Je, hali ya siri ya Gmail ni ipi na unapaswa kuiwasha lini?

¿"Njia ya siri" ya Gmail ni nini na unapaswa kuiwasha lini? Hali hii maalum ya kutuma hukuruhusu kuweka kikomo kile mpokeaji anaweza kufanya kwa kutumia barua pepe yako.Itawazuia watumiaji kuisambaza, kunakili maandishi yake, kupakua viambatisho, au kuchapisha yaliyomo. Unaweza pia kuweka tarehe ya mwisho wa matumizi au hata kuhitaji msimbo wa SMS ili kuifungua. Sio ujinga, lakini inapotumiwa kwa usahihi, hupunguza hatari wakati wa kufanya kazi na taarifa nyeti.

Hali ya siri ya Gmail ni njia maalum ya kutuma barua pepe Katika hali hii, Google huweka vizuizi kwa ujumbe na viambatisho vyake, hivyo kuzuia uwezo wa mpokeaji kushiriki maelezo. Unapowasha hali hii, chaguo za kawaida za mpokeaji kushiriki hupotea. mbele, nakala, pakua na uchapishe yaliyomo.

Mbali na kuzuia vitendo hivyo, Gmail hukuruhusu kuweka tarehe ya mwisho wa matumizi. Kwa ujumbe: baada ya kipindi hicho, mpokeaji hataweza tena kuiona. Unaweza pia kubatilisha ufikiaji wakati wowote ikiwa utajuta ulichotuma au kugundua hitilafu kwa upande wa mpokeaji. Hii ni muhimu hasa unaposhughulikia hati za siri, data ya kibinafsi au mawasiliano nyeti ya ndani.

Kipengele hiki pia kinajumuisha mfumo wa ziada wa kuthibitisha nenosiriUnaweza kuhitaji mpokeaji kuhitaji msimbo ili kufungua barua pepe: ama uthibitishaji rahisi (ambao wakati fulani hutumwa kwa barua pepe) au msimbo unaotumwa kwa SMS kwa simu ya mkononi ya mpokeaji. Katika hali hii ya pili, ni mtu aliye na ufikiaji wa nambari hiyo ya simu pekee ndiye ataweza kuona maudhui.

Ni muhimu kuelewa kwamba hali ya siri haisimbiki barua pepe kwa njia fiche kutoka mwisho hadi mwisho.Badala yake, inabadilisha jinsi yaliyomo yanawasilishwa. Gmail haitumi maandishi na viambatisho moja kwa moja kama ujumbe wa kawaida; badala yake, hutoa kiungo salama ambacho kinaweza kufikiwa tu chini ya masharti uliyoweka (kuisha muda, uthibitishaji, n.k.).

Kipengele hiki kinapatikana kwa akaunti za kibinafsi za Gmail na Google Workspace.Na katika mazingira ya biashara, wasimamizi wanaweza kuamua iwapo wataruhusu au la kutoruhusu matumizi yake, ama katika kikoa kizima au katika vitengo fulani vya shirika pekee (kwa mfano, kuiwezesha kwa idara ya sheria na kuizima kwa sehemu zingine).

Jinsi hali ya siri inavyofanya kazi ndani

Unapotuma ujumbe katika hali ya siri, Gmail haitoi mwili wa barua pepe "kama ulivyo". kwa seva ya mpokeaji. Inachofanya ni kuhifadhi maudhui kwenye mifumo ya Google na badala yake kuweka kiungo kinachodhibitiwa. Kwa mtu anayetumia Gmail, tokeo linaonekana kama barua pepe ya kawaida, lakini kwa kweli, anafikia maudhui yaliyopangishwa kwa njia inayodhibitiwa.

Ikiwa mpokeaji hatatumia Gmail, atapokea ujumbe wenye kiungo. ya aina ya "Angalia barua pepe" au sawa. Kuibofya kutafungua ukurasa salama wa Google ambapo utahitaji kuingia au kuweka nambari ya kuthibitisha, kulingana na jinsi umeweka uwasilishaji. Kwa njia hii, unadumisha udhibiti bila kujali mtoa huduma wa barua pepe wa mpokeaji.

