Преглед промена у Ексел датотеци: водич који вам је потребан

Када делимо табеле, нормално је да се питамо шта је свака особа додирнула и када. Преглед измена у Ексел датотециДанас имамо неколико опција: панел „Прикажи промене“, „Историја верзија“ и, у класичнијим сценаријима, ветеранску опцију „Праћење промена“.

У овом чланку објашњавамо како то учинити, која ограничења има свака опција и које алтернативе постоје Ако радите ван облака, плус други практични савети.

Шта је „Прикажи промене“ у Екселу и које информације приказује?

Функција „Прикажи измене“ централизује запис о скорашњим изменама у књизи. Њен панел приказује најновије измене на врху, омогућавајући вам да их детаљно идентификујете. ко је направио модификацију, погођена ћелија, тачно време и претходна вредностПосебно је корисно када више људи уређује дељену датотеку и потребна вам је јасна временска линија.

Овај панел вам такође омогућава да прегледате измене које су извршене „групно“. У овим случајевима, Ексел Генерише картицу са групном акцијом и пружа приступ опцији „Преглед промена“ унутар те картице, тако да можете дубље да се упустите у детаљи сваке груписане модификације без губитка контекста.

Имајте на уму да Excel чува недавне активности у овом панелу, нудећи видљивост до највише око 60 данаАко желите да проширите временски опсег како бисте прегледали шта се дешавало раније, на реду је Историја верзија, о којој ћемо касније говорити. путовање у претходне верзије и прегледајте их без икаквих изненађења.

Погледајте промене у целој књизи: брзи кораци

За свеобухватан преглед радне свеске и преглед измена у Ексел датотеци, поступак је веома једноставан и води вас до панела са свим недавно направљеним изменама. Овим корацима ћете моћи одмах да видите све. све што се догодило у датотеци:

1. На картици Преглед изаберите Прикажи промене да бисте отворили панел са недавним изменама.
2. Имајте на уму да се промене приказују по реду, тако да су најновије на врху, што одражава стварни хронолошки редослед извршења.
3. Моћи ћете да идентификујете ко је шта променио и у којој ћелији, заједно са тачним датумом и временом, што олакшава сарадња у ревизији.
4. Ако постоје групне измене, пронаћи ћете картицу која групише ту операцију и дугме за Погледајте промене и крећите се кроз сваку укључену модификацију.

Филтрирајте промене по листу, опсегу или одређеној ћелији

Када желите да сузите фокус, можете да видите промене у Excel датотеци само за одређени лист, опсег или чак једну ћелију. Ово филтрирање вам помаже да детаљно истражите. шта се догодило у одређеном подручју из књиге без додатне буке.

Да бисте брзо филтрирали са табеле: изаберите табелу, опсег или једну ћелију, а затим кликните десним тастером миша да бисте отворили контекстни мени и изаберите Прикажи променеОвом радњом, Excel ограничава панел на тај избор.

Такође можете филтрирати из самог панела Промене. На врху ћете видети икону филтера: њеним одабиром ћете моћи да наведете да ли желите да филтрирате по... Домет o por HojaАко изаберете опсег, унесите опсег или ћелију у текстуално поље и потврдите иконом стрелице поред тог поља да бисте применили одмах филтрирати.

Овај приступ филтрирању вам штеди много времена приликом истраживања инцидената или када треба да се фокусирате на критично подручје табеле (на пример, опсег где се израчунавају укупни износи или где је неко променио референце).

Где функционише „Прикажи промене“ и који су захтеви да би се све регистровало?

Опција „Прикажи промене“ је доступна и у програму Excel за рачунаре и у програму Excel за веб и у свом панелу приказује измене направљене из Excel апликација које је подржавају. коауторствоТо значи да, како би видели најкомплетнију историју на контролној табли, сви корисници морају да користе компатибилну Excel апликацију и да раде са датотеком на локацијама које одржавање коиздавања активни (на пример, OneDrive или SharePoint).

