Programu ya DMS: Programu zinazokuruhusu kuhifadhi hati kwa usalama

La usimamizi wa nyaraka za kisheria Haieleweki tena bila a Programu ya DMS zinazoweka kati, kulinda, na kufanya faili kufikiwa kutoka kwa kifaa chochote. Ingawa makampuni mengi ya sheria bado yanatatizika na michakato inayotegemea karatasi, ukweli ni kwamba masuala ya kisheria ni magumu na yanahitaji programu ya kisasa ili kurahisisha mtiririko wa kazi, kupunguza hatari, na kuboresha uhusiano wa wateja. Ni programu gani hukuruhusu kuhifadhi hati za kisheria? Tulizungumza juu yake katika makala hii.

Ndani yake, tunaelezea jinsi ya kuzitumia kwa usalama, vipengele vyao vinavyojulikana zaidi, na ufumbuzi bora zaidi tunaweza kutumia.

Je, ni programu gani ya kusimamia na kuhifadhi nyaraka za kisheria?

Programu ya usimamizi wa hati za kisheria (DMS) ni Zana maalumu ya kuhifadhi, kupanga, kutoa matoleo na kufuatilia faili za kidijitali ndani ya makampuni, washauri na idara za kisheria.. Lengo lake ni kwamba nyaraka muhimu ziko salama lakini ni rahisi kupata, zikiwa na utafutaji wa hali ya juu, ruhusa zenye msingi wa jukumu, na ufuatiliaji.

Mifumo hii kwa kawaida hujumuisha utafutaji wa nguvu, ushirikiano wa wakati halisi, udhibiti wa matoleo na vipengele vya kufuata. Katika sekta ya sheriaKwa kuongezea, ni muhimu kwamba mfumo unaunga mkono utiririshaji otomatiki, ubadilishanaji salama na wateja, saini za kielektroniki, na ukaguzi wa vitendo.

Zaidi ya nyanja ya kisheria, DMS ni sehemu ya mfumo ikolojia wa usimamizi wa maudhui ya biashara (ECM)., ikijumuisha uwekaji kidijitali (skani na OCR), uhifadhi wa kumbukumbu za kielektroniki, chelezo, na tabaka za usalama za kiwango cha biashara ili kutii viwango vya GDPR na ISO.

Vipengele muhimu unapaswa kudai kutoka kwa DMS ya kisheria

• Usimamizi na uhifadhi katika wingu na/au seva mwenyewe: Ufikiaji wa 24/7 kutoka kwa wavuti na simu, na ulandanishaji salama na mipango inayoweza kuongezeka kulingana na kiasi cha data, na uwezekano wa mseto wa wingu-on-majengo ikiwa sera yako ya TEHAMA inauhitaji.
• Urahisi wa matumizi na utekelezajiKiolesura angavu huharakisha kupitishwa na kupunguza mkondo wa kujifunza; kadiri unavyotoa thamani mapema, ndivyo utapata faida bora, na upinzani wa ndani utakuwa mdogo.
• Violezo, dashibodi na metadata zinazoweza kubinafsishwaSawazisha kandarasi, madai au hati zenye violezo na dashibodi zinazoweza kutumika tena ili kuona maendeleo, hatua muhimu na vitegemezi; metadata na lebo ni muhimu kwa uainishaji.
• Uendeshaji wa mtiririko: Badilisha hatua za mwongozo kwa sheria na vichochezi (idhini, arifa, kazi), na kumbukumbu za shughuli za uchapishaji na shughuli za ukaguzi.

Aina za DMS na kazi za kawaida

• Kwa kupelekwa: Katika wingu (ufikiaji wa kila mahali, msuguano mdogo, na utegemezi kutoka kwa washirika wengine) au juu ya majengo (udhibiti kamili, uwekezaji wa ndani na matengenezo). Pia kuna mahuluti ya kuchanganya faida.
• Kwa leseni: Umiliki (msaada rasmi, mafunzo, SLA, gharama ya juu) dhidi ya chanzo huria (unyumbufu na jumuiya, inahitaji muuzaji mwenye uzoefu au timu ya ndani kwa ajili ya matengenezo).
• Uwezo muhimu: Kuchanganua na OCR, kuorodhesha metadata, utafutaji wa maudhui au maneno muhimu, uchapishaji, ruhusa na ukaguzi, miunganisho (ERP, CRM, barua pepe), na mtiririko wa kazi (idhini).