Vikwazo vya kawaida katika hali hii huathiri kifurushi kizima cha maudhuiMaandishi, picha zilizopachikwa na viambatisho. Mpokeaji ataweza kukisoma na kuhakiki viambatisho ikiwa umbizo linaoana, lakini hatakuwa na ufikiaji wa vitendakazi ili kuzihifadhi kwenye kompyuta yake, kuzisambaza kwa mtu mwingine, au kuchapisha barua pepe kutoka kwa Gmail.

Kuna kikomo kimoja muhimu ambacho lazima uzingatie.Hata kama chaguo za kunakili, kupakua au kuchapisha zimezuiwa, Gmail haiwezi kumzuia mtu kufanya hivyo. picha ya skriniPiga picha ya skrini ukitumia simu yako au utumie programu hasidi kunakili maudhui. Google hujaribu kupunguza picha za skrini katika baadhi ya mazingira, lakini kiutendaji, daima kuna njia ya kukwepa ulinzi huu.

Maelezo mengine muhimu ya kiufundi ni kwamba barua pepe katika hali ya siri haziwezi kuratibiwa. kutumwa baadaye. Ikiwa wewe ni mtu ambaye kila mara hutumia "Ratiba ya kutuma" ili ujumbe utumwe kwa wakati maalum, kumbuka kuwa kipengele hiki hakioani na hali ya siri: utahitaji kuzituma mara moja.

Faida, mapungufu, na wakati wa kuiwasha

Faida kuu ya hali ya siri ni kwamba inapunguza ufichuaji usio na nia wa habari nyeti.Ikiwa mpokeaji atabofya "Sambaza" kimakosa au kujaribu kupakua kiambatisho ili kukishiriki, hataweza. Hii inazuia makosa mengi ya kawaida katika mipangilio ya kazi na ya kibinafsi.

Kuisha kwa muda wa ujumbe ni hatua nyingine ya kuvutia sanaUnaweza kuchagua kufanya barua pepe ipatikane kwa siku moja, wiki, mwezi, au hata miaka kadhaa pekee (masafa ya kawaida ni kutoka siku 1 hadi miaka 5). Baada ya muda huo, kiini cha ujumbe na viambatisho vyovyote havipatikani kwa mpokeaji, ingawa bado anaweza kukiona kwenye kikasha chake.

Uwezo wa kubatilisha ufikiaji wakati wowote huongeza wavu wa ziada wa usalama.Ikiwa umetuma barua pepe kwa mtu asiye sahihi, ikijumuisha maelezo ambayo utajutia baadaye, au kubadilisha tu nia yako, nenda tu kwenye folda ya Vipengee Vilivyotumwa, fungua barua pepe ya siri, na ubofye chaguo ili kuondoa ufikiaji. Kuanzia wakati huo na kuendelea, mpokeaji hataweza tena kuifungua.

Walakini, hali hii sio ngao kabisa na ina mapungufu wazi.Kama ilivyotajwa hapo awali, haiwezi kudhibiti uzuiaji wa picha za skrini au picha, na ikiwa mpokeaji anakusudia kuvunja uaminifu wako, atapata njia za kuhifadhi habari kila wakati. Zaidi ya hayo, katika mazingira madhubuti ya shirika, inaweza kukinzana na kuweka kwenye kumbukumbu, ukaguzi au sera za eDiscovery kwa sababu baadhi ya ufikiaji hauko nje ya mtiririko wa kawaida wa kazi.

Inashauriwa kuwezesha hali ya siri katika hali ambapo unahitaji udhibiti wa ziada.Kutuma kandarasi, vyeti, hati za utambulisho, taarifa za fedha, data ya matibabu, mawasiliano nyeti ya ndani au viungo ambavyo lazima vikome kufanya kazi kwa tarehe mahususi. Haipaswi kutumiwa kiholela, kwani inaongeza hatua kwa mpokeaji na inaweza kutatiza mambo ikiwa haihitaji.

Jinsi ya kutuma barua pepe ya siri kutoka kwa Gmail kwenye kompyuta

Mchakato wa kutumia hali ya siri kutoka kwa toleo la wavuti la Gmail ni rahisi sana.Lakini inafaa kuipitia hatua kwa hatua ili kuhakikisha hukosi chochote. Wazo ni kwamba utunge barua pepe yako kama kawaida na, kabla tu ya kuituma, washa modi na urekebishe mipangilio ya kuisha na uthibitishaji.

