Copilot ใน Excel: สูตร ตาราง และแผนภูมิจากภาษาธรรมชาติ

การแนะนำของ Copilot ใน Excel นี่เป็นข่าวดีสำหรับผู้ที่ใช้โปรแกรมสเปรดชีตนี้เป็นประจำ ความสามารถของมันมหาศาล ตั้งแต่การสรุปและจัดเรียงข้อมูล ไปจนถึงการสร้างสูตรและแผนภูมิ เครื่องมืออันทรงคุณค่าที่ช่วยให้คุณประหยัดงานและเพิ่มความเร็วในการวิเคราะห์ในแต่ละวัน

สิ่งสำคัญคือต้องชัดเจนเกี่ยวกับกฎของเกม: มันทำหน้าที่ภายในเวิร์กบุ๊ก Excel เองตามข้อมูลที่คุณเห็นฟังก์ชันนี้จะวางผลลัพธ์ลงในตารางโดยตรง เช่นเดียวกับผลลัพธ์ Excel อื่นๆ ใช้งานได้อย่างคุ้นเคย ไม่ต้องใช้สคริปต์หรือ Add-in และผลลัพธ์จะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลของคุณมีการเปลี่ยนแปลง

Copilot ใน Excel คืออะไร และมีอะไรให้บริการบ้าง?

ยิ่งไปกว่านั้น มันยังไปไกลกว่าสูตร: ช่วยให้คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากเว็บ OneDrive หรือ SharePoint...และแม้แต่เนื้อหาการสื่อสารจากองค์กรของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นด้วยตารางที่มีโครงสร้างที่ดี โดยไม่ต้องดิ้นรนกับรูปแบบ

ความแตกต่างที่สำคัญอย่างหนึ่งคือ มันบูรณาการกับเครื่องมือคำนวณ Excel โดยตรง มันไม่ทำลายโครงสร้างของหนังสือ เคารพช่วง ตาราง และชื่อที่กำหนดไว้ และผลลัพธ์จะแสดงเหมือนเอาท์พุต Excel ทั่วไป โดยมีการคำนวณใหม่เมื่อข้อมูลต้นฉบับเปลี่ยนแปลง

จะหา Copilot ใน Excel ได้ที่ไหน

ภายใน Excelคุณจะเห็นมันบนแท็บหน้าแรก กดปุ่ม Copilot บนลู่วิ่ง เพื่อเปิดแดชบอร์ดของคุณ ดูข้อเสนอแนะการเริ่มต้น และเริ่มพูดคุยกับผู้ช่วย

คุณสามารถทำงานในระดับเซลล์ได้ด้วย เลือกเซลล์และใช้ไอคอนสายฟ้าที่ปรากฏถัดจากเซลล์นั้น เพื่อใช้การดำเนินการตามบริบทที่ส่งผลต่อจุดนั้นหรือช่วงที่ตรวจพบ

การเตรียมตัวและขั้นตอนแรก

เมื่อคุณเปิดแผง คุณสามารถเลือกทางลัดเพื่อสร้างสิ่งใหม่ แนะนำสูตรหรือการจัดรูปแบบ หรือสรุปข้อมูล หากคุณต้องการวิธีฟรี ให้เข้าสู่ตัวเลือกแชทกับ Copilot และเขียนความต้องการของคุณด้วยคำพูดของคุณเอง

ฟังก์ชั่นหลักและตัวอย่างการปฏิบัติ

Copilot โดดเด่นในงานที่ต้องทำซ้ำๆ หรืองานที่ต้องใช้การตัดสินใจเกี่ยวกับภาพรวมทั้งหมด นี่คือพื้นที่ที่มีประโยชน์มากที่สุดบนใบจริง:

