Vad är Gmails konfidentiella läge och när ska man aktivera det?

¿Vad är Gmails "konfidentiella läge" och när ska man aktivera det? Det här speciella sändningsläget låter dig begränsa vad mottagaren kan göra med ditt e-postmeddelande.Det hindrar användare från att vidarebefordra den, kopiera texten, ladda ner bilagor eller skriva ut innehållet. Du kan också ange ett utgångsdatum eller till och med kräva en SMS-kod för att öppna den. Det är inte idiotsäkert, men när det används korrekt minskar det riskerna avsevärt vid arbete med känslig information.

Gmails konfidentiella läge är ett speciellt sätt att skicka e-postmeddelanden. I det här läget tillämpar Google begränsningar på meddelandet och dess bilagor, vilket begränsar mottagarens möjlighet att dela information. När du aktiverar det här läget försvinner mottagarens vanliga delningsalternativ. vidarebefordra, kopiera, ladda ner och skriv ut innehållet.

Förutom att blockera dessa åtgärder låter Gmail dig ange ett utgångsdatum. För meddelandet: efter den perioden kommer mottagaren inte längre att kunna se det. Du kan också manuellt återkalla åtkomst när som helst om du ångrar det du skickade eller upptäcker ett fel från mottagarens sida. Detta är särskilt användbart när du hanterar konfidentiella dokument, personuppgifter eller känslig intern kommunikation.

Funktionen innehåller också ett ytterligare lösenordsverifieringssystemDu kan kräva att mottagaren behöver en kod för att öppna e-postmeddelandet: antingen en enkel verifiering (som i vissa fall skickas via e-post) eller en kod som skickas via SMS till mottagarens mobiltelefon. I det andra scenariot kommer endast någon med tillgång till det telefonnumret att kunna se innehållet.

Det är viktigt att förstå att konfidentiellt läge inte magiskt krypterar e-post från början till slut.Istället ändras hur innehållet levereras. Gmail skickar inte texten och bilagorna direkt som ett vanligt meddelande; istället genererar det en säker länk som bara kan nås under de villkor du har angett (utgångsdatum, verifiering etc.).

Den här funktionen är tillgänglig för både personliga Gmail-konton och Google Workspace.Och i affärsmiljöer kan administratörer bestämma om de vill tillåta dess användning eller inte, antingen över hela domänen eller bara i vissa organisationsenheter (till exempel aktivera den för den juridiska avdelningen och inaktivera den för resten).

Hur konfidentiellt läge fungerar internt

När du skickar ett meddelande i konfidentiellt läge levererar Gmail inte e-postmeddelandets innehåll "i befintligt skick". till mottagarens server. Det den gör är att lagra innehållet i Googles system och ersätta det med en kontrollerad länk. För någon som använder Gmail ser resultatet ut som ett vanligt e-postmeddelande, men i verkligheten kommer de åt det värdbaserade innehållet på ett hanterat sätt.

Om mottagaren inte använder Gmail får de ett meddelande med en länk. av typen "Visa e-post" eller liknande. Om du klickar på den öppnas en säker Google-sida där du måste logga in eller ange verifieringskoden, beroende på hur du har konfigurerat leveransen. På så sätt behåller du kontrollen oavsett mottagarens e-postleverantör.

Typiska begränsningar i det här läget påverkar hela innehållspaketetText, inbäddade bilder och bilagor. Mottagaren kommer att kunna läsa och förhandsgranska bilagor om formatet är kompatibelt, men kommer inte att ha tillgång till funktionerna för att spara dem på sin dator, vidarebefordra dem till en annan person eller skriva ut e-postmeddelandet från Gmail.

Det finns en viktig begränsning som du måste ha i åtanke.Även om kopierings-, nedladdnings- eller utskriftsalternativ är blockerade kan Gmail inte helt hindra någon från att göra det. skärmdumpTa en skärmdump med din telefon eller använd skadlig programvara för att kopiera innehållet. Google försöker begränsa skärmdumpar i vissa miljöer, men i praktiken finns det alltid ett sätt att kringgå detta skydd.

