Hur man skannar ett dokument och ber Copilot att sammanfatta eller extrahera data från det

¿Hur skannar jag ett dokument och ber Copilot att sammanfatta eller extrahera data från det? Har du ett stort pappersdokument, skannar det och sedan upptäcker att det är omöjligt att hitta de viktiga delarna utan att slösa bort halva eftermiddagen? Copilot kan vara din perfekta genväg: när du väl konverterar pappersdokumentet till en digital fil (PDF eller Word) kan Microsofts AI... sammanfatta innehållet, lyfta fram nyckeltal eller till och med extrahera specifika data med enkla instruktioner på naturligt språk.

I den här artikeln får du steg för steg se hur du konverterar ett fysiskt dokument till en skannad fil som Copilot kan läsa.Och sedan hur du ber den att sammanfatta eller extrahera specifik information i Word, OneDrive, Microsoft Edge och Windows Copilot. Du lär dig också hur du skapar bättre uppmaningar, förstår nuvarande begränsningar och ser hur du kombinerar den med andra verktyg när du behöver mer avancerade resultat.

Från papper till Copilot: förbereda det skannade dokumentet

Det första steget är att omvandla dokumentet till en fil som Copilot kan förstå.Copilot "läser" inte dokumentet direkt: innehållet behöver vara i ett igenkännbart digitalt format (helst text, inte bara en bild i en PDF).

Skanna dokumentet med en app eller en fysisk skannerDu kan använda din kontorsskanner eller mobilappar som Microsoft LensAnvänd skannerns egen kameraapp eller någon skanningsprogram som låter dig spara till PDF eller Word (DOCX). Se till att:

• Upplösningen är tillräcklig (300 dpi är oftast mer än tillräckligt för text).
• Kontrasten bör vara hög., så att OCR (textigenkänning) fungerar bättre.
• Skannar i rätt orientering, inga krokiga eller inverterade sidor.

Aktivera optisk teckenigenkänning (OCR) när det är möjligtMånga skanningsappar kan automatiskt identifiera texten i ett dokument och spara det som en PDF med valbar text eller konvertera det direkt till Word. Om din PDF bara sparas som en inbäddad bild kan Copilot skapa en mindre noggrann allmän sammanfattning; om texten är igenkännbar, Sammanfattningarna och datautdraget kommer att bli mycket mer tillförlitliga..

Spara filen i ett kompatibelt format.De format som Copilot fungerar bäst med för sammanfattningar och analyser är:

• Word DOCX (inbyggd text, perfekt för detaljerade sammanfattningar).
• PDF med igenkännbar text (inte bara en skannad bild).
• Presentationer PPTX och kalkylblad XLSX, om innehållet är strukturerat där.

Ladda upp det skannade dokumentet till OneDrive eller SharePoint

För att få ut det mesta av Copilot med skannade dokument är det bäst att spara dem på OneDrive eller SharePoint.Detta är viktigt, särskilt i Microsoft 365 Copilot-miljön (för arbete eller utbildning), eftersom många avancerade funktioner är beroende av att filen finns i Microsoft-molnet.

Överför det skannade dokumentet till din dator eller mobila enhet. (Om du skannade den med en fysisk skanner, kopiera den via USB, e-post osv.) och sedan:

• Tillträde onedrive.com med ditt professionella, utbildningsmässiga eller personliga konto.
• Dra den skannade filen (PDF, Word, etc.) till mappen där du vill spara den eller använd knappen för att ladda upp fil.
• Om du arbetar i en organisation kan du också använda en SharePoint-webbplats delad för teamdokument.

Att spara filen till OneDrive eller SharePoint ger flera fördelarCopilot kan generera automatiska sammanfattningar när du öppnar det i Word, du kan begära sammanfattningar från OneDrive utan att öppna varje fil, och det är enklare att dela dokumentet tillsammans med en AI-genererad sammanfattning.

Sammanfatta och fråga skannade Word-dokument med Copilot

Om ditt skannade dokument redan finns i Word eller om du har konverterat det från PDF är Copilot i Word förmodligen det enklaste sättet att sammanfatta det.Beroende på din licens (Copilot för Microsoft 365 eller Copilot Pro) kommer du att se lite olika alternativ, men logiken är densamma.

