Çfarë është modaliteti konfidencial i Gmail dhe kur duhet ta aktivizoj?

¿Çfarë është "modaliteti konfidencial" i Gmail dhe kur duhet ta aktivizoni atë? Ky modalitet i veçantë dërgimi ju lejon të kufizoni atë që marrësi mund të bëjë me emailin tuaj.I pengon përdoruesit ta përcjellin atë, ta kopjojnë tekstin e tij, të shkarkojnë bashkëngjitjet ose të printojnë përmbajtjen e tij. Gjithashtu mund të caktoni një datë skadimi ose edhe të kërkoni një kod SMS për ta hapur atë. Nuk është i pagabueshëm, por kur përdoret siç duhet, zvogëlon ndjeshëm rreziqet kur punoni me informacione të ndjeshme.

Modaliteti konfidencial i Gmail është një mënyrë e veçantë për të dërguar email-e Në këtë modalitet, Google vendos kufizime në mesazh dhe bashkëngjitjet e tij, duke kufizuar aftësinë e marrësit për të ndarë informacion. Kur aktivizoni këtë modalitet, opsionet e zakonshme të ndarjes së marrësit zhduken. përcillni, kopjoni, shkarkoni dhe printoni el contenido.

Përveç bllokimit të këtyre veprimeve, Gmail ju lejon të caktoni një datë skadimi. Për mesazhin: pas kësaj periudhe, marrësi nuk do të jetë më në gjendje ta shohë atë. Gjithashtu, mund ta anuloni manualisht qasjen në çdo kohë nëse pendoheni për atë që keni dërguar ose zbuloni një gabim nga ana e marrësit. Kjo është veçanërisht e dobishme kur merreni me dokumente konfidenciale, të dhëna personale ose komunikime të brendshme të ndjeshme.

Kjo veçori përfshin gjithashtu një sistem shtesë për verifikimin e fjalëkalimit.Mund t’i kërkoni marrësit të ketë nevojë për një kod për të hapur email-in: ose një verifikim të thjeshtë (i cili në disa raste dërgohet me email) ose një kod të dërguar me SMS në telefonin celular të marrësit. Në këtë skenar të dytë, vetëm dikush me qasje në atë numër telefoni do të jetë në gjendje ta shohë përmbajtjen.

Është e rëndësishme të kuptohet se modaliteti konfidencial nuk e enkripton magjikisht email-in nga fillimi në fund.Në vend të kësaj, ndryshon mënyrën se si dorëzohet përmbajtja. Gmail nuk e dërgon tekstin dhe bashkëngjitjet direkt si një mesazh normal; në vend të kësaj, gjeneron një lidhje të sigurt që mund të aksesohet vetëm sipas kushteve që keni vendosur (skadimi, verifikimi, etj.).

Kjo veçori është e disponueshme si për llogaritë personale Gmail ashtu edhe për Google Workspace.Dhe në mjediset e biznesit, administratorët mund të vendosin nëse do ta lejojnë apo jo përdorimin e tij, qoftë në të gjithë domenin ose vetëm në njësi të caktuara organizative (për shembull, duke e aktivizuar atë për departamentin ligjor dhe duke e çaktivizuar atë për pjesën tjetër).

Si funksionon modaliteti konfidencial në mënyrë të brendshme

Kur dërgoni një mesazh në modalitetin konfidencial, Gmail nuk e dorëzon trupin e emailit "siç është". në serverin e marrësit. Ajo që bën është të ruajë përmbajtjen në sistemet e Google dhe ta zëvendësojë atë me një lidhje të kontrolluar. Për dikë që përdor Gmail, rezultati duket si një email normal, por në realitet, ata po qasen në atë përmbajtje të strehuar në një mënyrë të menaxhuar.

Nëse marrësi nuk përdor Gmail, ai do të marrë një mesazh me një lidhje. të tipit "Shiko email-in" ose të ngjashme. Klikimi i tij do të hapë një faqe të sigurt të Google ku do t'ju duhet të identifikoheni ose të futni kodin e verifikimit, varësisht nga mënyra se si e keni konfiguruar dorëzimin. Në këtë mënyrë, ju mbani kontrollin pavarësisht nga ofruesi i email-it të marrësit.

