ஒரு வேர்ட் கோப்பைச் சரியாகச் சேமிப்பது, அந்த ஆவணத்தில் உள்ள தகவலின் ஒருமைப்பாடு மற்றும் கிடைக்கும் தன்மையை உறுதி செய்ய இன்றியமையாததாக இருக்கும். பின்வரும் கட்டுரையில், ஒரு வேர்ட் கோப்பை திறமையாகவும் பாதுகாப்பாகவும் சேமிப்பதற்கான பல்வேறு முறைகள் மற்றும் பரிசீலனைகளை தொழில்நுட்ப ரீதியாக ஆராய்வோம். சரியான கோப்பு வடிவமைப்பைத் தேர்ந்தெடுப்பதில் இருந்து நல்ல அமைப்பு மற்றும் சேமிப்பக நடைமுறைகளைச் செயல்படுத்துவது வரை, ஒவ்வொரு பயனரும் செய்ய வேண்டிய முக்கியமான படிகளைக் கண்டுபிடிப்போம் மைக்ரோசாப்ட் வேர்டு உங்கள் ஆவணங்களின் பாதுகாப்பு மற்றும் அணுகலை உறுதி செய்ய நீங்கள் அறிந்திருக்க வேண்டும். எனவே, நீங்கள் உங்கள் பழக்கங்களை மேம்படுத்த விரும்பினால் Word இல் சேமிக்கப்பட்டது, இந்தத் துறையில் முன்னணியில் இருக்கும் சொல் செயலியில் காப்பகப் பாதுகாப்பின் கண்கவர் உலகத்தை ஆராயத் தயாராகுங்கள்.
1. மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டில் கோப்புகளைச் சேமிப்பதன் முக்கியத்துவத்தைப் பற்றிய அறிமுகம்
மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டில் கோப்புகளைச் சேமிப்பது எழுதப்பட்ட ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் எவருக்கும் அவசியமான நடைமுறையாகும். ஒரு குறிப்பிட்ட, எளிதில் அணுகக்கூடிய வடிவத்தில் கோப்புகளை சேமிக்கும் திறன் வழங்குகிறது திறமையான வழி முக்கியமான தகவல்களின் பதிவுகளை ஒழுங்கமைத்து பராமரிக்கவும். கூடுதலாக, Word இல் கோப்புகளைச் சேமிப்பது எதிர்காலத்தில் ஆவணங்களைத் திறக்கவும் திருத்தவும் முடியும் என்பதை உறுதி செய்கிறது, நீங்கள் மாற்றங்களைச் செய்ய அல்லது உள்ளடக்கத்தில் திருத்தங்களைக் கண்காணிக்க வேண்டியிருக்கும் போது இது மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டில் கோப்புகளைச் சேமிப்பதன் முக்கிய நன்மைகளில் ஒன்று, கிடைக்கக்கூடிய பல்வேறு வடிவமைப்பு விருப்பங்கள் ஆகும். .docx, .doc, .rtf மற்றும் .pdf போன்ற பல்வேறு வடிவங்களில் ஆவணங்களைச் சேமிக்க Word உங்களை அனுமதிக்கிறது, தனிப்பட்ட தேவைகளுக்கு ஏற்ப நெகிழ்வுத்தன்மையை வழங்குகிறது. கூடுதலாக, Word ஆனது கோப்புகளை வெவ்வேறு இடங்களில் சேமிப்பதற்கான விருப்பங்களை வழங்குகிறது வன் உள்ளூர், கிளவுட் அல்லது வெளிப்புற சாதனங்கள், இதனால் தரவு இழப்புக்கு எதிராக அதிக பாதுகாப்பை வழங்குகிறது.
மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டில் கோப்புகளைச் சேமிக்கும் போது, ஆவணங்களின் ஒருமைப்பாட்டை உறுதிப்படுத்த சில பரிந்துரைகளைக் கருத்தில் கொள்வது அவசியம். எடுத்துக்காட்டாக, எதிர்காலத்தில் தேடலை எளிதாக்க விளக்கமான மற்றும் அர்த்தமுள்ள கோப்பு பெயர்களைப் பயன்படுத்துவது நல்லது. சேமித்த கோப்புகளை பாதுகாப்பான இடங்களுக்கு காப்புப் பிரதி எடுப்பது மற்றும் கணினி தோல்விகள் ஏற்பட்டால் தரவு இழப்பைத் தடுக்க Word இன் தானியங்கி தானியங்கு சேமிப்பு அம்சத்தைப் பயன்படுத்துவதும் அறிவுறுத்தப்படுகிறது. எதிர்காலத்தில் உங்கள் கோப்புகளை திறமையாகப் பாதுகாத்து அணுகுவதை உறுதிப்படுத்த இந்தப் படிகள் உதவுகின்றன.
2. வேர்ட் கோப்பை சேமிப்பதற்கான அடிப்படை படிகள்
வேர்ட் கோப்பைச் சரியாகச் சேமிக்க, இந்த அடிப்படைப் படிகளைப் பின்பற்றவும்:
1. நீங்கள் சேமிக்க விரும்பும் Word ஆவணத்தைத் திறக்கவும். இதைச் செய்ய, கோப்பை இருமுறை கிளிக் செய்யவும் அல்லது மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்ட் நிரலிலிருந்து திறக்கவும்.
2. ஆவணம் திறந்தவுடன், திரையின் மேல் இடதுபுறத்தில் அமைந்துள்ள "கோப்பு" மெனுவைக் கிளிக் செய்யவும்.
3. கீழ்தோன்றும் மெனுவிலிருந்து, "இவ்வாறு சேமி" விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். ஒரு பாப்-அப் சாளரம் தோன்றும், அங்கு நீங்கள் கோப்பின் இருப்பிடத்தையும் பெயரையும் தேர்வு செய்யலாம்.