När du öppnar ett långt dokument som sparats på OneDrive eller SharePoint kan Word visa en automatisk sammanfattning högst upp.Detta sammanfattningsblock som genereras av Copilot ger dig en snabb översikt över huvudämnena, utan att du behöver läsa allt från början.

För att se hela sammanfattningen, klicka bara på "Visa mer"Där kan du kontrollera:

• De viktigaste punkterna som Copilot anser vara viktigast.
• En snabb strukturering av dokumentavsnitten.
• I vissa fall, interna referenser eller citat som anger vilken del av texten varje idé kommer ifrån.

Om du inte ser en automatisk sammanfattning kan du begära den manuellt från Copilot.:

1. Öppna dokumentet i Word (helst online om du vill ha de senaste funktionerna).
2. Klicka på Copilot-knappen på bandet för att öppna sidopanelen.
3. Skriv något liknande "sammanfatta detta dokument" eller välj ett sammanfattningsförslag som visas.
4. Copilot genererar en sammanfattning på instrumentpanelen, ofta med en knapp för att "Referenser" för att se vilka delar av dokumentet det baserades på.

Du kan anpassa detaljnivån i sammanfattningen genom att skrolla till slutet av sammanfattningsblocket (i den automatiska sammanfattningsupplevelsen) och välja mellan:

• KortEn mycket kortfattad sammanfattning, perfekt för snabb läsning.
• Standardbalans mellan storlek och detaljer.
• Detaljerad: perfekt för komplexa dokument där du behöver mycket kontext.

Använd Copilot i Word för att extrahera data och förstå diskussioner

Utöver det typiska "ge mig en sammanfattning" kan Copilot hjälpa dig att navigera genom långa skannade dokumentsärskilt när det finns många kommentarer eller numeriska data utspridda överallt.

På fliken Diskussion i Word kan du se alla konversationer och kommentarer i dokumentet. I ett ögonkast, utan att hoppa från kommentar till kommentar, kan Copilot:

• Generera en övergripande sammanfattning av alla diskussioner.
• Lista viktiga samtal som verkligen spelar roll.
• Låter dig utöka detaljerna för att läsa specifika förslag.

Fliken Slutsatser är idealisk för dokument med många siffror eller mätvärdenTypiskt för finansiella rapporter, kvartalsrapporter eller affärsanalyser. Där ser du avsnitt som:

• Nyckelnummernyckeltal (vinster, tillväxt, marginaler…).
• Föreslagna frågorExempel på frågor du kan ställa till Copilot för att fördjupa dig.
• En åtkomst för "Fler frågor till Copilot"där du kan skicka in dina egna frågor.

Några användbara tips för skannade dokument som laddas upp till Word kan vara::

• "Vilka är de viktigaste finansiella mätvärdena i den här rapporten? Indikerar procentuell tillväxt och nettovinst.
• "Utdrag från alla tillväxtsiffror per region och lägg dem på en tavla.”
• "Vad företagsledare bör veta om den här rapporten och varför det är relevant för företaget.”

Ju mer kontext du ger Copilot, desto bättre svar får du.Ange vem sammanfattningen är till för (ledningsgrupp, projektkollegor, kund), vilken ton du vill ha (informell, teknisk, chefsmässig) och vad du kommer att använda den till efteråt (presentation, e-post, intern rapport etc.).

Sammanfatta ett eller flera skannade dokument från OneDrive med Copilot

Med Copilot i OneDrive kan du generera sammanfattningar utan att ens öppna filerna en i taget.Detta är praktiskt när du har flera skannade dokument (till exempel kontrakt, rapporter eller manualer) och du vill ha en snabb översikt över innehållet i vart och ett.

Så här använder du Copilot direkt i OneDrive:

1. Gå till onedrive.com och logga in med ditt konto (företags-, utbildnings- eller privatkonto).
2. Välja en eller upp till 5 kompatibla filer (Word, PDF, PowerPoint, Excel, etc.).
3. Klicka på knappen Copilot som visas längst ner till höger på sidan.
4. Välj alternativet "Sammanfatta den här filen" (eller varianten med flera filer om tillgänglig).
5. Copilot-panelen öppnas till höger och Den kommer att börja generera sammanfattningen av de valda dokumenten.

