เหตุใดการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel จึงไม่ทำงานเมื่อคัดลอกและวาง

คุณได้ตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในรายการแล้วจึงพบว่า... มีคนใส่ค่าที่ไม่ถูกต้องลงไป และระบบตรวจสอบความถูกต้องก็ไม่แสดงอาการอะไรเลยคุณอาจสังเกตเห็นว่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ไม่ทำงานเมื่อคุณคัดลอกและวาง ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น? คุณจะแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างไร? รายละเอียดทั้งหมดอยู่ด้านล่าง

เหตุใดการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel จึงไม่ทำงานเมื่อคัดลอกและวาง

การที่ระบบตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ไม่ทำงานเมื่อคัดลอกและวางนั้นเป็นพฤติกรรมที่พบได้บ่อยในโปรแกรม ข่าวร้ายก็คือ ไมโครซอฟต์ถือว่านี่เป็น "คุณสมบัติ" ไม่ใช่ข้อผิดพลาด ดังนั้น วิธีแก้ปัญหานี้ต้องอาศัยความรู้เทคนิคบางอย่างแต่ก่อนที่เราจะกล่าวถึงสาเหตุเหล่านั้น เรามาพูดถึงสาเหตุที่ทำให้เกิดเหตุการณ์เช่นนี้กันก่อน

หากคุณทำงานกับสเปรดชีตที่ใช้ร่วมกัน คุณจะรู้ว่าฟีเจอร์การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel มีประโยชน์มากแค่ไหน มันช่วยให้คุณสร้างรายการแบบดรอปดาวน์ จำกัดค่าที่ป้อนลงในเซลล์ หรือป้องกันไม่ให้ใครป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เป็นฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพ แต่... สามารถลบล้างได้อย่างง่ายดายด้วยการคัดลอกและวางข้อมูล.

La เอกสารอย่างเป็นทางการจาก Microsoft เธออธิบายเรื่องนี้อย่างชัดเจนว่า "การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมีจุดประสงค์เพื่อแสดงข้อความแจ้งเตือนและป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง" เฉพาะเมื่อมีการเขียนข้อมูลลงในเซลล์โดยตรงเท่านั้น"แต่เมื่อคุณวางข้อมูล กรอกข้อมูลในเซลล์ หรือมาโครแทรกข้อมูล ข้อความแจ้งเตือนการตรวจสอบความถูกต้องจะไม่ปรากฏขึ้น และข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะเข้าสู่เซลล์ได้โดยไม่มีปัญหา ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น?"

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไม่ใช่สิ่งที่รับประกันได้ 100%

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ไม่ทำงานเมื่อคัดลอกและวาง เนื่องจากฟังก์ชันนี้ไม่ได้ล็อกเซลล์อย่างสมบูรณ์ แต่จะล็อกเซลล์ไว้บางส่วนแทน เป็นกฎที่ควบคุมวิธีการป้อนข้อมูลบางอย่างเข้าไปในระบบโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเขียนโดยตรง ลองดูตัวอย่างกัน

คุณสามารถตั้งค่าเซลล์ให้ยอมรับเฉพาะค่าจากรายการแบบดรอปดาวน์ที่มีตัวเลือก "รอดำเนินการ" "กำลังดำเนินการ" และ "เสร็จสมบูรณ์" เท่านั้น หากมีคนพยายาม พิมพ์ด้วยตนเอง เมื่อพิมพ์ "เสร็จสิ้น" แล้ว Excel อาจแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดและปฏิเสธเนื้อหา

แต่ ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อทำการคัดลอกและวางเมื่อคุณวางข้อมูลจากเซลล์อื่นลงไป Excel จะป้อนข้อมูลโดยไม่ตรวจสอบความถูกต้องเหมือนกับการพิมพ์ด้วยตนเอง ดังนั้นค่าในเซลล์จึงอาจไม่ตรงกับรายการที่อนุญาต

หลักการเดียวกันนี้สามารถนำมาใช้ได้หากคุณคัดลอกเซลล์ที่มีคุณสมบัติอื่นๆ เช่น การจัดรูปแบบหรือกฎการตรวจสอบความถูกต้อง: วางและเขียนทับ การตั้งค่าดั้งเดิมของเซลล์ปลายทาง นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลที่การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ไม่ทำงานเมื่อคัดลอกและวาง แต่ยังมีสาเหตุอื่นๆ อีก

การคัดลอกและวางจะแทนที่กฎเดิม

อีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ Excel หยุดเคารพการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนั้นเกี่ยวข้องกับประเภทของการวางข้อมูลที่ใช้ เมื่อ คุณคัดลอกเซลล์โดยใช้ Ctrl + Vคุณไม่ได้แค่คัดลอกข้อมูลที่มองเห็นได้เท่านั้น แต่ยังคัดลอกการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องด้วย การกระทำนี้จะถ่ายโอนการจัดรูปแบบ สูตร คำอธิบาย และกฎการตรวจสอบความถูกต้องอื่นๆ

แม้ว่าคุณจะใช้ ใช้คำสั่ง Paste Special และเลือกเฉพาะ "Values" เพื่อให้การตรวจสอบความถูกต้องคงอยู่ ค่าที่วางลงไปจะไม่ถูกกรองด้วยกฎ Excel จะยอมรับค่าดังกล่าวโดยไม่ต้องตรวจสอบว่าตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้หรือไม่ กล่าวโดยสรุปคือ การตรวจสอบความถูกต้องมีอยู่ แต่การตรวจสอบถูกข้ามไป