• นำเข้าข้อมูลได้อย่างง่ายดายบอกให้ดึงข้อมูลจากเว็บ จาก OneDrive หรือ SharePoint หรือจากการสื่อสารภายใน ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างตารางเพื่อเตรียมวิเคราะห์ได้
• ไฮไลท์ เรียงลำดับ และกรองขอให้เน้นข้อมูลที่คุณสนใจ สร้างตัวกรองแบบกำหนดเอง หรือเรียงลำดับตามฟิลด์ที่เหมาะกับคุณ รวมถึงกฎเกณฑ์เช่น "เฉพาะเซลล์ที่มีตัวเลข" หรือ "ค่าที่มากกว่า 5"
• การสร้างและการทำความเข้าใจสูตรร้องขอคอลัมน์หรือแถวใหม่ที่คำนวณตามข้อมูลของคุณ Copilot สามารถอธิบายวิธีการทำงานของสูตรแต่ละสูตรเพื่อให้คุณเรียนรู้และเชื่อถือผลลัพธ์ได้
• ระบุข้อมูลที่มีค่าถามคำถามเกี่ยวกับข้อมูลของคุณและรับแผนภูมิ ตารางสรุป สรุป แนวโน้ม หรือการแจ้งเตือนค่าผิดปกติโดยไม่ต้องออกจากชีต

เขายังมีทักษะในการสร้างสถานการณ์ตามข้อความอีกด้วย คุณสามารถเรียงลำดับรายการความคิดเห็นตามความรู้สึก (บวก เป็นกลาง ลบ) และกำหนดหมวดหมู่สั้นๆ เช่น "รสชาติ" "เสียงรบกวน" หรือ "ความจุ" เพื่อสร้างคอลัมน์ใหม่เพื่อดำเนินการวิเคราะห์ต่อ

สร้างกราฟิกโดยตรง

หากคุณมีตารางและต้องการดูเพียงแค่ถาม เปิด Excel เลือกช่วงของคุณด้วยรูปแบบที่เหมาะสม และสอบถาม Copilot ถึงประเภทแผนภูมิที่คุณต้องการ

1. เมื่อข้อมูลพร้อมแล้ว ให้เปิดแผง Copilot และเขียนความตั้งใจของคุณ: ตัวอย่างเช่น “สร้างแผนภูมิแท่งพร้อมยอดขายต่อเดือน”.
2. Copilot จะสร้างกราฟตามบริบท เมื่อคุณมั่นใจแล้ว ให้ใช้ตัวเลือก +เพิ่มลงในแผ่นงานใหม่ เพื่อย้ายไปยังแท็บแยกในหนังสือ

หากคุณต้องการแรงบันดาลใจ ลองส่งข้อความที่หลากหลายและเฉพาะเจาะจง ยิ่งขอบเขตและขอบเขตที่จะแสดงชัดเจนมากขึ้นผลลัพธ์จะดีขึ้นโดยไม่ต้องปรับด้วยมือ

ฟังก์ชัน =COPILOT(): ใช้เหมือนสูตรอื่นๆ

หนึ่งในฟีเจอร์ใหม่ที่น่าสนใจที่สุดก็คือ Copilot ยังทำงานเหมือนฟังก์ชันอีกด้วย คุณสามารถเขียน =COPILOT() ในเซลล์ได้ และส่งคำสั่งในภาษาธรรมชาติในเครื่องหมายคำพูด รวมถึงการอ้างอิงถึงช่วงต่างๆ หากคุณต้องการบริบท

ผลลัพธ์จะถูกวางลงบนกริดโดยตรง ไม่มีเมนูที่ซ่อนอยู่หรือเคล็ดลับแปลก ๆใช้เหมือนกับการใช้ =SUM() หรือ =VLOOKUP() แต่มีประโยชน์เพิ่มเติมคือสามารถเข้าใจคำอธิบายและสร้างเอาต์พุตตามข้อมูลของคุณ

แนวทางนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการ "เพิ่มความสมบูรณ์" ให้กับคอลัมน์: จัดเรียงตามความรู้สึก สกัดแท็ก สรุปข้อความ หรือสร้างหมวดหมู่ ด้วยรูปแบบไวยากรณ์ที่ผู้ใช้ Excel ทุกคนคุ้นเคย

