Snabbdelar i Word: Vad de är och hur man sparar timmar på repetitiva dokument

Microsofts textredigerare är fullspäckad med funktioner som du kanske inte känner till, men som kan göra ditt liv mycket enklare. I det här inlägget ska vi prata om snabbdelar i Word: vad de är och hur man sparar timmar på repetitiva dokument. Så om du arbetar med Word-dokument regelbundet och tenderar att... upprepa vissa textfragment, du är intresserad av vad som följer.

Snabbdelar i Word: Vad är snabbdelar?

Både på arbetsplatsen och inom den akademiska världen, Microsoft Word Det är ett flitigt använt verktyg för att skapa och redigera text. Det är ingen slump: Office-paketet har allt du behöver för att förbereda professionella dokument. Och inte bara det, utan det har också diverse funktioner som gör det mycket enklare att utföra repetitiva uppgifterEn av dem är Snabbdelar i Word.

Vad är snabbdelar i Word? I grund och botten är det en funktion som låter dig Spara textbitar, bilder, tabeller eller innehåll för att snabbt infoga dem i andra dokumentDessa element lagras i ett snabbdelsgalleri, som enkelt kan nås från fliken Infoga.

När du sparar innehåll i Quick Parts, Du förvarar den så att du kan använda den när du behöver den, genom att sätta i den med ett enda klickOch den kommer att vara tillgänglig inte bara i det aktuella dokumentet, utan även i alla nya dokument du skapar. Så du slipper reproducera den manuellt, vilket slösar tid.

Hur får man tillgång till snabbdelar i Word?

För att lära dig hur man använder Quick Parts i Word är det första du behöver göra att lokalisera funktionen i menyfliksområdetDet är bara ett par klick bort:

1. Öppna Word och klicka på fliken Föra in.
2. Klicka nu på Snabbelement (Snabbdelar). Du kommer att se följande infogningsalternativ:
   1. Autotext: Textblock sparade för snabb insättning.
   2. Dokumentegenskaper: Dokumentmetadata, såsom författare, titel etc.
   3. Fält: Dynamiska element som datum eller sidnummer
   4. ByggstensgalleriDet är här dina snabbdelar lagras i Word.

Som du kan se är Quick Parts en del av funktionen Building Blocks, som låter dig lägga till fördefinierade innehållssnuttar i din text. Det är därför det ofta förväxlas med AutoText, men med det senare kan du bara spara och infoga textsnuttar. Däremot, Med Quick Parts kan du spara alla typer av innehåll (text, bilder, tabeller, fält etc.) för att återanvända dem med ett enda klick.

Hur man skapar, sparar och infogar en snabbdel

Anta att du har en e-postsignatur, en rubrik, en bild eller en svarsfras som du använder dagligenIstället att kopiera och klistra in det varje gång kan du spara det som en snabbdel för att infoga det när du behöver det. Hur? Väldigt enkelt:

1. Skriv texten (eller infoga bilden, tabellen) som du vill spara.
2. markera eller skugga texten.
3. Gå nu till infoga - Snabbelement - Spara valet i Quick Parts-galleriet.
4. Ett popup-fönster öppnas där du kan tilldela en namn till ditt nya snabbelement. Till exempel: Företagssignatur, logotyp, etc.
5. Du kan också tilldela en kategori eller skapa en ny.
6. Valfritt kan du lägga till en beskrivning för att enkelt identifiera det.
7. Slutligen, klicka på OK.

Klart! Innehållsutdraget har sparats och kommer att finnas tillgängligt i galleriet för infogning vid behov. Hur man infogar snabbdelar i WordDet kunde inte bli enklare:

1. Öppna dokumentet och placera markören där du vill infoga snabbelementet.
2. Klicka nu på fliken Föra in.
3. I menyfliksområdet klickar du på Snabbelement.
4. Välj fragment du vill infoga.

Du kommer att märka att när du klickar på Snabbdelar, Du kan se de sparade fragmenten i form av miniatyrbilderDetta gör det mycket enklare att visuellt känna igen det objekt du letar efter, särskilt om du inte kan komma ihåg namnet du gav det. Ett bra tips är att använda unika namn för varje snabbt objekt – namn som är lätta för dig att komma ihåg.

Snabbdelar i Word: Knepen för att spara ännu mer tid

Det är tydligt att Quick Parts i Word är en funktion som hjälper dig att spara timmar i repetitiva dokument. Istället för att manuellt annotera eller infoga samma element om och om igen kan du spara dem och placera dem i dokumentet med ett enkelt klick. Men det finns fortfarande några. Avancerade knep så att du kan spara ännu mer tidDessa är:

Använd F3 för att infoga snabbdelar i Word

Förutom att infoga snabbdelar från menyfliksområdet kan du göra det med hjälp av kortkommandon i WordFör att göra detta är det viktigt att du kommer ihåg det exakta namnet på det snabbelement du vill infoga. Därför, När du sparar dina snabbdelar i Word, se till att ge dem unika, korta namn.. Till exempel:

• Du sparar en bild som en snabbresurs och döper den till ”Logotyp”.
• I ett nytt dokument skriver du "Logotyp" och trycker på F3.
• Bilden kommer att visas automatiskt!

Organisera dina snabbdelar i kategorier

Allt eftersom du sparar fler och fler snabbobjekt kan det bli svårare att komma ihåg deras namn eller hitta dem. För att hitta dem snabbare, spara dina snabbdelar under kategorier (exempel: ”Juridisk information”, ”Rapporter”, ”Signaturer”, ”Logotyper” etc.).

Kom också ihåg att det finns standardkategorier, men du kan också skapa dina egna med anpassade namn. Och det är också möjligt tilldela om kategorier eller flytta objekt från en till en annan från alternativet Byggstensorganisatör.

Kombinera snabba delar med dynamiska fält

Du kan kombinera dina snabbfält med dynamiska fält som datum, användarnamn eller sidnummer. Detta är särskilt användbart när du arbetar med mallar där vi behöver infoga repetitiv textFörutom att spara tid kommer dina mallar att se mycket mer professionella ut.

Exportera och importera snabbdelar mellan datorer

Om du byter dator behöver du inte förlora dina mallar eller snabbdelar. Du kan gå till Arkiv – Alternativ – Verktygsfältet Snabbåtkomst och exportinställningarDu kan också kopiera filen Building Blocks.dotx, som finns i mappen med Office-mallar, och importera den från din nya dator.

Sammanfattningsvis är Quick Parts i Word en mindre känd funktion, men den kan spara timmar när du arbetar med repetitiva dokument. Att lära sig använda den kommer att vara till stor hjälp med dina juridiska dokument, företagsrapporter, förslag eller kommunikation. Förvandla rubriker, signaturer, juridiska klausuler, fördefinierade tabeller eller standardfraser till snabba elementAllt detta leder till mindre ansträngning och högre produktivitet.