Shikoni ndryshimet në një skedar Excel: udhëzuesi që ju nevojitet

Kur ndajmë fletëllogaritëse, është normale të pyesim veten se çfarë ka prekur secili person dhe kur. Shikoni modifikimet në një skedar ExcelSot kemi disa opsione: panelin Shfaq Ndryshimet, Historikun e Versioneve dhe, në skenarë më klasikë, panelin veteran "Gjurmo Ndryshimet".

Në këtë artikull shpjegojmë si ta bësh, çfarë kufizimesh ka secila mundësi dhe çfarë alternativash ekzistojnë Nëse punoni jashtë "cloud", plus këshilla të tjera praktike.

Çfarë është "Shfaq ndryshimet" në Excel dhe çfarë informacioni tregon?

Funksioni "Shfaq ndryshimet" centralizon një regjistër të redaktimeve të fundit në një libër. Paneli i tij shfaq ndryshimet më të reja në krye, duke ju lejuar t'i identifikoni ato në detaje. kush e bëri modifikimin, qeliza e prekur, koha e saktë dhe vlera e mëparshmeËshtë veçanërisht e dobishme kur shumë persona po redaktojnë një skedar të përbashkët dhe ju nevojitet një afat kohor i qartë.

Ky panel ju lejon gjithashtu të rishikoni ndryshimet që janë ekzekutuar "në masë". Për këto raste, Excel Gjeneron një kartë me veprimin masiv dhe ofron qasje në "Shiko Ndryshimet" brenda asaj karte, në mënyrë që të mund të hulumtoni më thellë në të. detajet e çdo modifikimi të grupuar pa humbur kontekstin.

Mbani mend se Excel ruan aktivitetin e fundit në këtë panel, duke ofruar dukshmëri deri në një maksimum prej rreth 60 ditëNëse doni të zgjasni intervalin kohor për të inspektuar atë që po ndodhte më parë, do të jetë radha e Historikut të Versioneve, për të cilin do të flasim më vonë. udhëtoni në versionet e mëparshme dhe t'i shqyrtoni ato pa ndonjë surprizë.

Shikoni ndryshimet në të gjithë librin: hapa të shpejtë

Për një përmbledhje gjithëpërfshirëse të librit të punës dhe për të parë modifikimet në një skedar Excel, procesi është shumë i thjeshtë dhe ju çon në panelin me të gjitha ndryshimet e bëra së fundmi. Me këto hapa, do të jeni në gjendje të shihni menjëherë. gjithçka që ndodhi në skedar:

1. Në skedën Rishikimi, zgjidhni Trego ndryshime për të hapur panelin me ndryshimet e fundit.
2. Vini re se ndryshimet shfaqen të renditura me më të fundit në krye, duke reflektuar rendi kronologjik i vërtetë të ekzekutimit.
3. Do të jeni në gjendje të identifikoni se kush ka ndryshuar çfarë dhe në cilën qelizë, së bashku me datën dhe orën e saktë, gjë që e bën më të lehtë. bashkëpunimet e auditimit.
4. Nëse ka ndryshime në masë, do të gjeni një kartë që e grupon atë operacion dhe një buton për Shihni ndryshimet dhe lundroni nëpër çdo modifikim të përfshirë.

Filtro ndryshimet sipas fletës, diapazonit ose qelizës specifike

Kur dëshironi të ngushtoni fokusin tuaj, mund të shikoni ndryshimet në një skedar Excel vetëm për një fletë specifike, një interval ose edhe një qelizë të vetme. Ky filtrim ju ndihmon të hetoni në detaje. çfarë ndodhi në një zonë të caktuar nga libri pa zhurmë shtesë.

Për të filtruar shpejt nga fleta: zgjidhni një fletë, një diapazon ose një qelizë të vetme, pastaj klikoni me të djathtën për të hapur menynë e kontekstit dhe zgjidhni Trego ndryshimeMe këtë veprim, Excel e kufizon panelin në atë përzgjedhje.

Gjithashtu mund të filtroni nga vetë paneli Ndryshime. Në krye, do të shihni një ikonë filtri: zgjedhja e saj do t'ju lejojë të specifikoni nëse dëshironi të filtroni sipas... Diapazoni ose nga FletëNëse zgjidhni Diapazonin, shkruani diapazonin ose qelizën në kutinë e tekstit dhe konfirmoni me ikonën e shigjetës pranë asaj fushe për të aplikuar filtroni menjëherë.