Copilot ใน Excel ด้วย Python: การวิเคราะห์ขั้นสูง

เมื่องานต้องการระดับที่ลึกกว่า Copilot สามารถไว้วางใจได้ Python ใน Excel. อธิบายการวิเคราะห์ที่คุณต้องการเป็นภาษาธรรมชาติ และตัวช่วยสร้างจะสร้าง อธิบาย และแทรกโค้ด Python ลงในสเปรดชีตของคุณโดยอัตโนมัติ

1. เปิด Excel และยืนยันว่าข้อมูลของคุณอยู่ในตารางหรือช่วงที่กำหนดไว้ชัดเจน ไปที่เริ่มและเปิดเมนูภายใต้ปุ่ม Copilot มันจะแสดงตัวเลือกต่างๆ ให้คุณดู
2. เลือกทักษะแอปและเลือกตัวเลือก «เพื่อให้มีมุมมองที่เป็นเอกลักษณ์โดยใช้ Python" รอการตอบกลับเบื้องต้นและตรวจสอบแนวทาง ที่เสนอมาเพื่อการวิเคราะห์ของคุณ
3. หากปรากฏให้กด «เริ่มต้นด้วยการใช้เหตุผลเชิงลึก" หรือใช้ตัวเลือก "รับผลลัพธ์ที่ลึกยิ่งขึ้นโดยใช้โหมดการวิเคราะห์ขั้นสูง" และแล้วปุ่มเริ่มการใช้เหตุผลเชิงลึกก็เริ่มต้นขึ้น
4. เมื่อเข้าสู่โหมดนี้ Copilot จะสร้างชีตใหม่และ แทรกโค้ด Python ที่จำเป็นพร้อมแผนที่สมบูรณ์และมีโครงสร้างมากขึ้น สำหรับการวิเคราะห์ของคุณ
5. เมื่อเสร็จแล้วให้กลับไปที่แผงและเลือก «หยุดการวิเคราะห์ขั้นสูง» เพื่อออกจากโหมดและฟื้นคืนความสามารถที่เหลือของ Copilot

โหมดการใช้เหตุผลเชิงลึกมีประโยชน์เมื่อการวิเคราะห์ต้องใช้ขั้นตอนที่เชื่อมโยงกันหลายขั้นตอน มันช่วยให้คุณมีแผนการโจมตีและดำเนินการโดยอัตโนมัติด้วยโค้ดที่ตรวจสอบได้เพื่อให้คุณได้เรียนรู้จากกระบวนการหรือปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณได้

ความพร้อมใช้งานและใบอนุญาต: ใครสามารถใช้งานได้

Copilot จะปรากฏบนแท็บหน้าแรกของ Word, Excel, PowerPoint และ Outlook บนเว็บ หากคุณมี การสมัครสมาชิก Copilot. หากแผน Microsoft 365 ของคุณมีแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปคุณจะเห็นสิ่งนี้ในแอปเดสก์ท็อปเหล่านั้นด้วย

สำหรับผู้ใช้ตามบ้าน คุณต้องมีใบอนุญาตเหล่านี้: Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Family หรือ Copilot Proหากคุณใช้เวอร์ชันธุรกิจ ข้อกำหนดคือ Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 หรือ F3 และ มี Microsoft 365 Copilot เชื่อมโยงกับบัญชีของคุณ.