4. நீங்கள் கோப்பைச் சேமிக்க விரும்பும் இடத்தைத் தேர்ந்தெடுக்க, உங்கள் கணினியில் உள்ள கோப்புறைகளில் உலாவவும், நீங்கள் விரும்பும் ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். நீங்கள் ஒரு புதிய கோப்புறையை உருவாக்க விரும்பினால், "புதிய கோப்புறை" பொத்தானைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம் அல்லது குறுக்குவழியைப் பயன்படுத்தி உருவாக்கலாம் Ctrl விசைப்பலகை +Shift+N.
5. நீங்கள் இருப்பிடத்தைத் தேர்ந்தெடுத்ததும், "கோப்பு பெயர்" புலத்தில் கோப்பிற்கான பெயரை உள்ளிடவும். பின்னர் கண்டுபிடித்து ஒழுங்கமைப்பதை எளிதாக்குவதற்கு விளக்கமான மற்றும் அர்த்தமுள்ள பெயரைப் பயன்படுத்துவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
6. அடுத்து, "வகையாகச் சேமி" புலத்தில் விரும்பிய கோப்பு வடிவமைப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். நீங்கள் ".docx" (Word document format) அல்லது ".pdf" அல்லது ".rtf" போன்ற ஆதரிக்கப்படும் வடிவங்களுக்கு இடையே தேர்ந்தெடுக்கலாம்.
7. இறுதியாக, "சேமி" பொத்தானைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம், தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட இடத்தில் குறிப்பிட்ட பெயருடன் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட வடிவத்தில் கோப்பைச் சேமிக்கவும்.
கணினி செயலிழப்புகள் அல்லது எதிர்பாராத நிரல் மூடல்கள் ஏற்பட்டால் தகவலை இழப்பதைத் தவிர்க்க உங்கள் ஆவணங்களை தவறாமல் சேமிப்பது முக்கியம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். இந்த எளிய வழிமுறைகளைப் பின்பற்றுவதன் மூலம், நீங்கள் சேமிக்க முடியும் உங்கள் கோப்புகள் சொல் பாதுகாப்பான வழியில் மற்றும் ஏற்பாடு. மன அமைதிக்காக வழக்கமான காப்புப்பிரதிகளை உருவாக்க மறக்காதீர்கள்!
3. மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டில் சேமிப்பு விருப்பங்களை ஆராய்தல்
மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டில், நீங்கள் செய்யும் மாற்றங்கள் சரியாகச் சேமிக்கப்படுவதை உறுதிசெய்ய, ஆவணங்களைச் சேமிப்பதற்கான பல விருப்பங்கள் உள்ளன. கீழே, இந்த விருப்பங்களையும் அவற்றை எவ்வாறு திறம்பட பயன்படுத்துவது என்பதையும் ஆராய்வோம்.
சேமிப்பதற்கான பொதுவான வழிகளில் ஒன்று Word இல் ஒரு ஆவணம் "சேமி" விருப்பத்தைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம். இந்த விருப்பம் "கோப்பு" தாவலில் அமைந்துள்ளது மற்றும் அதை கிளிக் செய்வதன் மூலம் அல்லது "Ctrl + S" விசைப்பலகை குறுக்குவழியைப் பயன்படுத்தி அணுகலாம். இந்த விருப்பத்தைப் பயன்படுத்தி ஆவணத்தை அதன் தற்போதைய இடத்தில் அதன் தற்போதைய பெயருடன் சேமிக்கும்.
மற்றொரு பயனுள்ள விருப்பம் "இவ்வாறு சேமி" விருப்பமாகும். இந்த விருப்பம் ஆவணத்தை வேறு பெயரில் அல்லது வேறு இடத்தில் சேமிக்க அனுமதிக்கிறது. இந்த விருப்பத்தைப் பயன்படுத்த, "கோப்பு" தாவலைத் தேர்ந்தெடுத்து, "இவ்வாறு சேமி" என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். அடுத்து, ஆவணத்திற்கு நீங்கள் விரும்பும் இடம் மற்றும் பெயரைத் தேர்ந்தெடுத்து "சேமி" என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். இது அசல் ஆவணத்தைப் பாதிக்காமல், விரும்பிய பெயர் மற்றும் இருப்பிடத்துடன் ஆவணத்தின் புதிய நகலை உருவாக்கும்.
4. Word இல் சேமிக்கும் போது பொருத்தமான கோப்பு வடிவத்தை எவ்வாறு தேர்ந்தெடுப்பது
மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டில் ஒரு ஆவணத்தைச் சேமிக்கும் போது, ஆவணத்தைத் திறந்து சரியாகப் பகிர முடியுமா என்பதை உறுதிப்படுத்த, பொருத்தமான கோப்பு வடிவமைப்பைத் தேர்ந்தெடுப்பது முக்கியம். பொருத்தமான கோப்பு வடிவமைப்பைத் தேர்ந்தெடுக்க பின்வரும் படிகளைப் பின்பற்றவும்:
1. "கோப்பு" தாவலைக் கிளிக் செய்யவும் கருவிப்பட்டி வார்த்தையின்.
- பின்வரும் படிகளின் முக்கியத்துவத்தை முன்னிலைப்படுத்தவும்: ஆவணங்களைத் திறக்கும்போது அல்லது பகிரும்போது சிக்கல்களைத் தவிர்க்க.
- தொழில்நுட்ப மொழியைப் பயன்படுத்தவும்: பொருத்தமான கோப்பு வடிவத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
2. கீழ்தோன்றும் மெனுவிலிருந்து, "இவ்வாறு சேமி" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இது ஒரு சாளரத்தைத் திறக்கும், அங்கு நீங்கள் கோப்பின் பெயர் மற்றும் இருப்பிடத்தைக் குறிப்பிடலாம்.