Шта ако се контролна табла појављује празна иако знате да је било активности? Одређене радње могу довести до тога да Excel обрише тај дневник. Видећете празну контролну таблу ако је неко, на пример, уређивао једнократном куповином или старијом верзијом Excel-а која није усклађена са коауторством, или ако су коришћене функције које Нису компатибилни са ко-објављивањем или ако је датотека замењен или је копија сачувана, прекидајући континуитет праћења.

Добра вест је да ће се од тог тренутка све нове измене које ви или неко други направите из компатибилних апликација поново евидентирати у панелу Промене. Ово враћа видљивост за наредне догађаје и омогућава вам да прати траг без потребе за поновним писањем документа.

Које промене се бележе, а које се не приказују на панелу

Панел „Промене“ се фокусира на формуле и вредности ћелија, као и на операције као што су премештање, сортирање, уметање или брисање ћелија и опсега. Стога ћете јасно пронаћи и једнократне измене и структурне промене које утичу блокови података.

Међутим, неке радње тренутно нису приказане: измене графике, облика или других објеката, покрети или подешавања у пивот табелеОво укључује промене форматирања (боје, фонтови, стилови), скривање ћелија/опсега и примену филтера. Имајте ово на уму, јер се овај „визуелни слој“ не одражава на панелу, који се фокусира на главне функције. нумерички и функционални.

Штавише, како би се обезбедила што потпунија историја, Excel може оставити празнине у временској линији ако одређене промене нису доступне. Сходно томе, можете приметити „прескакања“ када измене, због њихове природе или коришћеног алата, нису могле бити направљене. снимање на панелу.

Зашто понекад недостају претходне вредности из неких уноса? То се може десити када се подаци мењају помоћу кода (на пример, VBA или додаци) или ако је неко изменио радну свеску помоћу програма Excel без ажурирања. најновија верзијаУ таквим случајевима, праћење „вредности пре/вредности после“ може бити изгубљено за ту конкретну акцију.

Како прегледати старије измене: Историја верзија

Панел Промене приказује најновије измене; ако је потребно продужити период, користите Историја верзијаИз менија Датотека > Информације > Историја верзија, можете отворити претходну верзију да бисте је прегледали и, ако је потребно, вратили је. Ово је веома корисно приликом истраживања eventos anteriores у опсег који покрива опција „Прикажи промене“.

Историја верзија није исто што и „визуелни упоредник“ између две тачке у времену: њена сврха је да омогући навигацију кроз стања датотека, са могућношћу отварања претходне верзије и рада на њој. Упркос томе, комбиновање ове функције са функцијом „Прикажи измене“ може пружити уравнотежен преглед. брзо и недавно са дугорочнијом ревизијом.

Ако се ваша датотека налази у SharePoint-у, имајте на уму да контрола верзија има подесива ограничења. Током подешавања можете подесити максималан број верзија које желите да задржите, а када систем достигне ограничење, брише последњу верзију. најстарији да бисте направили места за нове. Ако вам је потребно више слободног простора, могуће је повећати тај број до системског ограничења, што побољшава могућност враћања у прошлост да бисте опсежно истраживање.

За тимове који се ослањају на историјске верзије, препоручљиво је периодично прегледати ову конфигурацију у SharePoint библиотеци и прилагодити је радном току: што је више дневних промена, то је логичније повећати број задржане верзије како се не би изгубио користан траг.

Ресетовање окна са променама: Када и како

У програму Excel за веб постоји опција за брисање историје промена коју видите на контролној табли. Налази се у оквиру Датотека > Информације, а потврђивањем ће се... очистите панел за све кориснике књиге. То је неповратна радња и стога је треба пажљиво размотрити пре него што је извршите ако је потребно да сачувате доказе о недавна сарадња.

Чак и ако обришете тај унос са панела, и даље можете да отворите или вратите претходне верзије путем Историје верзија. Другим речима, уклањате „листу догађаја“ са панела, али не губите могућност да вратити се у претходна стања датотеке све док те верзије постоје на систему.