สิ่งสำคัญสำหรับไฟล์ภายในเครื่องหรือไฟล์ใหม่ที่ยังไม่ได้บันทึก: บัญชีหลักที่ปรากฏที่ด้านบนของหน้าต่าง Microsoft 365 จะต้องได้รับอนุญาต เพื่อให้ Copilot มีอยู่ในไฟล์นั้น

การปรับใช้เป็นไปอย่างค่อยเป็นค่อยไป ปัจจุบัน Copilot for Excel ได้รับการเสนอให้กับผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตซึ่งอยู่ในช่องเบต้าแล้ว บน Windows หรือ Mac เวอร์ชันเว็บจะมาถึงผ่านโปรแกรม Frontier เมื่อเปิดตัว

การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวปลดล็อคโดย Copilot

มีการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวสองแบบที่หากปิดใช้งานจะสามารถซ่อน Copilot ในแอป Microsoft 365 ได้ ขั้นแรก ตรวจสอบการตั้งค่า Windows ของคุณ และหากคุณใช้ Mac ให้ตรวจสอบแผงที่เทียบเท่า

1. บน Windows: เปิด Word, Excel หรือ PowerPoint ไปที่ ไฟล์ > บัญชี และคลิกที่ ความเป็นส่วนตัวของบัญชี > จัดการการตั้งค่า.
2. เปิดใช้งาน "ประสบการณ์ที่วิเคราะห์เนื้อหาของพวกเขา» และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เปิดตัวเลือกไว้แล้วทุกประสบการณ์เชื่อมโยงกัน» เพื่อให้ Copilot ปรากฏในแอป
3. บน Mac: เปิด Word และไปที่ Word > การตั้งค่า > ความเป็นส่วนตัว. เปิดใช้งานสองตัวเลือกเดียวกัน เพื่อให้แน่ใจว่า Copilot พร้อมใช้งาน

หากคุณไม่เห็นหลังจากเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้ โปรดตรวจสอบใบอนุญาตของคุณหรืออัปเดตช่อง ในหลายกรณี ไม่มีอะไรจะต้อง "เปิดใช้งาน" เพิ่มเติมอีกฟีเจอร์ดังกล่าวจะปรากฏขึ้นทันทีเมื่อตรงตามข้อกำหนดด้านบัญชี ความเป็นส่วนตัว และเวอร์ชัน

ไอเดียรับประโยชน์สูงสุดโดยไม่ต้องออกจากหน้าเพจ

เพื่อปลดล็อกประโยชน์ใช้สอย ให้คิดว่า Copilot เป็นผู้ช่วยโดยตรงบนเซลล์ของคุณ ต่อไปนี้เป็นแนวคิดที่พิสูจน์แล้วว่าช่วยประหยัดเวลาได้ ในแต่ละวัน:

• การระดมความคิดในบริบทสร้างรายการแนวคิด ชื่อเรื่อง หรือคำสำคัญจากคำอธิบายสั้นๆ และขอให้พวกเขาเขียนข้อความใหม่โดยใช้โทนที่ชัดเจนขึ้นหรือเป็นทางการมากขึ้น
• บทสรุปที่บอกเล่าเรื่องราวเลือกช่วงกว้างและขอข้อความสั้นๆ พร้อมแนวโน้ม จุดสูงสุด และจุดตกต่ำ เหมาะสำหรับการแปลงตารางเป็นย่อหน้าเพื่อเตรียมรายงาน
• การจำแนกประเภทโดยตรง:ส่งคอลัมน์พร้อมความคิดเห็นหรือคำตอบแบบสำรวจ และขอให้ติดป้ายกำกับ "บวก/เป็นกลาง/ลบ" และหมวดหมู่สั้นๆ สำหรับแต่ละรายการ
• รายการและตารางแบบทันทีอธิบายสิ่งที่คุณต้องการและขอตารางพร้อมคอลัมน์สำคัญ (งาน ผู้รับผิดชอบ วันที่ สถานะ) ซึ่งจะเป็นพื้นฐานที่มั่นคงสำหรับการจัดระเบียบงานโดยไม่ต้องถกเถียงเรื่องรูปแบบ

วิธีการโต้ตอบ: แผง แชท และการดำเนินการ

หากคุณชอบแนวทางการสนทนา ให้เปิดแผงควบคุมและเลือก "สนทนากับ Copilot" คุณจะพบไอเดียโฆษณาเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็วหรือคุณสามารถเขียนความต้องการของคุณได้อย่างอิสระแล้วจึงแก้ไขคำตอบด้วยคำแนะนำเพิ่มเติม