Hizi ni hatua za msingi kwenye kompyuta:

• Fungua Gmail na ubofye "Tunga" kuunda ujumbe mpya.
• Andika mpokeaji, somo, na yaliyomo kutoka kwa barua pepe, na uambatishe faili unazohitaji kutuma.
• Katika sehemu ya chini ya kisanduku cha kutunga, bofya aikoni ya kufuli yenye saa. (Hiki ni kitufe cha hali ya siri.) Ikiwa tayari umeitumia na unataka kubadilisha mipangilio, utaona chaguo la "Hariri".
• Dirisha ibukizi litafungua ambapo unaweza kuchagua tarehe ya mwisho wa matumizi. ya ujumbe na kama unataka nenosiri kuhitajika.
• Katika sehemu ya nenosiri unaweza kuchagua kati ya njia mbili:
  • "Hakuna nenosiri kupitia SMS"Watumiaji wanaofungua barua pepe kutoka kwa programu au tovuti ya Gmail wataweza kuiona moja kwa moja; wale ambao hawatumii Gmail wanaweza kupokea msimbo katika barua pepe nyingine ili kuthibitisha utambulisho wao.
  • "Nenosiri kupitia SMS"Mpokeaji atahitaji kuingiza msimbo ambao utatumwa kwao kupitia ujumbe wa maandishi. Ni lazima kuingiza nambari ya simu ya mpokeaji, sio yako.
• Baada ya kuweka kila kitu, bonyeza "Hifadhi". na kisha tuma barua pepe kama kawaida.

Kumbuka kwamba mpangilio wa hali ya siri huathiri maandishi na viambatisho.Maudhui yote ya ujumbe yanategemea kuisha kwa muda, uthibitishaji, na kunakili au upakuaji vikwazo ulivyofafanua.

Jinsi ya kuwezesha hali ya siri kutoka kwa simu yako ya mkononi

Ikiwa kwa kawaida unatumia Gmail kutoka kwa simu yako ya mkononi (Android au iOS), una hali ya siri pia.Eneo la mpangilio hubadilika kidogo ikilinganishwa na toleo la desktop, lakini mantiki ni sawa: unatunga barua pepe na, kabla ya kutuma, uamsha chaguo na kuchagua jinsi unavyotaka kuilinda.

Ili kutumia hali ya siri katika programu ya GmailMtiririko huu wa jumla unafuata:

• Fungua programu ya Gmail kwenye simu yako mahiri na ubofye kitufe ili kutunga barua pepe mpya.
• Andika mpokeaji, somo na ujumbena ambatisha faili ikiwa ni lazima.
• Gonga kwenye menyu ya nukta tatu kwenye kona ya juu kulia kutoka kwa skrini unapoandika.
• Chagua chaguo la "Njia ya Siri". kwenye menyu ya kushuka.
• Skrini itafunguliwa ili kusanidi tarehe ya mwisho wa matumizi na nenosiri., na vipindi vya mwisho vya matumizi sawa na vilivyo kwenye wavuti (kutoka siku 1 hadi miaka 5) na chaguo mbili za uthibitishaji (kawaida au SMS).
• Sanidi mipangilio unayotaka na ubonyeze "Hifadhi".
• Tuma barua pepe kama kawaidaKuanzia wakati huo na kuendelea, vikwazo vyote vilivyoainishwa vitatumika.

Katika shughuli za kila siku, utaratibu huu unachukua sekunde chache tu kuliko usafirishaji wa kawaida.Kwa hivyo, ni vyema kuitumia mara kwa mara mradi tu maudhui yanaihalalisha. Hata hivyo, kumbuka kumfahamisha mpokeaji ikiwa hafahamu mfumo huu, ili asishtuke anapoombwa msimbo au kupata kwamba hawezi kusambaza ujumbe.

Jinsi ya kufungua barua pepe ya siri kama mpokeaji

Uzoefu wa mtu kupokea barua pepe ya siri inategemea mambo mawili muhimuIwapo wanatumia Gmail au la na iwapo mtumaji amewasha uthibitishaji wa nenosiri (hasa ikiwa ni kupitia SMS) ni mambo ya kuzingatia. Hata hivyo, mchakato kawaida huongozwa kabisa, na interface inakuambia nini cha kufanya katika kila hatua.

