Softuer DMS: Aplikacione që ju lejojnë të ruani dokumentacionin në mënyrë të sigurt

La menaxhimi i dokumentacionit ligjor Nuk kuptohet më pa një Softuer DMS që centralizojnë, mbrojnë dhe i bëjnë skedarët të aksesueshëm nga çdo pajisje. Edhe pse shumë firma ligjore ende kanë vështirësi me proceset e bazuara në letër, realiteti është se çështjet ligjore janë komplekse dhe kërkojnë softuer modern për të përmirësuar rrjedhat e punës, për të minimizuar rreziqet dhe për të përmirësuar marrëdhëniet me klientët. Cilat aplikacione ju lejojnë të ruani dokumentacionin ligjor? Ne folëm për këtë në këtë artikull.

Në të, ne shpjegojmë se si t'i përdorim ato në mënyrë të sigurt, karakteristikat e tyre më të spikatura dhe zgjidhjet më të mira që mund të përdorim.

Çfarë është softueri për menaxhimin dhe ruajtjen e dokumentacionit ligjor?

Një program kompjuterik për menaxhimin e dokumenteve ligjore (DMS) është Një mjet i specializuar për ruajtjen, organizimin, versionimin dhe gjurmimin e skedarëve dixhitalë brenda firmave, konsulencave dhe departamenteve ligjore.Objektivi i saj është që dokumente kritike janë të sigurta, por të lehta për t'u gjetur, me kërkime të avancuara, leje të bazuara në role dhe gjurmueshmëri.

Këto platforma zakonisht përfshijnë kërkim të fuqishëm, bashkëpunim në kohë reale, kontroll versionesh dhe veçori të pajtueshmërisë. sektori juridikPërveç kësaj, është thelbësore që sistemi të mbështesë automatizimin e rrjedhës së punës, shkëmbimin e sigurt me klientët, nënshkrimet elektronike dhe auditimin e veprimeve.

Përtej sferës ligjore, DMS-të janë pjesë e ekosistemit të menaxhimit të përmbajtjes së ndërmarrjes (ECM)., duke përfshirë dixhitalizimin (skanimet dhe OCR), arkivimin elektronik, ruajtjen e të dhënave rezervë dhe shtresat e sigurisë në nivel ndërmarrjeje për të përmbushur standardet GDPR dhe ISO.

Karakteristikat kryesore që duhet të kërkoni nga një DMS ligjor

• Menaxhimi dhe ruajtja në cloud dhe/ose serverat e vetQasje 24/7 nga uebi dhe celulari, me sinkronizim të sigurt dhe plane të shkallëzueshme bazuar në vëllimin e të dhënave, si dhe mundësinë e cloud-on-premises hibrid nëse politika juaj e IT-së e kërkon këtë.
• Përdorshmëri dhe zbatim i lehtëNjë ndërfaqe intuitive përshpejton përvetësimin dhe zvogëlon kurbën e të mësuarit; sa më shpejt të ofroni vlerë, aq më i mirë do të jetë kthimi që do të merrni dhe aq më pak rezistencë të brendshme do të ketë.
• Shabllone, panele kontrolli dhe meta të dhëna të personalizueshmeStandardizoni kontratat, kërkesat ose dokumentet me shabllone dhe panele të ripërdorshme për të parë progresin, etapat dhe varësitë; meta të dhënat dhe etiketat janë thelbësore për kategorizimin.
• Automatizimi i rrjedhësZëvendësoni hapat manualë me rregulla dhe shkaktarë (miratime, alarme, caktime), me regjistra të versionimit dhe aktiviteteve për auditim.

Llojet e DMS dhe funksionet e zakonshme

• Me vendosjeNë cloud (qasje e kudondodhur, fërkime të reduktuara dhe varësi nga palët e treta) ose në vend (kontroll i plotë, investime të brendshme dhe mirëmbajtje). Ekzistojnë gjithashtu hibride për të kombinuar avantazhet.
• Me licencëPronaritar (mbështetje zyrtare, trajnim, SLA, kosto më e lartë) kundrejt burimit të hapur (fleksibilitet dhe komunitet, kërkon shitës me përvojë ose ekip të brendshëm për mirëmbajtje).
• Aftësitë kryesoreSkanimi dhe OCR, indeksimi i meta të dhënave, kërkimi i përmbajtjes ose fjalëve kyçe, versionimi, lejet dhe auditimi, integrimet (ERP, CRM, email) dhe rrjedhat e punës (miratimet).

