DMS-programvara: Appar som låter dig lagra dokumentation säkert

La hantering av juridisk dokumentation Det förstås inte längre utan en DMS-programvara som centraliserar, skyddar och gör filer tillgängliga från vilken enhet som helst. Även om många advokatbyråer fortfarande kämpar med pappersbaserade processer, är verkligheten att juridiska frågor är komplexa och kräver modern programvara för att effektivisera arbetsflöden, minimera risker och förbättra kundrelationer. Vilka appar låter dig lagra juridisk dokumentation? Vi pratade om det i den här artikeln.

I den förklarar vi hur man använder dem på ett säkert sätt, deras mest anmärkningsvärda funktioner och de bästa lösningarna vi kan använda.

Vad är programvara för att hantera och lagra juridisk dokumentation?

Ett DMS (program för hantering av juridiska dokument) är Ett specialiserat verktyg för att lagra, organisera, versionshålla och spåra digitala filer inom företag, konsultföretag och juridiska avdelningar.Dess mål är att kritiska dokument är säkra men ändå lätta att hitta, med avancerade sökningar, rollbaserade behörigheter och spårbarhet.

Dessa plattformar inkluderar vanligtvis kraftfulla sökfunktioner, samarbete i realtid, versionshantering och efterlevnadsfunktioner. sector legalDessutom är det viktigt att systemet stöder automatisering av arbetsflöden, säkert utbyte med klienter, elektroniska signaturer och granskning av åtgärder.

Utöver den juridiska sfären, DMS är en del av ekosystemet för företagsinnehållshantering (ECM), som införlivar digitalisering (skanningar och OCR), elektronisk arkivering, säkerhetskopiering och säkerhetslager på företagsnivå för att följa GDPR- och ISO-standarder.

Viktiga funktioner du bör kräva av ett juridiskt DMS

• Hantering och lagring i molnet och/eller egna servrarDygnet runt-åtkomst från webben och mobilen, med säker synkronisering och skalbara planer baserade på datavolym, och möjlighet till hybrid moln-on-premises om er IT-policy kräver det.
• Enkel användbarhet och implementeringEtt intuitivt gränssnitt påskyndar implementeringen och minskar inlärningskurvan; ju tidigare du levererar värde, desto bättre avkastning får du och desto mindre internt motstånd blir det.
• Anpassningsbara mallar, instrumentpaneler och metadataStandardisera kontrakt, anspråk eller dokument med återanvändbara mallar och dashboards för att se framsteg, milstolpar och beroenden; metadata och taggar är nyckeln till kategorisering.
• FlödesautomatiseringErsätt manuella steg med regler och utlösare (godkännanden, aviseringar, tilldelningar), med versionshantering och aktivitetsloggar för granskning.

Typer av DMS och vanliga funktioner

• Genom utplaceringI molnet (allmänt tillgänglig åtkomst, minskad friktion och beroende av tredje part) eller lokalt (full kontroll, interna investeringar och underhåll). Det finns också hybrider för att kombinera fördelar.
• Med licensProprietär (officiell support, utbildning, SLA, högre kostnad) kontra öppen källkod (flexibilitet och community, kräver erfaren leverantör eller internt team för underhåll).
• Capacidades claveSkanning och OCR, metadataindexering, innehålls- eller nyckelordssökning, versionshantering, behörigheter och granskning, integrationer (ERP, CRM, e-post) och arbetsflöden (godkännanden).

Bästa DMS-programvaran (hantering av juridiska dokument)

Vi har sammanställt lösningar som används av juridiska team för ärendehantering, dokumentation, arbetsbelastning och klientrelationer. Vi har inkluderat styrkor, begränsningar, prissättning och betyg för en noggrann jämförelse.

KlickaUpp

ClickUp Docs ger ett smidigt sätt att skapa, söka och samarbeta kring juridiska dokument inom samma projektmiljö. Dess kraftfulla sökmotor accelererar filsökning och Säkerhet och tillgänglighet är enastående. Dispone de plantillas legales (klienthantering, ärendeuppföljning och fakturering) och ClickUp AI att skriva sammanfattningar och uppdateringar.

PriserGratis för alltid; Obegränsat 7 USD/användare/månad; Företag 12 USD/användare/månad; Företag (kontakt). ClickUp AI +5 USD/månad per medlem med betalda planer.

ProProfs Project

Enkel svit för uppgifter, kalendrar och resurser, inte juridiskt specifikt, men användbart om du letar efter enkelhet och bra pris. ProProfs Project Den genererar fakturor och rapporter, registrerar tid och erbjuder Gantt- och Kanban-tavlor. Den saknar avancerad CRM och teamchatt.

Pris39,97 USD/månad för obegränsade användare (årspris).

Asana

Asana Det är en En omfattande arbetsflödesplattform med automatisering, beroenden och rapportering.Det låter dig visa problem i en tidslinje, lista eller anslagstavla, sätta smarta mål och skapa regler utan kod. Dess inledande inlärningskurva och komplexa hierarkier kan vara ett hinder för vissa användare.