Ikiwa unatumia akaunti ya Gmail na mtumaji hajaomba nenosiri kupitia SMSMara nyingi, unaweza kufungua barua pepe moja kwa moja kutoka kwa tovuti au programu iliyosasishwa bila hatua zozote za ziada. Utaona ujumbe kama kawaida, lakini bila vitufe vya kusambaza, kupakua au kuchapisha. Ukitumia mteja mwingine wa barua pepe aliyeunganishwa na Gmail (kwa mfano, Outlook), kiungo kama vile "Angalia barua pepe" kinaweza kuonekana ambacho kitakupeleka kwenye ukurasa wa Google ambapo itabidi uingie.

Wakati mtumaji anaamilisha chaguo la "Nenosiri kwa SMS".Mchakato unaongeza hatua ya ziada ya usalama. Unapojaribu kufungua ujumbe, mfumo utaonyesha kitufe kama "Tuma nenosiri"; ukibonyeza itatuma msimbo kupitia ujumbe wa maandishi kwa nambari ya simu ambayo imesanidiwa kwa ajili yako. Utalazimika kuingiza msimbo huo kwenye skrini ili kufikia yaliyomo.

Ikiwa anwani yako si ya Gmail (kwa mfano, unatumia barua pepe ya shirika au moja kutoka kwa mtoa huduma mwingine)Pia utapokea ujumbe wenye kiungo cha "Angalia barua pepe" katika kiolesura salama cha Google. Kutoka hapo, unaweza kuulizwa kubofya "Tuma nenosiri" na uangalie ujumbe wako wa SMS au, kulingana na mipangilio ya mtumaji, kuangalia barua pepe ya ziada iliyo na msimbo wa uthibitishaji.

Katika hali zote, vizuizi vya kunakili, kusambaza, kupakua, au uchapishaji vitasalia.Utaweza kusoma barua pepe hiyo na, ikiwa muda wake haujaisha na ufikiaji wako haujabatilishwa, hakiki viambatisho vyovyote vinavyooana; lakini hutaweza kufikia vipengele vya kawaida vya kushiriki au kuhifadhi maudhui moja kwa moja kutoka kwa Gmail.

Je, ni nini hufanyika barua pepe inapoisha au ufikiaji umebatilishwa?

Mara tu tarehe ya mwisho wa matumizi iliyowekwa na mtumaji imefikiwa, ujumbe haupatikani tena. Kwa mpokeaji, ingawa bado inaweza kuonekana kwenye kikasha au kumbukumbu yake, anapojaribu kuifungua, atapata kwamba hawezi tena kutazama maudhui au atakumbana na ujumbe kwamba barua pepe imeisha muda wake.

Mtumaji pia anaweza kuchukua hatua na kubatilisha ufikiaji kabla ya tarehe ya mwisho wa matumizi.Ili kufanya hivyo, fungua Gmail kwenye kompyuta, nenda kwenye folda ya "Iliyotumwa", pata barua pepe ya siri, na ubofye chaguo la "Ondoa ufikiaji". Kuanzia wakati huo na kuendelea, jaribio lolote la mpokeaji kufungua ujumbe litaonyesha hitilafu au onyo kwamba hawana ruhusa tena.

Ikiwa wewe ndiye unapokea barua pepe iliyoisha muda wake au hitilafu ya ufikiaji iliyofutwaKuna uwezekano mkubwa kwamba mtumaji ameamua kukata ufikiaji au kwamba umevuka kikomo cha muda kilichowekwa hapo awali. Katika hali hiyo, chaguo lako pekee ni kuwasiliana na mtu huyo ili kuongeza tarehe ya mwisho wa matumizi au atume tena maelezo katika ujumbe mpya wa siri.

Hitilafu pia zinaweza kutokea zinazohusiana na nambari za simu zinazotumiwa kwa uthibitishaji wa SMS.Gmail hutumia misimbo inayotumwa kwa nchi na maeneo fulani pekee (kama vile Amerika Kaskazini, sehemu kubwa ya Amerika Kusini, Ulaya, Australia, na baadhi ya maeneo ya Asia kama vile Korea, India na Japani). Ukijaribu kusanidi nambari ambayo haitumiki katika eneo linalotumika, utaona ujumbe ukisema kuwa haiwezi kutumika.

