Шта је поверљиви режим у Gmail-у и када би требало да га укључите?

¿Шта је Gmail-ов „поверљиви режим“ и када би требало да га активирате? Овај посебан режим слања вам омогућава да ограничите шта прималац може да уради са вашом е-поштом.Спречиће кориснике да га прослеђују, копирају његов текст, преузимају прилоге или штампају његов садржај. Такође можете подесити датум истека или чак захтевати СМС код за отварање. Није непогрешиво, али када се правилно користи, значајно смањује ризике при раду са осетљивим информацијама.

Поверљиви режим у Gmail-у је посебан начин слања имејлова У овом режиму, Google примењује ограничења на поруку и њене прилоге, ограничавајући могућност примаоца да дели информације. Када активирате овај режим, уобичајене опције дељења примаоца нестају. проследи, копирај, преузми и одштампај садржај.

Поред блокирања тих радњи, Gmail вам омогућава да подесите датум истека. За поруку: након тог периода, прималац више неће моћи да је види. Такође можете ручно опозвати приступ у било ком тренутку ако се покајете због онога што сте послали или откријете грешку код примаоца. Ово је посебно корисно када се ради о поверљивим документима, личним подацима или осетљивој интерној комуникацији.

Функција такође укључује додатни систем за верификацију лозинкеМожете захтевати од примаоца да унесе код за отварање имејла: или једноставну верификацију (која се у неким случајевима шаље имејлом) или код послат СМС-ом на мобилни телефон примаоца. У овом другом сценарију, само неко ко има приступ том броју телефона моћи ће да види садржај.

Важно је разумети да поверљиви режим не шифрује магично е-пошту од почетка до краја.Уместо тога, мења начин на који се садржај испоручује. Gmail не шаље текст и прилоге директно као обична порука; уместо тога, генерише безбедну везу којој се може приступити само под условима које сте подесили (истек, верификација итд.).

Ова функција је доступна и за личне Gmail налоге и за Google Workspace.А у пословним окружењима, администратори могу да одлуче да ли ће дозволити његову употребу или не, било у целом домену или само у одређеним организационим јединицама (на пример, омогућити га за правно одељење и онемогућити га за остале).

Како поверљиви режим функционише интерно

Када пошаљете поруку у поверљивом режиму, Gmail не доставља тело имејла „какво јесте“. на сервер примаоца. Оно што ради јесте да чува садржај на Google-овим системима и замењује га контролисаним линком. За некога ко користи Gmail, резултат изгледа као обична е-пошта, али у стварности, они приступају том хостованом садржају на контролисан начин.

Ако прималац не користи Gmail, добиће поруку са линком. типа „Прикажи имејл“ или слично. Кликом на њега отвориће се безбедна Google страница где ћете морати да се пријавите или унесете верификациони код, у зависности од тога како сте конфигурисали испоруку. На овај начин задржавате контролу без обзира на провајдера имејл услуге примаоца.

Типична ограничења у овом режиму утичу на цео пакет садржајаТекст, уграђене слике и прилози. Прималац ће моћи да га прочита и прегледа прилоге ако је формат компатибилан, али неће имати приступ функцијама за њихово чување на рачунару, прослеђивање другој особи или штампање имејла из Gmail-а.

Постоји једно важно ограничење које морате имати на уму.Чак и ако су опције копирања, преузимања или штампања блокиране, Gmail не може у потпуности спречити некога да то уради. снимак екранаНаправите снимак екрана телефоном или користите злонамерни софтвер да бисте копирали садржај. Google покушава да ограничи снимке екрана у неким окружењима, али у пракси увек постоји начин да се заобиђе ова заштита.

Још један кључни технички детаљ је да се имејлови у поверљивом режиму не могу заказати. да се пошаљу касније. Ако сте неко ко увек користи „Закажи слање“ да би се поруке слале у одређено време, имајте на уму да ова функција није компатибилна са поверљивим режимом: мораћете да их пошаљете одмах.

Предности, ограничења и када га активирати

Главна предност поверљивог режима је то што смањује ненамерно откривање осетљивих информација.Ако прималац случајно кликне на „Проследи“ или покуша да преузме прилог да би га поделио, једноставно неће моћи. Ово спречава многе уобичајене грешке и у пословним и у личним подешавањима.

Истек рока трајања порука је још једна веома занимљива тачкаМожете да изаберете да имејл буде доступан само један дан, недељу, месец или чак неколико година (типични распони су од 1 дана до 5 година). Након тог времена, и тело поруке и сви прилози постају недоступни примаоцу, чак и ако их и даље могу видети у свом пријемном сандучету.