- பின்பற்ற வேண்டிய செயல்களை விவரிக்கவும்: "கோப்பு" என்பதைக் கிளிக் செய்து, "இவ்வாறு சேமி" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- தேர்ந்தெடுக்க விருப்பங்களை முன்னிலைப்படுத்தவும்: கோப்பின் பெயர் மற்றும் இருப்பிடத்தைக் குறிப்பிடுகிறது.
3. "வடிவமைப்பு" பிரிவில், விரும்பிய கோப்பு வடிவமைப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். "Word Document", "PDF Document", "Plain Text Document" போன்ற விருப்பங்களிலிருந்து நீங்கள் தேர்வு செய்யலாம்.
- கிடைக்கக்கூடிய பல்வேறு விருப்பங்களை முன்னிலைப்படுத்தவும்: "வேர்ட் ஆவணம்", "PDF ஆவணம்", "எளிமையான உரை ஆவணம்" போன்றவை.
Word இல் சேமிக்கும் போது பொருத்தமான கோப்பு வடிவமைப்பைத் தேர்ந்தெடுக்க இந்தப் படிகளைப் பின்பற்றவும் மற்றும் உங்கள் ஆவணத்தைத் திறந்து சரியாகப் பகிர முடியும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
5. வேர்ட் கோப்புகளைத் தானாகச் சேமித்தல்: ஒரு விரிவான வழிகாட்டி
நீங்கள் மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டை அடிக்கடி பயன்படுத்துபவராக இருந்தால், சேமிக்கப்படாத ஆவணத்தை ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட முறை மீட்டெடுப்பதில் மதிப்புமிக்க நேரத்தை இழந்திருக்கலாம். ஆனால் இனி கவலைப்படாதே! இந்த விரிவான வழிகாட்டியில், நாங்கள் உங்களுக்குக் காண்பிப்போம் படிப்படியாக தகவல் இழப்பைத் தவிர்க்க, வேர்டில் தானியங்கி சேமிப்பு விருப்பத்தை எவ்வாறு கட்டமைப்பது.
தொடங்குவதற்கு, மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டைத் திறந்து, திரையின் மேல் இடதுபுறத்தில் உள்ள "கோப்பு" தாவலைக் கிளிக் செய்யவும். அடுத்து, கீழ்தோன்றும் மெனுவிலிருந்து "விருப்பங்கள்" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பல உள்ளமைவு விருப்பங்களுடன் புதிய சாளரம் திறக்கும்.
இப்போது, "சொல் விருப்பங்கள்" சாளரத்தில், இடது பேனலில் "சேமி" தாவலைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். வேர்ட் உங்கள் ஆவணங்களைச் சேமிக்கும் விதம் தொடர்பான பல்வேறு அமைப்புகளை இங்கே காணலாம். இந்த விருப்பங்களில், “ஒவ்வொரு முறையும் தன்னியக்க மீட்டெடுப்புத் தகவலைச் சேமி” என்று சொல்லும் பெட்டியைக் கண்டுபிடித்து தேர்வு செய்து, விரும்பிய நேர இடைவெளியை அமைக்கவும். உங்கள் மாற்றங்கள் எப்போதும் பாதுகாக்கப்படுவதை உறுதிசெய்ய, 10 நிமிடங்களுக்கு மேல் இடைவெளியை அமைக்க பரிந்துரைக்கிறோம். [தைரியமான]
பின்னர், அதே சாளரத்தில் கீழே உருட்டி, "நெட்வொர்க் கோப்புகளுக்கான இணைப்புகளைச் சேமி" விருப்பத்தைத் தேடுங்கள். நெட்வொர்க்கில் சேமிக்கப்பட்ட பிற கோப்புகளுக்கான இணைப்புகளைக் கொண்ட ஆவணங்களுடன் நீங்கள் பணிபுரிந்தால், இந்த விருப்பம் இயக்கப்பட்டிருப்பதை உறுதிசெய்யவும். இந்த வழியில், வேர்ட் தானாகவே கோப்பு பாதையை பெயருக்கு பதிலாக சேமிக்கும், இது கோப்புகள் தொலைந்து போனால் ஒத்துழைப்பதையும் மீட்டெடுப்பதையும் எளிதாக்குகிறது. [தைரியமான]
இறுதியாக, மாற்றங்களைச் சேமித்து அமைப்புகளைப் பயன்படுத்த "சரி" என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். இனிமேல், வேர்ட் உங்கள் வேலையை குறிப்பிட்ட நேர இடைவெளியில் தானாகவே சேமித்து, உங்கள் எடிட்டிங் செயல்முறைக்கு மன அமைதியையும் பாதுகாப்பையும் தரும். இந்த அம்சம் தரவு இழப்பின் அபாயத்தைக் குறைத்தாலும், உங்கள் கோப்புகளின் அதிகபட்ச பாதுகாப்பை உறுதி செய்வதற்காக அவ்வப்போது உங்கள் ஆவணங்களை கைமுறையாகச் சேமிப்பது ஒருபோதும் வலிக்காது என்பதை மறந்துவிடாதீர்கள். [தைரியமான]
6. வேர்ட் கோப்பில் அதிகரிக்கும் மாற்றங்களை எவ்வாறு சேமிப்பது
வேர்ட் கோப்பில் அதிகரிக்கும் மாற்றங்களைச் சேமிக்க, இந்தப் படிகளைப் பின்பற்றவும்:
- நீங்கள் அதிகரிக்கும் மாற்றங்களைச் செய்ய விரும்பும் Word ஆவணத்தைத் திறக்கவும்.
- ஏதேனும் மாற்றங்களைச் செய்வதற்கு முன், முன்னெச்சரிக்கையாக அசல் கோப்பின் காப்பு பிரதியை உருவாக்கவும்.
