Vad är Access och vad är det till för?

Det är ett av de minst kända programmen i Microsoft 365 office suite, trots att det har inkluderats sedan 1992-versionen. Det är dock ett mycket användbart verktyg. I det här inlägget förklarar vi Vad är Microsoft Access och vad är det till för?.

Den senaste versionen av Microsoft Access, vilket är vad vi ska prata om här, släpptes den 5 oktober 2021 för att användas i Windows 10 och Windows 11. Detta upptar mellan 44 MB och 60 MB på hårddisken, beroende på vilka installationsalternativ som valts.

Vad är Microsoft Access?

Microsoft är en databashanteringssystem ingår i Microsoft Office-programpaketet (nu Microsoft 365). Det är ett verktyg som syftar till att hjälpa användare att skapa och hantera databaser i syfte att lagra, organisera och analysera information.

Anledningen till att den här applikationen används så lite beror främst på att man inte känner till dess verkliga användbarhet. Många användare tror felaktigt att allt som görs med Access faktiskt kan göras med Access. Excel.

Även om det är sant att båda programmen har punkter gemensamma, är Excel mer lämpat för att hantera numerisk data och utföra beräkningar på den datan. Access å sin sida, tillför en högre grad av specialisering och innehåller specifika funktioner för att hantera olika typer av data. Dessutom låter det dig begränsa data som användare anger i varje fält, samt länka relaterad data i flera tabeller.

Databaser som sparas med Microsoft Access visar filtillägget ".acdb". Även om detta är det vanligaste och även det mest aktuella, är det fortfarande möjligt att hitta andra tillägg (".mdbe" o ".mde"), som motsvarar versioner före 2007. Vid vissa tillfällen, för att öppna denna typ av tillägg, måste användaren först använda ett konverteringsverktyg för att konvertera det till «.acdb».

Saker vi kan göra med Access

Hur kan du använda Access för att hantera en databas? Nedan förklarar vi några av de vanligaste uppgifterna som vi kan utföra med det här verktyget.

Skapa en databas

På Access-startskärmen klickar du på "Arkiv" och i alternativkolumnen till vänster väljer du "Ny". Bland de olika alternativen som visas på skärmen måste vi välja den som heter som "Tom skrivbordsdatabas".

Denna nyskapade databas kan tilldelas ett namn som ett preliminärt steg för att komma åt den nya mallen och börja använda den.

Skapa ett bord

För att lägga till en datatabell till databasen som vi har skapat är det nödvändigt att gå till verktygsbandet och klicka på fliken "Tabell". Så många fält som vi vill kan läggas till i denna nya tabell. För att göra detta måste du högerklicka och välja alternativet «Klicka för att lägga till».

Kombinationsrutan används för att lista de olika datatyperna som kan tilldelas ett fält (i Access är det obligatoriskt att tilldela en datatyp till varje fält).

Lägg till data i tabellen

Det finns många sätt att lägga till data i en Access-tabell: genom att använda ett formulär, importera det från en extern fil, använda SQL eller mata in data direkt (det vill säga manuellt). Det vanligaste alternativet är importera via filer ".csv". Så här gör du det:

1. Klicka på på instrumentbandet "Externa data".
2. Sedan klickar vi på "Textfil".
3. Därefter väljer vi källfilen och måltabellen.
4. Innan vi fortsätter med importen kan vi granska alla detaljer i filen (användning av punkter eller kommatecken som avgränsare, måste utelämna vissa fält.
5. Slutligen trycker vi på knappen "Avsluta" för att köra importen.

Härifrån finns det många åtgärder som vi kan utföra i applikationen med de olika tabellerna som vi har introducerat. Det är till exempel möjligt skapa relationer mellan tabeller för att söka efter data från olika tabeller. Du kan också skapa en uppslagstabell, som innehåller data som refereras av en annan tabell, eller till och med skapa komplexa frågor på flera tabeller med olika typer av data.

Andra möjliga åtgärder är göra säkerhetskopior, skapa körbara databaser (som externa användare inte kan ändra) skapa makro att automatisera komplexa uppgifter eller exportera data till Excel, bland många andra möjligheter.

För att utföra alla dessa åtgärder innehåller Microsoft Access en praktisk assistent vilket utan tvekan är till stor hjälp för dem som använder denna applikation för första gången.

Slutsats

Microsoft Access är ett starkt rekommenderat alternativ för små och medelstora företag som behöver ett enkelt och lättanvänt verktyg för datahantering. Idealisk för uppgifter som glagerhantering eller projektövervakning. För alla dessa fall är det värt att lära sig hur man använder det.