அதற்கான தேவை நம் அனைவருக்கும் உள்ளது காப்பக ஆவணங்கள் நம் வாழ்வின் சில தருணங்களில், தனிப்பட்ட அல்லது தொழில் ரீதியாக. இருப்பினும், சில சமயங்களில் எங்கு தொடங்குவது அல்லது எந்தத் தாக்கல் முறையைப் பயன்படுத்த வேண்டும் என்பதைத் தெரிந்துகொள்வது அதிகமாக இருக்கும். இந்த கட்டுரையில், இந்த செயல்முறையை எளிதாக்குவதற்கான எளிய மற்றும் பயனுள்ள உதவிக்குறிப்புகள் மற்றும் நுட்பங்களை நாங்கள் உங்களுக்கு வழங்குவோம். ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட தாக்கல் முறையின் முக்கியத்துவத்தையும், அவற்றின் முக்கியத்துவத்திற்கு ஏற்ப ஆவணங்களை எவ்வாறு வகைப்படுத்துவது மற்றும் எல்லாவற்றையும் தொடர்ந்து ஒழுங்காக வைத்திருப்பது எப்படி என்பதை நீங்கள் அறிந்து கொள்வீர்கள். விலைப்பட்டியல் மற்றும் ஒப்பந்தங்கள், புகைப்படங்கள் மற்றும் தனிப்பட்ட கடிதங்கள் வரை, நாங்கள் உங்களுக்கு வழிகாட்டுவோம், இதன் மூலம் உங்கள் ஆவணங்களை பாதுகாப்பாகவும் எளிதாகவும் கண்டுபிடிக்க முடியும். தொடங்குவோம்!
- படி படி ➡️ ஆவணங்களை காப்பகப்படுத்துவது எப்படி
- உங்கள் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்கவும்: தாக்கல் செய்வதற்கு முன், உங்கள் ஆவணங்களை அவற்றின் தீம் அல்லது வகைக்கு ஏற்ப வகைகள் அல்லது கோப்புறைகளாக வகைப்படுத்துவது முக்கியம்.
- தாக்கல் முறையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்: கோப்புறைகள் மற்றும் பெட்டிகளில் அல்லது டிஜிட்டல் முறையில் உங்கள் கணினியில் அல்லது மேகக்கணியில் காப்பகப்படுத்த தேர்வு செய்யலாம். உங்கள் தேவைகளுக்கு மிகவும் பொருத்தமான ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- உங்கள் கோப்புகளை லேபிளிடுங்கள்: நீங்கள் உடல் ரீதியாகவோ அல்லது டிஜிட்டல் முறையில் தாக்கல் செய்தாலும், ஒவ்வொரு ஆவணத்தையும் தெளிவாக லேபிளிடுவது மிகவும் முக்கியமானது, எனவே உங்களுக்குத் தேவைப்படும்போது அதை எளிதாகக் கண்டறியலாம்.
- ஒரு தர்க்க வரிசையை பராமரிக்கவும்: அகர வரிசைப்படி, தேதி வாரியாக அல்லது வகை வாரியாக இருந்தாலும், உங்கள் ஆவணங்களை வகைப்படுத்தி தாக்கல் செய்யும் போது தர்க்க வரிசையை "பராமரித்தல்" என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
- தொடர்ந்து சரிபார்த்து புதுப்பிக்கவும்: உங்கள் கோப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும், இனி உங்களுக்குத் தேவையில்லாதவற்றை நீக்கவும், தேவைப்பட்டால் தகவலைப் புதுப்பிக்கவும் அவ்வப்போது நேரம் ஒதுக்குங்கள்.
கேள்வி பதில்
ஆவணங்களை காப்பகப்படுத்துவது ஏன் முக்கியம்?
- வீட்டில் அல்லது அலுவலகத்தில் அமைப்பை பராமரிக்க.
- எதிர்காலத்தில் தகவல்களைத் தேடுவதற்கு வசதியாக.
- சட்ட மற்றும் நிதி தேவைகளுக்கு இணங்க.
- முக்கியமான தகவல்களை இழப்பு அல்லது சேதத்திலிருந்து பாதுகாக்க.
- தகவல் நிர்வாகத்தில் செயல்திறனை மேம்படுத்த.
ஆவணங்களை காப்பகப்படுத்துவதற்கான சிறந்த நடைமுறைகள் யாவை?
- பிரிவுகள் அல்லது வகைகளின்படி ஆவணங்களைப் பிரிக்கவும்.
- தெளிவாக பெயரிடப்பட்ட கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்தவும்.
- சீரான தாக்கல் முறையை பராமரிக்கவும்.
- தேவையற்ற பொருட்களை அகற்றுவதன் மூலம் கோப்பை தவறாமல் புதுப்பிக்கவும்.
- தேவைப்பட்டால் ஆவண மேலாண்மை மென்பொருளைப் பயன்படுத்தவும்.
உடல் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்க சிறந்த வழி எது?
- பெட்டிகளை தாக்கல் செய்யவும் அல்லது பெட்டிகளை ஒழுங்கமைக்கவும் பயன்படுத்தவும்.
- ஒவ்வொரு பிரிவையும் வேறுபடுத்த பிரிப்பான்களைப் பயன்படுத்தவும்.
- ஒவ்வொரு கோப்பையும் தெளிவாக லேபிளிடுங்கள்.