Programu Bora ya DMS (Usimamizi wa Hati za Kisheria).

Tumekusanya masuluhisho yanayotumiwa na timu za kisheria kwa usimamizi wa kesi, uhifadhi wa nyaraka, mzigo wa kazi na mahusiano ya mteja. Tumejumuisha uwezo, vikwazo, bei na ukadiriaji kwa ulinganisho wa karibu.

BonyezaUp

Bofya Hati hutoa njia rahisi ya kuunda, kutafuta, na kushirikiana kwenye hati za kisheria ndani ya mazingira sawa ya mradi. Injini yake ya utafutaji yenye nguvu huharakisha eneo la faili na Usalama na ufikiaji ni bora. Tupa vielelezo vya kisheria (usimamizi wa mteja, ufuatiliaji wa kesi na malipo) na Bofya Juu AI kuandika muhtasari na sasisho.

Bei: Bure Milele; $ 7 isiyo na kikomo / mtumiaji / mwezi; Biashara $ 12 / mtumiaji / mwezi; Biashara (mawasiliano). Bofya Juu AI +$5/mwezi kwa kila mwanachama kwenye mipango inayolipishwa.

Mradi wa ProProfs

Suite rahisi kwa ajili ya kazi, kalenda, na rasilimali, si mahususi kisheria, lakini ni muhimu ikiwa unatafuta unyenyekevu na bei nzuri. Mradi wa ProProfs Hutengeneza ankara na ripoti, hufuatilia muda na kutoa bodi za Gantt na Kanban. Haina CRM ya hali ya juu na gumzo la timu.

bei: $39,97/mwezi kwa watumiaji bila kikomo (kila mwaka).

Asana

Asana ni Jukwaa la kina la mtiririko wa kazi na otomatiki, utegemezi, na kuripoti.. Inakuruhusu kuona masuala katika Rekodi ya Maeneo Uliyotembelea, Orodha au Ubao, kuweka malengo mahiri na kuunda sheria bila msimbo. Mkondo wake wa awali wa kujifunza na madaraja changamano yanaweza kuwa kikwazo kwa baadhi ya watumiaji.

Bei: Cha msingi (Bila malipo), Premium $10,99/mtumiaji/mwezi (kila mwaka), Biashara $24,99/mtumiaji/mwezi (kila mwaka).

Redbooth

Inalenga timu zinazochanganya Majukumu, simu za video za HD na mtiririko maalum kwenye jukwaa moja. Redbooth inajumuisha violezo, Gantt na bendera ya dharura kwa kazi muhimu.

Bei: Pro $9; Biashara $15/mtumiaji/mwezi (mwaka); Biashara (mawasiliano).

Trello

Trello inajulikana kwa Kanban yake rahisi, sasa na Otomatiki za Butler na mitazamo mingi (Rekodi ya Maeneo, Kalenda, Jedwali, Ramani)Programu ya DMS iliyo na mfumo mzuri wa ikolojia wa nyongeza na miunganisho.

Bei: Bure; Kiwango cha $5; Premium $10/mtumiaji/mwezi (kila mwaka); Biashara (mawasiliano).

Evernote

Ingawa awali iliundwa kwa maelezo, makampuni mengi ya sheria yanaitumia Evernote kama uzani mwepesi na shirikishiChanganua, hifadhi na utafute kwa utafutaji wa hali ya juu. Unganisha kalenda na kazi.

Bei: Bure; Binafsi $ 10,83; Mtaalamu $14,17/mtumiaji/mwezi (kila mwaka).

DMS, ECM na CMS: tofauti ambazo zinapaswa kuwa wazi

Wakati wa kuchagua programu ya DMS, ni muhimu kufafanua dhana fulani ambazo mara nyingi huchanganyikiwa:

• DMS inazingatia mzunguko wa maisha wa hati (kuchanganua, kupanga, kuhifadhi, kutoa matoleo, kuchapisha na kushiriki).
• ECM inashughulikia maudhui yote ya kampuni (hati, barua pepe, multimedia, data), na mtiririko wa habari na utawala.
• CMS kawaida huelekezwa kuelekea usimamizi wa maudhui ya wavuti (tovuti, blogi, intraneti).