- நீங்கள் மாற்றங்களைச் செய்யத் தயாராக இருக்கும்போது, தற்போதைய கோப்பின் நகலை அழுத்துவதன் மூலம் உருவாக்கலாம் என சேமிக்கவும் தாவலில் காப்பகத்தை.
- பாப்-அப் சாளரத்தில், கோப்பு நகலுக்கு இடம் மற்றும் பெயரைத் தேர்ந்தெடுத்து கிளிக் செய்யவும் காப்பாற்ற.
- இப்போது, கோப்பின் நகல் உங்களிடம் உள்ளது, அங்கு நீங்கள் அதிகரிக்கும் மாற்றங்களைச் செய்து அசலை அப்படியே வைத்திருக்கலாம்.
- நீங்கள் மாற்றங்களைச் செய்தவுடன், அழுத்துவதன் மூலம் அதிகரிக்கப்பட்ட கோப்பை சேமிக்கவும் காப்பாற்ற தாவலில் காப்பகத்தை.
வேர்ட் கோப்பில் அதிகரிக்கும் மாற்றங்களைச் சேமிக்கும்போது, மாற்றியமைக்கப்பட்ட பதிப்புகளை நீங்கள் சரியாக லேபிளிட வேண்டும் மற்றும் சேமிக்க வேண்டும் என்பதை நினைவில் கொள்வது அவசியம்.
வேர்ட் கோப்பில் செய்யப்பட்ட மாற்றங்களை இன்னும் துல்லியமாக கண்காணிக்க விரும்பினால், நீங்கள் அதை இயக்கலாம் கட்டுப்பாட்டை மாற்றவும். இந்த அம்சம் ஆவணத்தில் செய்யப்பட்ட குறிப்பிட்ட மாற்றங்களைப் பார்க்கவும், தேவையான மாற்றங்களை ஏற்கவும் அல்லது நிராகரிக்கவும் உங்களை அனுமதிக்கிறது.
7. Word ஆவணங்களை குறிப்பிட்ட இடங்களில் சேமிப்பது எப்படி
குறிப்பிட்ட இடங்களில் Word ஆவணங்களைச் சேமிக்க, இந்தப் படிகளைப் பின்பற்றவும்:
1. வேர்ட் மெனு பட்டியில் உள்ள "கோப்பு" என்பதைக் கிளிக் செய்து, "இவ்வாறு சேமி" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். சேமிப்பு விருப்பங்களுடன் ஒரு பாப்-அப் சாளரம் திறக்கும்.
2. பாப்-அப் விண்டோவில், ஆவணத்தைச் சேமிக்க விரும்பும் இடத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். "புதிய கோப்புறை" என்பதைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம் ஏற்கனவே உள்ள கோப்புறையைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம் அல்லது புதிய கோப்புறையை உருவாக்கலாம்.
3. இடம் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டதும், "கோப்பு பெயர்" புலத்தில் கோப்பிற்கான பெயரை உள்ளிடவும். பின்னர் கண்டுபிடிப்பதை எளிதாக்க, விளக்கமான பெயரைப் பயன்படுத்தலாம்.
4. அடுத்து, "வகையாகச் சேமி" புலத்தில் விரும்பிய கோப்பு வடிவமைப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். Word "Word Document" (.docx) அல்லது "Macro-Enabled Word Document" (.docm) போன்ற விருப்பங்களை வழங்குகிறது.
5. நீங்கள் ஆவணத்தை கடவுச்சொல் மூலம் பாதுகாக்க விரும்பினால், பாப்-அப் சாளரத்தின் கீழே உள்ள "கருவிகள்" என்பதைக் கிளிக் செய்து "பொது விருப்பங்கள்" என்பதைத் தேர்ந்தெடுப்பதன் மூலம் அவ்வாறு செய்யலாம். புதிய சாளரத்தில், தொடர்புடைய புலங்களில் கடவுச்சொல்லை உள்ளிட்டு உறுதிப்படுத்தவும் மற்றும் "சரி" என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
6. தேவையான அனைத்து விவரங்களையும் பூர்த்தி செய்த பிறகு, குறிப்பிட்ட இடத்தில் ஆவணத்தை சேமிக்க "சேமி" பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.
இந்தப் படிகளைப் பின்பற்றுவதன் மூலம், உங்கள் வேர்ட் ஆவணங்களை உங்கள் தேவைகளின் அடிப்படையில் குறிப்பிட்ட இடங்களில் சேமிக்க முடியும். நீங்கள் பயன்படுத்தும் Word இன் பதிப்பைப் பொறுத்து படிகள் மாறுபடலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளவும், ஆனால் குறிப்பிட்ட இடங்களில் சேமிக்கும் அம்சம் பொதுவாக எல்லா பதிப்புகளிலும் கிடைக்கும்.
8. வேர்டில் சேமிக்கும் போது விளக்கமான கோப்பு பெயர்களை அமைப்பதன் முக்கியத்துவம்
வேர்டில் சேமிக்கும் போது விளக்கமான கோப்புப் பெயர்களை அமைப்பது நமது ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்கவும் எளிதாகக் கண்டறியவும் இன்றியமையாத நடைமுறையாகும். எங்கள் கோப்புக்கு அர்த்தமுள்ள பெயரைக் கொடுப்பதன் மூலம், அதைத் திறக்காமல், நேரத்தை மிச்சப்படுத்தாமல், குழப்பத்தைத் தவிர்க்காமல் அதன் உள்ளடக்கங்களை விரைவாக அடையாளம் காண முடியும். கூடுதலாக, விளக்கமான பெயர்களைப் பயன்படுத்துவது ஆவணங்களை நாம் பின்னர் மீட்டெடுக்க வேண்டியிருந்தால் அவற்றைக் கண்டுபிடிப்பதை எளிதாக்குகிறது.