โปรแกรม Excel อนุญาตให้คุณวางค่าที่ไม่ปรากฏในรายการแบบดรอปดาวน์ได้

รายละเอียดตรงนี้อาจทำให้สับสนได้: รายการแบบดรอปดาวน์ที่มีตัวเลือกยังคงปรากฏอยู่ในเซลล์ แต่ Excel ยอมรับค่าที่ไม่รวมอยู่ในนั้นนี่คือเหตุผลที่การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ไม่ทำงานเมื่อคัดลอกและวาง และหากไม่ได้เปิดใช้งานการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด คุณอาจไม่รู้ด้วยซ้ำว่ามีค่าที่ไม่ถูกต้อง

เพื่อตรวจสอบ ให้เลือกเซลล์ที่มีปัญหา แล้วไปที่แท็บ "ข้อมูล" จากนั้นคลิก "การตรวจสอบข้อมูล" และเปิดแท็บ "ข้อความแสดงข้อผิดพลาด" คุณจะพบตัวเลือกที่เรียกว่า "แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดหากป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง" นอกจากนี้ คุณยังสามารถ เลือกประเภทการแจ้งเตือน สิ่งที่คุณอยากเห็น:

• จับกุม: ป้องกันไม่ให้ระบบยอมรับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเมื่อป้อนลงในเซลล์โดยตรง
• คำเตือน: แสดงคำเตือน แต่จะอนุญาตให้ดำเนินการต่อได้หากผู้ใช้ยืนยันการดำเนินการ
• ข้อมูล: แสดงว่าข้อมูลไม่ตรงตามกฎ แต่ยังสามารถเก็บไว้ได้

หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดระหว่างการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ตัวเลือกที่แนะนำคือ "หยุด" แต่โปรดจำไว้ว่าการตั้งค่านี้ ระบบนี้ไม่สามารถป้องกันการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจากการคัดลอกและวางได้มีอะไรที่ได้ผลจริงบ้างไหม? นี่คือเคล็ดลับบางอย่าง

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ไม่ทำงานเมื่อคัดลอกและวาง: วิธีแก้ไข

คุณจะทำอย่างไรหากการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ไม่ทำงานเมื่อคุณคัดลอกและวาง? การหาวิธีแก้ปัญหาที่ได้ผลนั้นสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน ลองมาดูตัวอย่างกัน แนวทางแก้ไขที่เป็นรูปธรรมพร้อมทั้งข้อจำกัดของแนวทางเหล่านั้น.

การเชื่อมโยงพิเศษกับ "การตรวจสอบความถูกต้อง"

หากคุณต้องการคัดลอกเซลล์ที่มีการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องไว้แล้วไปยังชีตอื่น คุณสามารถใช้ ใช้ฟังก์ชันวางแบบพิเศษและเลือกตัวเลือก "การตรวจสอบความถูกต้อง"วิธีนี้จะคัดลอกเฉพาะกฎ ไม่ได้คัดลอกข้อมูล ดังนั้นจึงมีประโยชน์สำหรับการจำลองการตั้งค่า แต่ไม่ได้แก้ปัญหาการวางข้อมูลจากภายนอกลงในเซลล์ที่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องแล้ว

ตาราง Excel

Si แปลงช่วงข้อมูลของคุณให้เป็นตาราง (Ctrl + T)Excel จะขยายการตรวจสอบความถูกต้องโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มแถวใหม่ ดังนั้น หากคุณวางข้อมูลลงด้านล่างตารางโดยตรง ข้อมูลจะขยายออกและกฎจะถูกนำไปใช้กับเซลล์ใหม่ นี่เป็นวิธีแก้ปัญหาที่ดูดีสำหรับการเพิ่มข้อมูล แต่ไม่ได้ป้องกันไม่ให้ผู้อื่นวางข้อมูลทับเซลล์ที่มีอยู่แล้ว

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ไม่ทำงานเมื่อคัดลอกและวาง: วิธีแก้ปัญหาโดยการกด F2

สมมติว่าคุณต้องการวางค่าลงไป และต้องการให้ระบบตรวจสอบความถูกต้อง คุณสามารถทำได้ บังคับให้ทำการตรวจสอบโดยการกดปุ่ม F2 เมื่อเข้าสู่โหมดแก้ไขในเซลล์แล้ววางข้อมูล Excel จะตีความการกระทำดังกล่าวว่าเป็นการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและจะเรียกใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล วิธีนี้มีประสิทธิภาพในบางกรณี แต่ไม่เหมาะสมหากคุณต้องการวางข้อมูลทั้งคอลัมน์

VBA (ทางออกที่ดีที่สุด แต่ก็มีค่าใช้จ่าย)

ฟังก์ชันตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ไม่ทำงานขณะคัดลอกและวางใช่หรือไม่? วิธีเดียวที่มีประสิทธิภาพในการป้องกันผู้ใช้จากการวางข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในสเปรดชีตของคุณคือ... ใช้รหัสขั้นตอน Worksheet_Change ระบบสามารถตรวจจับเมื่อมีการแก้ไขเซลล์ที่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ตรวจสอบว่าค่าใหม่ตรงตามเกณฑ์หรือไม่ และหากไม่ตรงตามเกณฑ์ ให้ลบค่าดังกล่าวหรือแสดงคำเตือน

ตามหลักตรรกะแล้ว นี่คือ ต้องมีความรู้เกี่ยวกับ VBA (Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน) และในสภาพแวดล้อมขององค์กรหลายแห่งนั้น มาโครถูกปิดใช้งานแล้ว เนื่องจากนโยบายด้านความปลอดภัย ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ไม่มีวิธีแก้ปัญหาแบบเบ็ดเสร็จสำหรับกรณีที่การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ล้มเหลวระหว่างการคัดลอกและวาง คุณทำได้เพียงบรรเทาปัญหาด้วยมาตรการใดมาตรการหนึ่งที่กล่าวถึงไปก่อนหน้านี้เท่านั้น