วิธีสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ใน Google Drive

สร้างโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน บน Google Drive สามารถเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการทำงานเป็นทีม ช่วยให้ผู้ทำงานร่วมกันสามารถเข้าถึงและแก้ไขเอกสารได้ แบบเรียลไทม์. อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้อาจสร้างความสับสนเล็กน้อย สำหรับผู้ใช้ ที่ไม่คุ้นเคยกับแพลตฟอร์ม ในบทความนี้เราจะอธิบาย วิธีสร้างโฟลเดอร์แชร์ใน กูเกิลไดรฟ์ อย่างละเอียดและเรียบง่าย

Google Drive เป็นหนึ่งในเครื่องมือจัดเก็บข้อมูล ในระบบคลาวด์ มีการใช้มากที่สุดในปัจจุบัน เนื่องจากมีการรวมระบบเข้าด้วยกัน กับบริการอื่นๆ ของ Google และความสามารถในการจัดเก็บและ แชร์ไฟล์ ทุกประเภท. แต่นอกเหนือจากการจัดเก็บข้อมูลแล้ว คุณยังสามารถใช้เพื่อทำงานร่วมกันได้ กับผู้ใช้รายอื่นและวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น การทำความคุ้นเคยกับข้อมูลเบื้องต้นอาจช่วยได้ จาก Google Drive. หากคุณต้องการคำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแพลตฟอร์ม คุณสามารถดูโพสต์ของเราได้ที่ คำแนะนำพื้นฐานเกี่ยวกับ Google ไดรฟ์. เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานแล้ว การสร้างโฟลเดอร์แชร์จะเป็นกระบวนการที่ง่ายและรวดเร็ว

ทำความเข้าใจกับ Shared Folder ใน Google Drive

ฟังก์ชันการทำงานของ โฟลเดอร์ที่แชร์ใน Google Drive ช่วยให้คุณทำงานเป็นทีมได้ อย่างมีประสิทธิภาพ และเรียบง่าย เพื่อสร้าง โฟลเดอร์เหล่านี้คุณจำเป็นต้องมีเพียงโฟลเดอร์เดียวเท่านั้น บัญชี Google และทำตามขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน ขั้นแรก ไปที่ Google Drive ของคุณแล้วคลิกตัวเลือก "+ ใหม่" ที่ด้านซ้ายบนของหน้าจอ เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น เลือก "โฟลเดอร์" เพื่อสร้างใหม่ เมื่อสร้างแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนชื่อได้ตามหัวข้อข้อมูลที่คุณจะแชร์

เพื่อแชร์โฟลเดอร์ดังกล่าวคุณต้องเลือกมันแล้วคลิกขวาที่มัน ในเมนูแบบเลื่อนลงให้เลือกตัวเลือก "แบ่งปัน" ที่นี่คุณสามารถป้อนอีเมลของคนที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วย นอกจากนี้ Google Drive ยังให้คุณกำหนดระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกัน โดยสามารถเลือกระหว่างตัวเลือกต่างๆ เช่น "แก้ไขได้" "แสดงความคิดเห็นได้" หรือ "สามารถดูได้"

สุดท้ายก็ต้องจำไว้ว่า ความปลอดภัยของข้อมูลของเรา มันสำคัญมาก Google Drive ทำงานได้ การสำรองข้อมูล โดยอัตโนมัติและอนุญาต กู้คืนไฟล์ ตกรอบแล้ว อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าการลบไฟล์ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์จะเป็นการลบไฟล์นั้นสำหรับสมาชิกทุกคนด้วย เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล คุณสามารถใช้ฟังก์ชันประวัติเวอร์ชันที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าได้ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นเหล่านี้ คุณสามารถอ่านได้ ความปลอดภัยใน Google Drive. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจวิธีการทำงานของฟีเจอร์เหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและการสูญหายของข้อมูล

วิธีเชิญบุคคลอื่นให้เข้าถึงโฟลเดอร์แชร์ของคุณ

เมื่อคุณสร้างโฟลเดอร์แชร์ใน Google Drive แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเชิญผู้อื่นให้เข้าถึงโฟลเดอร์นั้น ในการดำเนินการนี้ ขั้นแรกให้เปิดโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์ จากนั้นคลิกปุ่มที่ระบุว่า "แบ่งปัน". การดำเนินการนี้จะเปิดหน้าต่างที่คุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วย

