- En färdighet lagrar återanvändbara instruktioner för specifika uppgifter som du utför med Notion Agent.
- Kompetensdatabasen sammanför beskrivningar, filer, ansvariga parter och teambehörigheter.
- Du kan anropa en färdighet med / eller valfritt lägga till den i redigeringsmenyn.
- Testa varje färdighet med ofullständiga fall och granska dina instruktioner när processen ändras.
Om du använder Notion Agent för att sammanfatta möten, granska dokument eller förbereda rapporter, kan du upprepa samma instruktioner i varje konversation: vilka källor du ska konsultera, vilket format du ska följa och vilka detaljer du inte ska uppfinna. BegreppsfärdigheterDessa funktioner, kallade "färdigheter" i det spanska gränssnittet, låter dig spara dessa instruktioner på återanvändbara sidor.
När flera personer behöver samma kriterier är det mest praktiska att kombinera kompetenserna till ett kompetensdatabasSå här kan du hitta, dela och hålla dina färdigheter uppdaterade. I den här guiden ska vi se när det är värt att skapa en färdighet, hur du organiserar ditt bibliotek och vilka inställningar du behöver för att använda den från chatten eller redigeraren.
Vad är en idéfärdighet och när är det lämpligt att skapa en?
En färdighet är en sida med instruktioner för att utföra en specifik typ av arbeteDen kan till exempel förklara hur man omvandlar mötesanteckningar till uppgifter, hur man reviderar ett utkast eller hur man skriver en sammanfattning för ledningen. Du anropar den när du behöver den, och Notion Agent tillämpar dess instruktioner på det innehåll du tillhandahåller.
Det är viktigt att skilja den från andra funktioner. Instruktioner för Notion Agent De etablerar allmänna preferenser som du vill tillämpa regelbundet. En färdighet är för en specifik uppgift. Däremot en Tullombud Den kan ha sina egna instruktioner, åtkomstpunkter och utlösare för att köra ett arbetsflöde, även schemalagt.
En bra kandidat för en färdighet är en uppgift du upprepar, som beror på innehållet på en sida eller ett urval, och vars resultat alltid bör följa en liknande struktur. Om ditt team kopierar samma prompt i olika konversationer förtjänar den förmodligen att sparas. Det finns ingen anledning att införa en minimifrekvens eller beräkna hur många minuter det kommer att spara: det som spelar roll är att instruktionen är användbar och kan hållas uppdaterad.
Hur man skapar en kompetensdatabas
För att skapa ett delat bibliotek, skapa en sida i Notion, välj Databas och välj FärdigheterDu kan också lägga till den från ett teamutrymme om du vill att dess medlemmar ska ha åtkomst från början. Varje ny sida du skapar i den databasen kommer att vara en färdighet.
Denna typ av databas innehåller två särskilt användbara egenskaper: Beskrivningvilket anger vad Färdigheten gör och när den ska användas, och Arkivdär du kan lagra stödmaterial. Du kan lägga till dina egna egenskaper, till exempel ansvarig part, status eller teamområde. Börja med ett enda delat bibliotek och skapa ett annat om vissa grupper behöver andra behörigheter eller ansvariga parter.
Har du redan en databas med procedurer? Du kan komma åt dess inställningar i Fler inställningar > Konvertera till > Konvertera till kompetensdatabasGranska de egenskaper du tilldelar beskrivningen och filerna innan du aktiverar befintliga sidor. Alternativt kan du flytta en instruktionssida till din nya databas och lägga till en tydlig beskrivning till den.
Skriv din första färdighet med ett praktiskt exempel
Låt oss säga att du förbereder en projektsammanfattning varje fredag från anteckningarna och uppgifterna som sparats i Notion. Skapa en färdighet i databasen som heter Veckovis projektsammanfattningI "Beskrivning" skriver du när den ska användas, till exempel: "Sammanfattar projektets framsteg baserat på dess sidor och uppgifter för veckan, med block och nästa steg."
Definiera jobbet med verifierbara instruktioner i sidans brödtext:
Använd endast de projektsidor och uppgifter du har tillgång till. Sammanfatta veckans framsteg i högst fem punkter. Lista sedan eventuella hinder, ansvarig person om sådan finns i källan och nästa steg. Länka till de sidor som använts. Om någon information saknas, ange det; fyll inte i datum eller tilldelare baserat på antaganden.
Strukturen är enkel: mål, inmatningskällor, steg, gränser och utmatningsformatDu kan lägga till ett exempelresultat om teamet behöver en specifik stil. Håll sidan kort och länka till omfattande dokumentation istället för att klistra in en hel manual i varje färdighet. Instruktioner hjälper till att minska fel, men det är alltid en bra idé att granska dina svar innan du delar dem.
