Word/Excel ใช้เวลานานในการเปิด: วิธีปิดใช้งาน Protected View และล้างแคช Office

หากคุณเคยเปิดเอกสาร Word, Excel หรือ PowerPoint และคุณได้เห็นคำเตือนว่าอยู่ในรูปแบบ "มุมมองแบบอ่านอย่างเดียว" หรือ "มุมมองที่ได้รับการป้องกัน" ไม่ต้องกังวล นี่ไม่ใช่ข้อผิดพลาด แต่มันเป็นชั้นความปลอดภัย Protected View มีไว้เพื่อลดความเสี่ยงเมื่อไฟล์มาจากอินเทอร์เน็ต อีเมล หรือตำแหน่งที่ไม่น่าเชื่อถือแต่บางครั้งก็ต้องมีการปรับแต่งเพื่อไม่ให้ขัดขวางการทำงานประจำวัน ดังนั้นจึงควรทราบวิธีปิดใช้งาน Protected View

ในคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ คุณจะพบวิธีการทำงาน เหตุใดจึงต้องเปิดใช้งาน วิธีออกจากโหมดนั้นอย่างปลอดภัย และหากจำเป็น จะต้องปรับหรือปิดใช้งาน Protected View จาก ศูนย์ความเชื่อถือทั้งแบบแมนนวลและผ่าน GPO

Protected View คืออะไร และเปิดใช้งานเมื่อใด

Protected View คือโหมดการเปิดไฟล์ซึ่งจะบล็อกการแก้ไขชั่วคราว ช่วยให้คุณสามารถดูเนื้อหาได้โดยไม่ต้องเปิดใช้งานแมโครหรือฟีเจอร์ที่อาจเป็นอันตรายอื่นๆลดพื้นผิวการโจมตีต่อไวรัส โทรจัน หรือการฉ้อโกงเอกสาร

มีหลายสาเหตุที่ทำให้ไฟล์เปิดในโหมดการป้องกันนี้ การทราบแหล่งที่มาของไฟล์และคำเตือนที่ปรากฏในแถบข้อความถือเป็นปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจว่าจะแก้ไขหรือไม่:

• มันมาจากอินเตอร์เน็ตOffice ระบุว่าเป็นไฟล์ที่ดาวน์โหลดหรือเปิดจากเว็บ เพื่อลดความเสี่ยงจึงเปิดไฟล์โดยมีข้อจำกัด โดยปกติข้อความจะเตือนว่าไฟล์เหล่านี้อาจมีมัลแวร์
• ไฟล์แนบ Outlook จากผู้ส่งถูกทำเครื่องหมายว่าไม่ปลอดภัยหากนโยบายคอมพิวเตอร์ของคุณพิจารณาว่าผู้ส่งน่าสงสัย ไฟล์แนบจะเปิดในมุมมองที่ได้รับการป้องกัน โปรดแก้ไขเฉพาะเมื่อคุณเชื่อถือพวกเขาอย่างเต็มที่
• สถานที่ที่อาจไม่ปลอดภัย- ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ไฟล์อินเทอร์เน็ตชั่วคราว หรือเส้นทางบางอย่างที่ผู้ดูแลระบบกำหนดไว้ Office จะแสดงคำเตือนว่าตำแหน่งดังกล่าวไม่น่าเชื่อถือ
• บล็อกไฟล์- ส่วนขยายที่เก่ากว่าหรือมีความเสี่ยงบางรายการจะถูกบล็อกขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ หากไฟล์นั้นอยู่ในหมวดหมู่นั้น สามารถเปิดแบบจำกัดหรือไม่เปิดเลยก็ได้ ขึ้นอยู่กับนโยบาย
• ข้อผิดพลาดในการตรวจสอบไฟล์:เมื่อโครงสร้างภายในของเอกสารไม่ผ่านการควบคุมความสมบูรณ์และความปลอดภัย สำนักงานจะเตือนว่าการแก้ไขอาจเป็นอันตรายได้
• คุณได้เลือก “เปิดในมุมมองที่ได้รับการป้องกัน”:จากกล่องโต้ตอบเปิด คุณสามารถวางลูกศรลงบนปุ่มเปิดและเลือกโหมดนี้ได้ มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการเรียกดูไฟล์โดยไม่ต้องเปิดใช้งานอะไรเลย.
• ไฟล์จาก OneDrive ของผู้อื่น- หากเอกสารเป็นของที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม Office จะแจ้งให้คุณทราบและเปิดเอกสารที่ได้รับการปกป้องจนกว่าคุณจะยืนยันว่าเชื่อถือได้

