Jinsi ya Kutenganisha Majina katika Excel

Katika ulimwengu biashara na kitaaluma, Excel imekuwa chombo cha lazima kuchambua data na kufanya mahesabu magumu kwa ufanisi. Mojawapo ya kazi za kawaida ambazo watumiaji hukabili ni utenganishaji wa majina, haswa linapokuja suala la hifadhidata zilizo na habari kamili. katika moja seli. Uwezo wa majina tofauti katika Excel Ni muhimu kupanga na kuainisha data ipasavyo. Katika makala hii, tutachunguza mbinu na kanuni tofauti ambazo zitakusaidia kukamilisha kazi hii. njia bora na sahihi.

Wakati wa kushughulikia mgawanyo wa jina katika Excel, Ni muhimu kutambua kwamba kuna matukio tofauti ambayo majina yanaweza kuandikwa tofauti. Kwa mfano, baadhi ya majina yanaweza kuwa na nafasi moja kati ya jina la kwanza na la mwisho, ilhali mengine yanaweza kuwa na nafasi nyingi au yanaweza hata kuandikwa kwenye kizuizi kimoja bila kutenganishwa. Zaidi ya hayo, majina yanaweza kuwa ya herufi kubwa, ndogo, au mchanganyiko wa zote mbili. Ni muhimu kuwa wazi kuhusu muundo wa majina kabla ya kutumia njia yoyote ya utenganisho.

Moja ya njia rahisi zaidi majina tofauti katika Excel ni kwa kutumia fomula ya "Gawanya". Kipengele hiki ni muhimu sana wakati majina yanapotenganishwa na kikomo mahususi, kama vile nafasi au koma. Fomula ya Mgawanyiko huruhusu Excel kuchanganua yaliyomo kwenye seli na kutoa sehemu ambazo zimetenganishwa na kikomo. Unahitaji tu kuchagua kiini ambapo jina kamili iko, chagua chaguo la "Gawanya" na ueleze delimiter sahihi. Excel itaunda safu wima za ziada kiotomatiki na majina yaliyogawanywa kulingana na kikomo kilichochaguliwa.

Njia nyingine ngumu zaidi lakini yenye nguvu ya kutenganisha majina katika Excel ni kutumia mchanganyiko wa vitendaji tofauti. Kwa mfano, unaweza kutumia vitendakazi vya KUSHOTO na KULIA ili kutoa herufi za kwanza za jina la kwanza na jina la mwisho mtawalia, na kisha kuzichanganya kwa kutumia kitendakazi cha CONCATENATE. Mbinu hii ni muhimu wakati majina hayafuati muundo maalum au wakati upotoshaji wa ziada unahitajika kufanywa, kama vile kubadilisha herufi kubwa.

Kwa kumalizia, uwezo majina tofauti katika Excel Ni muhimu kupanga na kuchambua data kwa ufanisi. Iwe unatumia kipengele cha Kugawanya au kuchanganya vitendakazi tofauti, Excel hutoa zana zenye nguvu za kukamilisha kazi hii. Kwa kuelewa hali tofauti na kuwa na uwazi kwenye umbizo la jina, watumiaji wanaweza kuboresha utendakazi wao na kupata matokeo sahihi. Endelea kuchunguza chaguo na fomula mbalimbali ambazo Excel hutoa ili kufahamu ujuzi huu na kufaidika zaidi na data yako.

1. Utangulizi wa mbinu za kutenganisha majina katika Excel

Majina kamili ni safu ya kawaida sana kwenye karatasi Hesabu ya Excel. Hata hivyo, inaweza kuwa tatizo tunapokuwa na majina ambayo yako pamoja katika seli moja. Ikiwa unataka kutenganisha majina katika safu wima tofauti, Excel inatoa njia kadhaa za kufanikisha hili. Hapa kuna chaguzi za kawaida zaidi:

1. Kwa kutumia kitendakazi cha TEXT: Excel ina chaguo za kukokotoa zinazoitwa TEXT ambayo hukuruhusu kutoa sehemu ya maandishi kulingana na vigezo tofauti, kama vile idadi ya herufi au nafasi ya herufi mahususi. Unaweza kutumia chaguo hili la kukokotoa kutoa jina la kwanza na la mwisho kutoka kwa kisanduku ambacho kina jina kamili. Unabainisha tu nafasi ya nafasi nyeupe kama kigezo cha utengano.

