วิธีจัดการการแจ้งเตือน Notion ของคุณด้วย Notion Agent

เมื่อคุณทำงานร่วมกันในหลายโปรเจกต์บน Notion กล่องจดหมายของคุณอาจเต็มไปด้วยการกล่าวถึง การตอบกลับความคิดเห็น คำเชิญ และการแจ้งเตือน การเปิดการแจ้งเตือนแต่ละรายการเพื่อตัดสินใจว่าจำเป็นต้องตอบกลับหรือไม่นั้นเสียเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่ได้ตรวจสอบพื้นที่ทำงานของคุณเป็นเวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวัน

El Notion Agent สามารถช่วยคุณจัดการการแจ้งเตือนเหล่านั้นได้คุณสามารถขอให้ระบบสรุปการแจ้งเตือนใหม่ๆ จัดกลุ่มตามโครงการ หรือทำเครื่องหมายและเก็บถาวรการแจ้งเตือนที่คุณตรวจสอบแล้วผ่านทางแชทได้ กล่องจดหมายเข้าจะยังคงแสดงการแจ้งเตือนต่างๆ อยู่ ระบบจะทำให้การตรวจสอบการแจ้งเตือนเป็นเรื่องง่ายและช่วยให้คุณสามารถดำเนินการบางอย่างกับการแจ้งเตือนเหล่านั้นได้ มาดูกันว่าจะใช้งานอย่างไรโดยไม่พลาดการแจ้งเตือนที่สำคัญ

วิธีขอสรุปการแจ้งเตือนของคุณจาก Notion Agent

เปิด กล่องขาเข้า จากด้านบนของแถบด้านข้าง Notion ให้แตะไอคอนเจ้าหน้าที่ ผลลัพธ์จะปรากฏในแชท คุณยังสามารถสอบถามเกี่ยวกับการแจ้งเตือนของคุณจากบทสนทนาอื่นกับเจ้าหน้าที่ Notion ได้โดยไม่ต้องเริ่มจากกล่องจดหมายเข้า

สำหรับการตรวจสอบเบื้องต้น แนะนำให้ขอสรุปก่อนที่จะจัดระเบียบหรือจัดเก็บเอกสารใดๆ คุณสามารถใช้คำแนะนำได้ดังนี้:

สรุปการแจ้งเตือนที่สำคัญซึ่งฉันต้องให้ความสนใจ แยกการกล่าวถึงและการตอบกลับความคิดเห็นออกจากส่วนอื่นๆ ระบุว่าการแจ้งเตือนแต่ละรายการเกี่ยวข้องกับเพจหรือโครงการใด อย่าเพิ่งทำเครื่องหมายหรือเก็บถาวรสิ่งใดๆ

วิธีนี้จะช่วยให้คุณแยกแยะข้อความที่ต้องตอบกลับออกจากข้อความเตือนความจำที่เพียงแค่ต้องอ่านอย่างรวดเร็วได้ หากสรุปมีรายการมากเกินไป ให้ดำเนินการต่อในแชทเดียวกันด้วยคำขอที่เจาะจงมากขึ้น เช่น "แสดงเฉพาะการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องกับโครงการ X" หรือ "แสดงการกล่าวถึงจากสัปดาห์นี้"

จัดกลุ่มประกาศตามโครงการ ประเภท หรือสถานะ

ตัวแทนแนวคิดสามารถ จัดกลุ่มการแจ้งเตือนตามหน้าหรือโครงการแบ่งตามประเภทการแจ้งเตือนและสถานะการอ่าน มุมมองเหล่านี้ตอบคำถามที่แตกต่างกัน การจัดกลุ่มตามโครงการช่วยให้คุณติดตามงานเฉพาะเจาะจงได้ การจัดกลุ่มตามประเภทจะแยกการกล่าวถึงออกจากคำเชิญหรือการเตือนความจำ และการจัดกลุ่มตามสถานะช่วยให้คุณเห็นว่ายังมีอะไรที่ยังไม่ได้อ่าน

ลองทำตามคำแนะนำสั้นๆ แล้วดูว่าการจัดหมวดหมู่นั้นเป็นประโยชน์กับคุณหรือไม่:

• "จัดกลุ่มการแจ้งเตือนของฉันตามโครงการ และแสดงการแจ้งเตือนที่มีการกล่าวถึงก่อน"
• "แยกการแจ้งเตือนที่ยังไม่ได้อ่านออกจากรายการที่ฉันได้ตรวจสอบแล้ว"
• "แสดงรายการตอบกลับความคิดเห็นที่ฉันได้รับในสัปดาห์นี้"

การจัดกลุ่มไม่ได้กำหนดลำดับความสำคัญอย่างเป็นกลางให้กับการแจ้งเตือนแต่ละรายการเสมอไป คำเชิญอาจเร่งด่วนสำหรับคุณ แต่ไม่สำคัญสำหรับคนอื่น ใช้ข้อมูลสรุปเพื่อประกอบการตัดสินใจ ควรเปิดและตอบคำถามใดก่อนโดยเฉพาะอย่างยิ่งก่อนที่จะแก้ไขสถานะของประกาศหลายรายการพร้อมกัน

ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วและเก็บการแจ้งเตือนไว้ในที่เก็บถาวร

หลังจากตรวจสอบประกาศต่างๆ แล้ว คุณสามารถขอให้ตัวแทนดำเนินการดังต่อไปนี้ได้ ทำเครื่องหมายการแจ้งเตือนว่าอ่านแล้วหรือยังไม่ได้อ่านนอกจากนี้ คุณยังสามารถเก็บถาวรหรือเรียกดูจากที่เก็บถาวรได้ Notion รองรับการดำเนินการแบบกลุ่ม เช่น การเก็บถาวรการแจ้งเตือนทั้งหมดที่อ่านแล้ว