Kufizimet tipike në këtë modalitet ndikojnë në të gjithë paketën e përmbajtjesTekst, imazhe të integruara dhe bashkëngjitje. Marrësi do të jetë në gjendje ta lexojë atë dhe të shikojë paraprakisht bashkëngjitjet nëse formati është i pajtueshëm, por nuk do të ketë qasje në funksionet për t'i ruajtur ato në kompjuterin e tij, për t'ia përcjellë një personi tjetër ose për të printuar emailin nga Gmail.

Ekziston një kufizim i rëndësishëm që duhet ta mbani mend.Edhe nëse opsionet e kopjimit, shkarkimit ose printimit janë të bllokuara, Gmail nuk mund ta parandalojë plotësisht dikë që ta bëjë këtë. pamje e ekranitBëni një pamje të ekranit me telefonin tuaj ose përdorni programe dashakeqe për të kopjuar përmbajtjen. Google përpiqet të kufizojë pamjet e ekranit në disa mjedise, por në praktikë, gjithmonë ekziston një mënyrë për të anashkaluar këtë mbrojtje.

Një detaj tjetër teknik kyç është se emailet në modalitetin konfidencial nuk mund të planifikohen. për t'u dërguar më vonë. Nëse jeni dikush që përdor gjithmonë "Planifiko dërgimin" për të dërguar mesazhe në një kohë të caktuar, mbani mend se kjo veçori nuk është e papajtueshme me modalitetin konfidencial: do t'ju duhet t'i dërgoni ato menjëherë.

Përparësitë, kufizimet dhe kur duhet ta aktivizoni

Avantazhi kryesor i modalitetit konfidencial është se zvogëlon ekspozimin e paqëllimshëm të informacionit të ndjeshëm.Nëse një marrës klikon aksidentalisht "Përpara" ose përpiqet të shkarkojë një bashkëngjitje për ta ndarë atë, thjesht nuk do të jetë në gjendje ta bëjë këtë. Kjo parandalon shumë gabime të zakonshme si në punë ashtu edhe në mjediset personale.

Skadimi i mesazheve është një tjetër pikë shumë interesanteMund të zgjidhni që një email të jetë i aksesueshëm vetëm për një ditë, një javë, një muaj ose edhe disa vite (intervalet tipike janë nga 1 ditë deri në 5 vjet). Pas kësaj kohe, si trupi i mesazhit ashtu edhe çdo bashkëngjitje bëhen të padisponueshme për marrësin, edhe pse ata mund ta shohin ende atë në kutinë e tyre hyrëse.

Mundësia për të revokuar aksesin në çdo kohë shton një rrjet shtesë sigurie.Nëse i keni dërguar një email personit të gabuar, keni përfshirë informacione për të cilat më vonë pendoheni ose thjesht keni ndryshuar mendje, thjesht shkoni te dosja "Items Send", hapni emailin konfidencial dhe klikoni opsionin për të hequr aksesin. Që nga ai moment, marrësi nuk do të jetë më në gjendje ta hapë atë.

Megjithatë, kjo mënyrë nuk është një mburojë absolute dhe ka kufizime të qarta.Siç u përmend më parë, nuk mund ta mbrojë bllokimin e pamjeve të ekranit ose fotove, dhe nëse marrësi synon të shkelë besimin tuaj, ai gjithmonë do të gjejë mënyra për të ruajtur informacionin. Për më tepër, në mjedise të rrepta të korporatave, kjo mund të bjerë ndesh me politikat e arkivimit, auditimit ose eDiscovery sepse disa aksese bien jashtë rrjedhave standarde të punës.

Këshillohet të aktivizoni modalitetin konfidencial në situata ku keni nevojë për kontroll shtesë.Dërgimi i kontratave, certifikatave, dokumenteve të identitetit, informacionit financiar, të dhënave mjekësore, komunikimeve të brendshme të ndjeshme ose lidhjeve që duhet të ndalojnë së funksionuari në një datë të caktuar nuk rekomandohet. Nuk duhet të përdoret pa dallim, pasi shton hapa për marrësin dhe mund t'i ndërlikojë gjërat nëse nuk i nevojiten.

