- Genom att använda anpassade fältkoder kan du fixa formatet för datum och valutor oavsett datakälla.
- Att ansluta via DDE är det mest effektiva alternativet för att importera Excel-data samtidigt som det ursprungliga visuella utseendet bibehålls.
- Med Words villkorsregler kan du automatisera dokumentinnehåll baserat på varje mottagares data.
Jag är säker på att detta har hänt dig: du har allt klart i ditt Excel-ark, med oklanderliga datum och välformaterade belopp, men när du överför det till Word med hjälp av dokumentkoppling, datan blir galenPlötsligt blandas dagar ihop med månader, eller så visas valutanummer som enkla decimaler utan eurosymbolen, vilket lämnar dig med en känsla av total frustration precis innan utskrift.
Det här problemet är vanligare än det verkar och uppstår eftersom Word som standard läser inbyggda Excel-data Och inte den visuella formateringen vi ser i cellerna. Oroa dig inte, det är inte ett problem med din dator eller att du har gjort något fel; det är helt enkelt hur Microsoft hanterar informationsutbyte mellan sina program. För att åtgärda detta har vi ett par knep i rockärmen som gör underverk. Låt oss ta reda på varför Word ändrar datum och belopp vid dokumentkoppling: hur man bevarar formateringen.
Den snabba metoden: Ändra fältkoderna
Om du inte vill komplicera saker och ting genom att konfigurera systemet och bara behöver att ett specifikt fält, till exempel registreringsdatumet, visas korrekt, är det bästa alternativet att redigera fältets kod direkt i malldokumentet. För att göra detta, placera markören över det problematiska fältet och tryck på ALT + F9 (eller högerklicka och välj "Aktivera eller inaktivera fältkoder").
När du ser koden mellan klammerparenteser, till exempel { MERGEFIELD Fecha_Alta }Du måste lägga till en formatmaskFör datum, skriv \@ "dd/MM/yyyy" Precis innan du stänger av kranen. Det är viktigt att "M" för månader är skrivet med versal, för om du använder ett gement "m" kommer Word att tro att du menar minuter. För monetära belopp kan du använda uttrycket \#.##0,00€ så att numret behåller decimalerna och valutasymbolen. Tryck igen efter att du har gjort ändringen. ALT + F9 och uppdatera förhandsgranskningen för att kontrollera att allt är på plats.
Den ultimata lösningen: Dynamiskt datautbyte (DDE)
Om du har ett stort antal fält och inte vill redigera koden ett i taget finns det en global inställning som tvingar Word att läsa formatet exakt som det visas i Excel. Den här metoden är baserad på... DDE-protokoll (Dynamic Data Exchange)För att aktivera det, gå till Arkiv-menyn, ange Alternativ, sedan Avancerat och bläddra ner till avsnittet Allmänt, markera rutan. Bekräfta filformatkonverteringar vid öppning.
När du väljer din mottagarlista igen på fliken Utskick visar Word en dialogruta. Här är nyckeln: du måste klicka på "Visa alla" och välja alternativet MS Excel-kalkylblad via DDEFrån och med det ögonblicket kommer Word att sluta tolka informationen på sitt eget sätt och kommer att respektera det visuella formatet som du har definierat i din Excel-arbetsbok, vilket sparar dig mycket manuellt arbete.
Bemästra de avancerade reglerna för kombinationer
Utöver formatering erbjuder Word kraftfulla verktyg för att få dina brev att se mer ut än bara kalla, opersonliga mallar. Kombinationsregler De låter dig infoga dynamisk text baserat på värdet i ett fält. Till exempel är regeln "Om...Så...Annars..." idealisk för att anpassa hälsningen; du kan programmera att om fältet Kön är "M", kommer dokumentet att skriva "Kära granne"Om inte, skriv "Kära granne".
Det finns andra mycket användbara funktioner, som till exempel regeln "Fyll", som öppnar en dialogruta där du kan skriva information som kommer att upprepas i hela dokumentet, eller regeln "Fråga", som sparar data i en intern resultattavla För att använda den på flera ställen, använd referensfältet. Du kan också använda "Nästa post" om du behöver data från olika personer som visas på samma sida, vilket är vanligt vid utskrift. självhäftande etiketter eller CD-omslag.
För de som behöver filtrera listan är regeln "Hoppa över post om…" en livräddare. Den låter dig automatiskt utelämna alla mottagare som uppfyller ett specifikt villkor, vilket förhindrar att onödiga brev skrivs ut. Slutligen, om du behöver numrera dina dokument kan du använda "Sammanfoga postnummer" för att visa ursprunglig position i databasen eller "Kombinera sekvensnummer" för sekventiell numrering baserad endast på filtrerade poster.
Att hantera dokumentkoppling effektivt innebär att hantera både den tekniska kopplingen till Excel med hjälp av DDE eller fältkoder, och den logiska anpassningen genom villkorsregler, vilket säkerställer att stora volymer dokument bibehåller ett professionellt utseende och är fria från formateringsfel. Nu vet du varför Word ändrar datum och belopp under dokumentkoppling: hur du bevarar deras formatering.
Brinner för teknik sedan han var liten. Jag älskar att vara uppdaterad inom branschen och framför allt kommunicera den. Det är därför jag har varit dedikerad till kommunikation på teknik- och videospelswebbplatser i många år nu. Du kan hitta mig som skriver om Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo eller något annat relaterat ämne som du tänker på.