En annan viktig teknisk detalj är att e-postmeddelanden i konfidentiellt läge inte kan schemaläggas. att skickas senare. Om du alltid använder "Schemalägg sändning" för att skicka meddelanden vid en viss tidpunkt, kom ihåg att den här funktionen inte är kompatibel med konfidentiellt läge: du måste skicka dem omedelbart.

Fördelar, begränsningar och när man ska aktivera det

Den största fördelen med konfidentiellt läge är att det minskar risken för oavsiktlig exponering av känslig information.Om en mottagare av misstag klickar på "Vidarebefordra" eller försöker ladda ner en bilaga för att dela den, kommer de helt enkelt inte att kunna göra det. Detta förhindrar många vanliga misstag i både arbets- och privata miljöer.

Meddelandens utgångsdatum är en annan mycket intressant punktDu kan välja att göra ett e-postmeddelande tillgängligt endast i en dag, en vecka, en månad eller till och med flera år (vanliga intervall är från 1 dag till 5 år). Efter den tiden blir både meddelandets innehåll och eventuella bilagor otillgängliga för mottagaren, även om de fortfarande kan se det i sin inkorg.

Möjligheten att återkalla åtkomst när som helst ger ett extra skyddsnät.Om du har skickat ett e-postmeddelande till fel person, inkluderat information som du senare ångrar, eller helt enkelt ändrat dig, gå bara till mappen Skickat, öppna det konfidentiella e-postmeddelandet och klicka på alternativet för att ta bort åtkomst. Från och med det ögonblicket kommer mottagaren inte längre att kunna öppna det.

Detta läge är dock inte en absolut sköld och har tydliga begränsningar.Som tidigare nämnts kan den inte idiotsäkert blockera skärmdumpar eller foton, och om mottagaren avser att bryta ditt förtroende kommer de alltid att hitta sätt att spara informationen. Dessutom kan den i strikta företagsmiljöer komma i konflikt med arkiverings-, gransknings- eller eDiscovery-policyer eftersom viss åtkomst faller utanför standardarbetsflöden.

Det är lämpligt att aktivera konfidentiellt läge i situationer där du behöver extra kontroll.Att skicka kontrakt, certifikat, identitetshandlingar, finansiell information, medicinska data, känslig intern kommunikation eller länkar som måste sluta fungera ett visst datum rekommenderas inte. Det bör inte användas urskillningslöst, eftersom det lägger till steg för mottagaren och kan komplicera saker om de inte behöver det.

Hur man skickar ett konfidentiellt e-postmeddelande från Gmail på en dator

Processen för att använda konfidentiellt läge från webbversionen av Gmail är ganska intuitiv.Men det är värt att gå igenom det steg för steg för att se till att du inte missar något. Tanken är att du skriver ditt e-postmeddelande som vanligt och, precis innan du skickar det, aktiverar läget och justerar inställningarna för utgångsdatum och verifiering.

Det här är de grundläggande stegen på en dator:

• Öppna Gmail och klicka på "Skriv" för att skapa ett nytt meddelande.
• Skriv mottagaren, ämnet och innehållet från e-postmeddelandet och bifoga de filer du behöver skicka.
• Klicka på hänglåsikonen med en klocka längst ner i skrivrutan. (Detta är knappen för konfidentiellt läge.) Om du redan har använt den och vill ändra inställningarna ser du alternativet "Redigera".
• Ett popup-fönster öppnas där du kan välja utgångsdatum. av meddelandet och om du vill att ett lösenord ska krävas.
• I lösenordsavsnittet kan du välja mellan två lägen:
  • "Inget lösenord via SMS"Användare som öppnar e-postmeddelandet från Gmail-appen eller webbplatsen kommer att kunna se det direkt; de som inte använder Gmail kan få en kod i ett annat e-postmeddelande för att verifiera sin identitet.
  • "Lösenord via SMS"Mottagaren måste ange en kod som skickas till dem via sms. Det är obligatoriskt att ange mottagarens telefonnummer, inte ditt.
• När du har ställt in allt klickar du på "Spara" och skicka sedan mejlet som vanligt.