Si të dërgoni një email konfidencial nga Gmail në një kompjuter

Procesi për përdorimin e modalitetit konfidencial nga versioni në internet i Gmail është mjaft intuitiv.Por ia vlen ta shqyrtoni hap pas hapi për t'u siguruar që nuk do të humbisni asgjë. Ideja është që ta shkruani emailin tuaj si zakonisht dhe, pak para se ta dërgoni, ta aktivizoni modalitetin dhe të rregulloni cilësimet e skadimit dhe të verifikimit.

Këto janë hapat bazë në një kompjuter:

• Hapni Gmail dhe klikoni në "Shkruani" për të krijuar një mesazh të ri.
• Shkruani marrësin, subjektin dhe përmbajtjen nga emaili dhe bashkëngjitni skedarët që duhet të dërgoni.
• Në fund të kutisë së shkrimit, klikoni ikonën e drynit me një orë. (Ky është butoni i modalitetit konfidencial.) Nëse e keni përdorur tashmë dhe dëshironi të ndryshoni cilësimet, do të shihni opsionin "Redakto".
• Do të hapet një dritare ku mund të zgjidhni datën e skadimit. të mesazhit dhe nëse dëshironi që të kërkohet një fjalëkalim.
• Në seksionin e fjalëkalimit mund të zgjidhni midis dy mënyrave:
  • "Pa fjalëkalim përmes SMS"Përdoruesit që e hapin emailin nga aplikacioni ose faqja e internetit Gmail do të jenë në gjendje ta shohin atë direkt; ata që nuk përdorin Gmail mund të marrin një kod në një email tjetër për të verifikuar identitetin e tyre.
  • "Fjalëkalimi përmes SMS"Marrësi do të duhet të fusë një kod që do t'i dërgohet me anë të mesazhit me tekst. Është e detyrueshme të futësh numrin e telefonit të marrësit, jo tëndin.
• Pasi të keni konfiguruar gjithçka, klikoni në "Ruaj" dhe pastaj dërgoni emailin siç do të bënit zakonisht.

Mbani mend se cilësimi i modalitetit konfidencial ndikon si në tekst ashtu edhe në bashkëngjitje.I gjithë përmbajtja e mesazhit i nënshtrohet kufizimeve të skadimit, verifikimit dhe kopjimit ose shkarkimit që sapo përcaktuat.

Si të aktivizoni modalitetin konfidencial nga telefoni juaj celular

Nëse zakonisht përdorni Gmail nga celulari juaj (Android ose iOS), keni edhe modalitetin konfidencial në dispozicion.Vendndodhja e cilësimit ndryshon pak në krahasim me versionin për desktop, por logjika është e njëjtë: ju shkruani email-in dhe, përpara se ta dërgoni, aktivizoni opsionin dhe zgjidhni se si dëshironi ta mbroni atë.

Për të përdorur modalitetin konfidencial në aplikacionin GmailKjo rrjedhë e përgjithshme është si më poshtë:

• Hapni aplikacionin Gmail në telefonin tuaj inteligjent dhe klikoni butonin për të shkruar një email të ri.
• Shkruani marrësin, temën dhe mesazhindhe bashkëngjitni skedarë nëse është e nevojshme.
• Trokitni në menunë me tre pika në këndin e sipërm të djathtë nga ekrani ndërsa shkruani.
• Zgjidhni opsionin "Modaliteti Konfidencial" në menynë zbritëse.
• Do të hapet një ekran për të konfiguruar datën e skadimit dhe fjalëkalimin., me intervale skadimi të ngjashme me ato në internet (nga 1 ditë deri në 5 vjet) dhe dy opsione verifikimi (standarde ose SMS).
• Vendosni cilësimet që dëshironi dhe klikoni "Ruaj".
• Dërgo emailin normalishtQë nga ai moment, do të zbatohen të gjitha kufizimet e përcaktuara.

Në operacionet e përditshme, kjo procedurë zgjat vetëm disa sekonda më shumë se një dërgesë normale.Prandaj, është e mundur ta përdorni rregullisht për sa kohë që përmbajtja e justifikon atë. Megjithatë, mos harroni ta informoni marrësin nëse nuk është i njohur me këtë sistem, në mënyrë që të mos alarmohet kur t'i kërkohet një kod ose të mos zbulojë se nuk mund ta përcjellë mesazhin.