வேர்டில் நட்பு கோப்பு பெயர்களை அமைக்க, நாம் பின்பற்ற வேண்டிய சில நல்ல நடைமுறைகள் உள்ளன. முதலில், ஆவணத்தின் உள்ளடக்கத்தை பெயரில் சுருக்கமாகக் கூறுவது முக்கியம். எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு கோப்பிற்கு “Document1.docx” என்று பெயரிடுவதற்குப் பதிலாக, “Quarterly_Sales_Report_2022.docx” போன்ற குறிப்பிட்டதாக பெயரை மாற்ற வேண்டும். இது கோப்பின் உள்ளடக்கம் மற்றும் சூழலை விரைவாக அடையாளம் காண அனுமதிக்கிறது.
கோப்பு பெயரில் தொடர்புடைய முக்கிய வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்துவதும் நல்லது. தேடும்போது ஆவணத்தை எளிதாகக் கண்டறிய இது உதவுகிறது. எடுத்துக்காட்டாக, ஆவணம் ஒரு அறிவுறுத்தல் வழிகாட்டியாக இருந்தால், "வழிகாட்டி," "வழிமுறைகள்," "பயிற்சி" அல்லது குறிப்பிட்ட செயல்முறையின் பெயர் போன்ற முக்கிய வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்தலாம். கூடுதலாக, "Software_Installation_Guide.docx" இல் உள்ளதைப் போல, வாசிப்புத்திறனை மேம்படுத்த, அடிக்கோடிட்டு அல்லது ஹைபன்களுடன் முக்கிய வார்த்தைகளைப் பிரிப்பது நல்லது. இந்த நடைமுறைகளைப் பின்பற்றுவதன் மூலம், எங்கள் ஆவணங்கள் எளிதில் அடையாளம் காணக்கூடியதாகவும் அணுகக்கூடியதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்யலாம்.
9. Word இல் சேமிக்கப்பட்ட கோப்புகளை எவ்வாறு மீட்டெடுப்பது: குறிப்புகள் மற்றும் நுட்பங்கள்
மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டைப் பயன்படுத்தும் போது மிகவும் பொதுவான பிரச்சனைகளில் ஒன்று சேமித்த கோப்புகளை இழப்பதாகும். இருப்பினும், இந்த ஆவணங்களை மீட்டெடுக்கவும், உங்கள் எல்லா தகவல்களையும் இழப்பதைத் தவிர்க்கவும் நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய பல்வேறு நுட்பங்கள் உள்ளன. இந்த கட்டுரையில், Word இல் சேமிக்கப்பட்ட கோப்புகளை எளிதாகவும் விரைவாகவும் மீட்டெடுப்பதற்கான பயனுள்ள உதவிக்குறிப்புகள் மற்றும் பயனுள்ள நுட்பங்களை நாங்கள் உங்களுக்கு வழங்குவோம்.
நாம் தொடங்குவதற்கு முன், Word இன் பெரும்பாலான பதிப்புகள் ஒரு ஆவணத்தில் செய்யப்பட்ட மாற்றங்களைத் தானாகச் சேமிக்கும் தானியங்குச் சேமிப்பு அம்சத்தைக் கொண்டிருப்பதைக் கவனிக்க வேண்டியது அவசியம். திடீரென்று நிரல் நிறுத்தம் அல்லது மின் தடை ஏற்பட்டால், நீங்கள் பணிபுரியும் கோப்பை Word ஆல் மீட்டெடுக்க முடியும். இந்த அம்சத்தை அணுக, "கோப்பு" தாவலுக்குச் சென்று, "சேமிக்கப்படாத ஆவணங்களை மீட்டெடு" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
ஆட்டோசேவ் உங்கள் கோப்பை மீட்டெடுக்கத் தவறினால், நீங்கள் முயற்சி செய்யக்கூடிய பிற விருப்பங்கள் உள்ளன. அவற்றில் ஒன்று, உங்கள் கணினியில் உள்ள கோப்பின் காப்பு பிரதியைக் கண்டறிவது. Word அடிக்கடி உங்கள் வன்வட்டில் ஆவணங்களின் மறைக்கப்பட்ட நகல்களை உருவாக்குகிறது. இந்த நகல்களைக் கண்டுபிடிக்க, தற்காலிக வேர்ட் கோப்புகள் சேமிக்கப்பட்டுள்ள கோப்புறைக்குச் செல்ல வேண்டும். உங்கள் C டிரைவில் "நிரல் கோப்புகள்", பின்னர் "Microsoft Office", "OfficeXX" (XX என்பது நீங்கள் பயன்படுத்தும் அலுவலகத்தின் பதிப்பைக் குறிக்கும்) மற்றும் இறுதியாக "OfficeFileCache" கோப்புறையைத் தேர்ந்தெடுப்பதன் மூலம் இந்தக் கோப்புறையை அணுகலாம். நீங்கள் மீட்டெடுத்து மீண்டும் சேமிக்கக்கூடிய உங்கள் ஆவணங்களின் காப்பு பிரதிகளை அங்கு காணலாம்.
10. வேர்ட் கோப்புகளைச் சேமிக்கும் போது பாதுகாப்பை மேம்படுத்துதல்: குறியாக்கம் மற்றும் கடவுச்சொற்கள்
இப்போதெல்லாம், நமது கோப்புகளின் பாதுகாப்பு மிகவும் முக்கியமானது. அதனால்தான் வேர்ட் கோப்புகளைச் சேமிக்கும் போது பாதுகாப்பை மேம்படுத்துவது இன்றியமையாததாகிறது. குறியாக்கம் மற்றும் கடவுச்சொற்களைப் பயன்படுத்துவது எங்கள் ரகசியத் தகவலைப் பாதுகாப்பதற்கான மிகச் சிறந்த வழிகளில் ஒன்றாகும்.