Programi më i mirë DMS (Menaxhimi i Dokumenteve Ligjore)

Ne kemi përpiluar zgjidhje të përdorura nga ekipet ligjore për menaxhimin e çështjeve, dokumentimin, ngarkesën e punës dhe marrëdhëniet me klientët. Ne kemi përfshirë pikat e forta, kufizimet, çmimet dhe vlerësimet për një krahasim të afërt.

Kliko

Kliko Up Docs ofron një mënyrë fleksibile për të krijuar, kërkuar dhe bashkëpunuar në dokumente ligjore brenda të njëjtit mjedis projekti. Motori i tij i fuqishëm i kërkimit përshpejton vendndodhjen e skedarëve dhe Siguria dhe aksesueshmëria janë të jashtëzakonshme. Hidhni shabllone ligjore (menaxhimi i klientëve, ndjekja e rasteve dhe faturimi) dhe ClickUp AI për të shkruar përmbledhje dhe përditësime.

ÇmimetFalas Përgjithmonë; Pa limit 7 dollarë/përdorues/muaj; Biznes 12 dollarë/përdorues/muaj; Ndërmarrje (kontakt). ClickUp AI +5 dollarë/muaj për anëtar në planet me pagesë.

Projekti ProProfs

Paketë e thjeshtë për detyra, kalendarë dhe burime, jo specifik ligjor, por i dobishëm nëse po kërkoni thjeshtësi dhe çmim të mirë. Projekti ProProfs Gjeneron fatura dhe raporte, gjurmon kohën dhe ofron tabela Gantt dhe Kanban. I mungojnë CRM-ja e përparuar dhe biseda në ekip.

çmim: 39,97 dollarë/muaj për përdorues të pakufizuar (vjetor).

asana

asana është një Një platformë gjithëpërfshirëse e rrjedhës së punës me automatizim, varësi dhe raportim.Ju lejon të shikoni problemet në një Afat Kohor, Listë ose Tabelë, të vendosni objektiva inteligjentë dhe të krijoni rregulla pa kod. Kurba fillestare e të mësuarit dhe hierarkitë komplekse mund të jenë një pengesë për disa përdorues.

Çmimet: Bazë (Falas), Premium 10,99 dollarë/përdorues/muaj (vjetor), Biznes 24,99 dollarë/përdorues/muaj (vjetor).

Redbooth

I fokusuar në ekipet që kombinohen Detyrat, thirrjet video HD dhe rrjedhat e personalizuara në një platformë të vetme. Redbooth përfshin shabllone, Gantt dhe flamur emergjence për detyra kritike.

ÇmimetPro $9; Biznes $15/përdorues/muaj (vjetor); Ndërmarrje (kontakt).

Trello

Trello është i njohur për Kanbanin e tij të thjeshtë, tani me Automatizime Butler dhe pamje të shumëfishta (Kronologjia, Kalendari, Tabela, Harta)Një softuer DMS me një ekosistem të shkëlqyer përmirësimesh dhe integrimesh.

ÇmimetFalas; Standard 5 dollarë; Premium 10 dollarë/përdorues/muaj (vjetor); Ndërmarrje (kontakt).

Evernote

Edhe pse fillimisht u krijua për shënime, shumë firma ligjore e përdorin atë. Evernote si depo e lehtë dhe bashkëpunueseSkano, ruaj dhe kërko me kërkimin e avancuar. Integro kalendarët dhe detyrat.

ÇmimetFalas; Personal 10,83 dollarë; Profesional 14,17 dollarë/përdorues/muaj (vjetor).

DMS, ECM dhe CMS: dallime që duhet të jenë të qarta

Kur zgjidhni një softuer DMS, është e dobishme të sqaroni disa koncepte që shpesh ngatërrohen:

• DMS përqendrohet në ciklin jetësor të dokumentit (skanimi, renditja, ruajtja, versionimi, publikimi dhe ndarja).
• ECM mbulon të gjithë përmbajtjen e kompanisë (dokumente, email-e, multimedia, të dhëna), me rrjedhat e informacionit dhe qeverisjen.
• CMS zakonisht është i orientuar drejt menaxhimi i përmbajtjes së uebit (faqe interneti, blogje, intranete).