Kjo qasje filtrimi ju kursen shumë kohë kur hetoni incidente ose kur duhet të përqendroheni në një zonë kritike të fletës (për shembull, diapazoni ku llogariten totalet ose ku dikush ndryshoi referencat).

Ku funksionon "Shfaq ndryshimet" dhe cilat janë kërkesat që ajo të regjistrojë gjithçka?

"Shfaq ndryshimet" është i disponueshëm si në Excel për desktop ashtu edhe në Excel për në internet, dhe pasqyron në panelin e tij ndryshimet e bëra nga aplikacionet e Excel që e mbështesin atë. bashkautorKjo do të thotë që, për të parë historikun më të plotë në panelin e kontrollit, të gjithë përdoruesit duhet të përdorin një aplikacion të pajtueshëm Excel dhe të punojnë me skedarin në vende që mirëmbani bashkëbotimin aktiv (për shembull, OneDrive ose SharePoint).

Po sikur paneli të duket bosh edhe pse e dini se ka pasur aktivitet? Disa veprime mund të bëjnë që Excel ta fshijë atë regjistër. Do të shihni një panel bosh nëse dikush, për shembull, ka modifikuar me një blerje të vetme ose një version më të vjetër të Excel që nuk është në përputhje me bashkëautorizimin, ose nëse janë përdorur funksione që Ato nuk janë të pajtueshme me bashkë-botim ose nëse skedari është zëvendësuar ose një kopje u ruajt, duke prishur vazhdimësinë e monitorimit.

Lajmi i mirë është se, që nga ajo pikë e tutje, çdo ndryshim i ri që ju ose dikush tjetër bën nga aplikacionet e pajtueshme do të regjistrohet përsëri në panelin e Ndryshimeve. Kjo rikthen dukshmërinë për ngjarjet pasuese dhe ju lejon të ndiq gjurmët pa pasur nevojë ta ribësh dokumentin.

Cilat ndryshime regjistrohen dhe cilat nuk shfaqen në panel

Paneli i Ndryshimeve përqendrohet në formulat dhe vlerat e qelizave, si dhe në operacione të tilla si zhvendosja, renditja, futja ose fshirja e qelizave dhe diapazoneve. Prandaj, do të gjeni qartë si ndryshime të njëhershme ashtu edhe ndryshime strukturore që ndikojnë blloqe të dhënash.

Megjithatë, disa veprime nuk shfaqen aktualisht: modifikime në grafikë, forma ose objekte të tjera, lëvizje ose cilësime në tabela pivotKjo përfshin ndryshimet në formatim (ngjyrat, shkronjat, stilet), fshehjen e qelizave/diapazonit dhe aplikimin e filtrave. Mbajeni mend këtë, sepse kjo "shtresë vizuale" nuk pasqyrohet në panel, i cili përqendrohet në funksionet kryesore. numerike dhe funksionale.

Për më tepër, për të ofruar historikun më të plotë të mundshëm, Excel mund të lërë boshllëqe në vijën kohore nëse disa ndryshime nuk janë të disponueshme. Si pasojë, mund të vini re "kapërcime" kur ndryshimet, për shkak të natyrës së tyre ose mjetit të përdorur, nuk mund të bëhen. regjistro në panel.

Pse ndonjëherë mungojnë vlerat e mëparshme në disa hyrje? Kjo mund të ndodhë kur të dhënat modifikohen duke përdorur kod (për shembull, VBA ose shtesa) ose nëse dikush e ka modifikuar librin e punës me Excel pa e përditësuar atë. versioni më i funditNë raste të tilla, gjurmueshmëria e "vlerës para/vlerës pas" mund të humbasë për atë veprim specifik.

Si të shikoni ndryshimet më të vjetra: Historiku i versioneve

Paneli i Ndryshimeve tregon ndryshimet më të fundit; nëse keni nevojë të zgjasni periudhën, përdorni Historiku i versioneveNga Skedari > Informacioni > Historiku i Versioneve, mund të hapni një version të mëparshëm për ta parë paraprakisht dhe, nëse është e nevojshme, ta rivendosni atë. Kjo është shumë e dobishme kur kërkoni ngjarjet e mëparshme në diapazonin që mbulon Trego ndryshimet.

