- ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างประวัติเวอร์ชันของ Google Docs และเวอร์ชันไฟล์ Drive สำหรับรูปแบบที่ไม่ใช่ของ Google โดยมีการใช้งานที่เสริมกัน
- มุมมองกิจกรรมไดรฟ์จะแสดงกิจกรรมและการดำเนินการล่าสุด ประวัติเวอร์ชันช่วยให้คุณเรียกคืนเนื้อหาและดูผู้เขียนได้
- จัดการเวอร์ชันที่ไม่ใช่ของ Google ด้วยการอัปโหลดเวอร์ชันใหม่ ดาวน์โหลด ลบ และเก็บไว้ตลอดไป ตามความต้องการของคุณ
- แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: ตั้งชื่อเหตุการณ์สำคัญ กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไข และรวมกิจกรรมและประวัติเพื่อการควบคุมที่สมบูรณ์
¿วิธีการใช้ประวัติเวอร์ชันและกู้คืนเอกสารใน Google Drive? เมื่อคุณทำงานคนเดียวหรือเป็นทีม ประวัติเวอร์ชันคือเส้นชีวิตที่ช่วยให้คุณมองเห็น ใครเปลี่ยนอะไรและเมื่อไหร่ ในไฟล์ของคุณ เพื่อกู้คืนเนื้อหาหรือเลิกทำข้อผิดพลาดโดยไม่พลาดแม้แต่วินาทีเดียว
ในคู่มือนี้ คุณจะพบทุกสิ่งที่คุณต้องการ: วิธีตรวจสอบกิจกรรมของไดรฟ์ วิธีใช้ประวัติเวอร์ชันใน Google เอกสาร แผ่นงาน และสไลด์ วิธีจัดการเวอร์ชันของไฟล์ที่ไม่ใช่ของ Google (ไฟล์ PDF รูปภาพ ฯลฯ) และ เคล็ดลับและวิธีปฏิบัติที่ดีเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูลอีกครั้ง.
ประวัติเวอร์ชันคืออะไรและเหตุใดคุณจึงอาจสนใจ
ประวัติเวอร์ชันในแอป Google (เอกสาร แผ่นงาน และสไลด์) จะบันทึกภาพรวมของไฟล์ของคุณตามช่วงเวลา ซึ่งทำให้คุณสามารถ ตรวจสอบเวอร์ชันก่อนหน้า ระบุผู้เขียน และคืนค่าสถานะก่อนหน้า หากมีสิ่งใดผิดที่ผิดทาง
การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญทุกครั้งจะสร้างบันทึก เมื่อคุณเปิดประวัติ คุณจะเห็นค่าวันที่และเวลา และถัดจากแต่ละเวอร์ชัน จะเห็นรายชื่อผู้แก้ไขที่ทำการเปลี่ยนแปลง พร้อมสีที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงของพวกเขา ทำให้ใช้งานง่ายมาก ติดตามแต่ละรุ่นได้ในทันที.
- ควบคุมวิวัฒนาการของเอกสารสำคัญและ กู้คืนฉบับร่างก่อนหน้า หากคุณเปลี่ยนใจ
- ในการทำงานร่วมกันคุณจะรู้แน่นอน ใครเป็นคนทำการปรับเปลี่ยนแต่ละครั้ง และส่งผลต่อเนื้อหาอย่างไร
- ลืมเรื่องการบันทึกสำเนาหนึ่งพันชุดที่มีชื่อแปลกๆ ไปได้เลย: ระบบนั้นเอง รวมร่างของคุณไว้ที่ศูนย์กลาง ในไฟล์เดียว
- ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดหรือเกิดการแอบชอบโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณจะมีเสมอ จุดคืนค่า ใช้ได้
กิจกรรมไดรฟ์: การเปลี่ยนแปลงใดที่คุณสามารถดูได้และวิธีเข้าถึง
ไดรฟ์จะบันทึกกิจกรรมทั่วไปของไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณเข้าใจการเคลื่อนไหวและการดำเนินการล่าสุด ซึ่งแตกต่างจากประวัติเวอร์ชัน แต่เป็นส่วนเสริมของ รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับรายการ.
- ไปที่ drive.google.com จากคอมพิวเตอร์ของคุณ และไปที่ไดรฟ์ของฉันในแถบด้านข้างเพื่อตรวจสอบเนื้อหาของคุณ จากนั้นคุณสามารถ เปิดมุมมองข้อมูล.
