กฎของ Outlook ไม่ทำงานเมื่อปิดโปรแกรม: จะแก้ไขได้อย่างไร

Si กฎของ Outlook จะไม่ทำงานเมื่อปิดโปรแกรมแล้วตรวจสอบว่าโปรแกรมเหล่านั้นทำงานที่ใด บางโปรแกรมขึ้นอยู่กับแอปพลิเคชันที่ติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ ในขณะที่บางโปรแกรมประมวลผลบนเซิร์ฟเวอร์ และสามารถจัดการอีเมลได้แม้ในขณะที่คอมพิวเตอร์ปิดอยู่

วิธีการแก้ปัญหาขึ้นอยู่กับบัญชี เวอร์ชันของ Outlook และเงื่อนไขและการดำเนินการของกฎ ก่อนที่จะสร้างกฎใหม่ ให้ตรวจสอบว่าจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรในเครื่องหรือไม่ หรือควรทำงานโดยตรงในกล่องจดหมาย

ตรวจสอบว่ากฎดังกล่าวขึ้นอยู่กับ Outlook เวอร์ชันคลาสสิกหรือไม่

ใน Outlook เวอร์ชันคลาสสิก ให้เปิด ไฟล์ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน และตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมด

การกระทำต่างๆ เช่น การพิมพ์ข้อความ การเล่นเสียง หรือการใช้โฟลเดอร์ในเครื่อง อาจต้องใช้ Outlook ที่กำลังทำงานอยู่ ในทางตรงกันข้าม กฎที่ใช้งานได้กับเซิร์ฟเวอร์สามารถย้ายข้อความระหว่างโฟลเดอร์ภายในกล่องจดหมายได้โดยไม่ต้องพึ่งพาคอมพิวเตอร์

ตรวจสอบชุดคำสั่งทั้งหมด: การกระทำที่ดูเหมือนง่ายไม่ได้หมายความว่าชุดคำสั่งนั้นจะสามารถประมวลผลบนเซิร์ฟเวอร์ได้เสมอไป

ลองใช้กับข้อความใหม่และหลังจากปิดโปรแกรมแล้ว

เพื่อทดสอบพฤติกรรม ให้เตรียมการทดสอบที่ไม่แก้ไขอีเมลสำคัญ:

1. จงเขียนเงื่อนไข ข้อยกเว้น และการกระทำที่เกี่ยวข้องกับกฎนั้น
2. ปิดโปรแกรม Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
3. ส่งข้อความใหม่จากบัญชีอื่นที่ตรงตามเงื่อนไข
4. ตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณจากเว็บเบราว์เซอร์ โดยไม่ต้องเปิดโปรแกรม Outlook เวอร์ชันคลาสสิกขึ้นมาใหม่
5. ตรวจสอบว่าได้รับข้อความแล้วหรือไม่ และได้ดำเนินการตามที่แจ้งไว้แล้วหรือไม่

หากอีเมลได้รับการจัดระเบียบเรียบร้อยแล้วก่อนที่คุณจะเปิดแอปพลิเคชัน การทดสอบนี้แสดงให้เห็นว่าไม่จำเป็นต้องใช้ไคลเอ็นต์บนเดสก์ท็อปในการทำงาน แต่ถ้าหากประมวลผลเฉพาะเมื่อคุณเปิดแอปพลิเคชันเท่านั้น ให้ตรวจสอบการพึ่งพาของโปรแกรมในเครื่องของคุณ

อย่าสับสนการตรวจสอบนี้กับการเรียกใช้กฎด้วยตนเองกับข้อความเก่า โดยค่าเริ่มต้น กฎขาเข้าจะใช้ได้เฉพาะกับข้อความที่เข้ามาหลังจากที่สร้างขึ้นเท่านั้น การเรียกใช้ด้วยตนเองจะตรวจสอบสถานการณ์ที่แตกต่างออกไป