นอกเหนือจากแหล่งที่มา Office ยังใช้แถบสีพร้อมข้อความเมื่อเปิดเอกสาร โดยทั่วไปสีเหลืองแสดงถึงความระมัดระวัง สีแดงแสดงถึงการบล็อกนโยบายที่เข้มงวดยิ่งขึ้นหรือข้อผิดพลาดในการตรวจสอบที่ร้ายแรงเฉดสีจะช่วยชี้แนะถึงความรุนแรงของความเสี่ยงหรือนโยบายที่ใช้

ปิดใช้งานมุมมองที่ได้รับการป้องกันสำหรับการแก้ไข การบันทึก หรือการพิมพ์

หากคุณเพียงแค่ต้องการอ่าน คุณสามารถอยู่ในโหมดนี้ได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ หากคุณเชื่อถือแหล่งข้อมูลและต้องการแก้ไข บันทึก หรือพิมพ์ คุณสามารถปิด Protected View ได้โดยคลิกเพียงครั้งเดียวแน่นอนว่าให้ทำเช่นนี้เฉพาะเมื่อคุณแน่ใจว่าไฟล์นั้นถูกต้องเท่านั้น

เมื่อแถบคำเตือนสีเหลืองปรากฏขึ้น คุณมักจะเห็นตัวเลือกในการเปิดใช้งานการแก้ไข การดำเนินการทั่วไปคือการคลิก "เปิดใช้งานการแก้ไข" เพื่อทำให้เอกสารน่าเชื่อถือ บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งจะเปิดใช้งานฟังก์ชั่นปกติทั้งหมด

หากแถบเป็นสีแดง แสดงว่า Office ได้ใช้ข้อจำกัดที่เข้มงวดยิ่งขึ้น (ไม่ว่าจะโดยนโยบายหรือการตรวจสอบที่ล้มเหลว) ในกรณีนั้น คุณจะเห็นตัวเลือก “แก้ไขต่อไป” ภายใต้ไฟล์ (มุมมองเบื้องหลัง)เส้นทางนี้บังคับให้คุณออกจาก Protected View แต่คุณควรใช้เฉพาะเมื่อคุณแน่ใจอย่างสมบูรณ์เกี่ยวกับเนื้อหาเท่านั้น

ในสภาพแวดล้อมที่มีการจัดการ คุณอาจไม่สามารถออกจาก Protected View ได้ หากคุณไม่สามารถทำสิ่งนี้ได้เมื่อคุณพยายาม เป็นไปได้ว่าผู้ดูแลระบบของคุณได้กำหนดกฎเกณฑ์ที่ป้องกันไม่ให้สามารถเปิดใช้งานการแก้ไขได้ในกรณีดังกล่าว ควรปรึกษาฝ่ายไอทีเพื่อทบทวนนโยบาย

กำหนดค่ามุมมองที่ได้รับการป้องกันจากศูนย์ความน่าเชื่อถือ

สำนักงานรวบรวมการตั้งค่าความปลอดภัยไว้ที่ศูนย์ความน่าเชื่อถือ จากนั้นคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการเปิดใช้งานหรือปิดใช้งาน Protected View ในสถานการณ์ใดหรือแม้กระทั่งปิดการใช้งาน Protected View หากนโยบายของคุณอนุญาต (ไม่แนะนำ ยกเว้นในกรณีเฉพาะ):

1. ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก.
2. เข้าสู่ ศูนย์ความเชื่อถือ > การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ.
3. เปิดส่วน มุมมองที่ได้รับการป้องกัน และเลือกหรือยกเลิกเลือกตามความต้องการของคุณ