2. Kwa kutumia programu-jalizi ya “Power Query”: Hoja ya Nguvu ni programu jalizi ya Excel ambayo hukuruhusu kuingiza, kubadilisha na kuchanganya data kutoka vyanzo tofauti. Pia hutoa chaguo kutenganisha majina kamili katika safu wima tofauti. Kufanya, lazima uchague safu ya jina, nenda kwenye kichupo cha "Badilisha data" na utumie chaguo la "Gawanya safu wima". Unaweza kuchagua kitenganishi cha kutenganisha (kama nafasi tupu) na kwa hivyo majina yatenganishwe katika safu wima tofauti.

3. Kutumia fomula za maandishi: Chaguo jingine ni kutumia fomula maandishi katika Excel kutenganisha majina kamili. Unaweza kutumia fomula kama vile LEFT, RIGHT, FIND, na LENGTH ili kutoa sehemu zinazohitajika za seli iliyo na jina kamili. Kwa mfano, unaweza kutumia fomula ya KUSHOTO kupata jina la kwanza na fomula ya KULIA ili kupata jina la mwisho.

Hizi ni baadhi tu ya chaguo zinazopatikana katika Excel ili kutenganisha majina katika safu wima tofauti. Uchaguzi wa njia itategemea mapendekezo yako maalum na mahitaji. Daima kumbuka kutengeneza a nakala rudufu ya faili yako kabla ya kufanya mabadiliko makubwa na kufanya mazoezi kwenye data ya majaribio kabla ya kuitumia kwa data yako halisi.

2. Kutumia fomula ya Maandishi hadi Safu ili kutenganisha majina

Fomula ya Maandishi hadi Safu ni zana muhimu sana katika Excel ambayo huturuhusu kutenganisha majina ya orodha katika safu wima tofauti. Hii ni muhimu hasa tunapokuwa na safu wima iliyo na majina kamili na tunahitaji kuzitenganisha katika jina la kwanza na la mwisho kwa uchanganuzi au upangaji bora. Kwa fomula hii, tunaweza kubadilisha kwa haraka safu ya majina kuwa safu wima mbili tofauti, bila kulazimika kugawanya mwenyewe.

Ili kutumia fomula ya Maandishi hadi Safu, lazima tuchague safu ambayo ina majina tunayotaka kutenganisha. Kisha, lazima tuende kwenye kichupo cha "Data". upau wa vidhibiti na ubofye "Nakala kwa Safu". Mchawi ataonekana kutuongoza katika mchakato wa kutenganisha.

Katika hatua ya kwanza ya mchawi, lazima tuchague chaguo la "Delimited" ikiwa majina yanatenganishwa na herufi maalum, kama vile nafasi au koma. Ikiwa majina hayajatenganishwa na tabia maalum, lazima tuchague chaguo la "Upana uliowekwa". Katika hatua ya pili, tunahitaji kuchagua delimiter sahihi ambayo inatumika kutenganisha majina. Hii inaweza kuwa nafasi, koma, upau wima, miongoni mwa wengine. Hatimaye, katika hatua ya tatu, tunaweza kuchagua muundo wa safu zinazosababisha na kutaja ambapo tunataka majina yaliyotengwa yawekwe. Mara tu chaguo zote zitakaposanidiwa, tunaweza kubofya "Maliza" na Excel itatenganisha majina kwa kutumia fomula ya Maandishi hadi Safu.

3. Jinsi ya kutumia kitendakazi cha Split kugawanya majina katika Excel

Chaguo za Kugawanya katika Excel ni zana muhimu sana ya kugawanya majina kamili katika seli tofauti kulingana na vigezo ambavyo mtumiaji huweka. Kwa kipengele hiki, unaweza kutenganisha majina katika vipengele vyao binafsi, kama vile jina la mwisho, jina la kwanza, na jina la kati. Hii hurahisisha kuchanganua na kupanga habari katika lahajedwali.

Ili kutumia kitendakazi cha Gawanya, kwanza chagua kisanduku au safu ya seli ambayo unataka kutenganisha majina. Ifuatayo, nenda kwenye kichupo cha "Data" kwenye upau wa vidhibiti wa Excel na ubofye "Nakala katika safuwima." Mchawi ataonekana kukuongoza katika mchakato wa kujitenga. Katika dirisha la kwanza la mchawi, chagua chaguo la "Delimited" na ubofye "Ifuatayo."

Katika dirisha linalofuata, chagua vikomo vinavyotenganisha vipengele tofauti vya jina, kama vile nafasi, koma au nusu koloni. Unaweza pia kuteua kisanduku cha "Tumia koma kama kikomo cha sehemu" ikiwa majina yako katika umbizo la jina la mwisho, la jina la kwanza. Bofya "Inayofuata" na, katika dirisha la mwisho la mchawi, chagua muundo wa data kwa kila safu. Kwa mfano, ikiwa unataka safu wima ya kwanza iwe na majina ya mwisho na safu wima ya pili iwe na majina ya kwanza, chagua "Maandishi" katika visanduku vinavyolingana.