Si të hapni një email konfidencial si marrës

Përvoja e dikujt që merr një email konfidencial varet nga dy faktorë kryesorëNëse ata përdorin apo jo Gmail dhe nëse dërguesi e ka aktivizuar verifikimin e fjalëkalimit (sidomos nëse është nëpërmjet SMS-it) janë faktorë që duhen marrë në konsideratë. Megjithatë, procesi zakonisht është mjaft i udhëhequr dhe ndërfaqja ju tregon se çfarë të bëni në secilin hap.

Nëse përdorni një llogari Gmail dhe dërguesi nuk ka kërkuar një fjalëkalim përmes SMS-itNë shumicën e rasteve, mund ta hapni email-in direkt nga faqja e internetit ose aplikacioni i përditësuar pa ndonjë hap shtesë. Do ta shihni mesazhin si zakonisht, por pa butonat përpara, shkarkim ose printim. Nëse përdorni një klient tjetër email-i të lidhur me Gmail-in (për shembull, Perspektivë), mund të shfaqet një lidhje si "Shiko email-in" e cila do t'ju çojë në një faqe të Google ku do të duhet të identifikoheni.

Kur dërguesi aktivizon opsionin "Fjalëkalim me SMS"Procesi shton një hap shtesë sigurie. Kur përpiqeni të hapni mesazhin, sistemi do të shfaqë një buton si "Dërgo fjalëkalimin"; shtypja e tij do të dërgojë një kod me anë të mesazhit tekst në numrin e telefonit që është konfiguruar për ju. Do t'ju duhet ta futni atë kod në ekran për të aksesuar përmbajtjen.

Nëse adresa juaj nuk është një adresë Gmail (për shembull, ju përdorni një email të korporatës ose një nga një ofrues tjetër)Gjithashtu do të merrni një mesazh me një lidhje për "Shiko email-in" në ndërfaqen e sigurt të Google-it. Nga aty, mund t'ju kërkohet të klikoni "Dërgo fjalëkalimin" dhe të kontrolloni mesazhet tuaja SMS ose, varësisht nga cilësimet e dërguesit, të kontrolloni një email shtesë që përmban një kod verifikimi.

Në të gjitha rastet, kufizimet në kopjim, dërgim, shkarkim ose printim do të mbeten në fuqi.Do të jeni në gjendje ta lexoni emailin dhe, nëse nuk ka skaduar dhe qasja juaj nuk është revokuar, të shikoni paraprakisht çdo bashkëngjitje të përputhshme; por nuk do të keni qasje në veçoritë tipike për ndarjen ose ruajtjen e përmbajtjes direkt nga Gmail.

Çfarë ndodh kur një email skadon ose qasja anulohet?

Pasi të ketë arritur data e skadimit e caktuar nga dërguesi, mesazhi nuk është më i arritshëm. Për marrësin, edhe pse emaili mund të shfaqet ende vizualisht në kutinë e tyre hyrëse ose në arkiv, kur të përpiqet ta hapë atë, do të zbulojë se nuk mund ta shikojë më përmbajtjen ose do të hasë një mesazh që emaili ka skaduar.

Dërguesi gjithashtu mund të marrë iniciativën dhe të revokojë aksesin para datës së skadimit.Për ta bërë këtë, hapni Gmail në një kompjuter, shkoni te dosja "Dërguar", gjeni emailin konfidencial dhe klikoni te opsioni "Hiq aksesin". Që nga ai moment, çdo përpjekje e marrësit për të hapur mesazhin do të shfaqë një gabim ose një paralajmërim se nuk ka më leje.

Nëse jeni ju ai që merr emailin e skaduar ose gabimin e aksesit të fshirëKa shumë të ngjarë që dërguesi të ketë vendosur të ndërpresë aksesin ose që ju ta keni tejkaluar afatin kohor të konfiguruar fillimisht. Në këtë rast, e vetmja mundësi është të kontaktoni atë person për të zgjatur datën e skadimit ose t'i kërkoni që ta ridërgojë informacionin në një mesazh të ri, konfidencial.