Могућност опозива приступа у било ком тренутку додаје додатну сигурносну мрежу.Ако сте послали имејл погрешној особи, укључили информације због којих касније жалите или сте се једноставно предомислили, само идите у фасциклу Послате ставке, отворите поверљиви имејл и кликните на опцију за уклањање приступа. Од тог тренутка, прималац више неће моћи да га отвори.

Међутим, овај режим није апсолутни штит и има јасна ограничења.Као што је раније поменуто, не може да заштити од блокирања снимака екрана или фотографија, а ако прималац намерава да прекрши ваше поверење, увек ће пронаћи начине да сачува информације. Штавише, у строгим корпоративним окружењима, може доћи до сукоба са политикама архивирања, ревизије или е-откривања јер неки приступи превазилазе стандардне токове рада.

Препоручљиво је активирати поверљиви режим у ситуацијама када вам је потребна додатна контрола.Слање уговора, сертификата, личних докумената, финансијских информација, медицинских података, осетљиве интерне комуникације или линкова који морају престати да раде одређеног датума се не препоручује. Не треба га користити неконтролисано, јер додаје кораке за примаоца и може да искомпликује ствари ако му није потребно.

Како послати поверљиву е-пошту из Гмаила на рачунару

Процес коришћења поверљивог режима из веб верзије Gmail-а је прилично интуитиван.Али вреди проћи кроз то корак по корак како бисте били сигурни да ништа нећете пропустити. Идеја је да пишете имејл као и обично и, непосредно пре слања, активирате режим и подесите подешавања истека и верификације.

Ово су основни кораци на рачунару:

• Отворите Gmail и кликните на „Напиши“ да бисте креирали нову поруку.
• Напишите примаоца, тему и садржај из имејла и приложите датотеке које треба да пошаљете.
• На дну поља за писање поруке кликните на икону катанца са сатом. (Ово је дугме за поверљиви режим.) Ако сте га већ користили и желите да промените подешавања, видећете опцију „Измени“.
• Отвориће се искачући прозор у којем можете изабрати датум истека. поруке и да ли желите да се захтева лозинка.
• У одељку за лозинку можете бирати између два режима:
  • „Нема лозинке путем СМС-а“Корисници који отворе имејл из апликације или веб-сајта Gmail моћи ће да га виде директно; они који не користе Gmail могу добити код у другом имејлу за потврду свог идентитета.
  • „Лозинка путем СМС-а“Прималац ће морати да унесе код који ће му бити послат путем СМС поруке. Обавезно је унети број телефона примаоца, а не ваш.
• Када све подесите, кликните на „Сачувај“ а затим пошаљите имејл као и обично.

Имајте на уму да подешавање поверљивог режима утиче и на текст и на прилоге.Садржај поруке подлеже ограничењима истека, верификације и копирања или преузимања која сте управо дефинисали.

Како активирати поверљиви режим са мобилног телефона

Ако обично користите Gmail са мобилног телефона (Android или iOS), на располагању вам је и поверљиви режим.Локација подешавања се мало мења у поређењу са десктоп верзијом, али логика је иста: пишете имејл и, пре слања, активирате опцију и бирате како желите да га заштитите.

Да бисте користили поверљиви режим у апликацији GmailОвај општи ток је следећи:

• Отворите апликацију Gmail на свом паметном телефону и кликните на дугме да бисте написали нову е-поруку.
• Напишите примаоца, наслов и порукуи приложите датотеке ако је потребно.
• Додирните мени са три тачке у горњем десном углу са екрана док куцате.
• Изаберите опцију „Поверљиви режим“ у падајућем менију.
• Отвориће се екран за конфигурисање датума истека и лозинке., са распонима истека сличним онима на вебу (од 1 дана до 5 година) и двема опцијама верификације (стандардна или СМС).
• Конфигуришите жељена подешавања и кликните на „Сачувај“.
• Пошаљите имејл нормалноОд тог тренутка ће се примењивати сва дефинисана ограничења.

У свакодневном пословању, ова процедура траје само неколико секунди дуже од уобичајене пошиљке.Стога је изводљиво редовно га користити све док садржај то оправдава. Међутим, не заборавите да обавестите примаоца ако није упознат са овим системом, како се не би узнемирио када се од њега затражи код или када открије да не може да проследи поруку.

Како отворити поверљиву е-пошту као прималац

Искуство некога ко прима поверљиву е-пошту зависи од два кључна фактораФактори које треба узети у обзир су да ли користе Gmail и да ли је пошиљалац омогућио верификацију лозинке (посебно ако је путем СМС-а). Упркос томе, процес је обично прилично вођен, а интерфејс вам говори шта да радите у сваком кораку.