สร้างกฎบนเซิร์ฟเวอร์เพื่อจัดระเบียบอีเมลโดยไม่ต้องเปิด Outlook

หากคุณมีบัญชี Outlook.com หรือ Microsoft 365 ที่ใช้งานร่วมกันได้ คุณสามารถตั้งค่ากฎจากเว็บได้:

1. เปิดกล่องจดหมายที่เกี่ยวข้อง
2. เข้า การตั้งค่า > อีเมล > กฎ.
3. เลือก เพิ่มกฎใหม่.
4. ระบุชื่อและเงื่อนไขง่ายๆ เช่น ผู้ส่งที่เฉพาะเจาะจง
5. เลือกย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณ
6. บันทึกแล้วลองใหม่ด้วยอีเมลใหม่

เลือกโฟลเดอร์ที่มีอยู่ในกล่องจดหมายเดียวกัน ไม่ใช่โฟลเดอร์จากไฟล์ PST ที่บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ

เมื่อระบบทำงานได้แล้ว ให้เพิ่มเงื่อนไขที่จำเป็นทีละรายการ ก่อนที่จะนำไปใช้ร่วมกับกฎก่อนหน้า ให้ตรวจสอบว่าทั้งสองกฎสามารถทำงานกับข้อความเดียวกันได้หรือไม่ หลีกเลี่ยงการสร้างกฎซ้ำซ้อนที่จะทำให้ยากต่อการระบุว่ากฎใดถูกใช้งาน

ตรวจสอบการเปิดใช้งาน โฟลเดอร์ และลำดับ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานกฎแล้วและเป็นของบัญชีที่ถูกต้อง หาก Outlook แจ้งข้อผิดพลาด ให้ตรวจสอบโฟลเดอร์ปลายทางและรายการที่เลือกในคำอธิบาย

โฟลเดอร์ที่ถูกลบหรือปลายทางที่ไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป จำเป็นต้องอัปเดตกฎ อย่าคิดว่าการเปลี่ยนชื่อใดๆ จะทำให้การอ้างอิงใช้งานไม่ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปลายทางใดที่ระบุไว้จริง

ลำดับความเป็นระเบียบก็สำคัญเช่นกัน หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม เป็นการป้องกันไม่ให้กฎข้อถัดไปถูกนำไปใช้กับข้อความที่ได้ปฏิบัติตามกฎข้อนั้นแล้ว

นี่อาจเป็นมาตรการป้องกันที่มีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น ช่วยให้กฎเฉพาะเจาะจงสามารถเก็บอีเมลไว้ก่อนที่กฎทั่วไปจะลบออกได้ ควรเปลี่ยนลำดับความสำคัญหรือตัวเลือกนั้นหลังจากตรวจสอบแล้วว่าควรดำเนินการอย่างไรกับข้อความเดียวกันนั้น

มีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้างใน Outlook เวอร์ชันใหม่, Mac และบัญชีภายนอก

กฎที่ย้ายมาจาก Outlook เวอร์ชันเก่า อาจแสดงเป็น "ไม่สามารถมองเห็นและแก้ไขได้" ให้สร้างกฎนั้นขึ้นใหม่โดยใช้ตัวเลือกที่มีอยู่ใน Outlook เวอร์ชันใหม่ หรือบนเว็บ คุณสมบัติในเครื่องจะไม่ถูกถ่ายโอนโดยอัตโนมัติ

สำหรับ Gmail, Yahoo หรือ iCloud ที่เพิ่มลงใน Outlook เวอร์ชันใหม่ ให้ตั้งค่าตัวกรองในบริการอีเมลนั้นๆ การมีบัญชีอยู่ในแอปพลิเคชันไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถจัดการกฎของบัญชีเหล่านั้นได้

หากคุณใช้ POP หรือ IMAP ใน Outlook Classic อย่าคิดว่ากฎที่สร้างบนคอมพิวเตอร์ของคุณจะถูกติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการโดยอัตโนมัติ สำหรับการจัดระเบียบข้อความเมื่อคอมพิวเตอร์ของคุณปิดอยู่ ให้ดูตัวกรองที่มีอยู่บนเว็บไซต์ของผู้ให้บริการ

