OCR: ทุกสิ่งเกี่ยวกับการจดจำอักขระด้วยแสง

ความก้าวหน้าประการหนึ่งที่ปฏิวัติวิธีการจัดการกับข้อมูลลายลักษณ์อักษรในโลกดิจิทัลคือ เทคโนโลยี OCR โซลูชันที่ช่วยให้เราแปลงเอกสารที่พิมพ์หรือรูปภาพเป็นข้อความดิจิทัล ซึ่งสามารถช่วยประหยัดเวลาและความพยายามในการทำงานซ้ำๆ หรือที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร

ในปัจจุบัน ธุรกิจหลายแห่งต้องจัดการเอกสาร ใบแจ้งหนี้ สัญญา และเอกสารทางกฎหมายจำนวนมาก การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลโดยใช้เทคโนโลยี OCR ไม่เพียงเท่านั้น ปรับปรุงประสิทธิภาพแต่ยัง ช่วยให้ค้นหา แก้ไข และจัดเก็บได้ง่าย ในบทความนี้ เราจะบอกคุณทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการจดจำอักขระด้วยแสง ว่าคืออะไร ทำงานอย่างไร และมีประโยชน์อย่างไร

OCR คืออะไร และใช้ทำอะไร?

OCR ย่อมาจาก การรู้จำอักขระด้วยแสง แปลเป็นภาษาสเปน: การจดจำอักขระด้วยแสง เทคโนโลยีนี้วิเคราะห์เอกสารที่ประกอบด้วยข้อความ เช่น รูปภาพ รูปถ่าย หรือไฟล์ PDF และแปลงให้เป็นข้อมูลที่คอมพิวเตอร์สามารถตีความได้

หากอธิบายแบบสั้นๆ เทคโนโลยี OCR สามารถทำได้ สกัดอักขระภาพจากรูปภาพและแปลให้เป็นข้อความที่แก้ไขได้ ซึ่งหมายความว่าเราสามารถแปลงเอกสารที่สแกนเป็นไฟล์ได้ คำ, Excel, JSON หรือรูปแบบอื่น ๆ ทำให้ง่ายต่อการแก้ไข ค้นหา และประมวลผล

ทำไมมันถึงน่าสนใจขนาดนี้? คำตอบนั้นชัดเจน: ของพวกเขา การประยุกต์ใช้งานจริงมากมาย ตั้งแต่การแปลงเป็นดิจิทัล จากไฟล์ทางกายภาพไปจนถึงการทำงานอัตโนมัติ ในสถานที่ทำงาน เช่น ธนาคาร โรงพยาบาล บริษัทประกันภัย บริษัทการตลาด บริษัทโลจิสติกส์... บริษัทใดก็ตามที่ทำงานกับข้อมูลปริมาณมหาศาล

เทคโนโลยี OCR ทำงานอย่างไร?

กระบวนการการจดจำอักขระด้วยแสง ประกอบด้วยขั้นตอนพื้นฐานหลายประการ โดยมีการรวมฮาร์ดแวร์ (เช่น สแกนเนอร์หรือกล้อง) และซอฟต์แวร์เฉพาะทางเข้าด้วยกัน ซึ่งใช้ขั้นตอนวิธีที่อิงตามรูปแบบภาพและแม้แต่ปัญญาประดิษฐ์

นี่คือขั้นตอนสำคัญของเทคโนโลยี OCR:

1. การจับเอกสาร: รูปภาพของเอกสารจะได้มาโดยใช้เครื่องสแกนเนอร์หรือกล้องถ่ายรูป
2. กำลังประมวลผลล่วงหน้า: ซอฟต์แวร์ปรับปรุงคุณภาพของภาพด้วยการปรับความคมชัด ลบสัญญาณรบกวนทางภาพ และตรวจจับขอบ
3. การแบ่งส่วน: ระบบจะแบ่งภาพเป็นส่วนๆ เช่น กลุ่มข้อความ บรรทัด คำ และอักขระ
4. ได้รับการยอมรับ: แต่ละอักขระจะถูกวิเคราะห์และเปรียบเทียบกับฐานข้อมูลที่มีรูปแบบของตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์
5. หลังการประมวลผล: ข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้จะได้รับการแก้ไข และเนื้อหามีโครงสร้างสำหรับการส่งออกในรูปแบบดิจิทัล เช่น ข้อความธรรมดาหรือ JSON ที่มีโครงสร้าง