Tregu i ECM pritet të arrijë afërsisht 67.590 miliardë dollarë në vitin 2023 dhe mund të kalojë 131.200 miliardë dollarë në pesë vjet., me një rritje vjetore prej 14%. Shumë ndërmarrje të vogla dhe të mesme shpërdorojnë kapital për shkak të joefikasitetit: deri në 20.000 dollarë në vit për shkak të problemeve me dokumentet dhe një mesatare prej 18 minutash për të gjetur një skedar.

Burim i hapur dhe vetë-strehim: zgjidhje që bëjnë diferencën

Nëse keni nevojë Kontroll i plotë i të dhënave dhe personalizim, ekosistemi me burim të hapur ofron alternativa të fuqishmeJa 10 opsione të spikatura dhe pikat e tyre kryesore.

• Shenjë letreBurim i hapur, i vetë-strehuar, dokumente dhe dosje të pakufizuara, etiketim i bardhë, domene të personalizuara dhe filigrana. Çmimi: Plan falas; 29 dollarë (3 vende) për ndarjen e dokumenteve; 59 dollarë dhomë e sigurt e të dhënave; 149 dollarë dhoma të pakufizuara; version i plotë i vetë-strehuar.
• NextcloudPako bashkëpunuese me Files, Talk, Groupware dhe Office (redaktim online, kalendar, kontakte dhe email). Siguri dhe kontroll aksesi i nivelit të ndërmarrjes, si dhe integrim me infrastrukturën ekzistuese. Çmimi: 37,49 €–195 €/përdorues/vit në varësi të planit.
• Dokumentar: Platformë për nënshkrimin e dokumenteve me burim të hapur, Vetë-hostuar me shabllone dhe rregulla inteligjente; integrohet me Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Çmimet: Enterprise $1188 për vend/vit; Singleplayer (pa çmime publike).
• OpenDocMan: softuer web DMS në përputhje me PHP ISO 17025 dhe OIE, me kontroll të aksesit, shqyrtim i automatizuar, meta të dhëna, kërkime sipas autorit/departamentit/kategorisë dhe URL të sigurta. kufizimet: Ndërfaqja e përdoruesit me personalizim i kufizuar dhe kurbë për TY. 
• Shkrirja e letraveI projektuar për dokumente të skanuara me OCR dhe kërkim me tekst të plotë; shumëpërdorues, versionim, REST API dhe leje të detajuara. Kufizime: Fokusohet në skanime dhe mund të mos ketë veçori të përparuara.

Si të zgjidhni softuerin tuaj DMS

Këto janë aspektet që duhen marrë në konsideratë përpara se të zgjidhni një program DMS ose një tjetër:

• Përvoja e furnizuesitKërkoni partnerë që i kuptojnë proceset ligjore dhe që mund t'ju ndihmojnë me zbatimin, trajnimin dhe vazhdimësinë e biznesit.
• Lehtësia e përdorimitNjë mjet i përdorshëm zvogëlon rezistencën e brendshme; me një trajnim të shkurtër, kushdo duhet të jetë në gjendje të përdorë bazat (nga kontabiliteti te shitjet).
• Mbrojtja e të dhënaveJepini përparësi enkriptimit, kopjeve rezervë, kontrollit të aksesit, regjistrave të aktiviteteve dhe pajtueshmërisë me GDPR/ISO; siguria është e panegociueshme.
• Qasje mobile dhe në distancëKështu që mund të filloni rrjedhat dhe të merrni vendime nga telefoni juaj celular jashtë zyrës pa probleme.
• ShkallëzueshmëriaVlerësoni aftësinë e tij për t'u rritur me ju (përdorues, GB/TB, departamente të reja) dhe fleksibilitetin e tij për t'u integruar me ERP/CRM/email.

Një softuer i mirë DMS centralizon, klasifikon dhe automatizon, duke siguruar njëkohësisht siguri, pajtueshmëri dhe një kërkim të avancuar që e gjen dokumentin brenda sekondash.Me gjithçka që diskutohet këtu, ju keni një gamë të provuar mjetesh për të zbatuar një themel dixhital të fortë dhe produktiv që mbështet gjithçka, nga një zyrë me një person deri te korporata më e kërkuar.