Hur man aktiverar och använder en färdighet i chatten och redigeraren
Du kan också skapa en individuell färdighet från Bibliotek > Färdigheter > Ny färdighetOm du redan har en sida med instruktionerna, öppna dess trepunktsmeny och välj Använd som en färdighetFör att arbeta med ett teambibliotek och underlätta automatisk användning, placera sidan i en kompetensdatabas och fyll i dess beskrivning.
I ett samtal med Notion Agent skriver han / För att öppna färdighetsmenyn, välj den färdighet du vill använda eller fortsätt med namnet på den färdighet du vill utföra. Agenten kan också välja en färdighet själv om de anser att den matchar din begäran. För att göra detta måste färdigheten finnas i en färdighetsdatabas, ha en användbar beskrivning och ha alternativet aktiverat. Använd automatisktOm du föredrar att endast använda det när du bestämmer dig, inaktivera det alternativet.
För att ha en färdighet till hands när du redigerar en sida, gå till Bibliotek > Färdigheter och aktivera Lägg till i textredigerarens meny i den färdigheten. Sedan kan du hitta den från motsvarande menyer när du väljer text eller arbetar med ett kompatibelt block. Den här inställningen gör det enklare att komma åt den från redigeraren; Det är inte obligatoriskt att använda färdigheten i chatten.
Dela biblioteket och använd det med anpassade agenter
Färdigheter är Notion-sidor, så deras behörigheter hanteras som vilken annan sida som helst. Du kan dela en enskild färdighet eller hela databasen. Ge redigeringsåtkomst endast till de som kommer att hantera instruktionerna. En förändring i en delad färdighet påverkar de som använder den..
Kollegor hittar de delade färdigheterna i fliken Upptäcka från sitt bibliotek och de kommer att kunna välja Aktivera för migAtt komma åt sidan och lägga till färdigheten i listan är separata åtgärder. Tilldela också en ansvarig part för varje viktig färdighet så att någon kan granska instruktionerna när teamets process ändras.
En anpassad agent kan också spåra en färdighet. Öppna agenten, ange Verktyg och åtkomst och lägg till färdighetssidan. Ange sedan i agentens instruktioner i vilka situationer den ska tillämpas. På så sätt kan du återanvända ett arbetskriterium utan att manuellt kopiera det till varje agent.
Testa och underhåll dina färdigheter
Innan du delar en färdighet med hela teamet, kör den på ett normalt scenario och ett ofullständigt scenario: anteckningar utan tilldelade författare, ett projekt utan framsteg eller ett dokument som blandar flera ämnen. Kontrollera att det respekterar formateringen, markerar saknad data och använder rätt teckensnitt. Om det misslyckas, ändra en specifik instruktion och testa igen.
Granska regelbundet färdigheter som inte längre används, de som ger liknande resultat och de som refererar till föråldrade standarder. Egenskaperna ägare och status hjälper dig att avgöra vilka färdigheter som är redo för teamet. Sidhistoriken låter dig granska ändringar i en delad färdighet.
Notion låter dig också ladda ner en färdighet för användning med specifika lokala agenter med hjälp av alternativet Ladda ner lokala agenter från sidmenyn. Om du senare ändrar din version av Notion måste du ladda ner din lokala kopia igen för att införliva ändringarna.
Ett färdighetsbibliotek fungerar bäst när varje färdighet löser en igenkännbar uppgift, tydligt förklarar när den ska användas och har någon som ansvarar för att granska den. Med några få väl beprövade instruktioner kan teamet uppnå mer konsekventa resultat utan att behöva börja om varje förfrågan från början.
Jag är en teknikentusiast som har gjort sina "nördar"-intressen till ett yrke. Jag har tillbringat mer än 10 år av mitt liv med att använda den senaste tekniken och mixtrat med alla typer av program av ren nyfikenhet. Nu har jag specialiserat mig på datateknik och tv-spel. Detta beror på att jag i mer än 5 år har arbetat med att skriva för olika webbplatser om teknik och videospel, skapa artiklar som försöker ge dig den information du behöver på ett språk som är begripligt för alla.
Om du har några frågor sträcker sig min kunskap från allt som rör operativsystemet Windows samt Android för mobiltelefoner. Och mitt engagemang är för dig, jag är alltid villig att spendera några minuter och hjälpa dig att lösa alla frågor du kan ha i den här internetvärlden.