Mbinu hizi za kumalizika muda na ubatilishaji ni muhimu hasa katika miktadha ya kazi ambapo hati za muda, ripoti nyeti, au data ya kibinafsi ambayo haifai kubaki kupatikana kwa muda usiojulikana hushirikiwa. Kwa kuweka kwa uangalifu mipaka ya wakati, unaweza kupunguza kwa kiasi kikubwa dirisha la mfiduo wa habari.

Kudhibiti hali ya siri kwa wasimamizi wa Google Workspace

Katika mazingira ya shirika, wasimamizi ndio wenye uamuzi wa mwisho kuhusu kama hali ya siri inapatikana au la. Kwa watumiaji. Kutoka kwa dashibodi ya Msimamizi wa Google, inaweza kuwashwa au kuzimwa katika kiwango cha kikoa au kutumika kwa vitengo fulani vya shirika pekee, kulingana na sera ya ndani ya kampuni.

Ili kudhibiti utendakazi huu duniani kote ndani ya shirika, lazima msimamizi:

• Ingia kwenye kiweko cha utawala na akaunti ambayo ina haki za msimamizi.
• Nenda kwenye sehemu ya "Programu", kisha kwenye "Google Workspace" na kisha kwenye "Gmail".
• Fungua sehemu ya "Mipangilio ya Mtumiaji" na usogeze chini hadi "Hali ya Siri".
• Angalia au ubatilishe uteuzi kwenye kisanduku "Wezesha hali ya siri"na uhifadhi mabadiliko.

Mabadiliko sio kawaida mara moja.Google inaonyesha kuwa mabadiliko haya yanaweza kuchukua hadi saa 24 ili kueneza kikamilifu katika kikoa kizima, ingawa kiutendaji mara nyingi hutekelezwa mapema zaidi. Inashauriwa kuzingatia hili unapopanga upelekaji au mabadiliko ya sera.

Ikiwa unataka kudhibiti hali ya siri kwa vitengo vya shirika (OU)Mchakato huo ni sawa, lakini kabla ya kurekebisha mpangilio, lazima uchague OU maalum kwenye jopo la kushoto (kwa mfano, "Rasilimali Watu", "Fedha", "Masoko", nk). Kisha nenda kwenye sehemu ya "Njia ya Siri", uwashe au uizime, na uhifadhi mabadiliko ya kitengo hicho.

Kuzima hali ya siri huzuia watumiaji kutuma barua pepe kwa kutumia hali hii.Hata hivyo, haina, yenyewe, kuzuia risiti yao. Shirika likiona kuwa ujumbe wa siri unaoingia ni tatizo kwa madhumuni ya ukaguzi, utiifu au kuhifadhi kwenye kumbukumbu, ni lazima liunde kanuni mahususi za uzingatiaji za kushughulikia aina hizi za barua pepe.

Zuia barua pepe zinazoingia katika hali ya siri katika biashara

Mashirika mengine yanapendelea kuzuia barua pepe za siri kuwafikia watumiaji waoKwa sababu aina hizi za ujumbe huzuia ukaguzi wa maudhui, kuhifadhi kwenye kumbukumbu au michakato ya kisheria ya ugunduaji mtandaoni. Ili kushughulikia hili, Google Workspace inatoa mfumo wa kanuni za utiifu unaoruhusu aina hizi za barua pepe kutambuliwa na kukataliwa zinapofika kwenye kikoa.