- அகரவரிசை, காலவரிசை அல்லது கருப்பொருள் அமைப்பை உருவாக்கவும்.
- தேவையற்ற ஆவணங்களை குவிப்பதை தவிர்க்கவும்.
டிஜிட்டல் ஆவணங்களை எவ்வாறு திறம்பட காப்பகப்படுத்துவது?
- கருப்பொருள் கோப்புறைகள் மற்றும் துணை கோப்புறைகளை உருவாக்கவும்.
- விளக்கமான கோப்பு பெயர்களைப் பயன்படுத்தவும்.
- டிஜிட்டல் ஆவண மேலாண்மை மென்பொருளைப் பயன்படுத்தவும்.
- வழக்கமான காப்புப்பிரதிகளை உருவாக்குங்கள்.
- காலாவதியான அல்லது நகல் கோப்புகளை நீக்கவும்.
ஆவணங்களை டிஜிட்டல் முறையில் காப்பகப்படுத்துவதன் நன்மைகள் என்ன?
- உடல் இடத்தை சேமித்தல்.
- தகவல்களைப் பகிர்வதற்கும் அணுகுவதற்கும் அதிக எளிமை.
- இயற்கை பேரழிவுகள் அல்லது திருட்டுக்கு எதிராக அதிக பாதுகாப்பு.
- காகிதம் மற்றும் இயற்கை வளங்களின் குறைந்த நுகர்வு.
- ஆவண மேலாண்மையில் அதிக திறன்.
தனிப்பட்ட ஆவணங்களை தாக்கல் செய்யும் போது நான் என்ன நினைவில் கொள்ள வேண்டும்?
- நீங்கள் சட்டப்பூர்வ தக்கவைப்பு காலங்களுக்கு இணங்குவதை உறுதிசெய்யவும்.
- முக்கியமான மற்றும் ரகசிய தகவல்களைப் பாதுகாக்கவும்.
- நிதி, உடல்நலம், ஆய்வுகள் போன்ற வகைகளின்படி ஆவணங்களை வரிசைப்படுத்தவும்..
- காப்பு பிரதிகளுடன் பாதுகாப்பான சேமிப்பக சாதனங்களைப் பயன்படுத்தவும்.
- காலாவதியான அல்லது தேவையற்ற ஆவணங்களை அவ்வப்போது நீக்கவும்.
எனது ஆவணக் கோப்பைப் புதுப்பித்த நிலையில் வைத்திருக்க நான் என்ன செய்ய வேண்டும்?
- ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்கவும் மதிப்பாய்வு செய்யவும் வழக்கமான நேரத்தை அமைக்கவும்.
- காலாவதியான அல்லது தேவையற்ற ஆவணங்களை அவ்வப்போது நீக்கவும்.
- தற்போதைய ஆவணங்களில் தகவலைப் புதுப்பிக்கவும்.
- புதிய ஆவணங்களை அவற்றின் பொருத்தமான இடத்தில் உடனடியாகச் சேமிக்கவும்.
- புதுப்பிப்பு பணிகளை தானியக்கமாக்க ஆவண மேலாண்மை மென்பொருளைப் பயன்படுத்தவும்.
காப்பகப்படுத்தப்பட்ட ஆவணங்களைக் கண்டுபிடிப்பதை எப்படி எளிதாக்குவது?
- அனைத்து காப்பகப்படுத்தப்பட்ட ஆவணங்களின் அட்டவணை அல்லது சரக்குகளை உருவாக்கவும்.
- தெளிவான மற்றும் நிலையான லேபிளிங் மற்றும் குறியீட்டு முறையைப் பயன்படுத்தவும்.
- முடிந்தால் தேடல் மற்றும் ஆவண மேலாண்மை மென்பொருளைப் பயன்படுத்தவும்.
- ஒவ்வொரு ஆவணத்தின் இருப்பிடத்தின் புதுப்பித்த பதிவை பராமரிக்கவும்.
- கோப்பு முறைமையில் ஒவ்வொரு கோப்பையும் அதன் இருப்பிடத்துடன் உடல் ரீதியாகக் குறிக்கவும்.
எனது காப்பக ஆவணங்களை எவ்வாறு பாதுகாப்பது?
- பூட்டுகள் அல்லது பாதுகாப்பான பெட்டிகள் போன்ற உடல் பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகளை பயன்படுத்தவும்.
- காப்புப்பிரதிகளை பாதுகாப்பான இடத்தில் தளத்திற்கு வெளியே சேமிக்கவும்.
- முக்கியமான அல்லது ரகசிய ஆவணங்களை என்க்ரிப்ட் செய்யவும்.
- டிஜிட்டல் ஆவணங்களில் கடவுச்சொற்களைப் பயன்படுத்தவும் மற்றும் பாதுகாப்பை அணுகவும்.
- இழப்பு அல்லது சேதம் ஏற்பட்டால் காப்பு ஆவணங்களை பராமரிக்கவும்.
நான் செபாஸ்டியன் விடல், தொழில்நுட்பம் மற்றும் DIY மீது ஆர்வமுள்ள கணினி பொறியாளர். மேலும், நான் உருவாக்கியவன் tecnobits.com, தொழில்நுட்பத்தை மேலும் அணுகக்கூடியதாகவும், அனைவருக்கும் புரிந்துகொள்ளக்கூடியதாகவும் மாற்றுவதற்காக நான் பயிற்சிகளைப் பகிர்ந்துகொள்கிறேன்.