எங்கள் வேர்ட் கோப்புகளுக்கு வலுவான மற்றும் தனித்துவமான கடவுச்சொல்லைப் பயன்படுத்துவதை உறுதி செய்வதே முதல் படி. ஒரு வலுவான கடவுச்சொல் பெரிய மற்றும் சிறிய எழுத்துக்கள், எண்கள் மற்றும் சிறப்பு எழுத்துக்களின் கலவையை உள்ளடக்கியதாக இருக்க வேண்டும். பொதுவான சொற்கள் அல்லது எளிதில் அடையாளம் காணக்கூடிய தனிப்பட்ட தகவல்களைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்ப்பதும் நல்லது. மேலும், நமது எல்லா கோப்புகளுக்கும் ஒரே கடவுச்சொல்லைப் பயன்படுத்தாமல் இருப்பது அவசியம்.
வலுவான கடவுச்சொல்லை நிறுவியவுடன், நமது தகவலைப் பாதுகாக்க Word இன் என்க்ரிப்ஷன் விருப்பத்தைப் பயன்படுத்தலாம். ஒரு வேர்ட் கோப்பை குறியாக்கம் செய்யும் போது, ஒரு குறியாக்க அல்காரிதம் தரவை படிக்க முடியாத வடிவமாக மாற்ற பயன்படுகிறது. இதன் பொருள் யாரேனும் கோப்பை அணுக முடிந்தாலும், சரியான கடவுச்சொல் இல்லாமல் அதன் உள்ளடக்கங்களைப் படிக்க முடியாது. வேர்ட் கோப்பை குறியாக்கம் செய்ய, நாம் "கோப்பு" தாவலுக்குச் சென்று, "ஆவணத்தைப் பாதுகாத்து" என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து, "கடவுச்சொல்லுடன் குறியாக்கம்" விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். அடுத்து, எங்கள் கடவுச்சொல்லை உள்ளிட்டு உறுதிப்படுத்துவோம். கடவுச்சொல்லை மறந்துவிட்டால், கோப்பில் சேமிக்கப்பட்ட தகவலை அணுக முடியாது என்பதை நினைவில் கொள்வது அவசியம், எனவே அதை பாதுகாப்பான மற்றும் நம்பகமான இடத்தில் சேமிப்பது அவசியம்.
11. வேர்ட் கோப்புகளைப் பகிரவும்: சிறந்த நடைமுறைகளைச் சேமித்தல் மற்றும் அனுப்புதல்
வேர்ட் கோப்புகளைப் பகிரும்போது, ஆவணத்தின் ஒருமைப்பாடு மற்றும் இணக்கத்தன்மையை உறுதிப்படுத்த சிறந்த சேமிப்பு மற்றும் அனுப்பும் நடைமுறைகளைப் பின்பற்றுவது முக்கியம். இந்த செயல்முறையை எளிதாக்க சில முக்கிய பரிந்துரைகள் இங்கே:
1. வடிவமைப்பைச் சேமி: வேர்ட் கோப்பைப் பகிர்வதற்கு முன், நிரலின் பெரும்பாலான பதிப்புகளுடன் இணக்கமான வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்துவது அவசியம். சரியாகப் பார்ப்பதற்கும் திருத்துவதற்கும் ஆவணத்தை .doc அல்லது .docx வடிவத்தில் சேமிக்க பரிந்துரைக்கப்படுகிறது. மேலும், பொருந்தக்கூடிய சிக்கல்களைத் தவிர்க்க உள்ளடக்கம் சரியாக வடிவமைக்கப்பட்டு கட்டமைக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
2. இணைப்புகளை சுருக்கவும்: மின்னஞ்சல் வழியாக அனுப்பவோ அல்லது ஆன்லைன் இயங்குதளங்கள் மூலம் பகிரவோ முடியாத அளவுக்கு வேர்ட் கோப்பு பெரிதாக இருந்தால், அதன் அளவைக் குறைக்க அதை சுருக்குவது நல்லது. கோப்பை .zip வடிவத்தில் சுருக்க WinRAR அல்லது 7-Zip போன்ற கருவிகளைப் பயன்படுத்தலாம். ஜிப் செய்யப்பட்ட கோப்புறையில் அனைத்து தொடர்புடைய படங்கள் மற்றும் ஆவணங்களைச் சேர்ப்பதை உறுதிசெய்யவும்.
3. சேமிப்பக தளங்களைப் பயன்படுத்துதல் மேகத்தில்: வேர்ட் கோப்புகளைப் பகிர்வதற்கான ஒரு வசதியான விருப்பம் கிளவுட் ஸ்டோரேஜ் தளங்களைப் பயன்படுத்துவதாகும் Google இயக்ககம் அல்லது டிராப்பாக்ஸ். ஒத்துழைப்பதற்கான விருப்பங்களை வழங்குவதோடு, ஆவணங்களை விரைவாகவும் எளிதாகவும் பதிவேற்றவும் பகிரவும் இந்தக் கருவிகள் உங்களை அனுமதிக்கின்றன உண்மையான நேரத்தில். மேடையில் கோப்பைப் பதிவேற்றி, கூட்டுப்பணியாளர்கள் அல்லது பெறுநர்களுடன் இணைப்பைப் பகிரவும். ஆவணத்தை யார் பார்க்கலாம் அல்லது திருத்தலாம் என்பதைக் கட்டுப்படுத்த அணுகல் அனுமதிகளை அமைக்க மறக்காதீர்கள்.
12. வேர்ட் பைல்களை வெவ்வேறு வடிவங்களில் சேமித்து ஏற்றுமதி செய்வது எப்படி
உங்கள் ஆவணங்கள் வெவ்வேறு நிரல்கள் மற்றும் சாதனங்களுடன் இணக்கமாக இருப்பதை உறுதிசெய்ய, வேர்ட் கோப்புகளை வெவ்வேறு வடிவங்களில் சேமித்து ஏற்றுமதி செய்வது அவசியம். கீழே, இந்த பணியை விரைவாகவும் எளிதாகவும் நிறைவேற்றுவதற்கான படிகளை நாங்கள் வழங்குகிறோம்.
