OCR: Allt om optisk teckenigenkänning

En av de framsteg som har revolutionerat sättet vi hanterar skriftlig information i den digitala världen är OCR-teknik. En lösning som gör att vi kan konvertera tryckta dokument eller bilder till digital text, vilket kan spara oss tid och ansträngning på repetitiva uppgifter eller de som är relaterade till dokumenthantering.

Idag hanterar många företag en stor mängd pappersarbete, fakturor, kontrakt och juridiska dokument. Inte bara digitalisera denna information med OCR-teknik förbättra effektiviteten, men också gör det enkelt att söka, redigera och lagra. I den här artikeln kommer vi att berätta allt du behöver veta om optisk teckenigenkänning: vad det är, hur det fungerar och vad det kan användas för.

Vad är OCR och vad används det till?

OCR står för Optisk teckenigenkänning. Översatt till spanska: Optisk teckenigenkänning. Denna teknik analyserar dokument som innehåller text, såsom bilder, fotografier eller PDF-filer, och omvandlar dem till data som kan tolkas av en dator.

Förklarat på ett mycket kort sätt kan OCR-teknik extrahera de visuella tecknen från en bild och översätt dem till redigerbar text. Det betyder att vi kan konvertera ett skannat dokument till en fil. ord, excel, JSON eller andra format, vilket gör det enkelt att redigera, söka och bearbeta.

Varför är detta så intressant? Svaret är uppenbart: deras många praktiska tillämpningar, allt från digitalisering av från fysiska filer till uppgiftsautomatisering på arbetsplatser som banker, sjukhus, försäkringsbolag, marknadsföringsföretag, logistik... Alla företag som arbetar med stora mängder information.

Hur fungerar OCR-teknik?

Processen för optisk teckenigenkänning Den består av flera grundläggande steg där hårdvara (som en skanner eller kamera) och specialiserad programvara kombineras, som använder algoritmer baserade på visuella mönster och till och med artificiell intelligens.

Dessa är de viktigaste stegen i OCR-teknik:

1. Dokumentfångst: En bild av dokumentet erhålls med hjälp av en skanner eller kamera.
2. Förbearbetning: Programvaran förbättrar bildkvaliteten genom att justera kontrasten, ta bort visuellt brus och upptäcka kanter.
3. Segmentering: Systemet delar in bilden i sektioner: textblock, rader, ord och slutligen tecken.
4. erkännande: Varje tecken analyseras och jämförs med en databas som innehåller mönster av bokstäver, siffror och symboler.
5. Efterbehandling: Eventuella fel korrigeras och innehållet struktureras för export i digitalt format, såsom vanlig text eller strukturerad JSON.

Även om denna process kan verka komplex vid första anblicken, är sanningen den kan köras på några sekunder tack vare modern programvara. Detta gör att vi kan dra fördel av realtids OCR-teknik, även från mobila applikationer.

Typer av OCR-teknik

Det olika varianter inom OCR-teknik, anpassad till olika användningsområden och typer av dokument. Alla texter är inte lika, och därför används, beroende på fallet, specifika metoder för att säkerställa korrekt läsning.

• Traditionell OCR: Används för tryckta texter, böcker, rapporter eller något maskinskrivet dokument.
• ICR (Intelligent karaktärsigenkänning): Specialiserat på erkännande av handskrivna dokument, såsom handskrivna formulär. Använder AI för att förbättra dess noggrannhet.
• OMR (Optisk märkesigenkänning): Identifierar märken, som kryssade rutor, signaturer eller logotyper. Används ofta i undersökningar, tentor eller lotterier.
• OWR (Optisk ordigenkänning): Identifierar hela ord istället för enstaka tecken när du arbetar med tydliga, välstrukturerade texter.

Valet av variant kommer att bero på typen av dokument och hur komplext dess visuella innehåll är. Till exempel kräver ett pass ICR för att läsa signaturer, medan ett flervalsformulär kräver OMR.

Fördelar med att använda OCR i företag och organisationer

Implementering av OCR-teknik erbjuder klara fördelar för alla organisationer som hanterar dokument. Tack vare detta system kan processer som tidigare krävde manuellt arbete och som var mycket felbenägna automatiseras. Det här är några av de viktigaste fördelarna:

• Tidssparare: Automatisk dokumentbehandling sparar timmar av manuellt skrivande.
• Felminskning: Det minskar fel som är inneboende i mänskligt arbete, som skrivfel.
• Snabb tillgång till information: Låter dig söka efter namn, datum eller nyckeldata i digitaliserade filer.
• Lägre driftskostnader: Minskar behovet av att skriva ut, lagra eller posta fysiska dokument.
• Större säkerhet: Digitala dokument kan krypteras och skyddas med begränsad åtkomst.
• Förbättra kundupplevelsen: Processer som identitetsverifiering och kundservice effektiviseras.

De vanligaste användningsområdena för OCR-teknik

OCR har praktiska tillämpningar inom flera sektorer. Och med utvecklingen av mjukvara kan fler och fler uppgifter automatiseras tack vare detta verktyg. Några av de vanligaste användningsområdena är:

• Identitetsverifiering: Skanning av ID, pass eller körkort för att verifiera personlig information.
• Digital onboarding: Registrera nya kunder hos banker eller företag genom att skanna dokument från mobilappar.
• Fakturahantering: Extrahera kostnadsinformation för redovisning eller affärssystem.
• Registreringsskyltigenkänning: Fordonskontroll i trafik- eller parkeringssystem.
• Läsa medicinska recept: Extrahera data från medicinska instruktioner på sjukhus eller apotek.
• Tillgänglighet för personer med synnedsättning: Förvandla text till röstformat eller tillgängliga format.

Dokument som kan behandlas med OCR

Tack vare mångsidigheten hos OCR kan den appliceras på olika typer av dokument. Så länge de är i ett igenkännbart visuellt format kan de skickas via webbapplikationer, e-post eller mobila enheter.

Bland de vanligaste stöden är:

• PDF (skannat eller genererat från bild)
• Bilder i formaten JPG, PNG, BMP, TIFF

Och de mest bearbetade dokumenttyperna är:

• fakturor och kvitton
• Identitetshandlingar (ID, pass, licenser)
• Kontrakt och former
• Följesedlar och leveransbevis
• Recept, fordonsregistreringar och kontoutdrag

OCR-verktyg och tjänster tillgängliga

Det finns olika alternativ för att tillämpa OCR beroende på dina behov. Från kostnadsfria verktyg för engångsjobb till integrerade affärslösningar.

• Desktopprogramvara: Program som ABBYY FineReader låter dig tillämpa OCR professionellt.
• Mobilappar: Appar som använder telefonens kamera för att skanna och konvertera text i realtid.
• Online tjänster: Webbplatser där du kan ladda upp en fil och ladda ner den redan bearbetad utan att behöva installera något.

Dessutom, Många dokumenthanteringsplattformar inkluderar inbyggda OCR-teknikmoduler. Detta gör det enkelt att använda regelbundet i filflöden, redovisningshantering eller säker lagring.

Att digitalisera dokument har aldrig varit mer nödvändigt än nu. Både av effektivitets- och hållbarhetsskäl. Att tillämpa OCR är utan tvekan ett av de mest effektiva sätten att minska pappersanvändningen, förbättra tillgången till information och optimera repetitiva processer som tidigare krävde timmar av mänskligt ingripande.