När sammanfattningen är genererad kan du ställa mer personliga frågor. med knappen "Ställa en fråga"Till exempel:

• "Skapa en sammanfattning med fokus på total produktförsäljning i januari.”
• "Lista separat försäljningen av säsongens frukter och grönsaker jämfört med den årliga försäljningen av alla produkter.”
• "Sammanställ en enda kombinerad sammanfattning av fem utvalda dokument med de viktigaste gemensamma slutsatserna.”

Denna förmåga att sammanfatta flera dokument samtidigt är särskilt kraftfull när du hanterar många liknande rapporter (t.ex. kvartalsvis eller per avdelning) och vill ha en samlad vy utan att behöva öppna varje fil manuellt.

Hur man får Copilot att sammanfatta eller översätta artiklar och PDF-filer online

Om ditt skannade dokument har konverterats till PDF och du öppnar det med Microsoft Edge kan du även använda Copilot från webbläsaren. att sammanfatta, översätta eller extrahera viktig information direkt, utan att behöva gå igenom Word.

Så här sammanfattar du en PDF med Copilot i Microsoft Edge:

1. Öppna PDF-filen med Microsoft Edge (högerklicka på PDF-filen > ”Öppna med” > Microsoft Edge).
2. Klicka på Copilot-ikonen i det övre högra hörnet för att öppna sidofältet.
3. Välj din konversationsstil: Kreativ, Balanserad o ExaktBeroende på om du föredrar en mer engagerande, balanserad eller mycket koncis och korrekt sammanfattning.
4. I sidofältet, be om något i stil med "Sammanfatta denna PDF" o "Lyft fram de viktigaste slutsatserna i denna rapport".

Copilot bearbetar PDF-innehållet och visar en direkt sammanfattning i sidofältet.Om PDF-filen kommer från en skanning med tolkad text blir resultatet mycket bättre; om det bara är en bild kan sammanfattningen bli mer ytlig.

Du kan också be den att utföra specifika uppgifter med PDF-filen öppen i Edge.:

• "Vänligen översätt den här artikeln till spanska. bevara sektionsformatet.”
• "Sammanfatta detta: "så att du kan analysera texten online."
• "Vad säger den här artikeln om de främsta orsakerna? av det beskrivna problemet.”

Edge och Copilot fungerar också som en "genväg" för långa webbplatserDu kan be den visa rubrikerna på en webbplats startsida ("Berätta för mig startsidan för xataka.com") eller sammanfatta en enskild artikel ("Vad står det om"), även om kvaliteten beror på hur innehållet på webbplatsen är strukturerat.

Sammanfatta skannade PDF-filer med Windows Copilot

Windows Copilot integrerar assistenten direkt i operativsystemet. (i de senaste versionerna av Windows), så att du kan interagera med dina skannade PDF-filer från praktiskt taget vilket program som helst.

Så här arbetar du med en skannad PDF i Windows Copilot:

1. Öppna Windows Copilot från aktivitetsfältet (assistentikonen bredvid sökfältet; om den inte visas, kontrollera att din Windows är uppdaterad).
2. Dra och släpp PDF-fil till Copilots sidofält eller använd knappen för att ladda upp en fil.
3. Skriv en prompt med naturligt språk som "Sammanfatta huvudpunkterna i detta dokument" eller ”Markera rapportens viktigaste slutsatser.”
4. Copilot kommer att bearbeta dokumentet och visa dig en sammanfattning, som du kan förfina med ytterligare instruktioner.

Fördelen med Windows Copilot är att du kan justera utdata i farten.Om du till exempel analyserar en skannad finansiell rapport:

• Du kan be omDet belyser bara skillnaderna jämfört med föregående kvartal."
• ANTINGEN "Skapa en lista med praktiska rekommendationer för att minska kostnaderna enligt detta dokument.”
• Även "Skapa en tabell med inkomster, kostnader och vinst. per år som visas i PDF-filen.”

