Si të krijoni një kronologji në Excel hap pas hapi

Krijoni një kronologji në Excel Excel është një nga mënyrat më të mira për të organizuar vizualisht fazat ose momentet kryesore të projektit, për të planifikuar detyrat ose për të treguar një sekuencë ngjarjesh. Ndërsa Excel mund të duket si një mjet i orientuar drejt spreadsheet-eve dhe numerike, ai ofron disa funksione dhe opsione për të transformuar listat e thjeshta në afate kohore tërheqëse.

Zakonisht i shoqërojmë afatet kohore me programe specifike të menaxhimit të projekteve, por realiteti është se Excel ka fleksibilitet të mjaftueshëm për të përmbushur nevojat personale dhe të biznesit. Çelësi është të kuptoni burimet që ofron, të kombinoni shabllonet dhe të përfitoni nga përshtatja në mënyrë që rezultati përfundimtar të jetë i qartë, vizual dhe shumë i dobishëm. Më poshtë është udhëzuesi më i plotë dhe i azhurnuar për të mësuar se si të krijoni një vijë kohore në Excel hap pas hapi, duke përdorur si metodat manuale ashtu edhe shabllonet dhe shtesat. Gjithashtu do të shohim se si ta përmirësojmë dizajnin dhe të eksplorojmë alternativat. Le të fillojmë me Si të krijoni një vijë kohore në Excel. 

Çfarë është një vijë kohore dhe pse ta krijojmë një të tillë në Excel?

Një afat kohor, i cili quhet edhe orar, është një mjet vizual që shfaq një seri ngjarjesh, aktivitetesh ose momentesh të rëndësishme të rregulluara kronologjikisht përgjatë një shkalle. Funksioni i tij kryesor është të lejojë një kuptim të shpejtë të progresit të një projekti ose renditjen e veprimeve të rëndësishme, duke lehtësuar menaxhimin e detyrave, afateve dhe atyre që janë përgjegjës.

Vizualizoni momentet kryesore Një projekt i ndihmon ekipet të kuptojnë gjendjen e përgjithshme me një shikim, të parashikojnë pengesat dhe të komunikojnë progresin dhe afatet kohore tek palët e interesuara. Edhe pse mjete si Microsoft Project ose programe online si GanttPRO specializohen në këtë, Excel është një alternativë e arritshme dhe fleksibile që shumica e përdoruesve dhe kompanive kanë në dispozicion.

Opsione për krijimin e një kronologjie në Excel

Mund të krijoni një orar nga e para duke përdorur funksionet e Excel-it, kryesisht duke përdorur grafikë shpërndarjeje ose vijorë; ose mund të zgjidhni gjithashtu shabllone të paracaktuara me dizajn profesional të cilat e bëjnë punën shumë më të lehtë. Plus, ka alternativa jashtë Excel nëse kërkoni edhe më shumë shpejtësi.

• Grafiku i shpërndarjes manuale: Ju lejon të krijoni një afat kohor plotësisht të personalizuar nga tabelat dhe të dhënat tuaja.
• Shabllone zyrtare të Excel ose Office.com: Ato janë një zgjidhje e shpejtë, shumë vizuale dhe ideale për ata që i japin përparësi dizajnit dhe praktikës.
• Plugin-e dhe aplikacione të jashtme: Programe si GanttPRO ofrojnë krijimin e vijës kohore vetëm me disa klikime dhe shumë opsione të tjera grafike.

Udhëzues hap pas hapi për krijimin manual të një afati kohor në Excel

1. Shkruani momentet dhe datat tuaja në një tabelë

Hapi i parë është përcaktoni ngjarjet kryesore të projektit tuajKrijo një tabelë të vogël në Excel me të paktën dy kolona kryesore: përshkrimin e momentit historik dhe datën përkatëse. Mund të shtoni një kolonë shtesë për të caktuar një vlerë numerike për secilin moment historik, duke ju lejuar t'i poziciononi ato në lartësi të ndryshme brenda grafikut dhe të parandaloni mbivendosjen e etiketave:

• Kolona A: Përshkrimi i momentit historik (Shembull: “Fillimi”, “Zbatimi i Fazës 1”, “Takimi përfundimtar”).
• Kolona B: Datë historike.
• Kolona C (opsionale): Një sekuencë numrash si 1, 2, 3, 4, që përsëritet nëse keni disa pika referimi. Në këtë mënyrë, pikat do të shfaqen në lartësi të ndryshme.

Këshilli: Nëse keni shumë ngjarje, alternoni vlerat numerike (p.sh., 1, 2, 1, 2) në mënyrë që etiketat të jenë të shpërndara dhe të mos mbivendosen me njëra-tjetrën.

2. Vendosni një grafik shpërndarjeje

Pasi të keni gati tabelën, zgjidhni një qelizë bosh në fletë dhe klikoni në skedë futurBrenda grupit grafik, zgjidhni Shpërndarja ("Grafiku i Shpërndarjes") ose "Grafiku me Flluska". Do të shfaqet një grafik bosh, që pret të konfigurohet.

Ky lloj grafiku është perfekt për linjat kohore, sepse Mund të përcaktoni të dy boshtet X (datat) dhe Y (vlera/pikë referimi). në një mënyrë shumë të personalizuar.

3. Shtoni të dhënat tuaja në grafik

Klikoni me të djathtën në zonën e bardhë të grafikut dhe zgjidhni Zgjidhni të dhënatDo të hapet dritarja e burimeve të të dhënave. Klikoni mbi shtoj për të krijuar një seri të re.