 

Класично „Праћење промена“ у Екселу: шта нуди и како га прегледати

Годинама је програм користио традиционални систем „Праћења промена“ који се сада сматра застарелим. Био је то добар начин за преглед измена у Ексел датотеци. У радним свескама конфигурисаним овом функцијом, чување и дељење сваке измене остављало је трагове у ћелијама (плави троуглови) и искачуће коментаре. опис промене и одговорног корисника. Иако и даље постоји у одређеним сценаријима, у модерним окружењима за коауторство замењен је опцијом Прикажи измене.

Ако ваша организација и даље користи тај приступ, можете навести промене на посебном листу. Да бисте то урадили, на картици Преглед отворите Праћење промена и изаберите истаћи променеИзаберите опцију „Прикажи измене у новом листу“ и потврдите са OK: Excel ће додати лист под називом „Историја“ са Детаљи за промену извучено из књиге.

Преглед ових измена је такође управљан из менија Преглед > Праћење измена > Прихвати или одбиј измене. Тамо их можете прихватити или одбити једну по једну или користити опције „Прихвати све“ или „Одбиј све“ да бисте их обрадили у групама, са могућношћу затварања у било ком тренутку. врати се на страницу.

Ова метода има вредност у књигама које су већ креиране помоћу тог система, али не нуди искуство интеграције и коауторства које данас пружају облак и панел „Прикажи промене“, где су информације боље усклађене са сарадничко уређивање у реалном времену.

Поређење верзија и ограничења: шта можете, а шта не можете очекивати од програма Excel

Уместо да прегледају измене у Ексел датотеци, многи корисници једноставно желе да „на први поглед“ знају шта се променило између последње и тренутне верзије, а да не отварају две датотеке једну поред друге. У пракси, Ексел не укључује изворни алат који обавља ову функцију. детаљна разлика између било које две локалне датотеке. Нуди „Прикажи измене“ за књиге чији су аутори заједно (недавна и веома практична функција) и „Историју верзија“ за отварање претходних верзија и, ако је применљиво, вратите их.

Неки корисници помињу услужни програм под називом „Упоређивање табела“ (део одређених инсталација програма Office) за упоређивање две сачуване датотеке. Да бисте га користили, потребна вам је копија претходне верзије на рачунару; то није „магично дугме“ у програму Excel, већ посебан алат који упоређује радне свеске и приказује резултате. diferenciasКорисно је ако не радите у облаку, иако захтева додатни корак чувања локалних верзија.

Уобичајено је прочитати на форумима да „не постоји изворни, брз и универзални начин“ за упоређивање било које верзије са тренутном без претходне припреме материјала. И то је логично: да би се забележила свака најмања варијација, архива би морала да чува огромну количину метаподациТо би драстично повећало његову величину и отежало управљање, посебно у књигама које се ажурирају свакодневно.

Ако радите у оперативном систему Windows, File Explorer вам омогућава да додате колоне са информацијама (датум креирања, датум измене итд.), али то су метаподаци на нивоу датотеке, а не историја промене по ћелијиДруга опција система је Historial de archivosкоји прави копије измењених датотека како би се могле вратити; заузврат, троши простор на диску и није прегледач грануларне промене como tal.

Укратко: ако коауторирате са програмом Excel (OneDrive/SharePoint), користите опцију „Прикажи промене“ за недавне промене и „Историју верзија“ за дуже периоде. Ако је ваш ток рада локалан, сачувајте верзије и, када је потребно да упоредите, размислите о коришћењу алата за поређење као што је „Упоређивање табела“ да бисте добили мапу промена. diferencias између датотека.

Екосистем за преглед промена у Excel датотеци нуди моћна решења при раду у облаку и уз коауторство: окно „Прикажи промене“ вам даје „овде и сада“, док подешавања „Историја верзија“ и SharePoint продужавају временски хоризонт. У локалним сценаријима, поређење захтева чување копија и ослањање на спољне услужне програме. Знајући шта се евидентира, а шта не, и обезбеђујући одговарајућу конфигурацију, можете имати реалну и ефикасну контролу над процесом. траг Едијатионс у вашим табелама.