Kom ihåg att inställningen för konfidentiellt läge påverkar både text och bilagor.Allt meddelandeinnehåll omfattas av de begränsningar för utgångsdatum, verifiering och kopiering eller nedladdning som du just definierade.

Så här aktiverar du konfidentiellt läge från din mobiltelefon

Om du vanligtvis använder Gmail från din mobil (Android eller iOS) har du även tillgång till konfidentiellt läge.Placeringen av inställningen ändras något jämfört med skrivbordsversionen, men logiken är densamma: du skriver e-postmeddelandet och innan du skickar det aktiverar du alternativet och väljer hur du vill skydda det.

Så här använder du konfidentiellt läge i Gmail-appenDetta allmänna flöde följer:

• Öppna Gmail-appen på din smartphone och klicka på knappen för att skriva ett nytt e-postmeddelande.
• Skriv mottagare, ämne och meddelandeoch bifoga filer om det behövs.
• Tryck på trepunktsmenyn i det övre högra hörnet från skärmen medan du skriver.
• Välj alternativet ”Konfidentiellt läge” i rullgardinsmenyn.
• En skärm öppnas för att konfigurera utgångsdatum och lösenord., med utgångsdatum som liknar de på webben (från 1 dag till 5 år) och två verifieringsalternativ (standard eller SMS).
• Konfigurera önskade inställningar och klicka på "Spara".
• Skicka e-postmeddelandet normaltFrån och med den tidpunkten gäller alla definierade restriktioner.

I den dagliga verksamheten tar denna procedur bara några sekunder längre än en vanlig leverans.Därför är det möjligt att använda det regelbundet så länge innehållet motiverar det. Kom dock ihåg att informera mottagaren om de inte är bekanta med systemet, så att de inte blir oroliga när de blir ombedda att ange en kod eller upptäcker att de inte kan vidarebefordra meddelandet.

Hur man öppnar ett konfidentiellt e-postmeddelande som mottagare

Upplevelsen av att ta emot ett konfidentiellt e-postmeddelande beror på två viktiga faktorer.Huruvida de använder Gmail eller inte och om avsändaren har aktiverat lösenordsverifiering (särskilt om det är via SMS) är faktorer att beakta. Trots det är processen vanligtvis ganska guidad, och gränssnittet berättar vad du ska göra i varje steg.

Om du använder ett Gmail-konto och avsändaren inte har begärt ett lösenord via SMSI de flesta fall kan du öppna e-postmeddelandet direkt från webbplatsen eller den uppdaterade appen utan några ytterligare steg. Du kommer att se meddelandet som vanligt, men utan knapparna för vidarebefordran, nedladdning eller utskrift. Om du använder en annan e-postklient som är ansluten till Gmail (till exempel Syn), kan en länk som ”Visa e-post” visas som tar dig till en Google-sida där du måste logga in.

När avsändaren aktiverar alternativet ”Lösenord via SMS”Processen lägger till ett extra säkerhetssteg. När du försöker öppna meddelandet visar systemet en knapp som "Skicka lösenord". Om du trycker på den skickas en kod via sms till det telefonnummer som har konfigurerats för dig. Du måste ange koden på skärmen för att komma åt innehållet.

Om din adress inte är en Gmail-adress (till exempel om du använder en företags-e-postadress eller en från en annan leverantör)Du kommer också att få ett meddelande med en länk till "Visa e-post" i Googles säkra gränssnitt. Därifrån kan du bli ombedd att klicka på "Skicka lösenord" och kontrollera dina SMS-meddelanden eller, beroende på avsändarens inställningar, att kontrollera ett ytterligare e-postmeddelande som innehåller en verifieringskod.

I samtliga fall kommer begränsningar för kopiering, vidarebefordran, nedladdning eller utskrift att fortsätta gälla.Du kommer att kunna läsa e-postmeddelandet och, om det inte har löpt ut och din åtkomst inte har återkallats, förhandsgranska eventuella kompatibla bilagor; men du kommer inte att ha tillgång till de vanliga funktionerna för att dela eller spara innehåll direkt från Gmail.

Vad händer när ett e-postmeddelande löper ut eller åtkomsten återkallas?