- ที่มุมขวาบน ให้แตะไอคอนข้อมูลเพื่อแสดงแผงด้านข้างพร้อมรายละเอียดและแท็บกิจกรรม ส่วนกิจกรรมจะแสดง การเปลี่ยนแปลงล่าสุด.
- หากคุณต้องการรายละเอียดของไฟล์หรือโฟลเดอร์เฉพาะ ให้เลือกและตรวจสอบแผง คุณจะสามารถดูได้ การกระทำเช่นการแบ่งปัน การย้ายหรือการเปลี่ยนชื่อ.
- การแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นในไฟล์ Google และ เปลี่ยนชื่อ ของไฟล์หรือโฟลเดอร์
- การเคลื่อนไหว การกำจัด และ การอัพโหลดรายการใหม่.
- แบ่งปันหรือยกเลิกการแบ่งปันการกระทำกับผู้ใช้อื่น ๆ ทุกอย่าง ตามลำดับเวลา.
สิ่งสำคัญ: ประวัติเวอร์ชันสำหรับเอกสาร แผ่นงาน และสไลด์ไม่เหมือนกับประวัติไฟล์ในไดรฟ์สำหรับรูปแบบเช่น PDF หรือรูปภาพ ด้านล่างนี้ คุณจะเห็นวิธีการจัดการแต่ละกรณี อย่าสับสนระหว่างกิจกรรมกับเวอร์ชัน.
ดูและคืนค่าเวอร์ชันในเอกสาร แผ่นงาน และสไลด์
หากต้องการเข้าถึงประวัติเวอร์ชันในไฟล์ Google คุณต้องเป็นเจ้าของหรือมีสิทธิ์แก้ไข ซึ่งคุณจะสามารถทำได้ ตรวจสอบแต่ละเวอร์ชันที่บันทึกไว้และย้อนกลับหากจำเป็น.
- เปิดไฟล์ในไดรฟ์ (เอกสาร แผ่นงาน หรือสไลด์) และไปที่แถบเมนูและเลือกไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ดูประวัติเวอร์ชัน.
- แถบด้านข้างจะเปิดขึ้นพร้อมรายการเวอร์ชัน เมื่อเลือกวันที่และเวลา จะแสดงเนื้อหาตามตอนนั้นพร้อมการแก้ไข เน้นด้วยสี ตามที่ผู้เขียนกล่าวไว้
- หากคุณพอใจกับเวอร์ชันนั้น คุณสามารถคลิกคืนค่าเวอร์ชันนี้เพื่อนำเอกสารทั้งหมดกลับคืน ในสถานะก่อนหน้านี้.
มีทางลัดและเมนูบริบทเพื่อเปิดประวัติโดยไม่ต้องผ่านเมนูหลัก สิ่งสำคัญคือเมื่อคุณแสดงมุมมอง คุณจะเห็นบุคคลที่เกี่ยวข้องและสีของพวกเขา ซึ่งทำให้ ค้นหาการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว.
คำแนะนำที่เป็นประโยชน์: ตั้งชื่อเวอร์ชันคีย์ด้วย ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ตั้งชื่อเวอร์ชันปัจจุบันป้ายกำกับ เช่น การส่งของลูกค้า เวอร์ชันสุดท้าย หรือฉบับร่าง 2 ช่วยให้การนำทางราบรื่นเมื่อเอกสารมีการแก้ไขหลายครั้ง และช่วยให้คุณ ค้นหาเหตุการณ์สำคัญในไม่กี่วินาที.
จัดการไฟล์เวอร์ชันที่ไม่ใช่ของ Google (ไฟล์ PDF, รูปภาพ ฯลฯ)
สำหรับไฟล์ที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบ Google (เช่น PDF, JPG, DOCX) ไดรฟ์จะมีการจัดการเวอร์ชันที่แตกต่างกัน คุณจะไม่เห็นข้อความที่เน้นไว้สำหรับการเปลี่ยนแปลง แต่คุณสามารถ อัพโหลด ดาวน์โหลด กู้คืน หรือลบเวอร์ชัน เก็บไว้แล้ว
อัพโหลดเวอร์ชันใหม่จากเว็บไซต์
- ใน drive.google.com เลือกไฟล์ที่ไม่ใช่ของ Google ที่คุณต้องการแทนที่ แตะเมนูเพิ่มเติม (จุดสามจุด) และไปที่ จัดการเวอร์ชัน.