4. Kutenganisha majina na kitendakazi cha KUSHOTO, KULIA na EXT.NUMBER

Katika Excel, ni kawaida sana kufanya kazi na data ambayo ina majina kamili katika seli moja. Ili kutenganisha majina katika vijenzi vyake binafsi, unaweza kutumia LEFT, RIGHT, na EXT.NUMBER vitendaji. Vitendaji hivi ni muhimu sana na hukuruhusu kutoa sehemu ya maandishi kwa njia rahisi na ya haraka.

Chaguo za kukokotoa za KUSHOTO hukuruhusu kutoa idadi fulani ya herufi kutoka mwanzo wa maandishi. Kwa mfano, ikiwa una orodha ya majina katika safu wima A na unataka kutenganisha jina la kwanza na jina la mwisho katika safu wima tofauti, unaweza kutumia kitendakazi cha LEFT kutoa jina. Taja tu masafa ya seli ambayo ina majina na idadi ya herufi unazotaka kutoa.

Kwa upande mwingine, kazi ya HAKI hukuruhusu kutoa idadi fulani ya herufi kutoka mwisho wa maandishi. Kufuatia mfano uliopita, ikiwa unataka kutenganisha jina la mwisho katika safu tofauti, unaweza kutumia kazi ya RIGHT ili kuiondoa. Bainisha kwa urahisi safu ya visanduku vilivyo na majina na idadi ya herufi unayotaka kutoa kutoka mwisho wa maandishi. Kwa njia hii, utapata jina la mwisho kiotomatiki.

Hatimaye, tuna kazi EXT.NUMBER, ambayo inaruhusu kutoa idadi maalum ya wahusika kutoka nafasi ya awali katika maandishi. Tuseme una orodha ya majina katika safu wima A, ambapo majina ya kwanza na ya mwisho yanatenganishwa na koma. Ikiwa unataka kutoa tu majina ya mwisho katika safu tofauti, unaweza kutumia chaguo hili la kukokotoa. Onyesha safu ya visanduku vilivyo na majina, nafasi ya mwanzo kutoka mahali unapotaka kutoa majina ya ukoo na idadi ya herufi za kutoa. Kwa njia hii, utapata majina ya mwisho ya majina yote kwenye orodha.

Kwa ufupi, ili kutenganisha majina kamili katika Excel, unaweza kutumia vitendakazi vya KUSHOTO, KULIA, na EXT.NUMBER inavyohitajika. Vipengele hivi vitakusaidia kutoa sehemu maalum za maandishi na kupanga data yako kwa ufanisi zaidi. Jaribu nazo na utafute njia bora ya kuzirekebisha kulingana na mahitaji yako.

5. Tofauti majina kwa kutumia maneno ya kawaida katika Excel

Wakati wa kufanya kazi na majina katika lahajedwali ya Excel, mara nyingi tunakutana na haja ya kuwatenganisha katika safu tofauti. Hii inaweza kuwa na manufaa ikiwa tunataka kuchambua kibinafsi jina la kwanza na la mwisho la orodha ya watu. Kwa kutumia maneno ya kawaida katika Excel, tunaweza kufikia utengano huu kwa njia ya haraka na yenye ufanisi.

Kwanza, tunahitaji kuchagua safu ambayo ina majina tofauti tunayotaka kutenganisha. Ifuatayo, tunaenda kwenye kichupo cha "Data" kwenye upau wa zana wa Excel na uchague chaguo la "Nakala kwenye safu". Mchawi atafungua ambaye atatuongoza katika mchakato wa kujitenga.

Katika hatua ya kwanza ya mchawi, lazima tuchague chaguo la "Delimited" na ubofye "Next". Ifuatayo, tunachagua delimiter ambayo hutumiwa kutenganisha majina. Hii inaweza kuwa nafasi, comma, semicolon, kati ya wengine. Baada ya kuchagua delimiter, sisi bonyeza "Next." Katika hatua ya mwisho ya mchawi, tunaweza kuchagua muundo wa safu zinazosababisha na bonyeza "Maliza". Hii itatenganisha majina katika safu wima mahususi kulingana na kikomo kilichobainishwa. Ni rahisi hivyo!

6. Utenganisho wa jina la juu kwa kutumia fomula zilizounganishwa katika Excel

Kutenganisha majina ya juu ni kazi ya kawaida katika Excel, hasa wakati wa kufanya kazi na hifadhidata kubwa au ripoti za ushirika. Kwa bahati nzuri, Excel hutoa chaguo la kukokotoa linaloitwa CONCATENATE ili kugawa majina kiotomatiki katika seli tofauti. Fomula hii iliyounganishwa inachanganya chaguo za kukokotoa kadhaa ili kuweka vigezo sahihi na kupata matokeo sahihi.