รายละเอียดที่สำคัญที่ต้องจำไว้ก็คือ คุณจะต้องกำหนดค่าให้คนที่คุณแชร์โฟลเดอร์ด้วยสามารถดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขเอกสารภายในโฟลเดอร์นั้นได้ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องเลือกระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการให้สิทธิ์ คุณสามารถเลือกระหว่าง “ดูได้” “แสดงความคิดเห็นได้” และ “แก้ไขได้”. เมื่อเลือกระดับการเข้าถึงแล้ว ให้กดปุ่ม "ส่ง" เพื่อแชร์โฟลเดอร์

ยังมีวิธีที่รวดเร็วในการแชร์โฟลเดอร์กับผู้อื่นโดยไม่ต้องกรอกอีเมล สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกตัวเลือก «รับลิงก์ที่แชร์ได้». สิ่งนี้จะสร้างลิงก์ที่คุณสามารถคัดลอกและแชร์กับใครก็ได้ที่คุณต้องการ ไม่ว่าจะผ่านทางอีเมล ข้อความ หรือแม้แต่ทางก็ตาม วาส. ตัวเลือกนี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการแชร์โฟลเดอร์กับคนจำนวนมาก เนื่องจากจะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก โปรดทราบว่าทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงลิงก์นี้จะสามารถดูเอกสารในโฟลเดอร์ได้ แต่จะสามารถแก้ไขได้หากคุณให้สิทธิ์การเข้าถึงระดับนั้นแก่พวกเขาเท่านั้น

จัดการสิทธิ์โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน: คำแนะนำที่จำเป็น

ในกระบวนการตั้งค่าโฟลเดอร์แชร์ใน Google Drive หนึ่งในประเด็นที่สำคัญที่สุดที่ต้องคำนึงถึงก็คือ การจัดการสิทธิ์. หมายถึงผู้ที่สามารถดู แก้ไข และจัดการไฟล์ในโฟลเดอร์ที่แชร์ได้ ตามค่าเริ่มต้น สมาชิกทุกคนในโฟลเดอร์สามารถดูและแก้ไขไฟล์ได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่านี้ คุณสามารถทำได้ผ่านตัวเลือก "การตั้งค่าสิทธิ์" ในเมนูโฟลเดอร์

หากต้องการเปลี่ยนการอนุญาตของสมาชิกรายใดรายหนึ่ง ก่อนอื่นคุณต้องเปิดไฟล์ โฟลเดอร์ที่แชร์. จากนั้น คลิกชื่อสมาชิกและเลือกสิทธิ์ที่คุณต้องการให้:

• สามารถจัดระเบียบ เพิ่ม และแก้ไข: ตัวเลือกนี้ช่วยให้สมาชิกสามารถเปลี่ยนแปลงโฟลเดอร์และไฟล์ในโฟลเดอร์ได้
• สามารถดูได้: สมาชิกสามารถดูได้เฉพาะไฟล์เท่านั้น แต่ไม่สามารถแก้ไขหรือเพิ่มไฟล์ใหม่ได้

หากคุณต้องการลบสมาชิกโฟลเดอร์ ให้เลือก "ลบ" จากเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับชื่อ

สุดท้ายนี้ หนึ่ง คำแนะนำที่จำเป็น คือการตรวจสอบสิทธิ์ของโฟลเดอร์แชร์ของคุณเป็นประจำ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาความปลอดภัยของ ไฟล์ของคุณ และหลีกเลี่ยงการเข้าถึงที่ไม่พึงประสงค์ ข้อควรจำ: สมาชิกแต่ละคนที่คุณเพิ่มลงในโฟลเดอร์สามารถแชร์ลิงก์กับผู้อื่นได้ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องจำกัดการเข้าถึงเฉพาะสมาชิกที่ต้องการดูหรือแก้ไขไฟล์จริงๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปกป้องไฟล์ที่แชร์ของคุณ โปรดดูคำแนะนำของเราที่ วิธีปกป้องไฟล์ของคุณใน Google Drive.