Ако користите Gmail налог, а пошиљалац није затражио лозинку путем СМС-аУ већини случајева, можете отворити имејл директно са веб странице или ажуриране апликације без икаквих додатних корака. Видећете поруку као и обично, али без дугмади за прослеђивање, преузимање или штампање. Ако користите други имејл клијент повезан са Gmail-ом (на пример, Изгледи), може се појавити линк као што је „Погледај имејл“ који ће вас одвести на Google страницу где ћете морати да се пријавите.

Када пошиљалац активира опцију „Лозинка путем СМС-а“Овај процес додаје додатни безбедносни корак. Када покушате да отворите поруку, систем ће приказати дугме попут „Пошаљи лозинку“; притиском на њега послаћете код путем СМС поруке на број телефона који је конфигурисан за вас. Мораћете да унесете тај код на екрану да бисте приступили садржају.

Ако ваша адреса није Gmail адреса (на пример, користите корпоративну имејл адресу или имејл адресу другог добављача)Такође ћете добити поруку са линком за „Преглед имејла“ у безбедном интерфејсу компаније Google. Одатле ће вам можда бити затражено да кликнете на „Пошаљи лозинку“ и проверите своје SMS поруке или, у зависности од подешавања пошиљаоца, да проверите додатни имејл који садржи верификациони код.

У свим случајевима, ограничења копирања, прослеђивања, преузимања или штампања остају на снази.Моћи ћете да прочитате имејл и, ако није истекао и ако вам приступ није опозван, да прегледате све компатибилне прилоге; али нећете имати приступ типичним функцијама за дељење или чување садржаја директно из Gmail-а.

Шта се дешава када имејл истекне или се приступ опозове?

Када се достигне датум истека који је поставио пошиљалац, порука више није доступна. За примаоца, иако се порука можда и даље визуелно приказује у пријемном сандучету или архиви, када покуша да је отвори, видеће да више не може да види садржај или ће наићи на поруку да је имејл истекао.

Пошиљалац такође може преузети иницијативу и опозвати приступ пре датума истека.Да бисте то урадили, отворите Gmail на рачунару, идите у фасциклу „Послато“, пронађите поверљиву е-пошту и кликните на опцију „Уклони приступ“. Од тог тренутка, сваки покушај примаоца да отвори поруку приказиваће грешку или упозорење да више нема дозволу.

Ако сте ви тај који је примио поруку о истеклој е-пошти или грешку о обрисаном приступуНајвероватније је да је пошиљалац одлучио да прекине приступ или да сте прекорачили почетно подешено временско ограничење. У том случају, једина опција је да контактирате ту особу да бисте продужили датум истека или да вам поново пошаље информације у новој, поверљивој поруци.

Грешке се могу јавити и у вези са бројевима телефона који се користе за верификацију путем СМС-а.Gmail подржава само кодове послате у одређене земље и регионе (као што су Северна Америка, већи део Јужне Америке, Европа, Аустралија и неке азијске територије попут Кореје, Индије и Јапана). Ако покушате да подесите број који није у подржаном региону, видећете поруку да се не може користити.

Ови механизми истека и опозива су посебно корисни у радним контекстима где се деле привремени документи, осетљиви извештаји или лични подаци којима не би требало да буде доступан неограничено време. Пажљивим постављањем временских ограничења можете значајно смањити временски оквир изложености информацијама.

Управљање поверљивим режимом за администраторе Google Workspace-а

У корпоративним окружењима, администратори имају последњу реч о томе да ли је поверљиви режим доступан или не. За кориснике. Из Google Admin конзоле, може се омогућити или онемогућити на нивоу домена или применити само на одређене организационе јединице, у складу са интерном политиком компаније.

Да би управљао овом функцијом глобално унутар организације, администратор мора:

• Пријавите се на администраторску конзолу са налогом који има администраторска права.
• Идите у одељак „Апликације“, затим на „Google Workspace“, а затим на „Gmail“.
• Отворите одељак „Подешавања корисника“ и померите се надоле до „Поверљиви режим“.
• Означите или уклоните ознаку из поља „Омогући поверљиви режим“и сачувајте измене.

Промене обично нису тренутне.Гугл наводи да је потребно и до 24 сата да се ове промене у потпуности примене на целом домену, иако се у пракси често примењују много раније. Препоручљиво је имати ово на уму приликом планирања имплементације или промене политике.

