Hur du förvarar kvitton och garantier för dina prylar utan att bli galen

¿Hur sparar man kvitton och garantier för sina prylar så att man inte blir galen när de går sönder? Att hålla koll på fakturor, kvitton och garantikort för varje apparat kan vara ett riktigt huvudvärk när du har din telefon, hörlurar, vattenrenare, tvättmaskin och tusen andra prylar igång (eller trasiga) samtidigt. Mellan e-postmeddelanden, WhatsApp-meddelanden, slumpmässiga mappar och köp gjorda av andra familjemedlemmar är det lätt att allt blir utspridda, och när något går sönder kan du inte hitta det du behöver.

Jag är säker på att situationer som dessa låter bekanta: Hörlurar som slutar fungera precis innan garantin går ut, men du kommer två dagar för sent till butiken.En apparat med ett års gratis service som går ut utan att du ens märker det; eller det klassiska fallet att betala för en förlängd garanti (AMC) som du aldrig kommer ihåg att använda. Det hände mig med en tvättmaskin: jag trodde att den hade gått ut, ringde en tekniker, och när jag kollade senare hade den fortfarande fem dagars garanti kvar. Pengar bortkastade, i princip på grund av oordning.

Varför förlorar vi fakturor och garantier?

Verkligheten är att Vi vet vanligtvis inte hur många enheter vi har hemma eller vilka som fortfarande är täckta.Dessutom är det lämpligt att känna till grundläggande rättigheter du har när du köper teknik onlineVarje köp lämnar sitt kvitto på en annan plats: vissa stannar i din personliga e-post, andra i din partners inkorg, andra delas via WhatsApp och vissa hamnar i en namnlös mapp på din dators skrivbord.

Dessutom, Livet väntar inte på din filOm du har arbete eller är upptagen låter du deadline passera. Ett typiskt exempel är hörapparater som inte fungerar; med ett par dagars försening förlorar du din rätt till kostnadsfri reparation. Ett annat olyckligt fall: underhållstjänster ingår (som en vattenrenare i 12 månader) som går till spillo på grund av okunskap om gränsen.

Och om du bor med andra människor, mångfaldigas problemet: Varje medlem köper saker, var och en sparar så gott de kan Och sedan kommer ingen ihåg var någonting är. Resultat: dubbla köp, oanvända garantier och förlorade pengar.

Vilka dokument ska sparas och hur digitaliseras de?

Även om det kan verka självklart är det viktigt att vara tydlig med den minsta uppsättning dokument och bevis som du bör behålla för varje pryl. Dessa är de viktigaste delarna:

• Faktura eller kvitto (PDF om köpet är online; tydligt foto om det är en pappersbiljett).
• Garantikort eller intyg från tillverkaren och, om tillämpligt, förlängd garanti/AMC med dess villkor.
• Köpbekräftelse från säljaren (post, leveranssedel, orderreferens).
• Serienummer, IMEI-nummer eller serienummer av enheten.

Digitalisera allt så fort du köper. Använd mobiltelefonens skanner (Dagens appar rätar upp, beskär och sparar till PDF med god kvalitet) och namnger filerna med ett enhetligt format: Varumärke–Modell–Leverantör–Inköpsdatum–Utgångsdatum.pdf. Lägg till ett foto av serienumret eller skriv det direkt i PDF-filen.

För fakturor mottagna via WhatsApp eller e-post, definierar en enda postTill exempel, vidarebefordra alla fakturor till en e-postadress som [email protected] eller till en delad mapp i molnet. I WhatsApp, skapa en chatt med dig själv eller din familj som heter "Fakturor och garantier" och ladda upp fotot dit med text som inkluderar enhetens namn och inköpsdatum.

Var det ska lagras: appar, molnlagring och en familjearbetsplats

Det som fungerar bäst är Centralisera allt i ett verktyg som låter dig registrera enheter, ladda upp dokument och schemalägga påminnelser innan täckningen eller tjänsterna löper ut. Det finns specifika appar för heminventering; du kan också använda en uppgifts- eller projekthanterare och anpassa den för detta ändamål.

Om du väljer en projektledare, tänk på dess struktur som ett köpcentrum: ”Arbetsytan” skulle vara hela byggnaden som innehåller all din information; inuti den skapar du "utrymmen" (som butiker) för att separera områden, till exempel: Hem, Kontor, Familj. Inom varje utrymme kan du ha valfria mappar (Hushållsapparater, Datorer, Ljud/Video) och, i dessa mappar, listor som fungerar som hyllor var du lagrar uppgifterna: varje uppgift skulle vara en enhet. Deluppgifter är användbara för tillbehör eller tillhörande underhåll.

