë e tyre dhe të vazhdojnë të përshtaten me rutinën tuaj.
• Përdor ngjyrat në një mënyrë logjike, duke i caktuar një diapazon të ngjashëm të njëjtit grup tematik për të identifikuar lehtësisht email-et tuaja.
• Kombinoni etiketat dhe filtrat për të shmangur mbingarkesën manuale dhe për të mbajtur gjithçka të rregulluar me kujdes me pak përpjekje.
• Fshih etiketat që përdor rrallë dhe shfaqini ato vetëm kur është e nevojshme, në mënyrë që të keni një ndërfaqe më të pastër dhe më të shpejtë për t'u konsultuar.

Kufizimet e përdorimit dhe rekomandimet

Edhe pse Gmail lejon një numër mbresëlënës etiketash, duhet ta dini se një tepricë mund të ngadalësojë ngarkimin e tabakasë anësore nëse tejkaloni 500 të dukshëm. Prandaj, këshillohet të pastrohen etiketat e vjetra ose të konsolidohen ato që kanë humbur kuptimin e tyre për të shmangur mbingarkesën e sistemit.

Një tjetër kufizim i rëndësishëm është se, megjithëse një mesazh mund të ketë disa etiketa, Fshirja e atij emaili e heq atë nga të gjitha etiketat menjëherë dhe nga kutia hyrëse.. Është e rëndësishme ta mbani mend këtë në mënyrë që të mos humbni aksidentalisht informacionin përkatës.

Të kuptuarit dhe zotërimi i mënyrës së përdorimit të etiketave në Gmail e transformon plotësisht përvojën e përdoruesit, duke ju lejuar të organizoni, gjeni dhe menaxhoni email-in tuaj në një mënyrë shumë më praktike dhe intuitive. Falë kësaj, mund ta mbani kutinë tuaj postare të organizuar, të zvogëloni kohën e kërkimit dhe t'i menaxhoni mesazhet tuaja në mënyrë më efikase..

Alberto Navarro

Unë jam një entuziast i teknologjisë që i kam kthyer në profesion interesat e tij "geek". Kam shpenzuar më shumë se 10 vjet të jetës sime duke përdorur teknologjinë më të fundit dhe duke punuar me të gjitha llojet e programeve nga kurioziteti i pastër. Tani jam specializuar në teknologjinë kompjuterike dhe videolojërat. Kjo sepse prej më shumë se 5 vitesh shkruaj për faqe të ndryshme interneti mbi teknologjinë dhe videolojërat, duke krijuar artikuj që kërkojnë t'ju japin informacionin që ju nevojitet në një gjuhë të kuptueshme nga të gjithë.

Nëse keni ndonjë pyetje, njohuritë e mia variojnë nga gjithçka që lidhet me sistemin operativ Windows si dhe Android për telefonat celularë. Dhe angazhimi im është për ju, unë jam gjithmonë i gatshëm të kaloj disa minuta dhe t'ju ndihmoj të zgjidhni çdo pyetje që mund të keni në këtë botë të internetit.