Како аутоматски попуњавати обрасце помоћу Power Automate-а

Савладавање аутоматизације образаца је једна од великих предности Power Automate, посебно када желимо оптимизујте време и смањите људске грешке у понављајућим задацимаАко сте се зауставили да размислите о томе како бисте могли да централизујете управљање формуларима и ефикасно искористите своје податке, овај чланак ће вам показати како. Како попунити обрасце помоћу Power Automate-а.

Не само рпопуњавају, али и обрађују и делују на основу података из формулара. Поред тога, открићемо савете и решења за најчешће проблеме.

Шта је Power Automate и како се повезује са обрасцима?

Power Automate — раније познат као Microsoft Flow — је алат за аутоматизацију процеса који вам омогућава да креирајте ланце аутоматских акција за различите апликације и сервисе, без потребе за програмирањем. Када су у питању обрасци, најприроднија интеграција је са Microsoft Forms, иако је могуће користити и друге изворе података, као што су Excel Online или платформе трећих страна путем UI Flows-а и специфичних конектора.

Кључно је претворити свако слање обрасца у окидач за аутоматизоване акције.од снимања података у базу података до слања одобрења, персонализованих имејлова или снабдевања сложенијих процеса.

Уобичајени начини за аутоматизацију образаца у Power Automate-у

Према званичној документацији компаније Microsoft и практичном искуству многих корисника, најчешћи задаци које можете аутоматизовати када неко попуни образац Они су следећи:

• Шаљи обавештења имејлом и власнику формулара и кориснику који га је попунио.
• Захтевајте одобрења директно са прикупљеним подацима у облику, идеалном за процесе одмора, апликације, куповине итд.
• Аутоматски бележите одговоре у Ексел табелу или SharePoint листу за накнадну обраду и анализу, доводећи податке у уобичајено дигитално радно окружење компаније.
• Управљајте прилозима отпремљене у образац, креирање дељених линкова и слање датотека путем е-поште или њихово чување на OneDrive-у.

Свака опција се може прилагодити вашем радном процесу, са више варијација које се крећу од слања персонализованих порука до аутоматског креирања датотека на основу примљених одговора.

Како креирати аутоматски ток са обрасцима

Да бисмо илустровали цео процес, направићемо типичан пример: желите да сачувате те информације на SharePoint листи и пошаљете прилагођено обавештење сваки пут када неко попуни Microsoft образац. Уобичајени кораци, према корисничком искуству и самој документацији, су следећи:

1. Унесите Power Automate и изаберите опцију за креирање аутоматизованог тока у облаку од нуле.
2. Изаберите окидач Microsoft Forms-а „Када се пошаље нови одговор"
3. У том окидачу изаберите образац на којем желите да радите (можете га претражити по имену или, ако је у питању групни образац и не појављује се на листи, користите идентификатор који ћете видети у URL-у образаца после „FormId=").
4. Додајте блок акције „Добијте детаље одговора“.
5. Конфигуришите одредиште података: Можете бирати између креирања новог записа на SharePoint листи (поравнавање сваке колоне са сваким пољем у обрасцу) или чувања информација у Excel Online-у (коришћење табела као одредишта).
6. Ако ваш образац садржи прилоге, морате користити „Рашчлањивање JSON-а„да бисте управљали структуром отпремљених датотека, а затим користите OneDrive или SharePoint да бисте генерисали везу и управљали њоме.“
7. Коначно, можете додати акцију за слање персонализоване е-поште и власнику и особи која одговара (укључујући све динамичке информације из обрасца).

Једна од великих предности попуњавања образаца помоћу Power Automate-а је... flexibilidadАлат вам омогућава да додате услове и поделите ток на основу одговора (на пример, да бисте разликовали да ли ће неко присуствовати догађају лично или путем Тимса и послали различита обавештења у сваком случају).

Напредна аутоматизација: Попуњавање веб образаца и управљање подацима помоћу UI Flow-ова и Selenium-а

Power Automate није ограничен на аутоматизацију задатака унутар Microsoft екосистема. Напредна функција је могућност да Аутоматизујте попуњавање образаца на екстерним веб локацијама које немају сопствене конекторе, користећи оно што је познато као UI Flows. Овај механизам, заснован на Selenium IDE-у, омогућава вам да симулирате људски унос у било ком веб обрасцу или наслеђеној апликацији, уносећи податке један по један из извора као што је Excel Online.