När utgångsdatumet som angetts av avsändaren har uppnåtts är meddelandet inte längre tillgängligt. För mottagaren, även om det fortfarande kan visas visuellt i inkorgen eller arkivet, kommer de när de försöker öppna det att upptäcka att de inte längre kan se innehållet eller att de får ett meddelande om att e-postmeddelandet har upphört att gälla.

Avsändaren kan också ta initiativ och återkalla åtkomst före utgångsdatumet.För att göra detta, öppna Gmail på en dator, gå till mappen "Skickat", leta reda på det konfidentiella e-postmeddelandet och klicka på alternativet "Ta bort åtkomst". Från och med det ögonblicket kommer alla försök från mottagaren att öppna meddelandet att visa ett fel eller en varning om att de inte längre har behörighet.

Om det är du som får felmeddelandet om utgånget e-postmeddelande eller felmeddelandet om borttagen åtkomstDet är troligt att avsändaren har beslutat att stänga av åtkomsten eller att du har överskridit den ursprungligen konfigurerade tidsgränsen. I så fall är ditt enda alternativ att kontakta personen för att förlänga utgångsdatumet eller be dem skicka informationen igen i ett nytt, konfidentiellt meddelande.

Fel kan också uppstå relaterade till telefonnumren som används för SMS-verifiering.Gmail stöder endast koder som skickas till vissa länder och regioner (som Nordamerika, stora delar av Sydamerika, Europa, Australien och vissa asiatiska territorier som Korea, Indien och Japan). Om du försöker skapa ett nummer som inte finns i en region som stöds visas ett meddelande om att det inte kan användas.

Dessa utgångs- och återkallelsemekanismer är särskilt användbara i arbetssammanhang där tillfälliga dokument, känsliga rapporter eller personuppgifter som inte ska vara tillgängliga på obestämd tid delas. Genom att noggrant sätta tidsgränser kan du avsevärt minska informationsexponeringsfönstret.

Hantering av konfidentiellt läge för Google Workspace-administratörer

I företagsmiljöer har administratörer det sista ordet om huruvida konfidentiellt läge är tillgängligt eller inte. För användare. Från Googles administratörskonsol kan den aktiveras eller inaktiveras på domännivå eller endast tillämpas på vissa organisationsenheter, enligt företagets interna policy.

För att hantera denna funktion globalt inom organisationen måste administratören:

• Logga in på administrationskonsolen med ett konto som har administratörsbehörighet.
• Gå till avsnittet ”Appar”, sedan till ”Google Workspace” och sedan till ”Gmail”..
• Öppna avsnittet ”Användarinställningar” och skrolla ner till ”Konfidentiellt läge”.
• Markera eller avmarkera rutan "Aktivera konfidentiellt läge"och spara ändringarna.

Förändringar är vanligtvis inte omedelbara.Google anger att det kan ta upp till 24 timmar innan dessa ändringar har spridits helt över hela domänen, även om de i praktiken ofta tillämpas mycket tidigare. Det är lämpligt att ha detta i åtanke när man planerar en implementering eller policyändring.

Om du vill hantera konfidentiellt läge efter organisationsenheter (OU)Processen är liknande, men innan du justerar inställningen måste du välja den specifika organisationsenheten i den vänstra panelen (till exempel "Personal", "Ekonomi", "Marknadsföring" etc.). Gå sedan till avsnittet "Konfidentiellt läge", aktivera eller inaktivera det och spara ändringarna för just den enheten.

Om du inaktiverar konfidentiellt läge kan användare inte skicka e-postmeddelanden med det här läget.Det blockerar dock inte i sig mottagandet av dem. Om en organisation anser att inkommande konfidentiella meddelanden är problematiska för revisions-, efterlevnads- eller arkiveringsändamål måste den skapa specifika efterlevnadsregler för hantering av den här typen av e-postmeddelanden.

Blockera inkommande meddelanden i konfidentiellt läge i företag

Vissa organisationer föredrar att förhindra att konfidentiella e-postmeddelanden når sina användareEftersom den här typen av meddelanden begränsar innehållsinspektion, arkivering eller juridiska eDiscovery-processer erbjuder Google Workspace ett system med efterlevnadsregler som gör att den här typen av e-postmeddelanden kan identifieras och avvisas när de anländer till domänen.