Outlook สำหรับ Mac เวอร์ชันปัจจุบันรองรับกฎฝั่งเซิร์ฟเวอร์ หากคุณใช้คำแนะนำเก่าสำหรับกฎภายในเครื่อง โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าตรงกับเวอร์ชันที่คุณติดตั้งไว้

หากการส่งต่ออีเมลล้มเหลวเพียงรายการเดียว ให้ตรวจสอบนโยบายกล่องจดหมายของคุณ

กฎอาจถูกเรียกใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์แล้วแต่ก็ยังไม่สามารถส่งต่อข้อความได้ ใน Microsoft 365 นโยบายอีเมลขาออกสามารถบล็อกการส่งต่ออัตโนมัติไปยังที่อยู่ภายนอกได้

หากได้รับข้อความแจ้งเตือนว่าสินค้าส่งไม่ถึงผู้รับ เช่น 5.7.520วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ดูแลระบบได้รับข้อความทั้งหมดเพื่อตรวจสอบนโยบายที่ใช้ การเปลี่ยนแปลงกฎของเว็บไซต์ไม่ได้ลบการบล็อกประเภทนี้ออก

Exchange Online ยังบันทึกการตรวจสอบเหล่านี้ไว้ด้วย:

• การตั้งค่าการส่งต่อโดยตรงในกล่องจดหมายอาจขัดขวางกฎการส่งต่อบางอย่าง
• กฎการส่งต่อหรือการเปลี่ยนเส้นทางการส่งอีเมลมีข้อจำกัดอยู่ที่ผู้รับไม่เกินสิบราย ผู้ดูแลระบบสามารถประเมินกลุ่มผู้รับที่เหมาะสมได้
• ข้อความนี้จะไม่ถูกส่งต่อหรือเปลี่ยนเส้นทางกลับไปยังผู้ส่งต้นทาง
• ระบบป้องกันการวนซ้ำสามารถป้องกันการส่งต่อข้อมูลแบบต่อเนื่องได้

ดังนั้น ให้ใช้บัญชีอื่นเป็นผู้ส่งทดสอบ และจดบันทึกว่าคุณคาดว่าจะได้รับข้อความนั้นที่ใด

หากกฎดังกล่าวยังคงใช้ไม่ได้ผลต่อไป ฉันควรให้ข้อมูลอะไรบ้างเพื่อสนับสนุนข้อนี้?

โปรแกรมนี้บันทึกเวอร์ชันของ Outlook ประเภทบัญชี เงื่อนไขและขั้นตอนของกฎ และผลการทดสอบหลังจากปิดโปรแกรมแล้ว นอกจากนี้ยังระบุด้วยว่าอีเมลมาถึงกล่องจดหมายหรือไม่ และมีข้อความแสดงข้อผิดพลาดหรือไม่

หากกฎดังกล่าวใช้งานไม่ได้แม้กระทั่งบนเว็บ การแก้ไขปัญหาเพิ่มเติมควรเน้นไปที่การกำหนดค่ากล่องจดหมายและบริการ หากใช้งานไม่ได้เฉพาะบนการติดตั้งบนเดสก์ท็อป ให้ตรวจสอบแอปพลิเคชันและส่วนประกอบที่เกี่ยวข้องในเครื่อง

ก่อนลบกฎ ให้บันทึกการตั้งค่าของกฎเหล่านั้นไว้ก่อน หลีกเลี่ยงการดำเนินการที่ลบกฎทั้งหมดเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดเพียงข้อเดียว การทดสอบที่ง่ายและสามารถทำซ้ำได้จะช่วยให้คุณดำเนินการต่อไปได้โดยไม่สูญเสียระบบอัตโนมัติที่ยังคงทำงานอยู่