- คลิกอัปโหลดเวอร์ชันใหม่และเลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่ออัปโหลดเสร็จสิ้น คุณจะสามารถทำได้ ปิดแผง และทำงานต่อไป
หมายเหตุ: หากคุณอัปโหลดไฟล์เวอร์ชันใหม่ที่เป็นของผู้อื่น ความเป็นเจ้าของจะไม่เปลี่ยนแปลง เจ้าของเดิมจะยังคงเหมือนเดิม ดังนั้น คุณไม่เปลี่ยนแปลงความเป็นเจ้าของของรายการ.
อัปโหลดเวอร์ชันใหม่จากคอมพิวเตอร์ของคุณด้วยไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป
- ติดตั้งแอปพลิเคชัน ขับรถ สำหรับคอมพิวเตอร์หากคุณยังไม่มี สิ่งนี้จะช่วยให้คุณ ซิงโครไนซ์และอัปเดต ไฟล์จากระบบของคุณ
- ค้นหาไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ และใช้ Google Drive ลากไปยังโฟลเดอร์ที่ต้องการเพื่อย้ายหรือ คัดลอกหากคุณต้องการทำซ้ำ.
- เวอร์ชั่นจะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติบนเว็บและจะถูกเก็บไว้ ทั้งสองเวอร์ชันในประวัติศาสตร์ จากไฟล์นั้น
วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานในพื้นที่และต้องการให้การเปลี่ยนแปลงสะท้อนไปยังคลาวด์โดยไม่ต้องมีขั้นตอนพิเศษ โดยการรักษาเวอร์ชันไว้ คุณสามารถทำได้ เปรียบเทียบหรือย้อนกลับ เมื่อจำเป็น
ดาวน์โหลดหรือคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้า
- เลือกไฟล์ในไดรฟ์และเปิดเพิ่มเติม > จัดการเวอร์ชัน.
- ถัดจากเวอร์ชันที่คุณสนใจ ให้ใช้เมนูดาวน์โหลดและบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณหากคุณต้องการ เก็บสำเนาไว้.
- หากต้องการคืนค่าเวอร์ชันอื่น (เช่น เวอร์ชันที่คุณเพิ่งดาวน์โหลด) ให้กลับไปที่อัปโหลดเวอร์ชันใหม่ เลือกไฟล์แล้วกดเปิด จากนั้น ปิดแผง.
เส้นทางนี้ช่วยให้คุณสามารถย้ายระหว่างตัวแปรต่างๆ ของไฟล์เดียวกันได้โดยไม่สร้างไฟล์ซ้ำในโฟลเดอร์ที่แตกต่างกัน ซึ่งจะช่วยรักษาความเป็นเอกภาพของคุณ เป็นระเบียบและสม่ำเสมอ.
ลบเวอร์ชันก่อนหน้า
- เปิด drive.google.com เลือกไฟล์ และไปที่เพิ่มเติม > จัดการเวอร์ชัน.
- ในแถวของเวอร์ชันที่คุณต้องการลบ ให้คลิกเมนูและเลือกลบเพื่อ ล้างประวัติ และประหยัดพื้นที่
หมายเหตุ: ระบบจะเก็บเฉพาะเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้นโดยอัตโนมัติ หากมีเวอร์ชันเฉพาะที่คุณต้องการเก็บ ให้ทำเครื่องหมายด้วย เก็บไว้ตลอดไป ภายในแผงเวอร์ชันเพื่อไม่ให้หมดอายุไปตามกาลเวลา
ตรวจสอบว่าไฟล์ถูกเพิ่มลงในไดรฟ์เมื่อใด
- บนเว็บไซต์ Drive ให้คลิกขวาที่ไฟล์และเลือกข้อมูลไฟล์ > รายละเอียด.
- ในแผงด้านข้าง เลื่อนลงมาเพื่อค้นหาวันที่สร้าง จากนั้นคุณจะเห็นว่าเมื่อใด เพิ่มเข้าในหน่วยของคุณแล้ว.