PriserBasic (gratis), Premium 10,99 USD/användare/månad (årlig), Business 24,99 USD/användare/månad (årlig).

Redbooth

Fokus på team som samarbetar Uppgifter, HD-videosamtal och anpassade flöden på en enda plattform. Redbooth inkluderar mallar, Gantt och nödflagga för kritiska uppgifter.

PriserPro 9 USD; Företag 15 USD/användare/månad (årlig); Företag (kontakt).

Trello

Trello är känt för sin enkla Kanban, nu med Butler-automatiseringar och flera vyer (tidslinje, kalender, tabell, karta)En DMS-programvara med ett fantastiskt ekosystem av power-ups och integrationer.

PriserGratis; Standard 5 USD; Premium 10 USD/användare/månad (årlig); Enterprise (kontakt).

Evernote

Även om det ursprungligen skapades för anteckningar, använder många advokatbyråer det Evernote som lätt och samarbetsinriktad arkivSkanna, spara och sök med avancerad sökning. Integrera kalendrar och uppgifter.

PriserGratis; Personlig 10,83 USD; Professionell 14,17 USD/användare/månad (årligen).

DMS, ECM och CMS: skillnader som borde vara tydliga

När man väljer ett DMS-system är det bra att förtydliga vissa begrepp som ofta förväxlas:

• DMS fokuserar på dokumentets livscykel (skanning, sortering, lagring, versionshantering, publicering och delning).
• ECM täcker allt innehåll i företaget (dokument, e-postmeddelanden, multimedia, data), med informationsflöden och styrning.
• El CMS är vanligtvis inriktad mot hantering av webbinnehåll (webbplatser, bloggar, intranät).

ECM-marknaden förväntas nå cirka 67.590 miljarder dollar år 2023 och kan överstiga 131.200 miljarder dollar om fem år., med en årlig tillväxt på 14 %. Många små och medelstora företag slösar kapital på grund av ineffektivitet: upp till 20.000 18 dollar per år på grund av dokumentproblem och i genomsnitt XNUMX minuter för att hitta en fil.

Öppen källkod och självhostad: lösningar som gör skillnad

Om du behöver Fullständig datakontroll och anpassning, det öppna källkodsekosystemet erbjuder kraftfulla alternativHär är 10 utmärkta alternativ och deras viktigaste punkter.

• PapermarkÖppen källkod, självhostad, obegränsat antal dokument och mappar, white labeling, anpassade domäner och vattenstämplar. Prissättning: Gratisplan; 29 USD (3 platser) för dokumentdelning; 59 USD säkert datarum; 149 USD obegränsat antal rum; fullständig självhostad version.
• NextcloudSamarbetssvit med Files, Talk, Groupware och Office (onlineredigering, kalender, kontakter och e-post). Säkerhet och åtkomstkontroll i företagsklass, samt integration med befintlig infrastruktur. Pris: 37,49–195 euro/användare/år beroende på abonnemang.
• Documenso: Öppen källkodsplattform för dokumentsignering, Självhostad med smarta mallar och regler; integreras med Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. PrissättningEnterprise 1188 XNUMX dollar per plats/år; Enspelarläge (inga offentliga priser).
• OpenDocManwebb-DMS-programvara i PHP-kompatibel ISO 17025 och OIE, med åtkomstkontroll, automatiserad granskning, metadata, sökningar efter författare/avdelning/kategori och Säkra webbadresser. Begränsningar: Användargränssnitt med begränsad anpassning och kurva för DIG. 
• PapermergeUtformad för skannade dokument med OCR och fulltextsökning; fleranvändargränssnitt, versionshantering, REST API och detaljerade behörigheter. Begränsningar: Fokuserar på skanningar och kan sakna avancerade funktioner.

Hur du väljer din DMS-programvara

Det här är aspekterna att tänka på innan du väljer en DMS-programvara:

• LeverantörserfarenhetLeta efter partners som förstår de juridiska processerna och kan hjälpa dig med implementering, utbildning och affärskontinuitet.
• AnvändarvänlighetEtt användbart verktyg minskar inre motstånd; med kort utbildning bör vem som helst kunna använda grunderna (från redovisning till försäljning).
• Protección de datosPrioritera kryptering, säkerhetskopior, åtkomstkontroll, aktivitetsloggar och GDPR/ISO-efterlevnad; säkerhet är inte förhandlingsbart.
• Mobil och fjärråtkomstSå att du kan starta flöden och fatta beslut från din mobiltelefon utanför kontoret utan friktion.
• SkalbarhetUtvärdera dess förmåga att växa med er (användare, GB/TB, nya avdelningar) och dess flexibilitet att integrera med ERP/CRM/e-post.

Bra DMS-programvara centraliserar, klassificerar och automatiserar, samtidigt som den säkerställer säkerhet, efterlevnad och en avancerad sökning som hittar dokumentet på några sekunder.Med allt som diskuterats här har du en beprövad uppsättning verktyg för att implementera en solid och produktiv digital grund som stödjer allt från ett enmanskontor till det mest krävande företag.