När det gäller kostnader är det vanligt på populära plattformar att Du betalar inte för själva arbetsytan, utan för varje användare med redigeringsbehörighet. (den berömda ”platsen”). Gäster är vanligtvis gratis med begränsade funktioner och behörigheter. Om samma person är medlem med redigeringsbehörighet i två olika arbetsytor debiteras de för båda. Du kan också ha mer än en arbetsyta (till exempel Hem och Företag), men det finns ingen korsvis synlighet: du måste gå in på var och en separat. Tänk på detta om du vill se allt på en snabb överblick.

När det gäller planer är den allmänna idén vanligtvis: en gratis plan för personligt bruk med begränsningar; ett "Obegränsat"-abonnemang runt 7 USD/användare/månad för små team; en affärsplan cirka 12 USD/användare/månad med avancerade funktioner; en nivå Företag Plus cirka 19 dollar/användare/månad för att hantera flera enheter med mer detaljerade behörigheter; och ett abonnemang Företag Anpassat med SSO, avancerade roller och prioriterad support. Kom ihåg att Dessa priser kan komma att ändras Och ibland finns det kampanjer (som 10 % rabatt) beroende på kampanjen.

Om du blir uttråkad av att läsa, många gånger Dessa chefer och guider erbjuder ljudversioner att höra vad som är viktigt medan man gör något annat. Oavsett vilket verktyg du använder, ha denna nyckelidé i åtanke: förena, kategorisera och programmeddelanden med marginal.

Rekommenderat arbetsflöde (steg för steg)

För att hålla det enkelt, skapa ett system som du kan underhålla med minimal ansträngning. Ett enkelt flöde skulle kunna vara:

• Köp enheten och, samma dag, skanna eller ladda ner faktura/kvitto och garanti.
• I din app/dina system, skapa ett kort av prylen med: namn, modell, serienummer, leverantör, inköpsdatum och täckning.
• Ladda upp PDF-filerna och foton, och en etikett med kategori (t.ex. Datorer, Hushållsapparater) och med den ansvariga personen (du, din partner, ditt barn).
• Definiera flera påminnelser60 dagar, 30 dagar och 7 dagar innan garantin eller servicen löper ut (årligt underhåll, filterrengöring etc.).
• Om det finns förlängd garanti/AMCLägg till förnyelse- eller slutdatum och bifoga villkor.
• För delade inköp, bjuder in dig som "gäst" till familjemedlemmar med lästillstånd eller bidrag efter behov.

Med detta system, Det minskar risken för att bli sen Och dessutom kan vem som helst hemma hitta det de behöver med två tryck.

Fysisk organisation av hårdvara och tillbehör

Digital organisation hjälper, men Om allt är kaotiskt utanför slösar du också bort tid.Utnyttja flyttar eller omlokaliseringar (som att gå från ett stort hus till ett mindre kontor) för att rensa ut och organisera. Många av oss har högar av brädor, kablar och kringutrustning "för projekt" förvarade i billiga vagnar med lådor som håller på att falla isär; andra robusta system är extremt dyra. Det är dags att bli kreativ utan att ruinera sig.

• Stapelbara lådor med etikett framtill (Transparent om möjligt). Tydliga kategorier: USB-C-kablar, HDMI/skärm, ström, ljud, nätverk, adaptrar, kort och sensorer, höljen och skruvar.
• Perforerad panel (pegboard) eller krokvägg för ofta använda verktyg och tillbehör.
• ESD-organisatörer för känslig elektronik (antistatiska påsar och brickor för kort och moduler).
• A4-arkivskåp Tunna avdelare för manualer, fysiska garantier och dokument du behöver på papper, med avdelare efter märke.
• I långa drag, Använd resväskor av flightcase-typ eller behållare med stansat skum för ömtålig utrustning.

När du märker, lägg till en referens till den digitala posten. Till exempel: ”AUDIO-003_Sony_Hörlurar_2023”Således hittas kassan och kortet i din app utan att man tänker efter.

Ta hand om dina enheter så att du behöver mindre garanti.

Korrekt underhåll förhindrar haverier och sparar pappersarbete. Även om en utrustning är begagnad, behandla den varsamt.Använd ett fodral eller överdrag vid behov, undvik stötar, förhindra fukt och extrema temperaturer och överbelasta inte ryggsäckar.