ควรแยกขั้นตอนทั้งสองนี้ออกจากกัน: ขั้นแรก ขอให้ตัวแทนแสดงการแจ้งเตือนที่จะได้รับผลกระทบ และเมื่อคุณพอใจแล้ว จึงค่อยขอให้ดำเนินการ ตัวอย่างเช่น: "แสดงการแจ้งเตือนที่อ่านแล้วที่เกี่ยวข้องกับโครงการ X" จากนั้น: "เก็บถาวรการแจ้งเตือนที่อ่านแล้วเหล่านั้น"

หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการแจ้งเตือน ให้เปิดใน Notion และตรวจสอบบทสนทนาต้นฉบับก่อนที่จะเก็บถาวร การแชทจะช่วยให้คุณค้นหาได้ แต่... เนื้อหาของหน้าเว็บหรือความคิดเห็นนั้นยังคงเป็นข้อมูลอ้างอิง เพื่อตอบหรือตัดสินใจ

ตัวแทนมีข้อจำกัดอะไรบ้างในกล่องจดหมายเข้า?

Notion Agent สามารถแสดงการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องกับ กระบวนการขอสิทธิ์เข้าถึงหรืออนุมัติอย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์นี้ไม่สามารถอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอของคุณให้ได้ คุณจะต้องดำเนินการเหล่านั้นในส่วนที่เหมาะสมของ Notion ด้วยตนเอง

นอกจากนี้ คุณไม่สามารถสร้างการแจ้งเตือนใหม่หรือเปลี่ยนการตั้งค่าการแจ้งเตือนที่คุณได้รับได้ หากคุณได้รับการแจ้งเตือนมากเกินไป โปรดตรวจสอบการตั้งค่าการแจ้งเตือนและพฤติกรรมการติดตามการกล่าวถึงและเพจของคุณ การขอสรุปจากเจ้าหน้าที่ช่วยจัดการงานที่ค้างอยู่ได้ แต่ไม่ได้เปลี่ยนแปลงกฎที่สร้างการแจ้งเตือนเหล่านั้น

หากคำขอไม่แสดงผลลัพธ์ที่คุณคาดหวัง ลองระบุชื่อหน้า โครงการ ประเภทการแจ้งเตือน หรือช่วงเวลาดู โดยปกติแล้ว คำขอเช่น "มีการแจ้งเตือนใหม่เกี่ยวกับโครงการออกแบบใหม่หรือไม่" จะตรวจสอบได้ง่ายกว่า "ช่วยแจ้งความคืบหน้าทุกอย่างให้ฉันทราบด้วย"

เมื่อใดควรใช้ Custom Agent แทน Notion Agent

Notion Agent จะตอบสนองเมื่อคุณขอให้มันตอบสนองตัวอย่างเช่น เพื่อสรุปข้อมูลกล่องจดหมายของคุณ ณ ขณะนั้น เจ้าหน้าที่ศุลกากร โปรแกรมนี้ได้รับการออกแบบมาสำหรับงานที่ทำซ้ำๆ ตามที่คุณกำหนดไว้ล่วงหน้า โดยสามารถเรียกใช้ในเวลาที่กำหนด หรือตอบสนองต่อเหตุการณ์บางอย่างจากหน้าเว็บ ฐานข้อมูล หรือแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่ออยู่

หากสิ่งที่คุณต้องการคือ "ฉันต้องการตรวจสอบการแจ้งเตือนที่ค้างอยู่" ให้ใช้ Notion Agent แต่หากสิ่งที่คุณต้องการคือ "ทุกวันจันทร์ ให้จัดทำรายงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในฐานข้อมูลโครงการ" คุณอาจพิจารณาใช้ Custom Agent ที่สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลนั้นและกำหนดตารางเวลาได้ มันไม่ใช่กระแสเดียวกันการสร้างรายงานโครงการแบบอัตโนมัติไม่ได้หมายความว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์จะสามารถอ่านและล้างกล่องข้อความแจ้งเตือนส่วนตัวของคุณได้

เอเจนต์แบบกำหนดเองมีให้บริการสำหรับพื้นที่ทำงานที่มีแผนธุรกิจหรือแผนองค์กร และจะใช้ทรัพยากรบางส่วน Notion ให้เครดิตกับการแสดงของพวกเขาก่อนเปิดใช้งาน ควรทดสอบคำสั่งด้วยตนเอง จำกัดจำนวนหน้าที่สามารถเข้าถึงได้ และตรวจสอบสิ่งที่ทำในแต่ละครั้งในแท็บกิจกรรม ระมัดระวังเมื่อแชร์เอเจนต์ เนื่องจากเอเจนต์มีสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะของตนเอง และผู้ที่สามารถสื่อสารกับเอเจนต์ได้อาจได้รับข้อมูลเกี่ยวกับทรัพยากรที่ตนเองไม่มีสิทธิ์เข้าถึงโดยตรง

สำหรับการใช้งานในชีวิตประจำวัน เริ่มต้นด้วยขั้นตอนง่ายๆ เช่น ขอสรุปกล่องจดหมายเข้า กรองการแจ้งเตือนตามโครงการหรือประเภท ตอบกลับเฉพาะที่จำเป็น และเก็บถาวรการแจ้งเตือนที่คุณได้ตรวจสอบแล้ว วิธีนี้จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากระบบตอบรับอัตโนมัติในการตัดสินใจ ในขณะที่ยังคงมองเห็นการแจ้งเตือนที่สำคัญอยู่