När du har en sammanfattning som du är nöjd med kan du spara den eller dela den.Copilot erbjuder vanligtvis möjligheten att spara som ett Word-dokument eller en textfil, och du kan alltid kopiera och klistra in innehållet i ett e-postmeddelande, en rapport eller en chatt. Om du arbetar med OneDrive eller SharePoint är det ännu enklare att dela det med ditt team.

Inkludera automatiska sammanfattningar när du delar Word-dokument

Om du använder Word Online och har tillgång till Copilot kan du lägga till en AI-genererad sammanfattning när du delar ett dokument online.Detta är mycket användbart så att den som tar emot filen direkt vet vad den handlar om och vad de ska göra med den.

Så här delar du ett Word-dokument online med en sammanfattning av Copilot:

• Se till att du är med Ord onlineDen här funktionen är för närvarande inte tillgänglig på dator- eller mobilversionerna.
• Kontrollera att filen inte krypterad med mycket strikta etiketter (till exempel är etiketter som "Konfidentiellt" vanligtvis krypterade; etiketter som "Offentlig" eller "Allmänt" är det vanligtvis inte).
• Tryck på knappen "Dela" i Word online.
• Om filen uppfyller kraven ser du en knapp Copilot i fältet "Lägg till ett meddelande".
• Klicka på Copilot-knappen och låt den Analysera dokumentet och generera sammanfattningen.
• Du kan redigera sammanfattningen innan du skickar den och sedan dela dokumentet med vem du vill.

Den person som får länken får dokumentet tillsammans med sammanfattningen i e-postmeddelandet.Detta gör det mycket snabbare för dem att komma ikapp utan att behöva öppna hela filen direkt.

Använda Copilot utöver sammanfattningar: extrahera information och skapa innehåll

När du har det skannade dokumentet och Copilot förstår det, är sammanfattningen bara början.Samma verktyg kan hjälpa dig att extrahera viktig information och generera nytt innehåll från det som finns i filen.

I Word, Excel, PowerPoint, Outlook och Teams kan Copilot:

• Sammanfatta Word-dokumentExcel-kalkylblad och PowerPoint-presentationer.
• Sammanfatta chattar och möten i Teamslyfta fram handlings- eller överenskommelseelement.
• Utforma e-postsammanfattningar i Outlook för att hitta viktiga uppgifter och omnämnanden.
• Kombinera information från flera dokument för att generera en gemensam sammanfattning eller en enhetlig rapport.

Dessutom hjälper Copilot dig med många produktivitets- och kreativitetsuppgifter. relaterade (även om inte alla beror direkt på att man har skannat ett dokument):

• Svar allmänna kunskapsfrågor och förklara begrepp för dig i vilken stil du vill (som om du vore fem år gammal, vetenskapligt, i vardagligt tal osv.).
• Översätt ord, stycken eller hela artiklar till andra språk, både kopierad text och onlineartiklar.
• Generera e-postmeddelanden, manus för sociala medier, essäer, dikter eller sångtexteranpassa ton, längd och stil.
• Förbättra stilen på dina egna texter, förklara vad som har förändrats och föreslå mallar eller strukturer för framtida skrivande.
• Skapa Excel-formler, hjälpa dig med steg-för-steg-handledningar, föreslå övningar, menyer, fritidsidéer, utflykter etc.

Speciellt för skannade dokument är det viktigt att ställa mycket specifika frågor om innehållet."Vilka juridiska avtal ingår i detta kontrakt?", "Vad är giltighetstiden och vilka påföljder nämns?" eller "Gör en lista över uppgifter som uppstår i denna revisionsrapport."

Nuvarande begränsningar med Copilot vid sammanfattning av skannade dokument

Även om Copilot är mycket kraftfullt har det sina begränsningar, särskilt när det gäller långa eller dåligt skannade dokument.Det är bra att vara medveten om dessa begränsningar för att undvika överraskningar och justera dina förväntningar.