กล่องกาเครื่องหมายปกติมีดังนี้: "เปิดใช้งานมุมมองที่ได้รับการป้องกันสำหรับไฟล์อินเทอร์เน็ต" "เปิดใช้งานสำหรับตำแหน่งที่อาจไม่ปลอดภัย" และ "เปิดใช้งานสำหรับไฟล์แนบใน Outlook" คุณสามารถปิดใช้งานโปรแกรมเฉพาะบางโปรแกรมได้หากคุณทราบว่าโปรแกรมดังกล่าวส่งผลต่อคุณด้วยผลบวกปลอมและคุณใช้โปรแกรมป้องกันไวรัสที่อัปเดตแล้วถึงกระนั้นก็ตาม ก็ยังควรที่จะรักษาการป้องกันไว้บ้าง

ใน Excel ยังมีการตั้งค่าเฉพาะอีกด้วย ตัวอย่างเช่น ให้เปิดไฟล์ที่เป็นข้อความ (.csv, .dif, .sylk) หรือฐานข้อมูล .dbf ใน Protected View เสมอเมื่อไฟล์เหล่านั้นมาจากตำแหน่งที่ไม่น่าเชื่อถือตัวเลือกเหล่านี้ช่วยจำกัดความเสี่ยงด้วยรูปแบบที่อาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด

นโยบายองค์กรและ GPO: การควบคุมแบบรวมศูนย์ของมุมมองที่ได้รับการปกป้อง

ในสภาพแวดล้อมขององค์กร ฝ่ายไอทีมักจะจัดการนโยบายเหล่านี้แบบรวมศูนย์ สำหรับ Excel และ Office ส่วนที่เหลือ คุณสามารถโหลด Office Administrative Templates (ADMX) และใช้ GPO ได้ ด้วยการกำหนดค่าตามต้องการ

หากบริษัทของคุณดาวน์โหลด ADMX ปัจจุบันและคัดลอกไปยังตัวควบคุมโดเมน ตัวเลือกที่ทันสมัยทั้งหมดจะปรากฏขึ้น ด้วยวิธีนี้ พฤติกรรมระหว่างทีมจะสอดประสานกัน หลีกเลี่ยงการกำหนดค่าที่แตกต่างกัน และลดเหตุการณ์ไม่คาดฝันได้.

เมื่อ GPO ตั้งค่าแหล่งข้อมูลบางแหล่งให้คงอยู่ใน Protected View เสมอ แม้ว่าคุณจะพยายามเปิดการใช้งานการแก้ไขก็ตาม GPO อาจบล็อกคุณ หากคุณพบข้อความ "ไม่สามารถแก้ไขได้เนื่องจากการตั้งค่านโยบาย" เป็นไปได้ว่า GPO กำลังทำหน้าที่ของมันอยู่.

 

การบล็อกไฟล์และการตั้งค่าขั้นสูง

Office มี "File Lock" สำหรับรูปแบบเก่าหรือรูปแบบที่มีความเสี่ยง ใน Excel, Word และ PowerPoint คุณสามารถปรับเปลี่ยนประเภทที่จะถูกบล็อก ไม่ว่าจะเปิดในมุมมองที่ได้รับการป้องกัน หรือป้องกันไม่ให้เปิดเลยก็ได้.

ตัวอย่างเช่น ใน Excel ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ศูนย์ความเชื่อถือ > การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ > การตั้งค่าการบล็อกไฟล์ เลือกพฤติกรรมที่สมดุลที่สุดระหว่างความเข้ากันได้และความปลอดภัยในองค์กรของคุณหากงานประจำวันของคุณมีรูปแบบเก่า คุณอาจต้องการ "เปิดในมุมมองที่ได้รับการป้องกันและอนุญาตให้แก้ไข" ภายใต้การดูแล