Mund të ndodhin edhe gabime në lidhje me numrat e telefonit të përdorur për verifikimin me SMS.Gmail mbështet vetëm kodet e dërguara në vende dhe rajone të caktuara (siç janë Amerika e Veriut, pjesa më e madhe e Amerikës së Jugut, Evropa, Australia dhe disa territore aziatike si Koreja, India dhe Japonia). Nëse përpiqeni të konfiguroni një numër që nuk është në një rajon të mbështetur, do të shihni një mesazh që thotë se nuk mund të përdoret.

Këto mekanizma skadimi dhe revokimi janë veçanërisht të dobishëm në kontekstet e punës. ku ndahen dokumente të përkohshme, raporte të ndjeshme ose të dhëna personale që nuk duhet të mbeten të arritshme për një kohë të pacaktuar. Duke vendosur me kujdes afate kohore, mund ta zvogëloni ndjeshëm dritaren e ekspozimit ndaj informacionit.

Menaxhimi i modalitetit konfidencial për administratorët e Google Workspace

Në mjediset e korporatave, administratorët kanë fjalën e fundit nëse modaliteti konfidencial është i disponueshëm apo jo. Për përdoruesit. Nga konzola e administratorit të Google, mund të aktivizohet ose çaktivizohet në nivelin e domenit ose të zbatohet vetëm në njësi të caktuara organizative, sipas politikës së brendshme të kompanisë.

Për të menaxhuar këtë funksion globalisht brenda organizatës, administratori duhet të:

• Hyni në konsolën e administrimit me një llogari që ka privilegje administratori.
• Shko te seksioni “Aplikacionet”, pastaj te “Google Workspace” dhe më pas te “Gmail”.
• Hapni seksionin "Cilësimet e përdoruesit" dhe shkoni poshtë te "Modaliteti konfidencial".
• Kontrolloni ose çaktivizoni kutinë "Aktivizoni modalitetin konfidencial"dhe ruani ndryshimet.

Ndryshimet zakonisht nuk janë të menjëhershme.Google tregon se këto ndryshime mund të zgjasin deri në 24 orë për t'u përhapur plotësisht në të gjithë domenin, megjithëse në praktikë ato shpesh zbatohen shumë më shpejt. Këshillohet që ta mbani mend këtë kur planifikoni një vendosje ose ndryshim të politikave.

Nëse dëshironi të menaxhoni modalitetin konfidencial sipas njësive organizative (OU)Procesi është i ngjashëm, por përpara se të rregulloni cilësimet, duhet të zgjidhni njësinë specifike operative në panelin e majtë (për shembull, "Burimet Njerëzore", "Financa", "Marketing", etj.). Pastaj shkoni te seksioni "Modaliteti Konfidencial", aktivizojeni ose çaktivizoni atë dhe ruani ndryshimet për atë njësi të veçantë.

Çaktivizimi i modalitetit konfidencial i pengon përdoruesit të dërgojnë email-e duke përdorur këtë modalitet.Megjithatë, kjo në vetvete nuk e bllokon marrjen e tyre. Nëse një organizatë i konsideron mesazhet konfidenciale hyrëse problematike për qëllime auditimi, pajtueshmërie ose arkivimi, ajo duhet të krijojë rregulla specifike pajtueshmërie për trajtimin e këtyre llojeve të email-eve.

Blloko mesazhet hyrëse në modalitetin konfidencial në biznese

Disa organizata preferojnë të parandalojnë që emailet konfidenciale të arrijnë tek përdoruesit e tyre.Sepse këto lloje mesazhesh kufizojnë inspektimin e përmbajtjes, arkivimin ose proceset ligjore të eDiscovery. Për ta adresuar këtë, Google Workspace ofron një sistem rregullash përputhshmërie që lejon që këto lloje email-esh të identifikohen dhe të refuzohen pas mbërritjes në domen.