På mobiltelefoner, surfplattor och bärbara datorer, Programvara är lika viktig som hårdvaraTa bort appar och filer du inte använder, installera systemuppdateringar och säkerhetsuppdateringar och överväg att använda antivirusprogram om du ofta använder opålitliga nätverk.

På utsidan är renlighet viktigt. Damm och fett påverkar ventilation och kontakterAnvänd mikrofiberdukar och specifika produkter; undvik slipmedel och blötlägg naturligtvis inte elektroniska komponenter.

Batteriet är kritiskt. Låt det inte ständigt sjunka till 0 %, och lämna det inte heller på 100 % i all oändlighet.Använd originalladdare eller laddare av hög kvalitet, och om du ska förvara enheten ett tag, lämna den laddad till 50–70 % och på en sval plats. När det är dags att byta batteri är det oftast billigt och förlänger dess livslängd.

Om du inte använder en enhet ofta, Förvara den på en torr, sval plats, skyddad från direkt solljus.Vadderade lådor är ett plus för kameror, högtalare och videoutrustning.

Vid fel, reparationer brukar löna sigBatterier, skärmar, kablar, kontakter och knappar är alla relativt enkla att byta ut. I datorer kan en SSD-uppgradering eller RAM-minne Det kan göra underverk jämfört med att köpa en ny.

Och tvinga inte fram det: anpassa användningen till vad utrustningen klarar avIngen videoredigering på en vanlig bärbar dator, ingen uppspelning av en bärbar högtalare på maximal volym i timmar och ingen skyddsutrustning för att ta med sig mobiltelefonen till stranden eller bergen.

Om du slutligen behöver förnya, Att välja pålitliga renoverade produkter är ett klokt val.Referensexemplet nämnde butiker som Cash med kontrollerad och garanterad utrustning, ett intressant sätt att spara pengar och minska miljöpåverkan.

Påminnelser som sparar pengar

Skillnaden mellan att betala ur egen ficka eller inte kan vara anlända med tillräcklig marginalSkapa förskjutna påminnelser för varje försäkring: 60, 30 och 7 dagar före, och en på själva utgångsdatumet. Om tjänsten är årlig (t.ex. gratis rengöring av luftrenare), lägg till den återkommande påminnelsen. Detta förhindrar det typiska scenariot "det var 48 timmar sedan och jag missade det".

Det är också bekvämt lägg till användnings- och underhållsuppgifter (rengör filter, uppdatera firmware, kontrollera batteri) relaterade till enheten. Om det senare skulle uppstå ett haveri kommer du att ha en registrering av den skötsel som utrustningen har utfört.

När något går sönder: hur du använder ditt arkiv

Om en enhet går sönder, gå till ditt verktyg och Öppnar enhetsinformationen på några sekunderLadda ner fakturan, garantin och serienumret; notera symptomet på samma formulär och kontakta tillverkarens eller butikens support.

• Om det är under garanti, Begär en RMA eller en servicetidTa med eller bifoga fakturan och garantikortet; dubbelkolla datumet med dina påminnelser.
• Om det täcker en kostnadsfri tjänst (t.ex. årlig kontroll), boka så snart som möjligt så att du inte får slut på plats i slutet av deadline.
• Om du köpte en förlängd garanti/AMC, Granska villkor och undantagIbland täcker de slitage eller olyckor som standardgarantin inte täcker.

Lös det, och slutligen, uppdatera posten med utförd reparation, utbytta delar och ett nytt försäkringsdatum om tillämpligt.

Säkerhet, säkerhetskopior och kontinuitet

All denna ansträngning är värdelös om du förlorar data. Aktivera automatisk säkerhetskopiering Flytta din databas och dokumentmapp till en annan molntjänst eller en NAS hemma. Om du använder två verktyg (inventering + moln), se till att de synkroniseras och att du kan återställa tidigare versioner.

Om du arbetar med familj eller ett team, definiera tydliga rollerVem lägger till, vem redigerar, vem bara visar. Att bjuda in som "gäst" de som bara behöver se något specifikt kommer att spara dig kostnader och problem.

Håll koll på fakturor, garantier och underhållsregister Det handlar inte om minne, utan om system: digitalisera när du köper, organisera i ett gemensamt utrymme med tydliga kategorier, utnyttja förskjutna påminnelser och skäm bort dina enheter så att de inte går sönder lika ofta; när det är dags att använda dem har du bevisen till hands och du förlorar inte pengar igen för att du kommer för sent.