Типична процедура би била следећа:

1. Припремите Excel датотеку са подацима, водећи рачуна да је форматирана као табела како бисте могли да је манипулишете помоћу Power Automate-а.
2. Користите блок „Листа редова присутних у табели“ да бисте прочитали сваки ред података.
3. Подесите петљу која итерира кроз записе (користећи, на пример, колону „Кључ“ као идентификатор итерације).
4. За сваки запис, покрените UI Flow конфигурисан са Selenium IDE да бисте унели податке у одредишни веб образац.
5. Овај ток можете допунити блоком „Ажурирај ред“ да бисте означили да је запис правилно обрађен (на пример, промена поља ДА/НЕ у Екселу ако је итерација успешна).

Ова могућност је идеална када вам је потребна Преносите велике количине података на екстерне платформе, интегришући људе и системе који немају сопствене API-је или директне конектореПоред тога, управљање радом из програма Excel је посебно погодно за кориснике који су навикли да раде са табелама и траже брзо и флексибилно решење.

Интеграција са SharePoint-ом: складиштење и коришћење резултата

Једна од најчешћих употреба Power Automate-а у комбинацији са обрасцима је Аутоматски унос података у SharePoint листеОвај механизам је савршен за трансформацију поднетих образаца у структуриране записе који се затим могу обрадити као метаподаци и користити у контролним таблама, извештајима или интерним пословним процесима.

За правилну интеграцију, уверите се да Питања у обрасцу и колоне SharePoint листе се подударају по структури, тако да се сваки одговор чува на организован и употребљив начин. Овај приступ омогућава дигитализацију свега, од интерних анкета до процеса селекције особља, интерних поруџбина и захтева за материјалом.

Руковање прилозима и генерисање дељених линкова

У случајевима када обрасци дозвољавају отпремање прилога (на пример, приликом захтевања рачуна, личних докумената, понуда итд.), Power Automate има могућност да:

• Преузмите отпремљену датотеку помоћу акције „Преузми детаље одговора“.
• Користите акцију „Parse JSON“ да бисте обрадили информације о прилогу и издвојили његов јединствени идентификатор.
• Отпремите датотеку на OneDrive или SharePoint, а затим генеришите дељени линк који се може аутоматски послати имејлом ономе коме је потребан.
• Прилагодите тело имејла уметањем везе и имена датотеке као кликабилне HTML везе (користећи синтаксу имена у Power Automate-овом HTML уређивачу).

Ова функционалност је кључна за дигитализацију административних процеса и задатака који захтевају проток докумената., као што су процеси људских ресурса, контрола трошкова или валидација документације.

Препоруке за робустан и ефикасан проток

Ако желите да ваше аутоматизације буду заиста корисне, обратите пажњу на ове најбоље праксе:

• Увек користите јасне идентификаторе и стандардизујте имена образаца. како би се олакшало дугорочно управљање.
• Проверава аутентичност података које су корисници унели Када не можете да ограничите обрасце, имплементирајте механизме валидације за имејл ако га захтевате као текстуално поље.
• Пратите акције и грешке путем логова у Excel-у, SharePoint-у или обавештења одговорнима.
• Погледајте историју покретања Power Automate-а да бисте отклонили проблеме и прилагодите своје токове када откријете понављајуће обрасце или грешке.
• Искористите предности интеграције Power Automate-а са другим алатима у Microsoft екосистему, као што су Teams, Outlook, SharePoint и Excel, за креирање комплетних и колаборативних решења.

Претварање образаца и токова рада у аутоматизована дигитална средства пружа значајну конкурентску предност. Ако интернализујете ове препоруке и избегнете проблеме које су други корисници већ решили, Моћи ћете да трансформишете заморне задатке у флуидне и прилагодљиве процесе.Ефикасна дигитализација и аутоматизација могу се имплементирати у било ком сектору или величини предузећа, без потребе да будете програмер, а Power Automate је ваш најбољи савезник у постизању овога.