เพิกถอนความไว้วางใจในเอกสารที่ได้รับอนุญาตก่อนหน้านี้

คุณอาจเคยคลิก "เปิดใช้งานการแก้ไข" หรือ "เชื่อถือเอกสารจากบุคคลนี้" มาก่อน และตอนนี้ต้องการยกเลิกการตัดสินใจนั้น การดำเนินการนี้จะมีผลเหมือนกับการปิดใช้งานมุมมองที่ได้รับการป้องกัน จากการตั้งค่าเอกสารที่เชื่อถือได้ คุณสามารถลบความน่าเชื่อถือนั้นได้เพื่อให้ไฟล์เหล่านั้นสามารถเปิดในมุมมองที่ได้รับการป้องกันได้อีกครั้ง.

การย้อนกลับนี้มีประโยชน์เมื่อนโยบายความปลอดภัยของคุณเปลี่ยนแปลงหรือเมื่อ เกณฑ์ของคุณเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของแหล่งที่มาไม่เหมือนเดิมอีกต่อไปดีกว่าที่จะผิดพลาดโดยระมัดระวังมากกว่าจะมานั่งเสียใจภายหลัง

ปลั๊กอินและฟอนต์บนคลาวด์: สิ่งที่คาดหวังใน Protected View

สามารถโหลด Add-in ได้ แต่จะไม่สามารถทำงานได้ตามที่คุณคาดหวังในโหมดป้องกัน หากส่วนเสริมไม่ทำงานอย่างถูกต้อง โปรดติดต่อผู้พัฒนาเพื่อขอรับเวอร์ชันที่เข้ากันได้กับ Protected View หรือเปิดการใช้งานการแก้ไขหากเอกสารมีความน่าเชื่อถืออย่างสมบูรณ์

สิ่งที่คล้ายกันนี้เกิดขึ้นกับฟอนต์บนคลาวด์ หากเอกสารใช้ฟอนต์ที่ไม่ได้ติดตั้งและจำเป็นต้องดาวน์โหลด ในขณะที่คุณอยู่ใน Protected View โปรแกรม Word จะไม่ดาวน์โหลดOffice จะพยายามแทนที่ด้วยเวอร์ชันอื่น เมื่อคุณแน่ใจแล้ว ให้เปิดใช้งานเวอร์ชันนั้นเพื่อให้ดาวน์โหลดและแสดงผลตามที่ผู้เขียนต้องการ

การใช้ปุ่มลัดและแป้นพิมพ์เพื่อปรับมุมมองที่ได้รับการป้องกัน

หากคุณต้องการใช้แป้นพิมพ์ คุณสามารถเข้าถึงการตั้งค่าได้โดยไม่ต้องใช้เมาส์ เปิดเอกสารเปล่า ไปที่ Ribbon ไฟล์ ป้อนตัวเลือกด้วยคีย์ที่เหมาะสม และไปที่ศูนย์ความน่าเชื่อถือ > การตั้งค่า > มุมมองที่ได้รับการป้องกัน

เมื่อเข้าไปแล้ว ให้เลื่อนดูช่องต่างๆ โดยใช้ปุ่มลูกศร และยกเลิกการเลือกช่องที่ขัดขวางการทำงานของคุณ (ต้องระมัดระวังเสมอ) ก่อนออกไปให้ยืนยันการยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่จะนำไปใช้ และลองอีกครั้งกับไฟล์ของคุณ

การเรียนรู้วิธีปิดการใช้งาน Protected View จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความหวาดกลัวและในขณะเดียวกันก็ป้องกันการอุดตันที่ไร้สาระในชีวิตประจำวันของคุณได้ การตั้งค่าที่ถูกต้องจะทำให้การแก้ไขเปิดใช้งานได้เฉพาะเมื่อเหมาะสม ส่วนเสริมจะทำงานในที่ที่ควรทำงาน และเอกสารจะเปิดด้วยระดับความปลอดภัยที่ถูกต้องหากมีบางอย่างผิดปกติ โปรดจำไว้ว่าการซ่อมแซม/อัปเดต Office และการแปลงเป็นรูปแบบใหม่สามารถแก้ไขปัญหาที่ยากส่วนใหญ่ได้