Soko la ECM linatarajiwa kufikia takriban $67.590 bilioni mnamo 2023 na linaweza kuzidi $131.200 bilioni katika miaka mitano., na ukuaji wa kila mwaka wa 14%. SME nyingi hupoteza mtaji kwa sababu ya uzembe: hadi $20.000 kwa mwaka kutokana na masuala ya hati na wastani wa dakika 18 kutafuta faili.

Chanzo huria na mwenyeji binafsi: suluhu zinazoleta mabadiliko

Ikiwa unahitaji Udhibiti kamili wa data na ubinafsishaji, mfumo wa chanzo huria hutoa njia mbadala zenye nguvuHapa kuna chaguzi 10 bora na pointi zao muhimu.

• Alama ya karatasi: Chanzo huria, inayojipangisha yenyewe, hati na folda zisizo na kikomo, kuweka lebo nyeupe, vikoa maalum na alama maalum. Bei: Mpango wa bure; $29 (viti 3) kwa kushiriki hati; $ 59 chumba cha data salama; $ 149 vyumba vya ukomo; toleo kamili la mwenyeji.
• Nextcloud: Seti shirikishi na Faili, Talk, Groupware, na Ofisi (kuhariri mtandaoni, kalenda, anwani, na barua pepe). Usalama wa daraja la biashara na udhibiti wa ufikiaji, na ujumuishaji na miundombinu iliyopo. Bei: €37,49–€195/mtumiaji/mwaka kulingana na mpango.
• Hati: Mfumo huria wa kusaini hati, Mwenyeji mwenyewe na violezo na sheria mahiri; inaunganishwa na Zapier. Rafu TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Bei: Biashara $1188 kwa kiti/mwaka; Mchezaji mmoja (hakuna bei ya umma).
• OpenDocMan: programu ya mtandao ya DMS katika PHP inayotii ISO 17025 na OIE, na udhibiti wa ufikiaji, ukaguzi wa kiotomatiki, metadata, utafutaji wa mwandishi/idara/kitengo na URL salama. Mapungufu: UI na ubinafsishaji mdogo na curve kwa ajili yenu. 
• Unganisha karatasiIliyoundwa kwa hati zilizochanganuliwa na OCR na utaftaji wa maandishi kamili; watumiaji wengi, matoleo, REST API, na ruhusa za punjepunje. Vizuizi: Lenga kwenye uchanganuzi na huenda usiwe na vipengele vya kina.

Jinsi ya kuchagua programu yako ya DMS

Haya ni mambo ya kuzingatia kabla ya kuchagua programu moja ya DMS au nyingine:

• Uzoefu wa wasambazaji: Tafuta washirika wanaoelewa taratibu za kisheria na wanaweza kukusaidia kwa utekelezaji, mafunzo na mwendelezo wa biashara.
• Urahisi wa matumiziChombo kinachoweza kutumika hupunguza upinzani wa ndani; kwa mafunzo mafupi, mtu yeyote anapaswa kuwa na uwezo wa kuendesha mambo ya msingi (kutoka uhasibu hadi mauzo).
• Sera ya faraghaTanguliza usimbaji fiche, hifadhi rudufu, udhibiti wa ufikiaji, kumbukumbu za shughuli na utiifu wa GDPR/ISO; usalama hauwezi kujadiliwa.
• Ufikiaji wa rununu na wa mbali: Kwa hivyo unaweza kuanza mtiririko na kufanya maamuzi kutoka kwa simu yako ya rununu nje ya ofisi bila msuguano.
• Kubadilika: Tathmini uwezo wake wa kukua na wewe (watumiaji, GB/TB, idara mpya) na kubadilika kwake kuunganishwa na ERP/CRM/barua pepe.

Programu nzuri ya DMS huweka kati, kuainisha, na kufanya otomatiki, huku ikihakikisha usalama, utiifu, na utafutaji wa juu unaopata hati kwa sekunde.Pamoja na kila kitu kilichojadiliwa hapa, una zana kadhaa zilizothibitishwa za kutekeleza msingi thabiti na tija wa dijiti ambao unaauni kila kitu kutoka kwa ofisi ya mtu mmoja hadi shirika linalohitaji sana.