สำหรับการดำเนินการที่เฉพาะเจาะจง ไอคอนสายฟ้าในเซลล์จะมีประโยชน์มาก ช่วยให้คุณสามารถใช้คำสั่งภายในเครื่องได้ โดยไม่ต้องเปลี่ยนบริบท เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างคอลัมน์คำนวณควบคู่ไปกับข้อมูลที่คุณกำลังตรวจสอบ

ในการตอบกลับ Copilot จะเสนอให้ปรับผลลัพธ์ ขอให้เขาเปลี่ยนกราฟให้เป็นเส้น และกรองตามเกณฑ์อื่น หรืออธิบายสูตรที่สร้างขึ้นทีละขั้นตอนโดยไม่ต้องออกจากแผ่นงาน

Copilot ในระบบนิเวศ Microsoft 365

ผู้ช่วยไม่ได้จำกัดอยู่แค่ Excel เท่านั้น มีอยู่ใน Word, PowerPoint และ Outlook บนเว็บ เมื่อคุณมีการสมัครสมาชิกที่เกี่ยวข้อง หากแผนของคุณมีแอปเดสก์ท็อป คุณจะเห็นแอปดังกล่าวในเวอร์ชันเหล่านั้นด้วย

ใน Word ช่วยให้คุณสามารถเขียนตั้งแต่ต้น สรุป หรือปรับโทนได้ ใน PowerPoint สร้างการนำเสนอจากแนวคิดหรือเอกสารที่มีอยู่นำเสนอโครงสร้างและการออกแบบ ข้อดีที่สำคัญคือความสม่ำเสมอในการใช้งานระหว่างแอปต่างๆ

แนวทางแบบรวมนี้หมายความว่าสิ่งที่คุณเรียนรู้ในแอปหนึ่งจะช่วยคุณในอีกแอปหนึ่งได้ ไอคอนจะอยู่บนแท็บหน้าแรกและการไหลจะทำซ้ำเปิดมันขึ้นมา อธิบายสิ่งที่คุณต้องการ และปรับแต่งมันจนกว่าจะได้ตามที่คุณต้องการ

เคล็ดลับความแม่นยำเพื่อผลลัพธ์ที่ดีกว่า

ยิ่งชัดเจนเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น ระบุช่วง, ฟิลด์ และเป้าหมาย ในคำขอของคุณ: “จากกลุ่มผลิตภัณฑ์ TablaVentas แสดงผลิตภัณฑ์ 5 อันดับแรกที่มีหน่วยมากที่สุดและสร้างแผนภูมิแท่ง”

ถ้าจะขอให้คำนวณก็เตรียมพื้นดินไว้ก่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประเภทข้อมูลถูกต้องและไม่มีส่วนหัวที่ซ้ำกัน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ตัวเลขไม่มีข้อความที่ซ่อนอยู่ เพื่อที่คุณจะหลีกเลี่ยงคำตอบที่คลุมเครือได้

แนวทางปฏิบัติที่เป็นประโยชน์คือการขอคำอธิบายของวิธีแก้ปัญหา ขอให้เขาแสดงสูตรและบอกคุณว่าแต่ละส่วนทำอะไรคุณจะเรียนรู้วิธีรวมรูปแบบเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณโดยไม่ต้องพึ่งผู้ช่วยเสมอไป

ตารางสรุปข้อมูลและสูตรแบบไร้ความพยายาม

Copilot สามารถสร้างตารางสรุปข้อมูลตามคำอธิบายของคุณได้ ระบุการวัด แถว และคอลัมน์เป็นภาษาธรรมชาติและผู้ช่วยจะสร้างไดนามิกที่คุณสามารถปรับแต่งได้ทันที

