ระบบอัตโนมัติและทางลัดที่จำเป็นสำหรับ Outlook เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

Microsoft Outlook เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายทั้งในสภาพแวดล้อมทางอาชีพและส่วนตัวสำหรับการจัดการอีเมล ปฏิทิน และด้านอื่นๆ ของประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวัน สิ่งที่หลายคนไม่รู้ก็คือ การเชี่ยวชาญการทำงานอัตโนมัติและทางลัดของ Outlook จะทำให้ประสิทธิภาพของเครื่องมือนี้เพิ่มมากขึ้นเป็นทวีคูณ

โดยสรุปก็คือ การนำทางที่คล่องตัวมากขึ้น สำหรับผู้ที่ต้องทำงานทุกวันโดยต้องส่งอีเมล นัดหมาย หรือทำภารกิจต่างๆ มากมาย ในบทความนี้ เราจะแสดงทางลัดที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถใช้จัดการอีเมลและปฏิทิน จัดระเบียบรายชื่อติดต่อและภารกิจ และฟีเจอร์สำคัญอื่นๆ

ทางลัดที่จำเป็นสำหรับการเขียนและจัดการอีเมลใน Outlook

สำหรับผู้ที่ใช้ Outlook เป็นไคลเอ็นต์อีเมลเป็นหลัก มีปุ่มลัดหลายปุ่มที่ควรจดจำไว้ตั้งแต่เริ่มต้น

• Ctrl + N: สร้างข้อความใหม่
• Ctrl+Shift+M:นอกจากนี้ยังใช้เขียนอีเมลใหม่จากทุกที่ในโปรแกรมได้อีกด้วย
• Ctrl + R: ตอบกลับผู้ส่ง
• Ctrl+Shift+R: ตอบกลับผู้รับทั้งหมด
• Ctrl + F: ส่งต่อเมล์
• Ctrl + D: ลบข้อความที่เลือก
• Alt + S o กด Ctrl+Enter: ส่งข้อความปัจจุบัน
• Alt+I: แนบไฟล์
• F7: ตรวจสอบการสะกดคำ

ปุ่มลัดเหล่านี้ช่วยให้คุณดำเนินการปุ่มต่างๆ ได้โดยไม่ต้องยกมือออกจากแป้นพิมพ์ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องตอบอีเมลจำนวนมากติดต่อกันหรือเขียนข้อความยาวๆ

ทางลัดของ Outlook เพื่อนำทางอย่างรวดเร็ว 

คุณไม่เพียงแต่สามารถสร้างและจัดการอีเมลได้อย่างรวดเร็ว แต่คุณยังสามารถนำทางระหว่างส่วนต่างๆ ของโปรแกรมด้วยความคล่องตัวโดยใช้ทางลัด Outlook เหล่านี้:

• Ctrl + ฮิต: ไปที่อีเมล์
• Ctrl + ฮิต: เปิดปฏิทิน
• Ctrl + ฮิต: ดูส่วนการติดต่อ
• Ctrl + ฮิต: การเข้าถึงงาน
• Ctrl + Y: เลือกโฟลเดอร์ที่จะเปิด

ด้วยคีย์เหล่านี้ คุณสามารถติดตามองค์กรทั้งหมดของคุณได้โดยไม่ต้องคลิกผ่านแท็บหรือเมนูต่างๆ

ปฏิทิน Outlook มีทางลัดมากมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน

ปฏิทินใน Outlook เป็นหนึ่งในเสาหลักและยังมีทางลัดมากมายเพื่อให้ใช้ประโยชน์จากมันได้สูงสุด:

• Ctrl + Shift + A: สร้างการนัดหมายใหม่
• Ctrl + Shift + Q: สร้างคำขอประชุม
• Alt+H, M, R:อีกวิธีในการสร้างการประชุม
• Ctrl + G: ไปยังวันที่กำหนด
• Alt + Page Down: ไปเดือนหน้าครับ
• Alt + Page Up: ไปยังเดือนก่อนหน้า
• Ctrl + ลูกศรขวา: วันถัดไป
• Ctrl + ลูกศรซ้าย: วันที่ผ่านมา

คุณยังสามารถ แสดงช่วงเวลาต่าง ๆ โดยการเปลี่ยนตัวเลขที่ใช้ด้วย Alt:

• Alt+1: หนึ่งวัน
• Alt+7: หนึ่งสัปดาห์เต็ม
• Alt+0: สิบวัน

ด้วยทรัพยากรเหล่านี้ คุณสามารถกำหนดเวลาและดูการประชุมของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยไม่รบกวนสายตา

การดำเนินการด่วนสำหรับการนัดหมายและการเตือนความจำ

ทางลัด Outlook เพิ่มเติม: เมื่อต้องจัดการการประชุมหรือการนัดหมายหลายรายการ ทางลัดเหล่านี้จะมีประโยชน์:

• Alt + A:เปิดการนัดหมายเมื่อมีประกาศปรากฎ
• Alt + S: เตือนให้พักฟื้น
• Alt + D: ยกเลิกการแจ้งเตือน
• Alt+V, เอ็ม: เปิดหน้าต่างแจ้งเตือน

การจัดการรายชื่อติดต่อ บันทึก และงานต่างๆ อย่างรวดเร็ว

Outlook ยังช่วยให้คุณสามารถดำเนินการด่วนกับรายชื่อติดต่อ บันทึก และงานต่างๆ ได้:

• Ctrl + Shift + T: สร้างงานใหม่
• Ctrl + Shift + V:ย้ายรายการ (อีเมล งาน หรือการนัดหมาย) ไปยังโฟลเดอร์อื่น
• Alt+H, A, B: เปิดสมุดที่อยู่
• Alt+H, C, G: สร้างกลุ่มปฏิทิน

เครื่องมือเหล่านี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานกับกลุ่มที่ซับซ้อนหรือรายการแจกจ่าย

ฟังก์ชันภายในและการปรับแต่งใน Outlook

มีทางลัด Outlook บางอย่างที่ช่วยให้เรานำทางผ่านฟังก์ชันภายในได้:

• Ctrl + E o F3: ข้ามไปที่ช่องค้นหา
• Ctrl + M o F9:การซิงค์อีเมล์ด้วยตนเอง
• Ctrl + Shift + G: ทำเครื่องหมายหรือยกเลิกการทำเครื่องหมายการสนทนา
• เสื่อมถอยหลัง: เก็บถาวรบทสนทนาที่เลือก
• Ctrl + Q: ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว
• Ctrl + S: ทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน

คุณสมบัติเหล่านี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณหลงอยู่ในข้อความหรือโฟลเดอร์ต่างๆ และทำให้คุณสามารถอัปเดตสิ่งที่เกิดขึ้นในกล่องจดหมายของคุณได้อยู่เสมอ

ตัวเลือกการเข้าถึงและการปรับแต่งภาพ

Outlook เพิ่มทางลัดสำหรับผู้ใช้ที่ทำงานกับฟีเจอร์การเข้าถึง:

• Alt+Ctrl+Shift+M:เปิดใช้งานข้อมูล MSAA สำหรับผู้อ่านเช่น JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+P:กำหนดเสียงให้กับการแจ้งเตือน

คุณยังสามารถซูมเข้าในอีเมลได้:

• ctrl + +: ซูมเข้า
• Ctrl + -: ซูมออก

ทางลัด Outlook ที่มีประโยชน์เหล่านี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ต้องการปรับแต่งสภาพแวดล้อมของตนด้วยภาพหรือการได้ยิน

ด้วยทางลัดทั้งหมดเหล่านี้ที่ถูกนำไปใช้อย่างดีแล้ว มันจึงเป็นไปได้ ทำงานได้คล่องตัวมากขึ้นใน Microsoft Outlookตั้งแต่การสร้างอีเมลไปจนถึงการกำหนดตารางกิจกรรมหรือการจัดการงาน การใช้ปุ่มร่วมกันเหล่านี้ช่วยลดการคลิกและการเลื่อนบนหน้าจอได้อย่างมากแม้ว่าในตอนแรกอาจดูเหมือนว่าต้องจดจำมากมาย แต่ในไม่ช้าคุณจะพบว่าคุณจะใช้มันได้โดยอัตโนมัติ และสังเกตเห็นการปรับปรุงในประสิทธิภาพการทำงานประจำวันของคุณ