แม้ว่ากระบวนการนี้อาจดูซับซ้อนในตอนแรก แต่ความจริงก็คือ สามารถทำงานได้ภายในไม่กี่วินาทีด้วยซอฟต์แวร์ที่ทันสมัย ทำให้เราสามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี OCR แบบเรียลไทม์ได้ แม้แต่จากแอปพลิเคชันมือถือ

ประเภทของเทคโนโลยี OCR

ที่นั่น มีหลากหลายรูปแบบ ภายในเทคโนโลยี OCR ที่ปรับให้เหมาะกับการใช้งานและประเภทเอกสารที่แตกต่างกัน ข้อความทั้งหมดนั้นไม่เหมือนกัน ดังนั้น จึงมีการใช้วิธีการเฉพาะขึ้นอยู่กับกรณี เพื่อให้แน่ใจว่าจะอ่านได้ถูกต้อง

• OCR แบบดั้งเดิม: ใช้สำหรับพิมพ์ข้อความ หนังสือ รายงาน หรือเอกสารพิมพ์ใดๆ
• ไอซีอาร์ (การรู้จำอักขระอัจฉริยะ): มีความเชี่ยวชาญด้านการจดจำเอกสารลายมือ เช่น แบบฟอร์มที่เขียนด้วยลายมือ ใช้ AI เพื่อปรับปรุงความแม่นยำ
• โอเอ็มอาร์ (การรู้จำเครื่องหมายด้วยแสง): ระบุเครื่องหมาย เช่น ช่องที่กาเครื่องหมาย ลายเซ็น หรือโลโก้ ถูกใช้กันอย่างแพร่หลายในแบบสำรวจ การสอบ หรือลอตเตอรี่
• โอดับบลิวอาร์ (การรู้จำคำด้วยแสง): ระบุคำทั้งหมดแทนที่จะเป็นอักขระเดี่ยวเมื่อทำงานกับข้อความที่มีโครงสร้างชัดเจน

การเลือกตัวเลือกจะขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารและความซับซ้อนของเนื้อหาภาพ ตัวอย่างเช่น หนังสือเดินทางต้องใช้ ICR ในการอ่านลายเซ็น ในขณะที่แบบฟอร์มตัวเลือกต่างๆ ต้องใช้ OMR

ข้อดีของการใช้ OCR ในบริษัทและองค์กร

การนำเทคโนโลยี OCR มาใช้เสนอ ประโยชน์ที่ชัดเจนสำหรับองค์กรใดๆ ที่ต้องจัดการเอกสาร ด้วยระบบนี้ กระบวนการต่างๆ ที่ก่อนหน้านี้ต้องใช้แรงงานคนและมีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายก็สามารถกลายเป็นระบบอัตโนมัติได้ เหล่านี้คือข้อดีหลักบางประการ:

• ประหยัดเวลา: การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาการพิมพ์ด้วยมือหลายชั่วโมง
• ลดข้อผิดพลาด: ช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานของมนุษย์ เช่น ข้อผิดพลาดในการพิมพ์
• เข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว: ช่วยให้คุณสามารถค้นหาชื่อ วันที่ หรือข้อมูลคีย์ภายในไฟล์ดิจิทัลได้
• ต้นทุนการดำเนินงานต่ำลง: ลดความจำเป็นในการพิมพ์ จัดเก็บ หรือส่งเอกสารทางไปรษณีย์
• ความปลอดภัยที่มากขึ้น: เอกสารดิจิทัลสามารถเข้ารหัสและป้องกันด้วยการจำกัดการเข้าถึง
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: กระบวนการต่างๆ เช่น การยืนยันตัวตนและการบริการลูกค้าได้รับการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพ

การใช้งานเทคโนโลยี OCR ที่พบบ่อยที่สุด

OCR มีการใช้งานจริงในหลายภาคส่วน ด้วยวิวัฒนาการของซอฟต์แวร์ งานต่างๆ มากขึ้นเรื่อยๆ สามารถทำงานอัตโนมัติได้ด้วยเครื่องมือนี้ การใช้งานที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

• การยืนยันตัวตน: การสแกนบัตรประจำตัว, หนังสือเดินทาง, หรือใบอนุญาตขับขี่ เพื่อยืนยันข้อมูลส่วนบุคคล
• การเริ่มต้นใช้งานแบบดิจิทัล: ลงทะเบียนลูกค้าใหม่กับธนาคารหรือธุรกิจต่างๆ โดยการสแกนเอกสารจากแอปพลิเคชันมือถือ
• การประมวลผลใบแจ้งหนี้: ดึงข้อมูลค่าใช้จ่ายสำหรับระบบบัญชีหรือ ERP
• ระบบจดจำป้ายทะเบียนรถ: การควบคุมยานพาหนะในระบบจราจรหรือที่จอดรถ
• การอ่านใบสั่งยา: ดึงข้อมูลจากคำแนะนำทางการแพทย์ในโรงพยาบาลหรือร้านขายยา
• การเข้าถึงสำหรับผู้พิการทางสายตา: แปลงข้อความเป็นเสียงหรือรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้

เอกสารที่สามารถประมวลผลด้วย OCR

เนื่องจาก OCR มีความคล่องตัว จึงสามารถนำไปใช้กับเอกสารประเภทต่างๆ ได้ ตราบใดที่อยู่ในรูปแบบภาพที่สามารถจดจำได้ ก็สามารถส่งผ่านแอปพลิเคชันเว็บ อีเมล หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ได้

การสนับสนุนที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

• รูปแบบไฟล์ PDF (สแกนหรือสร้างจากภาพ)
• รูปภาพในรูปแบบ JPG, PNG, BMP, TIFF

และประเภทเอกสารที่ได้รับการประมวลผลมากที่สุดคือ:

• ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน
• เอกสารแสดงตัวตน (บัตรประชาชน, หนังสือเดินทาง, ใบอนุญาต)
• สัญญาและแบบฟอร์ม
• ใบแจ้งการส่งสินค้าและหลักฐานการส่งสินค้า
• ใบสั่งยา ทะเบียนรถ และใบแจ้งยอดธนาคาร

เครื่องมือและบริการ OCR ที่มีให้บริการ

มีตัวเลือกที่แตกต่างกันสำหรับการใช้ OCR ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ จากเครื่องมือฟรีสำหรับงานครั้งเดียวไปจนถึงโซลูชันธุรกิจแบบบูรณาการ

• ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป: โปรแกรมเช่น ABBYY FineReader ช่วยให้คุณสามารถนำ OCR ไปประยุกต์ใช้อย่างมืออาชีพ
• แอพมือถือ: แอพที่ใช้กล้องโทรศัพท์ของคุณเพื่อสแกนและแปลงข้อความแบบเรียลไทม์
• บริการออนไลน์: เว็บไซต์ที่คุณสามารถอัพโหลดไฟล์และดาวน์โหลดที่ผ่านการประมวลผลแล้วโดยไม่ต้องติดตั้งอะไรเลย

นอกจากนี้ แพลตฟอร์มการจัดการเอกสารหลายแห่งมีโมดูลเทคโนโลยี OCR ในตัว ทำให้ง่ายต่อการใช้งานเป็นประจำในกระแสไฟล์ การจัดการบัญชี หรือการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลไม่เคยมีความจำเป็นมากเท่านี้มาก่อน ทั้งด้วยเหตุผลด้านประสิทธิภาพและความยั่งยืน การใช้ OCR ถือเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการลดการใช้กระดาษ เพิ่มการเข้าถึงข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการซ้ำๆ ที่ก่อนหน้านี้ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการดำเนินการโดยมนุษย์