- โปรแกรมนี้ใช้เทคโนโลยี OCR ขั้นสูงในการจัดทำดัชนีข้อความของเอกสารและช่วยให้สามารถค้นหาได้อย่างครอบคลุมโดยไม่คำนึงถึงชื่อไฟล์
- ทำให้การจัดระเบียบเป็นไปโดยอัตโนมัติผ่านการกำหนดกฎการติดป้ายกำกับ ผู้ติดต่อ และขั้นตอนการนำเข้าผ่านอีเมลหรือโฟลเดอร์ที่ตรวจสอบได้
- ควรใช้งานผ่าน Docker เป็นหลัก และต้องใช้ฮาร์ดแวร์ที่มีความสามารถในการประมวลผล OCR (RAM อย่างน้อย 2GB)
คุณเคยเสียเวลาครึ่งเช้าไปกับการค้นหาสัญญาเช่าที่ทำไว้เมื่อนานมาแล้ว หรือใบเสร็จรับเงินสำหรับเครื่องใช้ไฟฟ้าที่เพิ่งเสียไปหรือไม่? จัดประเภทเอกสารใน Paperless-ngx นี่อาจเป็นทางออกที่ดีก็ได้
ไร้กระดาษ-ngx นี่คือซอฟต์แวร์โอเพนซอร์สชั้นเยี่ยมที่ออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนระบบการจัดการเอกสารของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ระบบดิจิทัลอัจฉริยะและสามารถค้นหาได้นี่ไม่ใช่แค่ที่เก็บไฟล์ PDF เท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือที่เปลี่ยนแปลงวิธีการที่เราใช้งานเอกสาร ทำให้เราไม่ต้องใช้กระดาษอีกต่อไปเมื่อใดก็ตามที่กฎหมายอนุญาต และรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว เซิร์ฟเวอร์เฉพาะเพื่อรักษาความเป็นส่วนตัว.
อะไรทำให้ Paperless-ngx มีประสิทธิภาพมากขนาดนี้?
ความมหัศจรรย์ที่แท้จริงของแอปพลิเคชันนี้อยู่ที่ความสามารถในการ "อ่าน" ไฟล์ ขอบคุณ... OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง)ระบบไม่เพียงแค่บันทึกไฟล์เท่านั้น แต่ยังจัดทำดัชนีข้อความทั้งหมดที่มีอยู่ในไฟล์นั้นด้วย ซึ่งหมายความว่าหากคุณต้องการ ค้นหาข้อความภายในไฟล์ PDF ด้วย Paperless-ngxซอฟต์แวร์จะค้นหาเอกสารได้แม้ว่าชื่อไฟล์จะเป็นรหัสสุ่มก็ตาม เพราะ วิเคราะห์เนื้อหาภายใน.
นอกเหนือจากความสามารถในการจัดประเภทเอกสารใน Paperless-ngx แล้ว ระบบยังมีคุณสมบัติอื่นๆ อีกด้วย การติดป้ายชื่อตัวเองตามนิสัย และกฎต่างๆ เมื่อเวลาผ่านไป เครื่องมือนี้จะเรียนรู้ว่าหากเอกสารใดกล่าวถึงเจ้าของบ้านของคุณ ก็จะต้องเป็นไปตามนั้น สร้างกฎการจัดเรียงอัตโนมัติใน Paperless-ngx เพื่อกำหนดป้ายกำกับ "ที่อยู่อาศัย" และ "สัญญา" ช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาจัดประเภทเอกสารแต่ละแผ่นที่คุณสแกนด้วยตนเอง
- การจัดการผู้ใช้หลายคน: โปรแกรมนี้ช่วยให้คุณสร้างโปรไฟล์ต่างๆ ที่มีสิทธิ์การใช้งานเฉพาะเจาะจงได้ ทำให้สามารถกำหนดกลุ่มที่สามารถอ่านเอกสารได้เท่านั้นโดยไม่สามารถแก้ไขได้
- คู่สนทนาและประเภท: คุณสามารถกำหนดได้ว่าใครเป็นผู้ออกเอกสาร (ผู้ประสานงาน) และเอกสารนั้นอยู่ในหมวดหมู่ใด (ประเภทเอกสาร) ซึ่งจะช่วยปรับปรุงตัวกรองการค้นหาให้ดียิ่งขึ้น
- ช่องข้อมูลที่กำหนดเอง: สามารถเพิ่มเมตาเดต้าเฉพาะเพื่อให้ควบคุมข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์
- การแชร์อย่างปลอดภัย: แบ่งปันเอกสารของคุณกับ Paperless-ngx มันช่วยให้สามารถสร้างลิงก์สำหรับบุคคลที่สามได้ แม้กระทั่งสร้าง... วันหมดอายุการเข้าถึง.
จัดประเภทเอกสารใน Paperless-ngx
การติดตั้งและการใช้งานทางเทคนิค
วิธีที่แนะนำมากที่สุดสำหรับการเริ่มต้นจัดประเภทเอกสารใน Paperless-ngx คือการใช้ Docker และ Docker Composeเนื่องจากช่วยให้ระบบสะอาดและลดความซับซ้อนในการอัปเดตได้อย่างมาก แม้ว่าจะใช้งานร่วมกับฐานข้อมูลได้หลายประเภท แต่การใช้งานของ PostgreSQL เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า เนื่องจากมีความแข็งแกร่ง แม้ว่าจะรองรับ SQLite หรือ MariaDB ก็ตาม
ในส่วนของฮาร์ดแวร์ หากคุณใช้ Raspberry Pi โปรดจำไว้ว่ากระบวนการ OCR นั้นต้องการประสิทธิภาพสูง ในรุ่น 32 บิตเก่าหรือรุ่นที่มี RAM จำกัด การประมวลผลอาจช้า ซึ่งเป็นเรื่องปกติ เอกสารฉบับหนึ่งใช้เวลาหลายนาที ในการประมวลผล เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ราบรื่น อย่างน้อยที่สุด แรม 2 GB (4 GB จะดีที่สุด)โปรเซสเซอร์แบบดูอัลคอร์ และที่สำคัญที่สุดคือ SSD เพื่อไม่ให้ฐานข้อมูลเป็นคอขวด
การติดตั้งสามารถทำได้โดยใช้สคริปต์อัตโนมัติที่มีอยู่บน GitHub ซึ่งจะแนะนำผู้ใช้ผ่านวิซาร์ดการตั้งค่า สิ่งสำคัญคือต้องปรับตัวแปรสภาพแวดล้อม เช่น PAPERLESS_OCR_LANGUAGE ถูกตั้งค่าเป็น "spa" สำหรับภาษาสเปนและเขตเวลาที่ถูกต้อง เพื่อให้วันที่ในเอกสารมีความแม่นยำ
ขั้นตอนการทำงานและระบบอัตโนมัติ
หนึ่งในฟังก์ชันที่มีประโยชน์ที่สุดเมื่อจัดประเภทเอกสารใน Paperless-ngx คือ... ไดเร็กทอรีสำหรับใช้งาน (โฟลเดอร์สำหรับใช้งาน)ระบบนี้ประกอบด้วยโฟลเดอร์ที่ได้รับการตรวจสอบ ซึ่งไฟล์ใด ๆ ที่คุณใส่เข้าไปในโฟลเดอร์นั้นจะถูกประมวลผลโดยระบบโดยอัตโนมัติ สามารถบูรณาการเข้ากับเครื่องสแกนเครือข่ายได้โดยการตั้งค่าโฟลเดอร์ Samba ทำให้สามารถถ่ายโอนเอกสารจากเครื่องสแกนไปยังไฟล์ดิจิทัลได้โดยไม่ต้องแตะแป้นพิมพ์
อีกวิธีหนึ่งที่เป็นไปได้คือ การเชื่อมต่อระบบเข้ากับเซิร์ฟเวอร์ IMAP ทำให้ Paperless-ngx สามารถสแกนกล่องจดหมาย และหากพบอีเมลที่มีหัวเรื่อง "ใบแจ้งหนี้" หรือมาจากผู้ส่งที่ระบุ ก็จะดึงไฟล์แนบออกมาและ... ระบบจะจัดประเภทโดยอัตโนมัติตามกฎเกณฑ์ กำหนดไว้ล่วงหน้า
การจัดหมวดหมู่เอกสารใน Paperless-ngx: คำถามและปัญหาที่พบบ่อย
บางครั้ง ผู้ใช้พบว่าชื่อไฟล์เดิม (เช่น IMG0001.pdf) ยังคงปรากฏอยู่ในชื่อเอกสาร เพื่อป้องกันปัญหานี้ ขอแนะนำให้ตั้งค่าดังนี้ เส้นทางการจัดเก็บแบบไดนามิก ระบบจะจัดระเบียบไฟล์บนฮาร์ดไดรฟ์ตามประเภทเอกสาร ผู้ติดต่อ และปี แม้ว่าชื่อภายในจะถูกจัดการผ่านทางเว็บอินเตอร์เฟสก็ตาม
หากคุณสังเกตเห็นว่า OCR สร้างข้อความที่อ่านไม่ออก หรือเอกสารค้างอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่ง "กำลังประมวลผล"สิ่งแรกที่ต้องทำคือตรวจสอบ วิธีแก้ปัญหา OCR ใน Paperless-ngx และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ติดตั้งชุดภาษาที่ถูกต้องแล้ว หากการค้นหาไม่พบผลลัพธ์ใดๆ หลังจากการเปลี่ยนแปลงจำนวนมาก ให้เรียกใช้ฟังก์ชันเพื่อ การจัดทำดัชนีเอกสารใหม่ โดยปกติแล้ววิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาได้
โซลูชันแบบติดตั้งบนเครื่องนี้เข้ามาแทนที่ระบบจัดการเอกสารขององค์กรที่มีราคาแพง โดยนำเสนอทางเลือกส่วนตัวฟรีที่ผสานพลังของ OCR เข้ากับความยืดหยุ่นของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ช่วยให้ผู้ใช้ทุกคนสามารถเปลี่ยนกองเอกสารที่กระจัดกระจายให้เป็นระเบียบได้ ฐานข้อมูลดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และใช้งานง่าย จากอุปกรณ์ใดก็ได้
บรรณาธิการเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีและอินเทอร์เน็ตด้วยประสบการณ์มากกว่าสิบปีในสื่อดิจิทัลต่างๆ ฉันทำงานเป็นบรรณาธิการและผู้สร้างเนื้อหาให้กับบริษัทอีคอมเมิร์ซ การสื่อสาร การตลาดออนไลน์ และการโฆษณา ฉันยังได้เขียนไว้ในเว็บไซต์เศรษฐศาสตร์ การเงิน และภาคส่วนอื่นๆ ด้วย งานของฉันก็คือความหลงใหลของฉันเช่นกัน ตอนนี้ผ่านบทความของฉันใน Tecnobitsฉันพยายามสำรวจข่าวสารและโอกาสใหม่ ๆ ที่โลกแห่งเทคโนโลยีมอบให้เราทุกวันเพื่อปรับปรุงชีวิตของเรา