Automatizime dhe shkurtesa thelbësore të Outlook për të rritur produktivitetin

Microsoft Outlook Është një nga mjetet më të përdorura gjerësisht si në mjediset profesionale ashtu edhe në ato personale për menaxhimin e email-it, kalendarit dhe aspekteve të tjera të produktivitetit të përditshëm. Ajo që shumë njerëz nuk e dinë është se, Duke zotëruar automatizimet dhe shkurtoret e Outlook-ut, mundësitë e performancës së këtij mjeti shumëfishohen.

Shkurt, një lundrim më i shkathët Për ata që punojnë çdo ditë me shumë email-e, takime ose detyra. Në këtë artikull, do t'ju tregojmë të gjitha shkurtoret më të rëndësishme që mund të përdorni për menaxhimin e email-it dhe kalendarit tuaj, organizimin e kontakteve dhe detyrave, si dhe veçori të tjera kryesore.

Shkurtore thelbësore për shkrimin dhe menaxhimin e emaileve në Outlook

Për ata që përdorin Outlook kryesisht si një klient email-i, ekzistojnë një numër tastesh shkurtore që është një ide e mirë për t'u mësuar përmendësh që nga fillimi.

• Ctrl + NKrijo mesazh të ri
• Ctrl+Shift+MGjithashtu shërben për të hartuar një email të ri nga kudo në program
• Ctrl + RPërgjigju dërguesit
• Ctrl+Shift+RPërgjigju të gjithë marrësve
• Ctrl + F: Përcjellja e postës
• Ctrl + DFshij mesazhin e zgjedhur
• Alt + S o Ctrl+EnterDërgo mesazhin aktual
• Alt+IBashkëngjit skedarët
• F7Kontrolloni drejtshkrimin

Këto shkurtore ju lejojnë të kryeni veprime kyçe pa i ngritur duart nga tastiera., gjë që është thelbësore nëse po u përgjigjeni shumë email-eve radhazi ose po shkruani mesazhe të gjata.

Shkurtesat e Outlook-ut për të lundruar shpejt nëpër 

Jo vetëm që mund të krijoni dhe menaxhoni email-et shpejt, por gjithashtu mund të lundroni midis seksioneve të ndryshme të programit me shkathtësi të madhe duke përdorur këto shkurtore të Outlook-ut:

• Ctrl + 1Shko te emaili
• Ctrl + 2Hap kalendarin
• Ctrl + 3Shihni seksionin e kontakteve
• Ctrl + 4: Qasja te detyrat
• Ctrl + Y: Zgjidhni dosjen për të hapur

Me këto çelësa, mund të mbani gjurmët e të gjithë organizatës suaj pa pasur nevojë të klikoni nëpër skeda ose menu të ndryshme.

Kalendari i Outlook ka shumë shkurtore për të maksimizuar përdorimin e tij

Kalendari në Outlook është një nga shtyllat e tij dhe gjithashtu ka shumë shkurtore për të përfituar sa më shumë prej tij:

• Ctrl + Shift + AKrijo një takim të ri
• Ctrl + Shift + QKrijo kërkesë për takim
• Alt+H, M, RNjë mënyrë tjetër për të krijuar një takim
• Ctrl + GShko në një datë specifike
• Alt + Faqja PoshtëShko te muaji tjetër
• Alt + Faqja lart: Shko te muaji i mëparshëm
• Ctrl + Shigjeta e Djathtë: Ditën tjetër
• Ctrl + Shigjeta e majtëDita e mëparshme

Ju gjithashtu mund të shfaq periudha të ndryshme kohore duke ndryshuar numrin e përdorur me Alt:

• Alt+1: Një ditë
• Alt+7: Një javë e plotë
• Alt+0: Dhjetë ditë

Me këto burime, ju mund të planifikoni dhe shikoni takimet tuaja me një shikim, pa shpërqendrime vizuale.

Veprime të shpejta për takime dhe përkujtesa

Më shumë shkurtore të Outlook-ut: Kur menaxhoni takime ose takime të shumta, këto shkurtore do të jenë të dobishme:

• Alt+OHap një takim kur shfaqet një njoftim
• Alt + S: Kujtesë për shtyrje
• Alt + D: Anulo përkujtuesin
• Alt+V, MHap dritaren e njoftimeve

Menaxhim i shpejtë i kontakteve, shënimeve dhe detyrave

Outlook gjithashtu ju lejon të kryeni veprime të shpejta në kontakte, shënime dhe detyra:

• Ctrl + Shift + TKrijo një detyrë të re
• Ctrl + Shift + VZhvendos një artikull (email, detyrë ose takim) në një dosje tjetër
• Alt+H, A, BHap librin e adresave
• Alt+H, C, GKrijo grupin e kalendarit

Këto mjete janë perfekte për ata që punojnë me grupe komplekse ose lista shpërndarjeje.

Funksionet e brendshme dhe personalizimi në Outlook

Ekzistojnë disa shkurtore të caktuara të Outlook që na ndihmojnë të lundrojmë nëpër funksionet e tij të brendshme:

• Ctrl + E o F3: Shko te fusha e kërkimit
• Ctrl + M o F9Sinkronizoni manualisht email-in
• Ctrl + Shift + GShëno ose çshëno bisedën
• retrogressionArkivo bisedën e zgjedhur
• Ctrl QShëno si të lexuar
• Ctrl + S: Shëno si të palexuar

Këto veçori ju pengojnë të humbisni në mesazhe ose dosje dhe ju lejojnë të qëndroni gjithmonë të azhurnuar me atë që po ndodh në kutinë tuaj hyrëse.

Mundësitë e aksesueshmërisë dhe personalizimit vizual

Outlook shton shkurtore për përdoruesit që punojnë me veçoritë e aksesueshmërisë:

• Alt+Ctrl+Shift+MAktivizo informacionin MSAA për lexuesit si JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+PCakto tingullin për një njoftim

Gjithashtu mund të zmadhoni emailet:

• ctrl + +Zmadho
• Ctrl + -Zvogëlo

Këto shkurtore praktike të Outlook janë ideale për ata që kanë nevojë për personalizim vizual ose dëgjimor të mjedisit të tyre.

Me të gjitha këto shkurtesa të përvetësuara mirë, është e mundur punoni shumë më shkathët në Microsoft OutlookNga krijimi i email-eve deri te caktimi i ngjarjeve ose menaxhimi i detyrave, Këto kombinime tastesh mund të zvogëlojnë ndjeshëm klikimet dhe lëvizjen në ekran.Edhe pse në fillim mund të duket shumë për t’u mësuar përmendësh, shpejt do të zbuloni se do t’i përdorni ato automatikisht dhe do të vini re përmirësimin e produktivitetit tuaj të përditshëm.