มุมมองนี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการแสดงเหตุผลวันที่หรือติดตามที่มาของเอกสารโดยไม่จำเป็นต้องเปิดเอกสาร ประวัติเวอร์ชันสมบูรณ์.
การกู้คืนเนื้อหาที่สูญหาย: กรณีทั่วไปและวิธีดำเนินการ
ฟังดูคุ้นๆ ไหม? คุณกำลังคืบหน้าไปมาก แต่ไม่ทันรู้ตัว คุณก็ลบหรือเขียนทับบล็อกทั้งหมดด้วยการวางผิดวิธี พอถึงเวลาที่คุณต้องการเลิกทำ มันก็สายเกินไปหรือไม่คุ้มค่าที่จะทำ ประวัติเวอร์ชันเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับปัญหานี้ แผน B ที่เชื่อถือได้ที่สุดของคุณ.
- เปิดประวัติ ค้นหาช่วงเวลาก่อนเกิดข้อผิดพลาดและ ดูตัวอย่างเวอร์ชัน เพื่อยืนยันว่าเนื้อหายังอยู่
- คืนค่าเวอร์ชันเต็มหากคุณต้องการหรือคัดลอกและวางส่วนเฉพาะจากมุมมองประวัติ เพื่อรักษาไว้ ความก้าวหน้าล่าสุด.
- หากสิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณบ่อยครั้ง ให้ระบุรุ่นที่สำคัญ (เช่น ก่อนการเปลี่ยนแปลงที่มีความเสี่ยง) ถอยกลับอย่างไม่ต้องสงสัย.
วิธีนี้ไม่ใช่วิธีที่ปลอดภัยหากไม่เคยบันทึกเนื้อหา แต่ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาทำงานของคุณได้หลายชั่วโมง นอกจากนี้ การทำงานบนคลาวด์ยังทำให้จุดบันทึก มันเกิดขึ้นบ่อยและอัตโนมัติ.
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเพิ่มประวัติการแก้ไขให้สูงสุด
นิสัยเล็กๆ น้อยๆ สามารถสร้างความแตกต่างได้: กำหนดเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับการตั้งชื่อเวอร์ชันสำคัญ เช่น การส่งมอบให้กับลูกค้าแต่ละรายหรือเมื่อสิ้นสุดเฟส ซึ่งจะช่วยให้คุณ เรียกดูประวัติโดยไม่เสียเวลา.
ตกลงกับทีมว่าจะรวมการเปลี่ยนแปลงเมื่อใดเป็นเวอร์ชันเสถียรที่มีชื่อ และจะตรวจสอบการแก้ไขเล็กน้อยเมื่อใด วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงเสียงรบกวนและมี จุดตรวจสำคัญ.
ใช้มุมมองกิจกรรมเมื่อคุณต้องการดูภาพรวมการเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว (การแชร์ การเปลี่ยนชื่อ การย้าย) และสำรองประวัติเวอร์ชันเพื่อตรวจสอบเนื้อหาโดยละเอียด แต่ละมุมมองช่วยให้คุณมีมุมมองที่แตกต่างกัน เสริม.
เมื่อแก้ไขเอกสารที่แชร์ ให้พยายามจัดกลุ่มการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องเป็นเซสชันที่ชัดเจน วิธีนี้จะทำให้การประทับเวลามีประโยชน์มากขึ้น และหากคุณจำเป็นต้องย้อนกลับ คุณสูญเสียปริมาณงานขั้นต่ำ.
ข้อจำกัดและข้อควรพิจารณาที่ต้องคำนึงถึง
โปรดจำไว้ว่า: ประวัติเวอร์ชันแอปของ Google ไม่เหมือนกับระบบจัดการเวอร์ชันไฟล์ที่ไม่ใช่ของ Google ในกรณีแรก คุณจะเห็นการแก้ไขด้วยสีและผู้เขียน ในขณะที่ในกรณีหลัง คุณจัดการไฟล์ทั้งหมด ไม่มีรายละเอียดข้อความ
คุณต้องมีสิทธิ์ที่เหมาะสม (การเป็นเจ้าของหรือการแก้ไข) เพื่อดูและกู้คืนเวอร์ชัน หากคุณมีสิทธิ์อ่านเท่านั้น คุณจะไม่สามารถเปิดหรือ ประวัติการทริกเกอร์.
