Është një nga programet më pak të njohur në paketën e zyrës Microsoft 365, pavarësisht se është përfshirë që nga versioni i vitit 1992, megjithatë, është një mjet shumë i dobishëm. Në këtë postim ne shpjegojmë Çfarë është Microsoft Access dhe për çfarë shërben?.
Versioni më i fundit i Microsoft Access, për të cilën do të flasim këtu, u lëshua më 5 tetor 2021 për t'u përdorur në Windows 10 dhe Windows 11. Kjo zë midis 44 MB dhe 60 MB në hard disk, në varësi të opsioneve të instalimit.
Çfarë është Microsoft Access?
Microsoft është një sistemi i menaxhimit të bazës së të dhënave përfshirë në paketën e aplikacioneve të Microsoft Office (tani Microsoft 365). Është një mjet që synon të ndihmojë përdoruesit të krijojnë dhe menaxhojnë bazat e të dhënave me qëllim ruajtjen, organizimin dhe analizimin e informacionit.
Arsyeja pse ky aplikacion përdoret kaq pak është kryesisht për shkak të mosnjohjes së dobisë së tij të vërtetë. Shumë përdorues gabimisht besojnë se çdo gjë që bëhet me Access mund të bëhet me Access. Excel.
Edhe pse është e vërtetë që të dy programet kanë pika të përbashkëta, Excel është më i përshtatshëm për trajtimin e të dhënave numerike dhe kryerjen e llogaritjeve mbi ato të dhëna. Qasja, nga ana e saj, shton një shkallë më të madhe specializimi dhe përfshin funksione specifike për të menaxhuar lloje të ndryshme të dhënash. Përveç kësaj, ju lejon të kufizoni të dhënat që përdoruesit futin në secilën fushë, si dhe të lidhni të dhënat e lidhura në tabela të shumta.
Bazat e të dhënave që ruhen me Microsoft Access tregojnë zgjerimi i skedarit ".accdb". Megjithëse kjo është më e zakonshme dhe gjithashtu më aktuale, është ende e mundur të gjesh shtesa të tjera (".mdbe" o ".mde"), të cilat korrespondojnë me versionet para vitit 2007. Në disa raste, për të hapur këtë lloj shtesash, përdoruesi duhet së pari të përdorë një mjet konvertimi për ta kthyer atë në «.accdb».
Gjërat që mund të bëjmë me Access
Si mund të përdorni Access për të menaxhuar një bazë të dhënash? Më poshtë, ne shpjegojmë disa nga detyrat më të zakonshme që mund të kryejmë me këtë mjet.
Krijoni një bazë të dhënash
Në ekranin bazë të Access, klikoni "File" dhe në kolonën e opsioneve në të majtë, zgjidhni "E re". Ndër opsionet e ndryshme të shfaqura në ekran, duhet të zgjedhim atë të titulluar si "Baza e të dhënave e desktopit bosh".
Kjo bazë të dhënash e krijuar rishtazi mund t'i caktohet një emër si hap paraprak për të hyrë në shabllonin e ri dhe për të filluar përdorimin e tij.
Krijoni një tabelë
Për të shtuar një tabelë të dhënash në bazën e të dhënave që kemi krijuar, duhet të shkoni te shiriti i veglave dhe të klikoni në skedën "Tabela". Në këtë tabelë të re mund të shtohen aq fusha sa të duam. Për ta bërë këtë, duhet të klikoni me të djathtën dhe të zgjidhni opsionin "Kliko për të shtuar".
Seksioni i kutisë së kombinuar përdoret për të listuar llojet e ndryshme të të dhënave që mund t'i caktohen një fushe (në Access është e detyrueshme të caktoni një lloj të dhënash për secilën fushë).
Shtoni të dhëna në tabelë
Ka shumë mënyra për të shtuar të dhëna në një tabelë Access: duke përdorur një formular, duke e importuar atë nga një skedar i jashtëm, duke përdorur SQL ose duke futur të dhëna drejtpërdrejt (d.m.th., manualisht). Opsioni më i zakonshëm është importoni përmes skedarëve ".csv". Kështu e bëni ju:
- Në shiritin e instrumentit, klikoni mbi "Të dhënat e jashtme".
- Pastaj klikojmë mbi "Skedar teksti".
- Më pas zgjedhim skedarin burimor dhe tabelën e destinacionit.
- Përpara se të vazhdojmë me importimin, mund të shqyrtojmë të gjitha detajet e skedarit (përdorimi i pikave ose presjeve si ndarës, nevoja për të hequr disa fusha.
- Në fund shtypim butonin "Përfundo" për të drejtuar importin.
Nga këtu, ka shumë veprime që mund të kryejmë në aplikacion me tabelat e ndryshme që kemi prezantuar. Për shembull, është e mundur krijojnë marrëdhënie midis tabelave për të kërkuar të dhëna nga tabela të ndryshme. Ju gjithashtu mund të krijoni një tabela e kërkimit, i cili përmban të dhëna të referuara nga një tabelë tjetër, ose madje krijon pyetje komplekse në tabela të shumta me lloje të ndryshme të dhënash.
Veprime të tjera të mundshme janë bëni kopje rezervë, krijoni baza të dhënash të ekzekutueshme (të cilat përdoruesit e jashtëm nuk mund t'i modifikojnë) krijoni makro për të automatizuar detyrat komplekse ose eksportoni të dhënat në Excel, ndër shumë mundësi të tjera.
Për të kryer të gjitha këto veprime, Microsoft Access përfshin një mjet të dobishëm asistent që padyshim është një ndihmë e madhe për ata që e përdorin këtë aplikacion për herë të parë.
Përfundim
Microsoft Access është një opsion shumë i rekomanduar për bizneset e vogla dhe të mesme që kanë nevojë një mjet i thjeshtë dhe i lehtë për t'u përdorur për menaxhimin e të dhënave. Ideale për detyra të tilla si gmenaxhimin e inventarit ose monitorimin e projektit. Për të gjitha këto raste, ia vlen të mësoni se si ta përdorni.
Redaktor i specializuar në çështjet e teknologjisë dhe internetit me më shumë se dhjetë vjet përvojë në media të ndryshme dixhitale. Unë kam punuar si redaktor dhe krijues i përmbajtjes për kompanitë e tregtisë elektronike, komunikimit, marketingut online dhe reklamave. Kam shkruar gjithashtu në faqet e internetit të ekonomisë, financave dhe sektorëve të tjerë. Puna ime është edhe pasioni im. Tani, përmes artikujve të mi në Tecnobits, Përpiqem të eksploroj të gjitha të rejat dhe mundësitë e reja që bota e teknologjisë na ofron çdo ditë për të përmirësuar jetën tonë.