Historiku i versioneve nuk është i njëjtë me një "krahasues vizual" midis dy pikave në kohë: qëllimi i tij është të lejojë navigimin përmes gjendjeve të skedarëve, me mundësinë për të hapur një version të kaluar dhe për të punuar mbi të. Megjithatë, kombinimi i kësaj veçorie me Shfaq Ndryshimet mund të ofrojë një pasqyrë të ekuilibruar. i shpejtë dhe i kohëve të fundit me një auditim afatgjatë.

Nëse skedari juaj ndodhet në SharePoint, mos harroni se kontrolli i versioneve ka kufizime të konfigurueshme. Gjatë konfigurimit, mund të caktoni numrin maksimal të versioneve që dëshironi të ruani dhe, kur sistemi arrin limitin, ai fshin versionin e fundit. më i vjetër për të krijuar vend për të rejat. Nëse keni nevojë për më shumë liri veprimi, është e mundur ta rrisni atë numër deri në limitin e sistemit, gjë që përmirëson aftësinë për t'u kthyer pas në kohë për të kërkime të gjera.

Për ekipet që mbështeten në versionet historike, këshillohet që të rishikohet periodikisht ky konfigurim në bibliotekën e SharePoint dhe të përshtatet me rrjedhën e punës: sa më shumë ndryshime të përditshme, aq më kuptim ka të rritet numri i versione të fshehura në mënyrë që të mos humbasë një gjurmë të dobishme.

Rivendosja e Panelit të Ndryshimeve: Kur dhe Si

Në Excel për uebin, ekziston një opsion për të fshirë historikun e ndryshimeve që shihni në Panelin e Kontrollit. Ndodhet nën Skedari > Informacioni, dhe konfirmimi i tij do të... pastro panelin për të gjithë përdoruesit e librit. Është një veprim i pakthyeshëm dhe, për këtë arsye, duhet të merret në konsideratë me kujdes para se të kryhet nëse keni nevojë të ruani provat e bashkëpunim i kohëve të fundit.

Edhe nëse e fshini atë hyrje nga paneli, ju prapë mund të hapni ose rivendosni versionet e mëparshme përmes Historikut të Versioneve. Me fjalë të tjera, ju e hiqni "listën e ngjarjeve" nga paneli, por nuk e humbni aftësinë për ta bërë këtë. kthehem në gjendjet e mëparshme të skedarit për sa kohë që këto versione ekzistojnë në sistem.

"Gjurmimi i Ndryshimeve" klasike në Excel: çfarë ofron dhe si ta rishikoni atë

Për vite me radhë, programi paraqiste një sistem tradicional "Gjurmimi i Ndryshimeve" që tani konsiderohet i trashëguar. Ishte një mënyrë e mirë për të parë modifikimet në një skedar Excel. Në librat e punës të konfiguruar me këtë veçori, ruajtja dhe ndarja e çdo ndryshimi linte shenja në qeliza (trekëndësha blu) dhe komente që shfaqeshin. përshkrimi i ndryshimit dhe përdoruesi përgjegjës. Edhe pse ende ekziston në skenarë specifikë, në mjediset moderne të bashkëautorizimit është zëvendësuar nga Shfaq Ndryshimet.

Nëse organizata juaj ende e përdor atë qasje, mund t’i listoni ndryshimet në një fletë të veçantë. Për ta bërë këtë, nga skeda Rishikimi, hapni Gjurmimi i Ndryshimeve dhe zgjidhni nxjerr në pah ndryshimetZgjidhni opsionin "Shfaq ndryshimet në një fletë të re" dhe konfirmoni me OK: Excel do të shtojë një fletë të quajtur "Historiku" me Detajet për ndryshim të nxjerra nga libri.

Rishikimi i këtyre ndryshimeve u menaxhua gjithashtu nga Rishikimi > Gjurmimi i Ndryshimeve > Prano ose Refuzo Ndryshimet. Atje mund t'i pranoni ose refuzoni ato një nga një, ose të përdorni opsionet "Prano të Gjitha" ose "Refuzo të Gjitha" për t'i përpunuar ato në grupe, me mundësinë për t'i mbyllur në çdo kohë. kthehu në faqe.

Kjo metodë ka vlerë në librat që janë krijuar tashmë me atë sistem, por nuk ofron përvojën e integrimit dhe të bashkëautorizimit që ofrojnë sot cloud dhe paneli Shfaq Ndryshimet, ku informacioni është më i përafruar me redaktimi bashkëpunues në kohë reale.