1. முதலில், நீங்கள் வேறு வடிவத்தில் சேமிக்க விரும்பும் Word ஆவணத்தைத் திறக்கவும். கருவிப்பட்டியில் உள்ள "கோப்பு" தாவலுக்குச் சென்று, "இவ்வாறு சேமி" என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
- 2. நீங்கள் கோப்பைச் சேமிக்க விரும்பும் வடிவமைப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். Word ஆனது .docx, .pdf, .html, .txt போன்ற பல்வேறு விருப்பங்களை வழங்குகிறது. உங்கள் தேவைகளுக்கு ஏற்ப பொருத்தமான வடிவமைப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- 3. உங்கள் கணினி அல்லது சாதனத்தில் கோப்பைச் சேமிப்பதற்கான இடத்தைத் தேர்வுசெய்துள்ளீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். நீங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட கோப்புறையைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம் அல்லது கோப்பைச் சேமிக்கலாம் மேசை மீது எளிதாக அணுகுவதற்கு.
- 4. நீங்கள் வடிவம் மற்றும் இருப்பிடத்தைத் தேர்ந்தெடுத்ததும், விரும்பிய வடிவத்தில் கோப்பைச் சேமிக்க "சேமி" என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். வேர்ட் தானாகவே ஆவணத்தை தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட புதிய வடிவத்திற்கு மாற்றும்.
வேர்ட் கோப்பை வேறு வடிவத்திற்கு ஏற்றுமதி செய்யும் போது, சில வடிவமைப்பு கூறுகள் பாதிக்கப்படலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். ஏற்றுமதி செய்யப்பட்ட கோப்பை மதிப்பாய்வு செய்து, சரியான வடிவம் பராமரிக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதிசெய்து, தேவைப்பட்டால் தேவையான மாற்றங்களைச் செய்வது நல்லது. இப்போது உங்கள் வேர்ட் கோப்புகளை வெவ்வேறு வடிவங்களில் சேமிக்கவும் ஏற்றுமதி செய்யவும் தயாராக உள்ளீர்கள்!
13. வேர்ட் கோப்புகளை சேமிக்கும் போது ஏற்படும் பொதுவான பிரச்சனைகளை எவ்வாறு சரிசெய்வது
வேர்ட் கோப்புகளைச் சேமிப்பதில் சிக்கல்கள் வெறுப்பாக இருக்கலாம், ஆனால் அதிர்ஷ்டவசமாக அவற்றைத் தீர்க்க தீர்வுகள் உள்ளன. வேர்ட் கோப்புகளைச் சேமிக்கும்போது மிகவும் பொதுவான சிக்கல்களைத் தீர்க்க உதவும் மூன்று சாத்தியமான தீர்வுகளை இங்கே நாங்கள் வழங்குகிறோம்.
1. சேமிக்கும் இடத்தைச் சரிபார்க்கவும்: ஒரு கோப்பை தவறான அல்லது அணுக முடியாத இடத்தில் சேமிப்பது மிகவும் பொதுவான பிரச்சனைகளில் ஒன்றாகும். கோப்பைச் சேமிப்பதற்கு முன், சரியான கோப்புறையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். மேலும், அந்த இடத்தில் கோப்புகளைச் சேமிக்க தேவையான அனுமதிகள் உங்களிடம் உள்ளதா என்பதைச் சரிபார்க்கவும். உங்களிடம் போதுமான அனுமதிகள் இல்லையென்றால், கோப்பை வேறு இடத்தில் சேமிக்க முயற்சிக்கவும் அல்லது உங்கள் கணினி நிர்வாகியைத் தொடர்பு கொள்ளவும்.
2. கோப்பின் பெயர் மற்றும் நீட்டிப்பைச் சரிபார்க்கவும்: மற்றொரு பொதுவான பிரச்சனை என்னவென்றால், கோப்பு பெயர் அல்லது நீட்டிப்பு தவறாக அல்லது தவறாக எழுதப்பட்டுள்ளது. கோப்பைச் சேமிப்பதற்கு முன், பெயரில் சிறப்பு எழுத்துகள் அல்லது இடைவெளி இல்லை என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். மேலும், கோப்பு நீட்டிப்பு சரியானதா என்பதைச் சரிபார்க்கவும் (Word இன் புதிய பதிப்புகளுக்கான .docx). பெயர் அல்லது நீட்டிப்பு தவறாக எழுதப்பட்டிருந்தால், கோப்பைச் சேமிப்பதற்கு முன் அதை மாற்றவும்.
3. வேர்ட் ரிப்பேர் டூலைப் பயன்படுத்தவும்: மேலே உள்ள படிகள் எதுவும் சிக்கலைத் தீர்க்கவில்லை என்றால், நீங்கள் வேர்ட் ரிப்பேர் டூலைப் பயன்படுத்தி முயற்சி செய்யலாம். மைக்ரோசாஃப்ட் ஆபிஸ் புரோகிராமில் சேர்க்கப்பட்டுள்ள இந்தக் கருவி, வேர்ட் பைல்கள் தொடர்பான பிரச்னைகளைக் கண்டறிந்து சரிசெய்யும். இதைப் பயன்படுத்த, "கண்ட்ரோல் பேனல்" -> "நிரல்கள்" -> "நிரல்கள் மற்றும் அம்சங்கள்" -> "மைக்ரோசாப்ட் ஆபிஸ்" -> "மாற்று" -> "பழுதுபார்ப்பு" என்பதற்குச் செல்லவும். பழுதுபார்க்கும் செயல்முறையை முடிக்க திரையில் உள்ள வழிமுறைகளைப் பின்பற்றவும்.