Den allmänna proceduren för att blockera inkommande konfidentiella meddelanden är följande:

• Gå till Gmail-inställningarna i administratörskonsolen. och gå in i avsnittet som är avsett för ”Efterlevnad av innehållsstandarder”.
• Klicka på ”Konfigurera” för att skapa en ny inställningOm det redan finns regler kan du välja "Lägg till ytterligare en regel".
• Tilldela regeln ett beskrivande namn (till exempel ”Blockering av inkommande konfidentiellt läge”).
• I avsnittet "Berörda meddelanden" väljer du alternativet "Inkommande". så att regeln endast gäller e-postmeddelanden som anländer till domänen.
• I uttrycksavsnittet lägger du till ett metadatabaserat villkor och välj som attribut "Gmails konfidentiella läge" med matchningstypen "Meddelandet är i Gmails konfidentiella läge".
• I åtgärdsblocket väljer du "Avvisa meddelande" och, om så önskas, utarbeta ett personligt textmeddelande som automatiskt skickas till avsändaren för att förklara orsaken till avslaget.
• Håll regeln och vänta på att den ska spridas (återigen, den maximala uppskattade tidsramen är cirka 24 timmar).

Denna metod möjliggör tillämpning av mycket exakta säkerhets- och efterlevnadspolicyer.Du kan till exempel blockera mottagandet av konfidentiella e-postmeddelanden från andra organisationer men fortfarande tillåta deras interna användning, eller begränsa dem till endast vissa avdelningar. Allt beror på varje organisations juridiska och operativa behov.

Bästa praxis och säkerhetstips när du använder konfidentiellt läge

Även om konfidentiellt läge ger ytterligare skyddslager, ersätter det inte sunt förnuft.Innan du skickar ett e-postmeddelande med mycket känslig information är det värt att överväga om det verkligen behöver skickas via e-post eller om det vore klokare att använda andra, mer robusta krypteringsmetoder eller säker fildelning.

En viktig rekommendation är att justera utgångsdatumet klokt.För extremt känsliga dokument kan det vara bra att sätta korta tidsfrister (en dag, en vecka). För annan kommunikation, såsom avtal som är under granskning och kräver tid, är det bättre att ge mottagaren en rimlig tid. Att använda absurt korta tidsfrister frustrerar bara mottagaren och orsakar mer omsändningar eller förvirring.

När risken är hög rekommenderas starkt SMS-lösenordsalternativet.Förutsatt att du kan hantera mottagarens telefonnummer på ett säkert sätt och att de befinner sig i en region som stöds av Google. Detta extra steg gör det svårare för någon som har fått åtkomst till e-postmeddelandet (till exempel genom att logga in på kontot utan tillstånd) att läsa innehållet utan att också ha mottagarens telefonnummer.

Det är viktigt att dubbelkolla e-postadresser och telefonnummer innan du skickar.Ett enda fel i siffran kan skicka informationen till fel person eller göra att mottagaren inte kan öppna meddelandet. Det är också en bra idé att varna mottagaren i förväg att de kommer att få ett konfidentiellt e-postmeddelande med verifiering, så att de inte tror att det är nätfiske eller spam.

På företag bör implementeringen av konfidentiellt läge åtföljas av minimal utbildning.Förklara vad den här funktionen gör och inte gör, när det rekommenderas att använda den, vilka typiska utgångsdatum är och hur man hanterar problem som utgången åtkomst eller olevererade SMS-meddelanden. Detta förhindrar att användare tillgriper osäkra lösningar på grund av bristande kunskap.

Gmails konfidentiella läge blir ett mycket praktiskt verktyg För att få kontroll över informationsspridningen via e-post, särskilt i kombination med tydliga policyer, sunt förnuft och andra kompletterande säkerhetsåtgärder. Använd på ett klokt sätt gör det att känsliga uppgifter kan cirkulera säkrare och med färre onödiga skrämselrisker, både personligt och professionellt.