Krahasimi i versioneve dhe kufizimeve: çfarë mund dhe nuk mund të prisni nga Excel

Në vend që të shohin modifikimet në një skedar Excel, shumë përdorues thjesht duan të dinë "me një shikim" se çfarë ka ndryshuar midis versionit të fundit dhe atij aktual pa hapur dy skedarë krah për krah. Në praktikë, Excel nuk përfshin një mjet vendas që kryen këtë funksion. ndryshim i detajuar midis dy skedarëve lokalë. Ofron Shfaq Ndryshimet për librat e bashkëautorizuar (një veçori e kohëve të fundit dhe shumë praktike) dhe Historikun e Versioneve për të hapur versionet e mëparshme dhe, nëse është e aplikueshme, rivendosini ato.

Disa përdorues përmendin një program të quajtur Spreadsheet Compare (pjesë e disa instalimeve të Office) për krahasimin e dy skedarëve të ruajtur. Për ta përdorur atë, ju nevojitet një kopje e versionit të mëparshëm në kompjuterin tuaj; nuk është një "buton magjik" brenda Excel-it, por një mjet i veçantë që krahason librat e punës dhe shfaq rezultatet. dallimetËshtë e dobishme nëse nuk punoni në cloud, megjithëse kërkon hapin shtesë të ruajtjes së versioneve lokale.

Është e zakonshme të lexosh në forume se "nuk ka një mënyrë vendase, të shpejtë dhe universale" për të krahasuar ndonjë version me atë aktual pa përgatitur materialin paraprakisht. Dhe kjo ka kuptim: për të regjistruar çdo ndryshim të vogël, arkivi do të duhej të ruante një sasi të madhe të të dhënave. metadataKjo do ta rriste në mënyrë drastike madhësinë e tij dhe do ta ndërlikonte menaxhimin e tij, veçanërisht në librat që përditësohen çdo ditë.

Nëse punoni në Windows, File Explorer ju lejon të shtoni kolona informacioni (data e krijimit, data e modifikimit, etj.), por këto janë meta të dhëna në nivel skedari, jo një histori e ndryshime për qelizëNjë tjetër opsion i sistemit është Historiku i skedarëvei cili merr kopje të skedarëve të modifikuar në mënyrë që ato të mund të rikthehen; në këmbim, konsumon hapësirë ​​në disk dhe nuk është një shikues i ndryshime të grimcuara si i tillë.

Në përmbledhje operative: nëse jeni duke bashkëautorizuar me Excel (OneDrive/SharePoint), përdorni Shfaq Ndryshimet për ndryshimet e fundit dhe Historikun e Versioneve për periudha më të gjata. Nëse rrjedha juaj e punës është lokale, ruani versionet dhe, kur të keni nevojë të krahasoni, merrni në konsideratë përdorimin e mjeteve të krahasimit si Krahasimi i Spreadsheet-eve për të marrë një hartë të ndryshimeve. dallimet midis skedarëve.

Ekosistemi për shikimin e ndryshimeve në një skedar Excel ofron zgjidhje të fuqishme kur punoni në cloud dhe me bashkë-autorizim: paneli Shfaq Ndryshimet ju jep "këtu dhe tani", ndërsa Historiku i Versioneve dhe cilësimet e SharePoint zgjasin horizontin kohor. Në skenarët lokalë, krahasimi kërkon ruajtjen e kopjeve dhe mbështetjen në shërbimet e jashtme. Duke ditur se çfarë regjistrohet dhe çfarë jo, dhe duke siguruar konfigurimin e duhur, mund të keni kontroll realist dhe efikas mbi procesin. gjurmë e Edittionet në tabelat tuaja.

Artikull i lidhur:

Office nuk hapet për shkak të AppVIsvSubsystems64.dll: zgjidhje të provuara

Daniel Terrasa

Redaktor i specializuar në çështjet e teknologjisë dhe internetit me më shumë se dhjetë vjet përvojë në media të ndryshme dixhitale. Unë kam punuar si redaktor dhe krijues i përmbajtjes për kompanitë e tregtisë elektronike, komunikimit, marketingut online dhe reklamave. Kam shkruar gjithashtu në faqet e internetit të ekonomisë, financave dhe sektorëve të tjerë. Puna ime është edhe pasioni im. Tani, përmes artikujve të mi në Tecnobits, Përpiqem të eksploroj të gjitha të rejat dhe mundësitë e reja që bota e teknologjisë na ofron çdo ditë për të përmirësuar jetën tonë.