สำหรับสูตรขั้นสูง ให้บรรยายเป้าหมายแทนฟังก์ชัน ขอให้ “สร้างคอลัมน์ที่คำนวณการเติบโตแบบเดือนต่อเดือน” และให้ Copilot ตัดสินใจเลือกชุดคุณสมบัติที่ดีที่สุด จากนั้นทบทวนคำอธิบายเพื่อเสริมสร้างการเรียนรู้ของคุณ

หากคุณติดขัด ให้ถามว่า "ทำอย่างไร" ขอวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการถดถอยในสองคอลัมน์ หรือวิธีทำให้ซีรีส์เป็นมาตรฐาน นอกจากจะให้ผลลัพธ์แล้ว ยังจะอธิบายวิธีการด้วย

การสั่งการ ตัวกรอง และการจัดรูปแบบอัจฉริยะ

เมื่อมีบันทึกจำนวนมาก การได้รับความชัดเจนคือครึ่งหนึ่งของงาน Copilot สามารถสร้างตัวกรองที่กำหนดเองได้ เช่น “แสดงเฉพาะเซลล์ที่มีตัวเลข” หรือ “เก็บค่าที่มากกว่า 5”

คุณยังสามารถใช้การไฮไลท์เพื่อดึงความสนใจได้อีกด้วย ขอให้เขาไฮไลต์รายการ N อันดับแรกเพื่อระบายสีส่วนที่แปลกออกไป หรือทำเครื่องหมายแถวที่ไม่ตรงตามเงื่อนไข สิ่งเหล่านี้คือการปรับปรุงความสามารถในการอ่านที่ช่วยให้การตรวจสอบรวดเร็วขึ้น

ในการจัดลำดับที่ซับซ้อน ให้ระบุเกณฑ์และลำดับความสำคัญ “เรียงลำดับตามผลประโยชน์ที่ลดลง และถ้าเท่ากัน ให้เรียงลำดับตามหน่วยที่เพิ่มขึ้น” การรันลำดับทั้งหมดโดยไม่ต้องเปิดกล่องโต้ตอบก็เพียงพอแล้ว

เมื่อใดควรเชื่อถือและเมื่อใดควรตรวจสอบ

คติประจำใจที่สมเหตุสมผลคือ "เชื่อใจ แต่ต้องตรวจสอบ" ตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนนำไปใช้ในการตัดสินใจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทที่มีข้อกำหนดทางกฎหมายหรือการปฏิบัติตาม

ไม่มีความปลอดภัยแน่นอนแม้แต่ในแผนขั้นสูง บริษัทต่างๆ เตือนทุกคนว่าความผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นได้มันเป็นส่วนหนึ่งของเทคโนโลยีในปัจจุบัน การตัดสินใจของคุณยังคงเป็นจุดสิ้นสุดที่สำคัญ

สิ่งที่ดีคือการเรียนรู้แบบก้าวหน้า ยิ่งคุณใช้ข้อมูลที่มีโครงสร้างดีมากขึ้นเท่าใด คุณก็จะได้รับคำตอบที่ดีขึ้นเท่านั้น และคุณจะรวมรูปแบบต่างๆ มากขึ้นลงในเวิร์กโฟลว์ของคุณโดยไม่ต้องพึ่งพาผู้ช่วยในทุกสิ่งทุกอย่าง

การเชี่ยวชาญ Copilot ใน Excel ไม่ใช่เรื่องของการปล่อยให้ AI "ทำงานมหัศจรรย์" แต่เป็นเรื่องของการใช้ความเร็วให้เกิดประโยชน์สูงสุด: นำเข้าและจัดระเบียบข้อมูล สรุป แสดงภาพ สร้างสูตรที่อธิบายได้ และวิเคราะห์อัตโนมัติด้วย Python เมื่อความท้าทายเรียกร้อง ด้วยใบอนุญาตที่ถูกต้อง การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่ถูกต้อง และระบบข้อมูลที่มีโครงสร้างที่ดี แอปพลิเคชันนี้จะกลายเป็นตัวเร่งประสิทธิภาพที่แท้จริงสำหรับงานสเปรดชีตประจำวันของคุณ