Ако желите да управљате поверљивим режимом по организационим јединицама (ОУ)Поступак је сличан, али пре подешавања подешавања, морате да изаберете одређену организацијску јединицу у левом панелу (на пример, „Људски ресурси“, „Финансије“, „Маркетинг“ итд.). Затим идите на одељак „Поверљиви режим“, омогућите или онемогућите га и сачувајте измене за ту одређену јединицу.

Онемогућавање поверљивог режима спречава кориснике да шаљу имејлове користећи овај режим.Међутим, то само по себи не блокира њихов пријем. Ако организација сматра да су долазне поверљиве поруке проблематичне за потребе ревизије, усклађености или архивирања, мора да креира посебна правила усклађености за руковање овим врстама имејлова.

Блокирајте долазне поруке у поверљивом режиму у предузећима

Неке организације више воле да спрече да поверљиве имејлове стигну до њихових корисникаПошто ове врсте порука ограничавају процесе инспекције садржаја, архивирања или правног е-откривања. Да би се ово решило, Google Workspace нуди систем правила усклађености који омогућава идентификацију и одбијање ових врста имејлова по доласку на домен.

Општи поступак за блокирање долазних поверљивих порука је следећи:

• У администраторској конзоли приступите подешавањима Gmail-а. и уђите у одељак посвећен „Усклађености са стандардима садржаја“.
• Кликните на „Конфигуриши“ да бисте креирали ново подешавањеАко правила већ постоје, можете изабрати „Додај још једно правило“.
• Доделите описно име правилу (на пример, „Блокирање долазног поверљивог режима“).
• У одељку „Погођене поруке“ изаберите опцију „Долазеће“. тако да се правило примењује само на имејлове који стижу на домен.
• У одељку израза додајте услов заснован на метаподацима и изаберите као атрибут „Gmail поверљиви режим“, са типом подударања „Порука је у Gmail поверљивом режиму“.
• У блоку акција изаберите „Одбиј поруку“ и, по жељи, саставити персонализовани текст који ће бити аутоматски послат пошиљаоцу како би се објаснио разлог одбијања.
• Држите се правила и сачекајте да се прошири (поново, максимални процењени временски оквир је око 24 сата).

Овај приступ омогућава примену веома прецизних безбедносних и усклађених политика.На пример, можете блокирати пријем поверљивих имејлова изван организације, али и даље дозволити њихову интерну употребу, или их ограничити само на одређена одељења. Све зависи од правних и оперативних потреба сваке организације.

Најбоље праксе и безбедносни савети при коришћењу поверљивог режима

Иако поверљиви режим пружа додатне слојеве заштите, он није замена за здрав разум.Пре него што пошаљете имејл са веома осетљивим информацијама, вреди размислити да ли га заиста треба послати имејлом или би било разумније користити друге, робусније методе шифровања или безбедног дељења датотека.

Кључна препорука је пажљиво прилагодити датум истека.За изузетно осетљиве документе, можда ћете желети да поставите кратке рокове (један дан, једна недеља); за остале комуникације, као што су уговори који се преиспитују и који захтевају време, пожељно је дати примаоцу разумну количину времена. Коришћење апсурдно кратких рокова само фрустрира примаоца и изазива још поновног слања или забуне.

Када је ризик висок, препоручује се опција СМС лозинке.Под условом да можете безбедно да управљате бројем телефона примаоца и да се он налази у региону који Google подржава. Овај додатни корак отежава некоме ко је добио приступ имејлу (на пример, пријављивањем на налог без дозволе) да прочита садржај, а да притом нема и број телефона примаоца.

Важно је двапут проверити адресе е-поште и бројеве телефона пре слања.Једна грешка у цифри може послати информације погрешној особи или онемогућити примаоцу да отвори поруку. Такође је добра идеја унапред упозорити примаоца да ће добити поверљиву е-пошту са верификацијом, како не би помислио да је у питању фишинг или спам.

У компанијама, примена поверљивог режима треба да буде праћена минималном обуком.Објасните шта ова функција ради, а шта не, када се препоручује њена употреба, који су типични датуми истека и како решити проблеме попут истека приступа или неиспоручених СМС порука. Ово спречава кориснике да прибегавају небезбедним решењима због недостатка знања.

Гмаилов поверљиви режим постаје веома практичан алат Да би се стекла контрола над ширењем информација путем е-поште, посебно када се комбинује са јасним политикама, здравим разумом и другим комплементарним безбедносним мерама. Када се користи разумно, омогућава безбеднију циркулацију осетљивих података и са мање непотребних страхова, како на личном тако и на професионалном нивоу.