I Microsoft 365 Copilot-miljön (arbetsmiljön):

• De automatiska sammanfattningar när dokumentet öppnas De visas bara om du har en. Microsoft 365 Copilot-licens och filen finns i OneDrive eller SharePoint.
• Om filen är sparad på en annan plats kan du se ett alternativ för att öppna den och generera en sammanfattning, men den visas inte automatiskt vid start.
• För att Copilot ska kunna generera en sammanfattning måste referensinnehållet ha minst ungefär 20 ord.
• Detaljerade sammanfattningar är begränsade till cirka 1,5 miljoner ord eller cirka 300 sidorUtöver det måste du dela upp dokumentet.
• Även om Copilot analyserar hela dokumentet, Ibland inkluderar den inte citat från de mer avancerade avsnittenMicrosoft arbetar med att förbättra detta beteende.

Dessutom har skanningens kvalitet en stor inverkan.En dåligt skannad PDF, med suddig text eller konstig layout, kommer att göra att OCR-funktionen misslyckas och Copilot kommer att ha mindre "riktig" text att arbeta med, vilket resulterar i vagare sammanfattningar eller till och med tolkningsfel.

Glöm inte att Copilot, precis som alla AI:er, kan uppleva hallucinationer eller förenkla saker; dessutom, Kopiera och klistra in dokument i en chatbot Det kan vara en riskDärför är det alltid lämpligt att granska dina sammanfattningar när dokumentet är viktigt (kontrakt, finansiella rapporter, kritisk juridisk eller teknisk dokumentation).

Tips för att skapa bra sammanfattningar och förbättra dina sammanfattningar

Kvaliteten på vad Copilot ger dig tillbaka beror mycket på hur du ber den att göra det.Detta kallas ”att uppmana”, och det är i grunden konsten att ge bra instruktioner.

Några bästa metoder för att få mer användbara sammanfattningar och datautdrag är:

• Var specifikBättre att säga ”Lyft fram de viktigaste slutsatserna från avsnittet om finansiell analys” än ett generellt ”Sammanfatta detta”.
• Ange vem sammanfattningen är för."Sammanfatta detta dokument för ledningskommittén i en administrativ ton och utan teknisk jargong."
• Ange format"Gör en punktlista med de 10 viktigaste idéerna och en annan lista med de största riskerna."
• Justera nivån"Förklara det som om det vore för en gymnasieelev" eller "Behåll en teknisk och formell ton, som i en akademisk rapport."

När det skannade dokumentet är mycket långt är det mer effektivt att dela upp det.Kan:

• Skanna efter kapitel eller avsnitt och ladda upp varje del separat.
• Begär delvisa sammanfattningar och kombinera sedan dessa sammanfattningar till en med Copilot.
• Använd Copilots analysverktyg för att förfina mätvärden och resultat när du testar olika uppmaningar.

Granska alltid de sammanfattningar du tänker använda professionellt eller akademiskt.Jämför vad Copilot har skrivit med de viktigaste avsnitten, verifiera siffrorna och, om nödvändigt, be om förtydliganden eller omformuleringar: ”Förklara tydligt skillnaderna mellan scenario A och scenario B” eller ”Utöka avsnittet om regulatoriska risker mer i detalj.”

Slutligen, håll Copilot, Edge och Windows uppdaterade.Nyare versioner förbättrar kompatibiliteten med olika typer av PDF-filer (inklusive vissa mer komplexa skanningar), förfinar innehållsigenkänningen och lägger till extra anpassnings- och analysfunktioner. Att aktivera automatiska uppdateringar är oftast det enklaste sättet att säkerställa att du använder den senaste versionen.

Digitalisera ett dokument, ladda upp det till molnet och låt Copilot hantera det åt dig. Det blir ett mycket effektivt sätt att överleva oändliga rapporter, täta kontrakt och tekniska PDF-filer: om du skannar med god kvalitet, konverterar till text när det är möjligt och ställer tydliga frågor, returnerar Copilot sammanfattningar, nyckeltal och väntande åtgärder på några sekunder, vilket hjälper dig att fatta beslut snabbare och ägna din tid åt det som verkligen betyder något, inte att brottas med högar av sidor.