Procedura e përgjithshme për bllokimin e mesazheve konfidenciale hyrëse është si më poshtë::

• Në panelin e administratorit, hyni te cilësimet e Gmail. dhe hyni në seksionin kushtuar "Pajtueshmërisë me standardet e përmbajtjes".
• Klikoni te "Konfiguro" për të krijuar një cilësim të riNëse rregullat ekzistojnë tashmë, mund të zgjidhni "Shto një rregull tjetër".
• Cakto një emër përshkrues për rregullin (për shembull, "Bllokimi i modalitetit konfidencial hyrës").
• Në seksionin "Mesazhet e Prekura", zgjidhni opsionin "Hyrëse". në mënyrë që rregulli të zbatohet vetëm për emailet që mbërrijnë në domen.
• Në seksionin e shprehjeve, shtoni një kusht të bazuar në meta të dhëna dhe zgjidhni si atribut "Modaliteti Konfidencial i Gmail", me llojin e përputhjes "Mesazhi është në modalitetin konfidencial të Gmail".
• Në bllokun e veprimeve, zgjidhni "Refuzo mesazhin" dhe, nëse dëshironi, hartoni një tekst të personalizuar që do t'i dërgohet automatikisht dërguesit për të shpjeguar arsyen e refuzimit.
• Mbaj rregullin dhe prit që të përhapet (përsëri, afati maksimal i parashikuar është rreth 24 orë).

Kjo qasje lejon zbatimin e politikave shumë të sakta të sigurisë dhe pajtueshmërisë.Për shembull, mund të bllokoni marrjen e emaileve konfidenciale nga jashtë organizatës, por prapëseprapë të lejoni përdorimin e tyre të brendshëm, ose t'i kufizoni ato vetëm në departamente të caktuara. E gjitha varet nga nevojat ligjore dhe operacionale të secilës organizatë.

Praktikat më të mira dhe këshillat e sigurisë kur përdorni modalitetin konfidencial

Edhe pse modaliteti konfidencial ofron shtresa shtesë mbrojtjeje, ai nuk zëvendëson logjikën e shëndoshë.Para se të dërgoni një email me informacione shumë të ndjeshme, ia vlen të merrni në konsideratë nëse duhet të dërgohet me email apo nëse do të ishte më e kujdesshme të përdornin metoda të tjera, më të fuqishme të enkriptimit ose ndarjes së sigurt të skedarëve.

Një rekomandim kryesor është që të rregulloni me kujdes datën e skadimit.Për dokumente jashtëzakonisht të ndjeshme, mund të dëshironi të caktoni afate të shkurtra (një ditë, një javë); për komunikime të tjera, siç janë kontratat në shqyrtim që kërkojnë kohë, është e preferueshme t'i jepni marrësit një kohë të arsyeshme. Përdorimi i afateve absurde të shkurtra vetëm sa e frustron marrësin dhe shkakton më shumë ridërgim ose konfuzion.

Kur rreziku është i lartë, opsioni i fjalëkalimit me SMS rekomandohet shumë.Me kusht që të mund ta menaxhoni në mënyrë të sigurt numrin e telefonit të marrësit dhe ai të jetë në një rajon të mbështetur nga Google. Ky hap shtesë e bën më të vështirë për dikë që ka fituar qasje në email (për shembull, duke u kyçur në llogari pa leje) të lexojë përmbajtjen pa pasur edhe numrin e telefonit të marrësit.

Është thelbësore të kontrolloni dy herë adresat e email-it dhe numrat e telefonit përpara se të dërgoni.Një gabim i vetëm në shifër mund ta dërgojë informacionin te personi i gabuar ose ta bëjë marrësin të paaftë ta hapë mesazhin. Është gjithashtu një ide e mirë ta paralajmëroni marrësin paraprakisht se do të marrë një email konfidencial me verifikim, në mënyrë që të mos mendojë se është phishing ose spam.

Në kompani, vendosja e modalitetit konfidencial duhet të shoqërohet me trajnim minimal.Shpjegoni se çfarë bën dhe çfarë nuk bën ky funksion, kur rekomandohet përdorimi i tij, cilat janë datat tipike të skadimit dhe si të trajtohen problemet si qasja e skaduar ose mesazhet SMS të padërguara. Kjo i pengon përdoruesit të përdorin zgjidhje të pasigurta për shkak të mungesës së njohurive.

Modaliteti konfidencial i Gmail bëhet një mjet shumë praktik Për të fituar kontroll mbi shpërndarjen e informacionit nëpërmjet email-it, veçanërisht kur kombinohet me politika të qarta, gjykim të shëndoshë dhe masa të tjera plotësuese sigurie. I përdorur me mençuri, lejon që të dhënat e ndjeshme të qarkullojnë më sigurt dhe me më pak frikëra të panevojshme, si në aspektin personal ashtu edhe në atë profesional.