14. வேர்டில் கோப்புகளைச் சேமிக்கும் செயல்முறையை மேம்படுத்த கூடுதல் கருவிகள்
வேர்டில் கோப்புகளைச் சேமிக்கும் செயல்முறையை மேம்படுத்தும் மற்றும் ஆவணங்களின் ஒருமைப்பாடு மற்றும் பாதுகாப்பை உறுதிசெய்யும் பல கூடுதல் கருவிகள் உள்ளன. இந்தக் கருவிகள் கோப்புச் சேமிப்பையும் மீட்டெடுப்பையும் எளிதாக்க மேம்படுத்தப்பட்ட செயல்பாடுகளையும் அம்சங்களையும் வழங்குகின்றன. உதவியாக இருக்கும் சில விருப்பங்கள் கீழே உள்ளன:
1. தானியங்கு சேமிப்பு: வேர்டின் தானாகச் சேமிக்கும் அம்சம் மிகவும் பயனுள்ள கருவியாகும். கட்டமைக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது வழக்கமான இடைவெளிகள் ஆவணத்தில் செய்யப்பட்ட மாற்றங்களை நிரல் தானாகவே சேமிக்கும் நேரம். இந்த வழியில், கணினி தோல்விகள் அல்லது நிரலின் தற்செயலான மூடல் நிகழ்வுகளில் தகவல் இழப்பு தவிர்க்கப்படுகிறது.
2. கிளவுட் காப்புப்பிரதி: கூகுள் டிரைவ், டிராப்பாக்ஸ் அல்லது மைக்ரோசாஃப்ட் ஒன்ட்ரைவ் போன்ற கிளவுட் ஸ்டோரேஜ் சேவைகளில் வேர்ட் கோப்புகளைச் சேமிப்பது, இணைய இணைப்பு உள்ள எந்தச் சாதனத்திலிருந்தும் காப்பு பிரதிகள் மற்றும் ஆவணங்களை அணுகுவதற்கான சிறந்த வழி. இந்த சேவைகள் பொதுவாக இலவச சேமிப்பகத்தை வழங்குகின்றன, மேலும் தேவைக்கேற்ப இடத்தை விரிவுபடுத்தும் வாய்ப்பு உள்ளது.
3. கடவுச்சொற்கள் மற்றும் அனுமதிகள்: கோப்புகளின் ரகசியத்தன்மையைப் பாதுகாக்க, வேர்ட் திறக்கும் கடவுச்சொற்கள் மற்றும் எடிட்டிங் அனுமதிகளை அமைக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது. வலுவான கடவுச்சொற்களைப் பயன்படுத்துவது முக்கியம் மற்றும் அங்கீகரிக்கப்படாத நபர்களுடன் அவற்றைப் பகிரக்கூடாது. கூடுதலாக, குறிப்பிட்ட நபர்கள் மட்டுமே ஆவணத்தில் மாற்றங்களைச் செய்யக்கூடிய வகையில் குறிப்பிட்ட அனுமதிகளை அமைக்கலாம்.
முடிவில், ஒரு Word கோப்பை சேமிப்பது என்பது தகவல்களைப் பாதுகாப்பதற்கும் எதிர்காலத்தில் அதன் அணுகலை உறுதி செய்வதற்கும் எளிமையான ஆனால் அத்தியாவசியமான தொழில்நுட்ப செயல்முறையாகும். "சேமி" அல்லது "இவ்வாறு சேமி" விருப்பத்தைப் பயன்படுத்தினாலும், கோப்பு சேமிக்கப்படும் பொருத்தமான இடத்தைத் தேர்ந்தெடுப்பது முக்கியம். சாத்தியமான இணக்கத்தன்மை சிக்கல்களைத் தவிர்க்க, நட்புப் பெயர்களைப் பயன்படுத்தவும், பின்தங்கிய-இணக்கமான வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தவும் பரிந்துரைக்கிறோம். கூடுதலாக, கடவுச்சொல்லை அமைப்பது அல்லது திருத்த முடியாத வடிவங்களைப் பயன்படுத்துவது போன்ற ஆவணப் பாதுகாப்பு மற்றும் பாதுகாப்பு அம்சங்களைப் பயன்படுத்தி, தனியுரிமையைப் பாதுகாப்பதற்கும் அங்கீகரிக்கப்படாத மாற்றங்களைத் தடுப்பதற்கும் நீண்ட தூரம் செல்ல முடியும். இந்த அம்சங்களை மனதில் வைத்து, வேர்ட் கோப்புகளைச் சேமிப்பது எந்தவொரு திட்டத்திலும் அல்லது எந்தவொரு தொழில்முறைத் துறையிலும் திறமையான மற்றும் நம்பகமான பணியாக மாறும். நினைவில் கொள்ளுங்கள், சேமிப்பது ஒரு எளிய செயல் மட்டுமல்ல, பாதுகாப்பாகவும் திறமையாகவும் செய்யப்படும் வேலையைப் பாதுகாக்கவும் பராமரிக்கவும் ஒரு மூலோபாய நடவடிக்கை. இந்தக் கருத்துகளைப் பயன்படுத்தத் தொடங்குங்கள், உங்கள் வேர்ட் கோப்புகள் எவ்வாறு திறம்பட பாதுகாக்கப்படும் என்பதை நீங்கள் காண்பீர்கள்.
நான் செபாஸ்டியன் விடல், தொழில்நுட்பம் மற்றும் DIY மீது ஆர்வமுள்ள கணினி பொறியாளர். மேலும், நான் உருவாக்கியவன் tecnobits.com, தொழில்நுட்பத்தை மேலும் அணுகக்கூடியதாகவும், அனைவருக்கும் புரிந்துகொள்ளக்கூடியதாகவும் மாற்றுவதற்காக நான் பயிற்சிகளைப் பகிர்ந்துகொள்கிறேன்.