• Vlerat X: Zgjidhni të gjithë kolonën e datës nga tabela juaj.
• Vlerat Y: Zgjidhni kolonën e vlerave numerike. Nëse nuk e keni krijuar këtë kolonë, mund t'i vendosni të gjitha pikat në të njëjtin nivel, megjithëse rekomandohet të alternoni vlerat për të ndarë ngjarjet brenda boshtit të grafikut.

shtyp pranoj dhe grafiku juaj i shpërndarjes do të përditësohet duke treguar pikat e vendosura sipas datës dhe vlerës numerike.

4. Transformoni grafikun në një vijë kohore

Ju tashmë i keni pikat, por që grafiku të funksionojë si një vijë kohore, duhet të rregulloni formatin e tij:

• Hiqni artikujt e panevojshëm: Klikoni butonin e opsioneve të grafikut (shenjë +) dhe heq vijat e rrjetit, titullin e grafikut dhe boshtin vertikal (Y), duke lënë vetëm boshtin e datës.
• Shtoni etiketa dhe shirita gabimesh: Kontrolloni opsionet e Etiketat e të dhënave për të shfaqur emrat e momenteve kryesore dhe shiritat e gabimeve për të lidhur pikat me vijën kohore.
• Personalizo shiritat e gabimeve: Klikoni me të djathtën në çdo shirit gabimi, zgjidhni Formati dhe caktoni ato të jenë vija vertikale (opsioni "Minus") dhe caktoni ato në shumën 100% në mënyrë që ato të kalojnë nga pika e momentit historik në brezin e vijës kohore.

A e shihni që shufrat horizontale janë të panevojshme apo doni vetëm atë vertikale? Konfiguroni formatin për të hequr shiritin horizontal dhe për të lënë vetëm shiritin vertikal, duke rregulluar ngjyrën, trashësinë dhe transparencën për të përmirësuar dukshmërinë.

5. Përshtatni dizajnin dhe personalizimin

Në këtë pikë, ju tashmë mund të Përshtatni afatin kohor sa më shumë që të jetë e mundur:

• Ngjyrat e pikave: Klikoni me të djathtën mbi çdo shënues dhe zgjidhni "Formati i Serisë së të Dhënave". Nga menyja, zgjidhni ngjyrën e shënuesit që dëshironi të nxjerrë në pah çdo moment historik.
• Transparenca e lidhësve: Nëse lidhësit vertikalë duken shumë intensivë, rregulloni transparencën e tyre duke përdorur formatin e shiritit vertikal të gabimit.
• Pozicioni i pikave kilometrike: Mbani mend se mund të ndryshoni vlerat numerike në kolonën "Lartësia" në tabelën bazë për të lëvizur pikat kilometrike lart ose poshtë dhe për të parandaluar mbivendosjen e etiketave.
• Rregulloni kufijtë e datave: Klikoni me të djathtën mbi boshtin e datës dhe zgjidhni "Formati i boshtit" për të modifikuar vlerat minimale dhe maksimale që grafiku të përshtatet me periudhën që ju intereson.

Rëndësishme: Mund të përdorni temat dhe stilet e Lë pas Për të ndryshuar shpejt ngjyrat, shkronjat dhe stilet e grafikut nga skeda Dizajni i Faqes ose Dizajni i Grafikut, thjesht zgjidhni një temë ose paletë ngjyrash për të përditësuar pamjen e përgjithshme të vijës suaj kohore.

Si të krijoni një vijë kohore në Excel?

6. Shtoni tituj dhe etiketa përshkruese

Mos harroni se pikat e referencës duhet të jenë të lehta për t'u identifikuar. Për të shfaqur emrat e pikave të referencës:

• Klikoni me të djathtën mbi çdo etiketë në grafik dhe zgjidhni Formati i etiketës së të dhënave.
• zgjedh Vlera e qelizës dhe tregon diapazonin ku i keni përshkrimet e momenteve tuaja kryesore në tabelë.
• Mund ta hiqni opsionin "Vlera Y" në mënyrë që të shfaqet vetëm emri i momentit historik.

Rezultati është një vijë kohore që përfshin pikat e ngjarjeve, vijat lidhëse dhe etiketat përshkruese, të gjitha të harmonizuara me shkallën kohore që ju nevojitet.

7. Stilizoni dhe përmirësoni vijën kohore në Excel

Pasi të keni konfiguruar strukturën bazë, mund të shpenzoni disa minuta duke e bërë kronologjinë tuaj të duket vërtet profesionale:

• Personalizo ngjyrat dhe shkronjat: Shko te "Dizajni i Faqes" > "Temat" për të ndryshuar shpejt të gjithë pamjen grafike. Mund të modifikosh ngjyrat dhe shkronjat individualisht.
• Përdorni paletën e ngjyrave të grafikut: Nga skeda Dizajni i Grafikut, klikoni paletën e bojrave të etiketuar "Ndrysho Ngjyrat" për të aplikuar skema globale ngjyrash.
• Rregulloni shpërndarjen: Nëse shihni hapësirë bosh në të majtë ose të djathtë, rregulloni kufijtë e boshtit për të përfituar nga gjerësia e plotë e grafikut.
• Printo ose eksporto: Pasi të përfundojë, afati kohor mund të printohet lehtësisht, të ruhet si PDF ose të integrohet në prezantime.

Një këshillë kryesore është ndani shabllonin e vijës kohore me bashkëpunëtorë ose eprorë për të ofruar një pasqyrë të pikave kryesore dhe progresit të projektit tuaj. Kjo ndihmon që të gjithë të jenë të informuar dhe të jenë në përputhje me objektivat. Nëse doni të vazhdoni të mësoni rreth Excel-it, shikoni këtë artikull tjetër mbi Formulat më të rëndësishme të Excel-it për të filluar nga e para si një profesionistNe kemi panumër prej tyre në Tecnobits, thjesht përdorni motorin e kërkimit.