ไดรฟ์จะเก็บรักษาเวอร์ชันล่าสุดไว้และสามารถล้างเวอร์ชันเก่าได้หากคุณไม่ได้ทำเครื่องหมายไว้สำหรับการเก็บรักษา ใช้ Keep Forever กับเวอร์ชันสำคัญที่เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายหรือโครงการ คุณจะต้องรักษา.
หากเวิร์กโฟลว์ของคุณต้องอาศัยการอัปโหลดที่ไม่ใช่ของ Google บ่อยครั้ง (เช่น PDF ที่ส่งออก) ให้ตัดสินใจว่าจะเก็บไฟล์ที่มีเวอร์ชันหรือสร้างสำเนาที่เปลี่ยนชื่อ ซึ่งอย่างแรกจะช่วยประหยัดพื้นที่และ การตรวจสอบแบบรวมศูนย์.
ทางเลือกเสริม: การควบคุมประวัติใน ClickUp Docs
หากคุณต้องการรวมการสร้างเอกสารกับการจัดการโครงการ ชุดโปรแกรมที่ผสานรวมบางชุดจะให้คุณเชื่อมโยงเอกสารกับงานและตรวจสอบประวัติจากแพลตฟอร์มเดียวกัน โดยชุดโปรแกรมหนึ่งมีข้อเสนอ ประวัติหน้า การคืนค่า และการอนุญาตแบบละเอียด ภายในผู้จัดการงานของคุณ
ในโซลูชันนั้น คุณสามารถเปิดเอกสาร ไปที่เมนูสามจุด และเข้าสู่ประวัติหน้าเพื่อดูลำดับเวลาของการเปลี่ยนแปลงพร้อมผู้เขียน วันที่ และเวลา จากนั้นก็สามารถทำได้ คืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้า หากมีอะไรผิดพลาด
นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณแชร์เพจหรือเพจย่อยด้วยลิงก์ และหากจำเป็น คุณสามารถคัดลอกลิงก์จากบล็อกเฉพาะเพื่อส่งเฉพาะส่วนได้ โดยคุณสามารถควบคุมได้ มีการแบ่งปันอะไรและกับใคร โดยไม่เปิดเผยส่วนที่เหลือ
การจัดการเจ้าของและผู้ทำงานร่วมกันนั้นตรงไปตรงมา: จากอวาตาร์ด้านบน คุณสามารถเพิ่มสมาชิกใหม่ ปรับสิทธิ์ และเชื่อมโยงเอกสารกับงานหรือโครงการ ทุกอย่างจะอยู่ในบริบทเดียวกัน ลดแรงเสียดทาน ระหว่างเนื้อหาและการดำเนินการ
การเชี่ยวชาญกิจกรรมของไดรฟ์ ประวัติเวอร์ชันในเอกสาร แผ่นงาน และสไลด์ และการจัดการตัวแปรในไฟล์ที่ไม่ใช่ของ Google ทำให้คุณควบคุมเอกสารของคุณได้อย่างสมบูรณ์ ด้วยนิสัยเช่นการตั้งชื่อเหตุการณ์สำคัญ การเก็บรักษาเวอร์ชันสำคัญ และการตรวจสอบกิจกรรมก่อนการคืนค่า ทำให้สามารถควบคุมทุกอย่างได้อย่างง่ายดาย หลีกเลี่ยงความประหลาดใจในชีวิตประจำวันของคุณหากคุณอ่านมาถึงตรงนี้แล้ว เราจะฝากบทความนี้ไว้เป็นทางเลือกแทน ฮาร์ดไดรฟ์ของคุณเต็มเร็วไหม? คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการตรวจจับไฟล์ขนาดใหญ่และประหยัดพื้นที่เจอกันใหม่คราวหน้านะคะ!
มีความหลงใหลในเทคโนโลยีตั้งแต่ยังเป็นเด็ก ฉันชอบที่จะติดตามข่าวสารล่าสุดในภาคส่วนนี้ และเหนือสิ่งอื่นใดคือการสื่อสาร นั่นคือเหตุผลที่ฉันทุ่มเทให้กับการสื่อสารเกี่ยวกับเทคโนโลยีและเว็บไซต์วิดีโอเกมมาหลายปี คุณจะพบว่าฉันเขียนเกี่ยวกับ Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo หรือหัวข้ออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องที่อยู่ในใจ