Utaratibu wa jumla wa kuzuia ujumbe wa siri unaoingia ni kama ifuatavyo:

• Katika kiweko cha msimamizi, fikia mipangilio ya Gmail. na uweke sehemu iliyowekwa kwa "Kuzingatia viwango vya maudhui".
• Bofya kwenye "Sanidi" ili kuunda mpangilio mpyaIkiwa sheria tayari zipo, unaweza kuchagua "Ongeza sheria nyingine".
• Weka jina la maelezo kwa sheria (kwa mfano, "Kizuizi cha hali ya siri inayoingia").
• Katika sehemu ya "Ujumbe ulioathiriwa", chagua chaguo la "Zinazoingia". ili sheria inatumika tu kwa barua pepe zinazofika kwenye kikoa.
• Katika sehemu ya misemo, ongeza hali ya msingi wa metadata na uchague kama sifa ya "Hali ya Siri ya Gmail", yenye aina inayolingana "Ujumbe uko katika hali ya siri ya Gmail".
• Katika kizuizi cha vitendo, chagua "Kataa ujumbe" na, ikihitajika, andika maandishi yaliyobinafsishwa ambayo yatatumwa kiotomatiki kwa mtumaji ili kueleza sababu ya kukataliwa.
• Weka utawala na usubiri kuenea (tena, muda wa juu unaokadiriwa ni takriban saa 24).

Mbinu hii inaruhusu matumizi ya sera sahihi za usalama na kufuata.Kwa mfano, unaweza kuzuia upokeaji wa barua pepe za siri kutoka nje ya shirika lakini bado unaruhusu matumizi yake ya ndani, au kuzizuia kwa idara fulani pekee. Yote inategemea mahitaji ya kisheria na ya uendeshaji ya kila shirika.

Mbinu bora na vidokezo vya usalama unapotumia hali ya siri

Ingawa hali ya siri hutoa tabaka za ziada za ulinzi, si badala ya akili ya kawaida.Kabla ya kutuma barua pepe iliyo na taarifa nyeti sana, inafaa kuzingatia ikiwa kweli inahitaji kutumwa kwa barua pepe au ikiwa itakuwa busara zaidi kutumia mbinu zingine thabiti zaidi za usimbaji fiche au kushiriki faili kwa usalama.

Pendekezo kuu ni kurekebisha tarehe ya mwisho wa matumizi kwa uangalifu.Kwa hati nyeti sana, unaweza kutaka kuweka makataa mafupi (siku moja, wiki moja); kwa mawasiliano mengine, kama vile mikataba inayokaguliwa ambayo inahitaji muda, ni vyema kumpa mpokeaji muda unaofaa. Kutumia makataa mafupi ya ajabu hutumika tu kumkatisha tamaa mpokeaji na kusababisha kutuma tena au kuchanganyikiwa.

Wakati hatari iko juu, chaguo la nenosiri la SMS linapendekezwa sana.Isipokuwa unaweza kushughulikia kwa usalama nambari ya simu ya mpokeaji na wako katika eneo linalotumika na Google. Hatua hii ya ziada hufanya iwe vigumu kwa mtu ambaye amepata ufikiaji wa barua pepe (kwa mfano, kwa kuingia katika akaunti bila ruhusa) kusoma maudhui bila pia kuwa na nambari ya simu ya mpokeaji.

Ni muhimu kuangalia mara mbili anwani za barua pepe na nambari za simu kabla ya kutuma.Hitilafu moja katika tarakimu inaweza kutuma taarifa kwa mtu asiye sahihi au kumwacha mpokeaji asiweze kuufungua ujumbe. Pia ni vyema kumwonya mpokeaji mapema kwamba atapokea barua pepe ya siri iliyo na uthibitishaji, ili asifikirie kuwa ni ulaghai au barua taka.

Katika makampuni, kupelekwa kwa mode ya siri inapaswa kuambatana na mafunzo madogo.Eleza ni nini chaguo hili la kukokotoa hufanya na halifanyi, linapopendekezwa kuitumia, tarehe za kawaida za mwisho wa matumizi ni nini, na jinsi ya kushughulikia matatizo kama vile ufikiaji ulioisha au ujumbe wa SMS ambao haujawasilishwa. Hii inazuia watumiaji kutumia suluhisho zisizo salama kwa sababu ya ukosefu wa maarifa.

Hali ya siri ya Gmail inakuwa zana inayotumika sana Ili kupata udhibiti wa usambazaji wa habari kupitia barua pepe, haswa ikiwa imejumuishwa na sera wazi, akili ya kawaida, na hatua zingine za usalama za ziada. Ikitumiwa kwa busara, inaruhusu data nyeti kuzunguka kwa usalama zaidi na bila vitisho vichache visivyo vya lazima, kibinafsi na kitaaluma.