Kuanza, fungua lahajedwali bora zaidi na kutumia umbizo linalofaa kwa data iliyo na majina yaliyohitimu. Hakikisha kila jina liko katika kisanduku tofauti na kwa mpangilio sawa katika safu mlalo zote. Ifuatayo, kwenye safu ambapo unataka kupata jina la mwisho, unahitaji kuingiza fomula ya CONCATENATE na urejelee seli ambayo ina jina kamili. Kisha kwa kutumia kitendakazi cha VLOOKUP unaweza kutafuta nafasi iliyo wazi na kutoa jina la mwisho. Hii inahakikisha a mgawanyo sahihi wa majina katika Excel kwa kila safu ya data.

Ikiwa safu ina jina la kwanza na jina la mwisho, unaweza kutumia fomula ya juu zaidi. Changanya CONCATENATE na vitendaji vya KULIA na LOOKUP ili kutoa tu jina la mwisho katika safu wima tofauti. Kisha unaweza kunakili maalum na kubandika maadili yaliyopatikana ili kuondoa fomula na kuacha tu majina ya mwisho kwenye seli. Kumbuka, Excel inatoa anuwai ya chaguzi ili kubinafsisha utenganisho wa jina kwa mahitaji yako maalum. Jisikie huru kujaribu na kurekebisha kanuni hizi kwa seti yako ya data ili kufikia matokeo bora.

7. Mapendekezo na mazoea mazuri wakati wa kutenganisha majina katika Excel

Kutenganisha majina katika Excel ni kazi ya kawaida ambayo inaweza kuwa ngumu ikiwa mbinu sahihi haitumiki. Kwa bahati nzuri, kuna mapendekezo na mazoea mazuri ambayo yanaweza kuwezesha mchakato huu. Katika chapisho hili, tutakupa vidokezo muhimu vya kutenganisha majina katika Excel kwa ufanisi na kwa usahihi.

Tumia kitendakazi cha TEXT: Kazi ya TEXT katika Excel ni zana yenye nguvu ambayo inakuwezesha kufanya shughuli mbalimbali za uumbizaji kwenye seli ya maandishi. Ili kutenganisha majina katika Excel, unaweza kutumia kitendakazi cha TEXT pamoja na vitendaji vya KUSHOTO, KULIA, na KUTAFUTA. Kwa mfano, ikiwa una seli yenye jina kamilisha "Juan Pérez" na unataka kuitenganisha katika safu wima mbili, moja ikiwa na jina la kwanza na nyingine ikiwa na jina la mwisho, unaweza kutumia fomula ifuatayo: =IZQUIERDA(A1, ENCONTRAR(" ", A1) - 1) kutoa jina la kwanza na =DERECHA(A1, LARGO(A1) - ENCONTRAR(" ", A1)) kutoa jina la mwisho.

Tumia mchawi wa maandishi ya safu wima: Excel ina kipengele kinachoitwa "Nakala katika Safu" ambacho hurahisisha kutenganisha majina katika Excel. Ili kutumia kipengele hiki, chagua kwanza seli ambazo zina majina kamili unayotaka kutenganisha. Ifuatayo, nenda kwenye kichupo cha "Data" kwenye upau wa vidhibiti na ubofye kitufe cha "Nakala kwenye safuwima". Mchawi atafungua ambayo itakuongoza kupitia mchakato wa kutenganisha jina. Fuata kwa urahisi hatua na uchague chaguo linalofaa ili kutenganisha majina na nafasi, koma au vikomo vingine. Kipengele hiki ni muhimu hasa ikiwa unahitaji kutenganisha majina mengi katika Excel mara moja.

Tumia fomula zilizojumuishwa: Ikiwa majina katika laha yako ya Excel hayafuati mchoro maalum, huenda ukahitaji kutumia fomula mseto ili kuyatenganisha. Kwa mfano, ikiwa una kisanduku chenye jina kamili katika umbizo la "Jina la Mwisho, Jina la Kwanza," unaweza kutumia kipengele cha KUTAFUTA pamoja na vitendakazi vya KUSHOTO na KULIA ili kutoa jina la mwisho na jina la kwanza katika safu wima tofauti. Unaweza pia kutumia chaguo la kukokotoa SUBSTITUTE ili kuondoa herufi zozote zisizohitajika, kama vile viambatisho au nukta, kabla ya kutenganisha majina. Kumbuka kurekebisha fomula kulingana na mahitaji na umbizo ya data yako.